UPT. KOMPUTER UNIVERSITAS JAMBI

Transkripsi

1 Universitas Jambi UPT. KOMPUTER UNIVERSITAS JAMBI 2012

2 A. PENDAHULUAN Siakad (Sistem Informasi Akademik) merupakan Program Aplikasi berbasis Web yang dikembangkan oleh UPT Komputer Unja guna memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, Dosen dan Staf administrasi dan menjamin kelancaran dalam proses akademik. B. PEMAKAI Pemakai adalah pengguna atau user dari aplikasi Siakad Online Universitas Jambi. Daftar pemakai Siakad Online adalah sebagai berikut : 1. BAAKPSI Kepala BAAKPSI Kabag pendidikan - Jadwal Registrasi Mahasiswa - Jadwal Wisuda - Mahasiswa Unja (Tambah/Hapus) - Batal Registrasi Kasubag Registrasi & statistik - Mahasiswa Unja (Tambah/Hapus) - Batal Registrasi Staf Baakpsi Akses Program : Data Mahasiswa Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Registrasi Mahasiswa (Baru & Lama) Pendaftaran Wisuda Riwayat Registrasi Panduan Penggunaan SIAKAD 1

3 Alumni Surat (Cuti Kuliah, Masih Kuliah, Aktif Kuliah, Pernah Kuliah, Pindah Kuliah) Sk Rektor (Mhs terdaftar) Utility 2. UPT Komputer Administrator Kasubag TU Staf UPT Komputer Akses Program : Data Mahasiswa Data Dosen /Pegawai Data akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat Registrasi SKS - Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) - KRS Mahasiswa - Peserta Kuliah - Mahasiswa aktif KRS - Edit KHS Mahasiswa - Validasi KRS Mahasiswa - Jadwal Pengisian KRS - Jadwal UpLoad Nilai Utility 3. Dosen Akses Program : Data Pribadi Panduan Penggunaan SIAKAD 2

4 Upload dan Download File Mahasiswa Bimbingan (Biodata Mhs, Riwayat Registrasi,KRS Mhs, Kumpulan KHS, Rekapitulasi nilai/transkrip) Matakuliah Pengampu (download DPNA dan Laporan Nilai Berbasis Komputer, Upload Nilai) Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Alumni Laporan Penelitian 4. Mahasiswa Akses Program : Biodata (Data Pribadi,upload Foto, Data SMTA, upload Ijazah,SKHUN, Data Ortu) Data Akademik (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat registrasi KSM (Kartu Studi Mahasiswa) KRS (Kartu Rencana Studi) 5. Pejabat Pembantu Rektor Dekan Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III Akses Program : Data Mahasiswa Riwayat Registrasi Alumni Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Panduan Penggunaan SIAKAD 3

5 Data Dosen/Pegawai 6. Pembantu Dekan I Akses Program : Data Mahasiswa Riwayat Registrasi Alumni Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Data Dosen/Pegawai SKS - Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) - KRS Mahasiswa - Peserta Kuliah - Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa) - Validasi KRS Mahasiswa - Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai) 7. Ketua Jurusan (Kajur) Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) Data Mahasiswa Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat Registrasi Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa) Peserta Kuliah Validasi KRS Mahasiswa Panduan Penggunaan SIAKAD 4

6 Alumni Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai) 8. Kabag TU (ktu) Akses Program : Data dosen/pegawai Riwayat Registrasi Alumni Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Peserta Matakuliah (Rekap Peserta matakuliah, Absen Matakuliah : File Excel ) Mahasiswa Aktif KRS 9. Kasubag Pendidikan (kp) Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) Riwayat Registrasi Alumni Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A) Peserta Matakuliah 10. Kabag Kepegawaian Kasubag tenaga Akademik / Administrasi Akses Program : Panduan Penggunaan SIAKAD 5

7 Data Dosen/pegawai Hapus Data) (Tambah Data dan 11. Prodi Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) Validasi KRS Mahasiswa Prodi bersangkutan Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Peserta Matakuliah ( [Download Rekap Peserta versi Excel], [Download Absen versi Excel] ) Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A) Riwayat Registrasi Alumni Utility (Isian prodi, Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS) Hak Akses dari masing-masing pemakai, juga dapat dilihat pada Lampiran 1. C. PANDUAN PENGGUNAAN Dalam panduan ini akan di uraikan cara penggunaan Siakad Online bagi Dosen, Program Studi dan Mahasiswa. Panduan Penggunaan SIAKAD 6

8 Dosen 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : atau untuk jaringan lokal ketik Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan NIDN sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi. Panduan Penggunaan SIAKAD 7

9 3. Maka tampil hal berikut : Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Data Pribadi Laman ini menampilkan data pribadi, riwayat pangkat dan riwayat pendidikan dosen yang bersangkutan. - Download Laman ini berisikan file-file yang bisa diunduh melalui Siakad. - Mahasiswa Bimbingan Laman ini menampilkan mahasiswa-mahasiswa bimbingan yang terdiri dari nomor mahasiswa, riwayat registrasi, KRS, kumpulan KHS dan validasi KRS. - Matakuliah Pengampu Laman ini menampilkan matakuliah yang diampu oleh dosen yang bersangkutan. - Data Akademik Mahasiswa Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Alumni Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat alumni Universitas Jambi Panduan Penggunaan SIAKAD 8

10 - Online-journal.unja.ac.id Merupakan link yang di direct menuju laman - Laporan Penelitian Merupakan laman pencarian data Laporan penelitian dosen Universitas Jambi - Utility Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu untuk melihat sandi mahasiswa 4. Fasilitas program o Melihat Biodata Mahasiswa Bimbingan 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 3. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data Mahasiswa Panduan Penggunaan SIAKAD 9

11 4. Tampilan laman Biodata Mahasiswa o Melihat Riwayat registrasi 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom Riwayat registrasi 3. Tampilan laman Riwayat Registrasi Panduan Penggunaan SIAKAD 10

12 o Melihat KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom KRS 3. Tampilan laman KRS Mahasiswa o Melihat kumpulan KHS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom Kumpulan KHS 3. Tampilan laman KHS Mahasiswa Panduan Penggunaan SIAKAD 11

13 4. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format.pdf 5. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format.pdf o Validasi KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) menyetujui KRS yang diajukan mahasiswa, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki KRS. o Melihat Matakuliah yang diampu dan peserta kuliah 1. Klik Menu Matakuliah Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 3. Klik Lihat pada kolom Aksi Panduan Penggunaan SIAKAD 12

14 4. Setelah itu muncul laman Daftar Peserta Matakuliah : o Download DPNA versi Excel 1. Ikuti langkah 1 4 diatas (Langkah melihat Matakuliah yang diampu dan peserta kuliah) 2. Klik Download DPNA versi Excel 3. Hasil Unduhan, sebagai berikut : Indikator nama File : DPNA-[Kode Matakulah + Kelas] [Nama Matakuliah] [Jumlah SKS] 4. Jumlah sheet file Excel : File Excel yang diunduh mempunyai 2 (dua) sheet; DPNA dan Laporan Nilai Panduan Penggunaan SIAKAD 13

15 5. Contoh tampilan sheet DPNA 6. Contoh tampilan sheet Laporan Nilai 7. Sheet DPNA; merupakan Daftar Hadir Perkuliahan Dan Rincian Nilai Akhir, sheet ini dapat digunakan oleh Dosen sesuai dengan keperluan masing-masing (dapat diubah). 8. Sheet Laporan Nilai; Isilah Nilai Huruf dimulai pada kolom D12 sesuai nilai DPNA, dengan ketentuan format pada halaman sheet Laporan Nilai tidak boleh diubah. 9. Nilai huruf terdiri dari : A, B+, B, C+, C, D+, D dan E. Nilai huruf dapat berupa huruf besar atau kecil. Panduan Penggunaan SIAKAD 14

16 10. Isian kolom nilai huruf dapat dikosongkan. 11. Contoh : Nilai Huruf Keterangan A valid B+ valid c+ valid e valid valid TL tidak valid belum tidak valid - tidak valid B- tidak valid 12. Simpan. o Upload DPNA 1. Klik Menu Matakuliah Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : Menu Laporan Nilai akan aktif sesuai dengan jadwal pelaporan nilai yang ditetapkan oleh Fakultas masing-masing. 3. Klik Lapor Nilai pada kolom pelaporan nilai Panduan Penggunaan SIAKAD 15

17 4. Selanjutnya, muncul laman sebagai berikut : 5. Klik Browse 6. Pilih file yang akan di unggah 7. Klik Open 8. Selanjutnya klik Proses 9. Selanjutnya akan tampil laman sebagai berikut : Jika isian kolom nilai huruf tidak valid Panduan Penggunaan SIAKAD 16

18 Jika isian kolom nilai huruf valid 10. Jika data sudah benar, klik Saya Setuju 11. Selanjutnya akan tampil laman sebagai berikut : 12. Selesai Untuk melihat data nilai yang sudah dilaporkan, dapat menggunakan langkah melihat Matakuliah yang diampu dan peserta kuliah. o Pencarian Data Alumni 1. Klik Menu Alumni 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 3. Ketik sebagian data yang akan dicari Panduan Penggunaan SIAKAD 17

19 4. Klik Cari 5. Contoh laman pencarian o Pencarian Data Laporan Penelitian 1. Klik Menu Lap. Penelitian Lemlit 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 3. Ketik sebagian data yang akan dicari 4. Klik Cari 5. Contoh laman pencarian Panduan Penggunaan SIAKAD 18

20 Program Studi 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : atau untuk jaringan lokal ketik Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan Username dan password masing-masing program studi. Panduan Penggunaan SIAKAD 19

21 3. Maka tampil hal berikut : Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Kurikulum Laman ini berisikan kurikulum, yang terdiri dari Kode dan Nama Matakuliah, Kredit semester, Dosen Penanggung Jawab, Jumlah Peserta, dan Kapasitas Kelas. Prodi dapat merubah kurikulum. - Validasi KRS Mahasiswa Laman ini nama-nama mahasiswa yang telah melakukan pengisian KRS. Prodi dapat melakukan validasi jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan untuk melakukan validasi KRS mahasiswa. - Data Akademik Mahasiswa Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Peserta Kuliah Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang mengikuti matakuliah yang ditawarkan. Prodi dapat mengunduh rekap peserta dan Absen matakuliah yang bersangkutan. Panduan Penggunaan SIAKAD 20

22 - Mahasiswa Aktif KRS Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang aktif melakukan pengisian KRS, dan Prodi dapat mengganti Pembimbing Akademik (PA) masing-masing mahasiswa. - Riwayat registrasi Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat riwayat registrasi mahasiswa. - Alumni Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat alumni Universitas Jambi - Utility Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu Isian Data Program studi, Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa, Melihat Sandi Mahasiswa dan Membuat pengumuman untuk Mahasiswa. 4. Fasilitas program o Mengedit Kurikulum 1. Klik Menu Kurikulum 2. Pilih program studi, klik Lihat Kurikulum 3. Tampilan laman Kurikulum Panduan Penggunaan SIAKAD 21

23 4. Ubah data Kurikulum : Klik Rubah 5. Tampilan laman Rubah data kurikulum 6. Jika selesai mengubah data kurikulum, klik Simpan 7. Hapus data kurikulum : Klik Hapus 8. Tambah data kurikulum : Klik Tambah Data 9. Tampilan laman Tambah data kurikulum 10. Masukkan Kode, Nama matakuliah, Kredit dan Semester, lalu Simpan o Validasi KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Tampilan laman validasi KRS Panduan Penggunaan SIAKAD 22

24 4. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan dalam validasi Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa, Prodi dapat melakukan validasi KRS. Jika KRS yang diajukan mahasiswa disetujui, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki KRS. o Melihat KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Klik Lihat pada kolom KRS 4. Tampilan laman KRS Mahasiswa o Data Akademik Mahasiswa 1. Klik Menu Data Akademik Mhs 2. Masukkan nomor mahasiswa atau nama mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik KHS Mahasiswa Panduan Penggunaan SIAKAD 23

25 4. Tampilan laman KHS Mahasiswa 5. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format.pdf 6. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format.pdf o Melihat Peserta Matakuliah 1. Klik Menu Peserta Matakuliah 2. Pilih program studi, klik Lihat Peserta 3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 4. Klik Lihat pada masing-masing matakuliah Panduan Penggunaan SIAKAD 24

26 5. Selanjutnya tampil laman sebagai berikut : 6. Untuk unduh absen matakuliah, klik Download Absen versi Excel 7. Contoh Absen o Mengganti Pembimbing Akademik 1. Klik Menu Mhs Aktif KRS 2. Pilih program studi, klik Lihat Mhs Aktif KRS 3. Tampilan laman Mahasiswa Aktif Panduan Penggunaan SIAKAD 25

27 4. Klik Ganti P.A pada masing-masing nama mahasiswa 5. Selanjutnya tampil laman sebagai berikut : 6. Masukkan potongan nama dosen pembimbing Akademik (PA) terbaru, klik Cari 7. Tampilan hasil pengetikan potongan nama dosen 8. Pilih nama dosen PA yang sesuai dengan SK Dosen Pembimbing Akademik, dengan cara klik Ambil 9. Selesai o Melihat Biodata Mahasiswa 1. Klik Menu Mhs Aktif KRS 2. Pilih program studi, klik Lihat Mhs Aktif KRS Panduan Penggunaan SIAKAD 26

28 3. Tampilan laman Mahasiswa Aktif 4. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data Mahasiswa 5. Tampilan laman Biodata Mahasiswa o Melihat Riwayat registrasi 1. Klik Menu Riwayat Registrasi 2. Massukkan Nomor Mahasiswa atau Nama Mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik Lihat Riwayat Registrasi Panduan Penggunaan SIAKAD 27

29 4. Tampilan laman Riwayat Registrasi 5. Riwayat Registrasi juga dapat dilihat pada menu Validasi KRS MHS o Pencarian Data Alumni 1. Klik Menu Alumni 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 3. Ketik sebagian data yang akan dicari 4. Klik Cari Panduan Penggunaan SIAKAD 28

30 5. Contoh laman pencarian o Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Utility 2. Pilih Menu Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa 3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 4. Klik Ubah 5. Selanjutnya muncul laman sebagai berikut : Panduan Penggunaan SIAKAD 29

31 6. Ubah tanggal mulai dan tanggal selesai, dengan format [yyyy-mm-dd] atau [tahun bulan hari] 7. Klik Simpan o Membuat Pengumuman Untuk Mahasiswa 1. Klik Menu Utility 2. Pilih Menu Membuat Pengumuman untuk Mahasiswa 3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 4. Isikan pesan pada form yang disediakan, atur tanggal mulai dan selesai. 5. Klik Simpan 6. Tampilan pada laman mahasiswa : Panduan Penggunaan SIAKAD 30

32 Mahasiswa 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : atau untuk jaringan lokal ketik Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi yang didapat pada saat melakukan daftar ulang di BAAKPSI. Panduan Penggunaan SIAKAD 31

33 3. Maka tampil hal berikut : Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Biodata Laman ini menampilkan data pribadi, data SMTA, data orangtua dan cetak. - Data Akademik Laman ini menampilkan data akademik mahasiswa, seperti melihat dan mencetak KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Riwayat Registrasi Laman ini menampilkan riwayat registrasi mahasiswa. - KSM Laman ini menyediakan menu untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) - KRS Merupakan laman untuk melakukan kontrak matakuliah mahasiswa Universitas Jambi Panduan Penggunaan SIAKAD 32

34 4. Fasilitas program o Mengedit Biodata 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan o Mengupload Foto o Mengupload Ijazah dan SKHUN o Melihat dan Mencetak KHS o Melihat dan Mencetak Traskrip Sementara o Melihat Riwayat Registrasi o Mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) o Melakukan Kontrak Matakuliah Panduan Penggunaan SIAKAD 33