Secara Etimologis: 1). mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola. 2). memperlakukan (seseorang).

MANAJEMEN (MANAGEMENT) Setiap manusia tidak akan lepas dari proses-proses organisasi, setiap manusia pasti terlibat dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pengelola organisasi harus bisa mengelola organisasi dengan baik sehingga organisasi tersebut bisa berjalan secara efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi sering disebut sebagai Manajemen. Posisi Manajemen dalam Organisasi Administrasi Manajemen Organisasi Kepemimpinan Manusia WHAT IS MANAGEMENT? Secara Etimologis: 1). mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola. 2). memperlakukan (seseorang). Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 1

Pengertian MANAJEMEN dapat didekati dengan tiga pengertian: 1. Sebagai Benda: adalah orang yang duduk di atas yang mengatur segala urusan dalam organisasi 2. Sebagai Proses: adalah fungsi manajemen seperti Planning, Organizing, staffing, directing, coordinating, controlling dan motivating 3. Sebagai Disiplin: sebagai Ilmu Pengetahuan dan juga sebagai seni untuk mendapatkan sesuatu melalui kegiatan orang lain. Secara Terminologi/ Istilah: R.C. Davis: Management is function of executive leadership anywhere (Manajemen adalah fungsi dari kepemimpinan eksekutif dimanapun juga) E.F.L. Brech Management is concerned with seeing that the job gets done; its tasks all center on planning and guiding the operations that are going in enterprise (Manajemen adalah kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan; yang fungsinya membuat perencanaan dan memberikan pengarahan bagaimana penyelesaian tugas itu harus dilakukan) Stanely Vance Manajemen adalah proses pengambilan keputusan dan pengendalian terhadap tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. George R. Terry Management is prosess of planning, organizing, actuating and controlling performed to determine and accomplish common goals by use of human and other resources (Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang ditetapkan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya) Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 2

Marry Parker Follet Manajemen adalah seni mencapai tujuan dengan menggunaka orang lain. Sondang P. Siagian Manajemen adalah suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kesimpulan: Manajemen merupakan kegiatan para pimpinan dengan menggunakan berbagai sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi Dari uraian di atas maka terdapat tiga unsur penting dalam Manajemen: 1. Tujuan 2. Kegiatan Orang-orang 3. Pembinaan dan Pengawasan Kegiatan MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI ILMU MANAJEMEN Manajemen menggunakan kerangka yang sistematis, bersifat universal, mencakup kaidah-2, prinsip-2 dan konsep-2 yang cenderung benar dalam semua situasi manajerial. Manajemen merupakan ketrampilan seseorang dalam menggunakan orang lain untuk mencapai tujuan yang diinginkannya SENI Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 3

Mengapa Manajemen dibutuhkan? 1. Untuk Mencapai Tujuan Manajemen dibutuhkan untuk mengatur dan tujuan-tujuan individual maupun organisasional sekaligus mencapai 2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan Manajemen digunakan untuk menjaga keseimbangan antara tujuantujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti: karyawan, kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat pekerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. 3. Untuk mencapai Efektifitas dan Efisiensi Efektif adalah melakukan pekerjaan yang benar Efisien adalah melakukan pekerjaan dengan benar A. Unsur Unsur Penting dalam Manajemen 4. Tujuan 5. Kegiatan Orang-orang 6. Pembinaan dan Pengawasan Kegiatan Tujuan Dalam setiap kegiatan Manajemen pasti mempunyai tujuan yang diharapkan. Kegiatan yang dilakukan, meskipun secara bersama-sama, tanpa mempunyai tujuan tidak dapat dinamakan Manajemen. Paling tidak ada beberapa manfaat tujuan: 1. Kegiatan menjadi terarah 2. Mudah menilai kegiatan 3. Adanya standar 4. Mudah memberikan Prioritas pada suatu kegiatan Tujuan dalam Manajemen paling tidak bermakna kepentingan baik seseorang, kelompok maupun organisasi. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 4

Kegiatan Orang-orang Aktivitas Manajemen adalah aktifitas mengelola kegiatan orang lain. Seorang manajer dikatakan berhasil secara manajerial manakala sanggup memanfaatkan orang lain secara baik (efektif dan efisien) guna mencapai tujuan yang diinginkannya. Kegiatan orang-orang ini sangat menentukan dalam setiap aktifitas manajemen. Artinya tanpa adanya aktifitas orang-orang maka kegiatan manajemen tidak akan berjalan. Pembinaan dan Pengawasan Manajer, sebagai orang yang bertanggung jawab untuk menggunakan orang lain dalam mencapai tujuan atau kepentingan tertentu, harus melakukan pembinaan sekaligus pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan organisasional yang dijalankan oleh anggotanya itu. Jika tidak dilakukan pembinaan dikhawatirkan angora organisasi akan mudah mengalami hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya: 1. Jenuh 2. Malas 3. Tidak Profesional 4. Tidak Kreatif 5. Kerja apa adanya Begitu pula jika tidak dilakukan kegiatan pengawasan, dikhawatirkan akan terjadi: 1. Kerja sembarangan (tidak maksimal) 2. Tidak Tepat waktu dan sasaran 3. Banyak melakukan kesalahan-kesalahan Prinsip-prinsip Manajemen Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ asas bagaimana manajemen itu dilakukan agar mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 5

Henry Fayol 1. Pembagian Kerja / spesialisasi, Agar pelaksanaan kerja menjadi efektif dan efisien 2. Wewenang untuk memberi perintah dan di taati 3. Disiplin adanya respek dan ketaatan pada norma 4. Kesatuan Perintah one man one boss 5. Kesatuan arah operasi-operasi/ pekerjaan yang mempunyai tujuan yang sama harus diarahkan oleh seorang manajer saja 6. Meletakkan kepentingan individu dibawah kepentingan organisasi 7. Balas Jasa balas jasa (reward) harus dilaksanakan secara adil dan transparan, sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan, senioritas/ pengalaman, dan pendidikan 8. Sentralisasi untuk mengendalikan organisasi secara keseluruhan, sehingga tidak terjadi overlapping 9. Rantai Skalar (Scalar Chain) adanya wewenang dan perintah yang jelas 10. Order/ peraturan harus ada peraturan/ prosedur yang baku yang dapat dipahami oleh anggota organisasi 11. Keadilan kesamaan perlakuan dalam organisasi 12. Stabilitas staf organisasi mutasi/ pertukaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi 13. Inisiatif bawahan harus diberikan inisiatif/ kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin saja terjadi 14. Semangat Kesatuan ( Esprit de Corps) Kesatuan adalah kekuatan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari anggota organisasi yang tercermin pada semangat corps James D. Mooney 1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin 2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi 3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda 4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lini Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 6

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 1915 1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan 2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya 3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan 4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja Menurut Harrington Emmerson (1853 1931), untuk menyelesaikan masalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi: 1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas 2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal 3. Adanya staf yang cakap 4. Disiplin 5. Balas jasa yang adil 6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap 7. Pemberian perintah perencanaan dan pengurutan kerja 8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul metode dan waktu setiap kegiatan 9. Kondisi yang distandarisasi 10.Operasi yang distandarisasi 11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku 12.Balas Jasa Efisiensi rencana insentif Prinsip Langkah Manajemen Science sebagai berikut: 1. Perumusan Masalah 2. Penyusunan suatu model matematis 3. Mendapatkan penyelesaian dari Model 4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model 5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 7

6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi TINGKATAN MANAJEMEN/ MANAJER Top Manager Middle Manager Tingkatan Manajemen Lower Manager Karyawan Operasional 1. Lower Manager Disebut juga manajer lini/ manajer pertama. Merupakan tingkatan manajer yang terendah dalam suatu organisasi dimana seseorang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain Tugas: Mengarahkan Karyawan Operasional Disebut: Penyelia, Mandor, Supervisor 2. Middle Manager Merupakan tingkatan manajemen yang mencakup lebih dari satu tingkatan jenjang manajemen dibawahnya dalam satu organisasi. Tugas: Mengarahkan kegiatan-kegiatan manajer yang lebih rendah dan kadang-kadang juga karyawan operasional Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 8

Tanggung jawab Utama: Mengarahkan kegiatan yang mengimplementasikan kebijaksanaan organisasi dan membuat keseimbangan antara tuntutan manajemen puncak dengan kemampuan manajemen lini. Disebut: Kepala Bagian, Chief of Departement 3. Top Manager Merupakan sekelompok eksekutif organisasi yang jumlahnya kecil dan penentu arah organisasi. Manajemen punak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen dari organisasi yang bersangkutan. Tugas: Menetapkan Kebijaksanaan umum organisasi dan kebijaksanaan eksternal organisasi terhadap lingkungannya. Disebut: Eksekutif Kepala (CEO-Chief Excecutive officer), Direktur Utama (President), Wakil Direktur Utama Senior (Senior vice president). Berdasarkan Tugasnya, Manajer diklasifikasikan menjadi 2: Manajer Umum (General Manager) Manajer Fungsional Manajer Fungsional Manajer Umum: Manajer (pejabat) yang bertanggung jawab atas jalannya organisasi secara keseluruhan. Tugasnya adalah mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa fungsi satuan organisasi. Misalnya: Seorang Bupati bertanggung jawab atas segala apa yang terjadi di lingkup/ wilayah kabupaten bersangkutan Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 9

Manajer Fungsional: Manajer yang bertanggung jawab pada satu bidang tugas tertentu saja. Misalnya: Seorang kepala Bagian Pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan distribusi tetapi dalam masalah tenaga kerja harus meminta bantuan pada bagian personalia KEAHLIAN/ SKILL UTAMA YANG DIPERLUKAN DARI TIAP-TIAP LEVEL MANAJEMEN Manajer Lini Manajer Menengah Manajer Puncak Robert L. Kartz Keterangan: 1. KETRAMPILAN TEKNIS Adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan alat-alat (perangkat), prosedur dan teknik dari suatu Bidang tertentu Misalnya: Seorang Akuntan--------- ahli dalam bidang Akuntansi, Seorang Pengaracara ------------- ahli dalam bidang Hukum Seorang Analis ------------ ahli dalam bidang statistika Seorang Programer --------- ahli dalam bidang Komputer Salesman ------------ ahli dalam bidang pemasaran Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 10

2. KETRAMPILAN KEMANUSIAAN Adalah kemampuan seseorang untuk bekerja dengan orang lain, baik sebagai perorangan maupun kelompok. Ketrampilan ini menyangkut masalah: Human Relation (pola hubungan), Leadership, Communication dan Referent (keteladanan). Seorang M anajer yang mempunyai keahlian ini dapat dipastikan akan mampu memberikan suasana yang menyenangkan dalam organisasi dan menimbulkan kepuasan angggota organisasi 3. KETRAMPILAN KONSEPTUAL adalah kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan (memadukan) semua kegiatan dan kepentingan organisasi kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan, memahami bagaimana bagian-bagian organisasi saling tergantung dan mengantisipasi perubahan pada setiap bagian yang dapat mempengaruhi keseluruhan proses organisasi PERBEDAAN TINGKATAN MANAJEMEN AKAN MEMBEDAKAN PULA FUNGSI MANAJEMEN YANG DILAKUKAN Top Management MANAJEMEN ADMINISTRATIF Penentuan tujuan, Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan Personalia, dan Pengawasan Middle Management Lower Management MANAJEMEN OPERATIF Pengarahan dengan memotivasi, Supervisi, Dan komunikasi Manajer Administratif berurusan dengan penetapan tujuan hingga pengwasan kegiatan agar terkoordinasi demi pencapaian tujuan. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 11

Manajer Operatif berkaitan dengan memberikan motivasi kepada karyawan serta berkomunikasi dengan karyawan untuk mengarahkan kegiatan karyawan agar tercapai hasil yang maksimal. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu Perusahaan antara lain diklasifikasikan menjadi: 1. Kegiatan Teknik (Produksi dan manufaktur) 2. Kegiatan Komersial (Pembelian dan penjualan) 3. Kegiatan Keuangan (Pencarian dan pemanfaatan modal) 4. Kegiatan Keamanan (perlindungan karyawan dan kekayaan) 5. Kegiatan Akuntansi (pencatatan, pelaporan, penghitungan laba/r ugi dan hutang) 6. Kegiatan Manajerial (Planning, Organizing, Leading, Controlling) TUGAS MANAJERIAL (PERAN MANAJEMEN) PERAN MANAJER DALAM ORGANISASI 1. Sebagai Tokoh dan Pemimpin 2. Penghubung 3. Pemantau Informasi dan Menyebarkan Informasi 4. Juru Bicara Organisasi 5. Membuat Kebijakan 6. Mendelegasikan tugas dan wewenang 7. MemberikanPengarahan 8. Melakukan pengawasan dan evaluasi atas kerja organisasi Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 12

Wewenang Formal dan Status PERAN ANTAR PRIBADI Tokoh Pemimpin Penghubung PERAN INFORMATIONAL Pemantau Penyebar Juru Bicara PERAN PENGAMBIL KEPUTUSAN Wiraswastawan Pereda Gangguan Pengalokasi Sumber Daya Perunding MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL Manajer tidak boleh selalu berpijak pada kondisi internal saja dalam mengambil kebijakan, melainkan perlu mempertimbangkan pula lingkungan eksternal organisasinya. Bagaimanapun juga lingkungan eksternal menjadi salah faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Misalnya: kondisi sosial-politik masyarakat, ekonomi, budaya, teknologi, peraturan pemerintah dan sebagainya. oleh karena itu seorang manajer harus mampu mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkunan itu. Lingkungan eksternal itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu; Lingkungan Mikro dan Lingkungan Makro Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 13

LINGKUNGAN MIKRO (lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung pada kinerja organisasi) 1. Pesaing yang dihadapi ( competitors), dengan memahami lingkungan pesaing yang dihadapinya organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga organisasi dapat lebih mengoptimalkan operasi usahanya. Persaingan lebih terjadi pada organisasi privat daipada organisasi publik. 2. Pemasok, organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber penyedia sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi, misalnya: Bahan mentah, bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan. Oleh karena itu organisasi harus menjalin hubungan yang baik dengan para penyedia sumber daya tersebut. 3. Langganan yang harus dilayani ( customers), kebijaksanaan, strategi dan taktik (pemasaran) organisasi sangat tergantung pada situasi pasar dan langganan 4. Pasar Tenaga Kerja ( Labour Supply), organisasi memerlukan karyawan/ tenaga kerja yang bermacam-macam kualifikasinya/ ketrampilan, kemampuan dan pengalaman. Sehingga organisasi perlu menggunakan berbagai saluran untuk menarik dan mendapatkan tenaga kerja tersebut. Ada tiga faktor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan, yaitu: Reputasi (nama baik) perusahaan di mata tenaga kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja dan tersedianya tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan. 5. Lembaga-lembaga Keuangan, organisasi tergantung pada lembagalembaga keuangan seperti Bank-bank Komersial, Bank-Bank Instansi dan perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal, untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya. Perusahaan/ organisasi perlu menjaga hubungan baik dengan lembaga-lembaga keuangan tersebut. Dalam rangka itu organisasi perlu memahami prosedur-prosedur perbankan, mampu membuat transaksi berharga dan mempunyai pembukuan yang lengkap serta jaminan yang diperlukan. 6. Perwakilan Pemerintah, perwakilan pemerintah adalah pihak yang membuat peraturan yang sangat mempengaruhi dan dipatuhi oleh organisasi dalam operasinya, prosedur perjanjian. Oleh sebab itu organisasi harus menjalin hubungan yang baik dengan perwakilan pemerintah dengan tujuan agar mendapatkan akses yang memadai. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 14

LINGKUNGAN MAKRO (Lingkungan eksternal yang berpengaruh secara tidak langsung pada kinerja organisasi) 1. Perkembangan Teknologi, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan yang sangat berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan dan bagaimana operasi organisasi akan dikelola. Contoh pengaruh: Teknologi akan mempengaruhi permintaan terhadap manajer menengah dan lini pertama. Misalnya saat ini banyak perusahaan yang telah memanfaatkan komputer untuk melakukan perencanaan opreasi dan jadwal produksinya, dimana pada waktu yang lalu dikerjakan oleh manajer lini 2. Ekonomi, organisasi selalu tergantung pada biaya-biaya produksi. Biaya ini selalu berubah setiap waktu karena pengaruh faktor-faktor ekonomi, seperti: Inflasi dan Deflasi, kebijaksanaan moneter, devaluasi dan revaluasi dan tingkat suku bunga 3. Politik, Manajer tidak mungkin mengabagaikan variabel/ pengaruh politik dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaannya. 4. Sosial-Budaya, lingkungan ini mencakup: kepercayaan, nilai-nilai, sikap, ideology, tradisi, pendidikan, agama dan sebagainya. 5. Dimensi Internasional, pengaruh dan tekanan dunia internasional sangat menentukan bagaimana organisasi itu akan berjalan dan menentukan strategi organisasi. Globalisasi dan liberalisasi perdagangan dan komunikasi sangat berpengaruh pada bentuk dan proses organisasional. Oleh karena itu seorang manajer harus mampu menganalisa dan mengantisipasi lalu melektakkan dasar yang kuat dalam menghadapi perkembangan dunia internasional. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 15

Internal 1. Modal 2. Tenaga Kerja 3. Faktor Produksi 4. Manajerial Mikro Manajemen Eksternal 1. Pesaing 2. Pemasok 3. Langganan 4. Pasar Tenaga Kerja 5. Lembaga Keuangan 6. Perwakilan Pemerintah Makro 1. Teknologi 2. Ekonomi 3. Politik 4. Sosial Budaya 5. Dimensi Internasional Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 16

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN Periode Waktu Aliran Manajemen Kontibutor/ Tokoh 1771-1871 Manajemen Klasik Robert Owen n Charles Babbage 1870-1930 Manajemen Ilmiah F.W. Taylor, Frank n Lillian Gilbert, Henry Grantt dan Harington Emerson 1900-1940 Teori Organisasi Klasik Henry Fayol, Jame D. Mooney, Marry Parker Follet, Herbert Simon dan Chester I. Banard 1930-1940 Hubungan Manusiawi (Human Relation) Hawtorne Studies, Elthon Mayo, Fritz Roethlisberger, Hugo Musternberg 1940 - Sekarang Manajemen Modern Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas McGregor, Edgar Schien, David McLenand, Robert Blake n Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker, serta ahli-ahli operation reseach Empat Prinsip Dasar MANAJEMEN ILMIAH (F.W. Tylor, 1856 1915) 1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan 2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya 3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan 4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 17

Menurut Harrington Emmerson (1853 1931), untuk menyelesaikan masalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi: 1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas 2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal 3. Adanya staf yang cakap 4. Disiplin 5. Balas jasa yang adil 6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap 7. Pemberian perintah perencanaan dan pengurutan kerja 8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul metode dan waktu setiap kegiatan 9. Kondisi yang distandarisasi 10.Operasi yang distandarisasi 11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku 12.Balas Jasa Efisiensi rencana insentif Lima Unsur Manajemen Menurut Fayol (1841 1925) 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pemberian Perintah 4. Pengkoordinasian 5. Pengawasan Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu Perusahaan antara lain diklasifikasikan menjadi: 1. Kegiatan Teknik (Produksi dan manufaktur) 2. Kegiatan Komersial (Pembelian dan penjualan) 3. Kegiatan Keuangan (Pencarian dan pemanfaatan modal) 4. Kegiatan Keamanan (perlindungan karyawan dan kekayaan) 5. Kegiatan Akuntansi (pencatatan, pelaporan, penghitungan laba/rugi dan hutang) Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 18

6. Kegiatan Manajerial Prinsip-prinsip Manajemen menurut Henry Fayol: 1. Pembagian Kerja / spesialisasi 2. Wewenang untuk memberi perintah dan di taati 3. Disiplin adanya respek dan ketaatan pada norma 4. Kesatuan Perintah one man one boss 5. Kesatuan arah 6. Meletakkan kepentingan individu dibawah kepentingan organisasi 7. Balas Jasa 8. Sentralisasi 9. Rantai Skalar 10.Order/ peraturan 11.Keadilan 12.Stabilitas staf organisasi 13.Inisiatif 14.Semangat Kesatuan Langkah-langkah Pendekatan Manajemen Science sebagai berikut: 1. Perumusan Masalah 2. Penyusunan suatu model matematis 3. Mendapatkan penyelesaian dari Model 4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model 5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil 6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan - implementasi Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 19

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI: Henry Fayol Luther Gullick George Terry Ernest Dale Koontz & O Donnel Oey Liang Lie William Newman James A.F. Stoner P L A N N I N G O R G A N I Z I N G Comman ding Staffing Actuating Staffing Staffing Directing Asembling of Resources Leading Directing Directing Directing Coordinating Directing Coordinating Innovating Reporting Coordinating Representing C O N T R O L L I N G Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 20

Fungsi fungsi Pokok Manajemen Fungsi Manajemen merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh suatu proses manajemen. Tidak ada kesepakatan dari para ahli Manajemen terhadap studi fungsi Manajemen. Sebagaimana tidak adanya kesepakatan tentang definisi-definisi ilmu sosial dari para ahli-ahlinya. Namun demikian dari berbagai pendapat yang dikemukakan para ahli manajemen, dapat ditarik benang merah tentang fungsi-fungsi Manajemen, diantaranya sebagaimana dikemukakan oleh: Henry Fayol, Luther Gullick, George R. Terry, Ernest Dale, Koont z and O Donnel, Oey Liang Lie, William Newman dan James A.F. Stoner. Dalam kuliah Manajemen ini akan dibahas secara mendalam tentang fungsi Manajemen sebagaimana dikemukakan oleh James A.F. Stoner. Dengan Pertimbangan: 1. Hal yang dikemukakan oleh James A.F. Stoner merupakan inti dari fungsi Manajemen 2. Meskipun termasuk inti namun mencakup fungsi-fungsi yang lain Barangkali yang agak mirip adalah sebagaimana dikemukakan oleh Terry. Akantetapi fungsi Actuating (penggerakan) telah termasuk dalam leading nya Stoner. Fungsi Manajemen menurut James A.F. Stoner adalah sebagai berikut (POLECI): 1. Planning/ perencanaan 2. Organizing/ pengorganisasian 3. Leading/ Pemimpinan 4. Controlling/ Pengendalian Perencanaan adalah: Suatu usaha untuk merencanakan hal-hal yang akan dilakukan atau dilaksanakan oleh organisasi, baik secara keseluruhan maupun bagianbagian di masa yang akan datang. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 21

Organizing adalah: Proses pengaturan dan pengalokasian kerja, wewenang, dan sumber daya di kalangan anggota organisasi sehingga mereka dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien Leading adalah: Proses mengarahkan (directing), mempengaruhi (influencing) dan memotivasi (motivating) karyawan untuk dapat melaksanakan tugas -tugas pokoknya. Dalam proses leading ini manajer berhubungan langsung dengan karyawannya sehingga kegiatan ini juga dapat dikatakan menggerakkan karyawan untuk melakukan sesuatu tugas. Controlling adalah: proses pengendalian terhadap tindakan-tindakan karyawan agar dengan kegiatan dan tujuan yang telah ditentukan oleh organisasi. sesuai Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 22

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT JAMES A.F. STONER Organisasi R. Strategis PLANNING Unit Usaha R. Taktis Fungsional Fungsional Departementasi MANAGEMENT ORGANI- ZING LEADING Pembagian Kerja Directing Influencing Devisional Program & Matrik Motivating Feed Foreward Control CONTROLLING Concurrent Control Feedback Control Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 23

PERENCANAAN (PLANNING) Perencanaan merupakan salah satu kegiatan dalam organisasi yang sangat esensial, sebab dalam proses perencaanlah segala apa yang akan dilakukan oleh organisasi dibuat, terutama masalah tujuan dan sarana/ kegiatan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Sebelum dilakukan proses perencanaan ini, hal bijaksana manakala dilakukan analisis terlebih dahulu terhadap berbagai hal, misalnya: 1. Bagaimana Prospek organisasi ke depan 2. Bagaimana kondisi organisasi sejenis yang telah lebih dahulu ada saat ini 3. Bagaimana antusiasme masyarakat terhadap usaha organisasi 4. Apakah kehadiran organisasi di harapkan dan dibutuhkan oleh masyarakat, dan sebagainya. Dikatakan sebagai fungsi yang Esensial sebab proses-proses selanjutnya sebenarnya merupakan tindak lanjut dari proses perencanaan ini. Tanpa perencanaan, para manajer tidak akan dapat mengetahui bagaimana mereka harus mengorganisasi orang dan sumber daya. Mereka (para manajer itu) bahkan bisa tidak memiliki gagasan sedikitpun tentang apa yang mereka butuhkan untuk mengorganisasi. Tanpa rencana yang baik, manajer tidak dapt memimpin dengan penuh keyakinan atau mengharapkan orang lain untuk mengikuti mereka. Tanpa perencanaan, para manajer maupun karyawan tidak memiliki kesempatan untuk mencapai tujuan dan dimana mereka menyimpang dari jalur organisasi. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 24

Tidak bisa/ sulit melakukan usaha pengorganisasian Organisasi/ Manajer tanpa Rencana Tidak memiliki gagasan yang jelas terhadap kebutuhan organisasi Tidak bisa memimpin dengan penuh keyakinan Tidak bisa menilai penyimpanganpenyimpangan yang telah dilakukan Tujuan Organisasi sangat penting untuk dibicarakan pada saat proses perencanaan. Paling tidak ada 4 alasan mengapa hal ini diperlukan: 1. Tujuan memberikan suatu kepekaan akan arah (sense of direction) Tanpa tujuan, suatu organisasi atau individu akan cenderung selalu kacau, bereaksi terhadap perubahan-perubahan lingkungan tanpa mengetahui secara jelas apa yang sesungguhnya ingin dicapai. Dengan adanya tujuan yang jelas akan memberikan motivasi kepada karyawan sekaligus mampu memberikan isnpirasi untuk membantu mereka mengatasi hambatan-hambatan yang tak terelakkan dalam suatu pekerjaan. 2. Tujuan memfokuskan usaha-usaha kita Keterbatasan sumber daya organisasi membuat kita harus memberikan prioritas pada kegiatan tertentu. Usaha prioritas ini ditujukan untuk mencapai tujuan utama daripada tujuan-tujuan organisasi yang seringkali banyak itu 3. Tujuan memandu rencana dan kegiatan kita Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 25

Tujuan-tujuan organisasi dan individu, baik jangka pendek maupun jangka panjang akan turut menentukan suatu rencana atas kegiatan apa yang akan kita lakukan 4. Tujuan membantu memberikan Penilaian terhadap kemajuan kita Tujuan yang dapat diukur secara jelas menjadi standar kinerja yang memungkinkan individu maupun organisasi menilai kemajuan mereka. Karena itu tujuan juga terkait dengan proses akhir suatu manajemen yakni Pengendalian, dimana pengendalian digunakan untuk mengarahkan kegiatan agar sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Rencana yang baik adalah Rencana yang Fleksibel, dapat menyesuaikan dengan kebutuhan yang tidak direncanakan Tujuan memberikan suatu kepekaan akan arah (sense of direction) Tujuan memfokuskan usaha-usaha kita Tujuan dalam Perencanaan Tujuan memandu rencana dan kegiatan kita Tujuan membantu memberikan Penilaian terhadap kemajuan kita Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 26

Di dalam proses perencanaan ini para manajer merumuskan: 1. Apa yang harus dilakukan 2. Kapan Melakukannya 3. bagaimana melakukannya 4. Siapa yang melakukannya Karena itu Proses Perencanaan ini juga dapat dikatakan sebagai: Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa (Handoko, 1984). Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dapat mempertimbangkan kondisi di masa yang akan datang dimana perencanaan dan kegiatan ini diputuskan dan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana itu dibuat. JENIS-JENIS PERENCANAAN 1. PERENCANAAN STRATEGIS Perencanaan Strategis (Renstra) adalah suatu rencana organisasi yang dibuat/ dirancang oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas 2. PERENCANAAN TAKTIS (OPERASIONAL) Adalah suatu rencana-rencana teknis bagaimana mengimplementasikan rencana strategis dalam kehidupan organisasi sehari-hari. Perbedaan antara Rencana Strategis dan Rencana Taktis Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 27

Dimensi Renstra Rentis Horison Waktu Ruang Lingkup Tingkat kesulitan dan Dampaknya Ketidaktergantungan Membutuhkan waktu yang cukup lama Mempengaruhi rangkaian kegiatan organisasi yang luas Memiliki tingkat kesulitan yang tinggi dan dampak yang meluas Memiliki tingkat inisiasi yang tinggi Membutuhkan waktu yang cukup singkat Kegiatannya sempit dan terbatas pada bagian tertentu Tingkat kesulitannya rendah dan dampaknya terbatas Tingkat inisiatifnya terbatas karena sudah dibatasi oleh renstra Langkah langkah Proses Perencanaan dalam Organisasi Formal 1. Perumusan Tujuan Perumusan tujuan ini berkaitan dengan apa yang kita inginkan. Perumusan tujuan mencakup penilaian misi organisasi dan selanjutnya diterjemahkan ke dalam istilah-istilah praktis. Tujuan organisasi ini lebih banyak dirumuskan oleh para manajer, sehingga nilai-nilai yang dianut oleh para manajerlah yang mempengaruhi tujuan suatu organisasi. Nilai-nilai itu misalnya: pandangan politik, pendidikan, kondisi sosial-ekonomi, pengalaman dan sebagainya. dan nilai-nilai itulah sesungguhnya menggerakkan organisasi (value driven). 2. Identifikasi Strategi dan Sasaran Sekarang Langkah ini merupakan langkah susulan, jika terjadi perubahan mendasar pada misi organisasi. Kegiatan ini pada umumnya dibuat oleh seorang pemimpin organisasi yang kuat 3. Analisis Lingkungan Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 28

Pemahaman terhadap tujuan dan strategi yang ada pada organisasi akan memberikan suatu kerangka untuk menentukan aspek mana dari lingkungan yang paling berpengaruh terhadap kemampuan organisasi mencapai sasaran. Maksud dilakukannya Analisis Lingkungan ini adalah mengidentifikasi cara yang dapat ditempuh agar perubahan dalam lingkungan ekonomi, teknologi, sosio-kultural, politik dan hukum suatu organisasi dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Juga untuk mengidentifikasi cara bagaimana para pesaing, pemasok, pelanggan, lembaga pemerintah, dan sebagainya dapat mempengaruhi secara langsung. 4. Analisis Sumber daya Analisis ini diperlukan untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekuarangan organisasi, kekuatan dan kelemahannya dalam hubungannya dengan pesaing yang ada sekarang dan yang mungkin ada di masa yang akan datang 5. Identifikasi Peluang Stategik dan Ancaman Langkah ini merupakan penentuan peluang yang ada bagi organisasi dan ancaman yang dihadapinya. Peluang dan ancaman dapat timbul dari banyak faktor, salah satunya adalah permintaan pasar. Kegiatan pada tingkat ini adalah bagaimana merubah ancaman menjadi peluang bagi organisasi 6. Penentuan tingkat Perubahan Strategik yang dibutuhkan Bila semua langkah di atas telah dilakukan dan strategi telah diimplementasikan, maka perlu dipikirkan apakah hal tersebut sudah benar-benar sesuai tujuan. Bila belum perlu dilakukan suatu upaya perubahan strategi lama sekaligus menciptakan strategi baru yang dapat menyelesaikan kekurangan-kekurangan pada strategi yang lama. 7. Pengambilan keputusan Strategik Jika langkah merubah strategi diperlukan, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih pendekatan strategik alternatif. 8. Implementasi Strategi Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 29

Strategi yang telah dibuat harus segera dipadukan dengan kegiatan sehari-hari organisasi. Oleh karena itu strategi yang telah dibuat harus diterjemahkan ke dalam rencana operasional yang tepat. 9. Pengukuran dan Pengendalian Kemajuan Manajemen harus melakukan pemeriksaan kemajuan kerja secara berkala dan memastikan apakah organisasi bergerak pada sasarannya atau tidak. Oleh karena itu perlu pula diciptakan sebuah system pengendalian yang strategic (Strategic Controlling). Tahapan Perencanaan Tanggung jawab Sosial Perumusan Tujuan (1) Nilai-nilai Manajemen Analisis Lingkungan (3) Identifikasi sasaran dan Strategi Sekarang (2) Identifikasi Peluang Strategik dan Ancaman (5) Analisis sumberdaya, kekuatan dan kelemahan organisasi (4) Analisis kesenjangan; menetapkan luasnya perubahan yang diinginkan dalam perubahan sekarang (6) Tanggung Jawab Sosial Pengambilan Keputusan Strategik; menegmbangkan alternatif, evaluasi alternatif dan seleksi alternatif (7) Nilai-Nilai Manajemen Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 30

Apakah Strategi itu? Konsep ini dapat didekati dengan 2 jalan. 1. Perspektif mengenai apa yang hendak dilakukan 2. Perspektif mengenai apa yang sesungguhnya dilakukan Perspektif 1: Strategi adalah suatu program yang besar (luas cakupannya) untuk menentukan dan mencapai suatu tujuan (organisasi) dan melaksanakan misi organisasi. Kata Program menurut Stoner adalah peran aktif, sadar, dan rasional yang dimainkan oleh seorang manajer dalam menentukan strategi organisasi Perspektif 2: Strategi adalah pola tanggapan (respon) organisasi yang sekali -sekali dilakukan terhadap lingkungannya. Strategi semacam ini umumnya tidak dirumuskan secara eksplisit. Tingkatan-tingkatan Strategi 1. Strategi Tingkat Korporat (Perusahaan) Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengatur kepentingan dan kegiatan organisasi yang mencakup semua unit usaha organisasi 2. Strategi Tingkat Unit Usaha Strategi yang menyangkut pengelolaan kepentingan dan operasi unit usaha tertentu 3. Strategi Tingkat Fungsional Strategi yang dilakukan oleh manajer lini dan karyawan untuk mencapai usaha organisasi. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 31

Manajemen Puncak Stratergi Tingkat Perusahaan Manajemen Tengah Stratergi Unit Usaha Manajemen Lini dan Operasional Stratergi Tingkat Fungsional Dalam rangka Perencanaan Umumnya para Manajer menetapkan sasaran yang ingin dicapai. Sasaran-sasaran itu biasanya adalah: 1. Efisiensi Organisasi 2. Produktifitas Tinggi 3. Maksimasi Laba/ keuntungan 4. Pertumbuhan Organisasi 5. Kepemimpinan Industri 6. Stabilitas Organisasi 7. Kesejahteraan Karyawan 8. Kesejahteraan Sosial Tahap-tahap dalam Proses Perencanaan 1. Menentukan Tujuan Umum 2. Menentukan Sasaran 3. Membuat Ramalan dan Asumsi Perencanaan (ANALISIS) 4. Mengevaluasi sumber-sumber Perusahaan 5. Menyusun beberapa Alternatif Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 32

6. Menguji Keselarasan 7. Memutuskan Suatu Rencana 8. Menerapkan Rencana 9. Mengevaluasi Rencana PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) Pengorganisasian ini merupakan suatu proses penyusunan Struktur Organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Sebenarnya makna pengorganisasian ini dapat dipahami dari beberapa perspektif: 1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi secara paling efektif 2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggotanya 3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugastugas dan para karyawan 4. Suatu cara dimana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut Aspek penting dalam proses Pengorganisasian ini adalah: 1. Departementasi 2. Pembagian Kerja Departementasi merupakan usaha pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 33

dikerjakan bersama. Departementasi ini tercermin dalam struktur formal suatu organisasi dan tampak dalam bagan organisasi. Pembagian Kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan tugas yang terbatas. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam 3 langkah: 1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi 2. Membagi pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang. 3. Pelaksanaan kegiatan koordinasi STRUKTUR ORGANISASI Disebut juga sebagai Desain Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan organisasi. Struktur organisasi ini menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsifungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Faktor-faktor yang menentukan perancangan/ penyusunan struktur antara lain: 1. Strategi Organisasi 2. Teknologi yang digunakan 3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat 4. Ukuran Organisasi Unsur-unsur Struktur Organisasi: 1. Spesialisasi Kegiatan 2. Standarisasi Kegiatan 3. Koordinasi Kegiatan Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 34

4. Sentralisasi dan Desentralisasi 5. Ukuran Satuan Kerja DEPARTEMENTASI Departementasi dapat dilakukan berdasarkan beberapa hal: 1. Fungsi: Pemasaran, Akuntansi, Produksi, Pelayanan (customer care) 2. Produk atau Jasa: divisi mesin A, Divisi Mobil B, Divisi Produk C 3. Wilayah: Divisi Jakarta, Jawa Barat 4. Langganan: Penjualan Industri, Pedagang Eceran, Pemerintah, Militer 5. Proses atau Peralatan: Perakitan, Pembungkusan, Finishing 6. Waktu: Sift Pertama, Shift Kedua, Shift Pagi, Siang dan Malam] 7. Pelayanan: Divisi Kelas Bisnis, Eksekutif, Ekonomi 8. Proyek dan Matrik: Div. Konstruksi, Divisis Konsultasi dan sebagainya PEMBAGIAN KERJA Dalam organisasi yang mempunyai tujuan perlu dilakukan pembagian kerja. Hal ini semata-mata untuk mencapai efektifitas dan efisiensi organisasi. Cth: Organisasi Tim Sepak Bola. KOORDINASI Adalah Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu organisasi. Koordinasi diperlukan dalam rangka memberikan pegangan bagi para karyawan atas tugas dan peranan mereka. Tanpa koordinasi mereka mungkin akan lebih mementingkan tujuan pribadi dan kelompoknnya. Koordinasi ini juga diperlukan sebab antar departemen seringkali saling tergantung. Misalnya: out put bagian A adalah Input bagi Bagian B Menurut James D. Thompson, ada tiga macam ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi (dalam Handoko, 1987:196) Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 35

1. Saling Ketergantungan yang menyatu (Pooled interdepe ndence), yakni tergantung dalam melaksanakan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir Pooled Interdependence Div Produk A Div Produk A 2. Saling Ketergantungan berurutan (Sequential Interdependence), yakni suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja Sequential Interdependence Departe men A (penjua -an) Departe men B (produk -si) Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 36

3. Saling Ketergantungan Timbal Balik (Reciprocal Interdependence), yakni merupakan hubungan memberi dan menerima antara satuan organisasi Reciprocal Interdependence Bagian A (pemeli haraan) Bagian B (operasi) Koordinasi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara: 1. Teknik Manajemen Dasar: Hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah utama 2. Peningkatan Koordinasi Potensial: penciptaan hubungan horizontal 3. Mengurangi Kebutuhan akan Koordinasi: penciptaan sumber daya tambahan dan penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri LEADING (PEMIMPINAN) Dalam fungsi pemimpinan ini, seorang manajer harus dapat mempengaruhi, mengarahkan dan memberikan motivasi agar karyawan dapat bekerja dalam kondisi yang baik, sesuai dengan keinginan karyawan. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 37

Dalam hal pelaksanaan suatu tugas manajer, tidak hanya menggerakkan orang-orang yang ada dalam kendalinya tetapi juga secara internal menggerakkan dirinya sendiri untuk memberikan contoh bagaimana sebaiknya suatu tugas itu dikerjakan. Influencing: Yang dimaksud dengan mempengaruhi (influencing) adalah usaha -usaha yang dilakukan oleh seorang pemimpin untuk mempengaruhi orang lain agar mau, baik secara terpaksa maupun sukarela mengikuti setiap instruksi/ perintah yang diberikan kepadanya Directing Adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh seseorang (pemimpin) untuk memberikan arahan kepada orang lain (bawahan) tentang bagaimana sesuatu (pekerjaan) itu dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Motivating Adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh seseorang (pemimpin) untuk memberikan semangat kerja kepada orang lain (bawahan) dalam rangka penyelesaian suatu tugas tertentu agar sesuai dengan yang diharapkan CONTROLLING (PENGAWASAN) Proses Pengawasan pada umumnya dibedakan menjadi 3: 1. Pengawasan Pendahuluan Pengawasan yang dibuat untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini bersifat aktif dan agresif yakni dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum sesuatu terjadi. Pengawasan ini akan efektif jika manajer memiliki informasi yang akurat dan tepat tentang perubahan-perubahan lingkungan dan tujuan. Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 38

2. Pengawasan pada saat Pengawasan ini sering disebut sebagai Monitoring. Sifatnya Ya Tidak, berhenti terus. Artinya ketika ditemukan suatu penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, maka dapat direkomendasikan apakah tindakan dapat diteruskan ataukah harus dihentikan. Hal ini akan disesuaikan dengan jenis penyimpangan dan kondisi organisasi. 3. Pengawasan Akhir Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah selesai dilakukan. Penemuan-penemuan penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan itu akan digunakan untuk menilai kegaiatan sejenis dimasa yang akan datang. Dengan demikian pengawasan ini bersifat histories. Tahap-tahap Pengawasan 1. Penetapan Standar Pelaksanaan (Perencanaan) a. Standar Fisik Menyangkut jumlah produk, jumlah langganan dan kualitas produk (barang atau jasa) b. Standar Moneter Biaya produksi, biaya tenaga kerja, biaya pelayanan dan sebagainya c. Standar Waktu Kecepatan dalam pelaksanaan tugas atau batas waktu pelaksanaan tugas 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan a. dalam berapa kali pengukuran dilakukan (waktu) b. Bagaimana bentuk pengukurannya (laporan) c. Siapa yang terlibat (manajer atau staf) 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata a. Observasi b. Laporan c. Otomatisasi d. Inspeksi Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 39

e. Pengujian Dapat dilakukan oleh Auditor Internal 4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan menganalisa penyimpangan-penyimpangan 5. Pengambilan Tindakan Koreksi; bila perlu a. Mengubah standar b. Mengubah pengukuran c. Mengubah cara Analisa dan Interpretasi Pengawasan semakin diperlukan karena hal-hal sebagai berikut: 1. Perubahan Lingkungan Organisasi 2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi 3. Adanya Kesalahan-kesalahan 4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenangnya Karakter Pengawasan yang Efektif: 1. Akurat; akurasi data menyebabkan organisasi dapat mengambil keputusan yang tepat 2. Tepat waktu 3. Objektif dan Menyeluruh 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis 5. Realistik secara ekonomis 6. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi 7. Fleksibel 8. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional 9. Diterima para anggota organisasi Metode-Metode Pengawasan: 1. Metode Kuantitatif a. Anggaran Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 40

b. Audit c. Analisa Break Even d. Analisa Rasio 2. Metode Non-Kuantitatif a. Pengamatan c. Inspeksi b. Pelaporan d. Evaluasi Pelaksanaan Files: Hand Out OM/Materi/FISIP Halaman 41