Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Pengertian Manajemen kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno management, yang artinya seni melaksanakan dan mengatur. Menurut Follet (2000;8): Manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Griffin (2003): sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dngan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu: Manajemen sebagai suatu proses Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan akivitas manajemen Manajemen sebagai sumber suatu seni (Art) dan sebagai ilmu pengetahuan (Science) Manajemen dapat diartiluaskan dari pengertian di atas yaitu : 1. Dalam Encylopedia of the Sosial Science dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan nama pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. 2. Stoner (2006) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. 11

2 3. Menurut pengertiannya yang ketiga, manajemen adalah seni (art) atau suatu ilmu pengetahuan. Mengenai inipun sesunguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenaran. Fungsi-fungsi Manajemen Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu: 1. Planning (Perencanaan) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajemen mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak dapat berjalan. 2. Organizing (Pengorganisasian) 12

3 dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawsan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. 3. Actuating (Pelaksanaan) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha dengan memberi bimbingan, saran perintahperintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benarbenar tertuju pada tujuan yang ditetapkan semula. 4. Controlling (Pengendalian/Pengawasan) adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. Bila tidak perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dan tujuan tertentu. Jenjang ( Hierarki ) Manajemen Organisasi atau badan usaha umumnya memiliki sedikitnya 3 (tiga) jenjang tingkatan Manajemen yaitu Manajemen Pelaksana, Manajemen Menengah, dan Manajemen Puncak. 13

4 Piramida Hierarki Manajemen Manajemen puncak (Top Management) Manajemen puncak adalah jenjang (hirarki) manajemen tertinggi. Jenjang (hirarki) manajemen tertinggi atau puncak biasanya terdiri atas dewan direksi (board direction) dan direktur utama. Dewan direksi memiliki tugas memutuskan hal hal yang bersifat sangat penting untuk bertahannya perusahaan. Manajemen puncak (Top management) bertugas menetapkan kebijaksanaan operasional dan membimbing interaksi antara organisasi dengan lingkungan. Manajemen menengah (Middle Management) Manajemen menengah biasanya memimpin suatu divisi atau departemen. Middle Management bertugas dalam mengembangkan rencana-rencana operasi (operation plan) dan menjalankan tugas tugas yang telah ditetapkan manajemen puncak (Top Management). Manajemen menengah bertanggung jawab kepada manajemen puncak. Manajemen pelaksana (Supervisory management) Pengertian Manajemen pelaksana adalah hiraki manajemen yang memiliki tugas dalam menjalankan rencana-rencana yang dibuat oleh manajemen menengah. 14

5 Manajemen pelaksana atau supervisory management juga bertugas dalam melaksanakan pengawasan terhadap para pekerja dan memiliki tanggung jawab pada manajemen menengah (middle management). Jenjang manajemen diatas dapat diilustrasikan sebagai piramida. Puncak piramida diduduki oleh manajemen puncak, tengah piramida diduduki oleh manajemen menengah, dan bawah piramida oleh manajemen pelaksana. Gambar piramida yang semakin melebar ke bawah menunjukkan bahwa jumlah orang yang menduduki jabatan manajemen puncak lebih sedikit daripada orang yang menduduki jabatan manajemen menengah dan pelaksana. Begitu juga dengan orang yang menduduki jabatan manajemen menengah, jumlanya lebih banyak daripada manajemen puncak, tetapi tidak sebanyak manajemen pelaksana. Perhatikan garis komando dan arah pertanggungjawaban pada piramida Pengertian Manajemen Perusahaan Manajemen perusahaan dikenal sebagai alat bagi manajemen untuk mencapai tujuan. Pada hakekatnya berarti proses pelaksanan tugas-tugas yang harus dilaksanakan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk itu manajemen perusahaan sedapat mungkinmenganut fungsi-fungsi manajemen baik yang bersifat organik atau fungsional. Perusahaan yang menganut manajemen modern selalu berdasarkan pada fungsi-fungsi antara lain: Stoner (2006) 1. Perencanaan (Planning) Menunjukkan bahwa para Manajer memikirkan tujuan dan kegiatanya sebelum melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana atau logika, bukan asal tebak saja. 2. Pengorganisasian (Organization) 15

6 Berarti para Manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu Organisasi tergantung pada kemampuannya untuk mengerahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja dengan makin terpadu dan makin terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi. Mendapatkan koordinasi yang sedemikian itu adalah salah satu tugas manajer. 3. Memimpin (Leading) Menunjukkan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, menggunakan orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu, dengan menciptakan suasana tepat mereka membantu bawahannya bekerja sebaik mungkin. 4. Pengawasan (Controlling) Para Manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah tujuan. Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah, para Manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaanagar usahanya dapat dikelola denan baik dan tujuan yang dimaksud dapat dicapai, adalah meliputi aspek-aspek manajemen sebagai berikut : Terry (1994) 1. Manajemen Bahan Baku Pengadaan bahan baku disesuaikan dengan rencana dan pola produksi, sehinga dapat ditentukan sistem inventory yang baik dan teratur. Sedangkan untuk menjamin kelancaran proses produksi, persediaan minimal didasarkan pada presentase rata-rata prosuksi normal. 2. Manajemen Tenaga Kerja Manajemen perusahaan direncanakan akan dikelola oleh tenaga-tenaga lokal yang cukup professional dengan pendidikan minimal Sarjana Muda (D3) yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Untuk tenaga kerja pelaksana akan diutamakan yang berpendidikan minimal 16

7 SLTA ditambah dengan pengetahuan khusus yang pernah diikuti, sedangkan untuk tenagaburuh diusahakan minimal berpendidikan SD. Untuk menekan biaya rekrutmen pegawai, maka pengadaan tenaga kerja diusahakan dari daerah sekitar lokasi. 3. Manajemen pemasaran Pasaran produksi ditentukan dengan melihat sampai sejauh mana permintaan dan penawaran terhadap produk yang dihasilkan.sedapat mungkin saluran distribusi yang ditempuh tidak terlalu lama untuk menghemat biaya transportasi dan efisiensi harga Fungsi-Fungsi Manajemen Perusahaan Pada hakekatnya fungsi-fungsi manajemen perusahaan dapat dikombinasikan menjadi 6 fungsi yaitu: follet (2000:8) 1. Forecasting (Ramalan) Kegiatan meramalkan memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan. 2. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia) Penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. Latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisai. 3. Leading (Kepemimpinan) Pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 4. Coordinating (koordinasi) Menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, meyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan. 5. Motivating (motivasi) Pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela. 6. Reporting (pelaporan) 17

8 Penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan. Proses pelaksanaan kegiatan manajemen, maka fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, penghagaan, dan pengawasan, ini adalah fungsi-fungsi ke dalam perusahaan. 2.2 Manajemen Operasional Pengertian Manajemen Operasional Manajemen operasional adalah bentuk pengelolaan secara menyeluruh dan optimal pada masalah tenaga kerja, brang-barang seperti mesin, peralatan, bahan-bahan mentah, atau peroduk apa saja yang sekiranya bisa dijadikan sebuah peroduk barang dan jasa yang bisa dijual belikan. Sesuai dengan definisinya sendiri, manajemen yang berasal dari kata manage yang berarti mengatur penggunaan. Jika disandingkan dengan kata operasional baik dalam bidang barang atau jasa. Menurut para ahli, pengertian Manajemen Operasional yaitu: 1. Pengertian Manajemen Operasional menurut Draft (2006:216) adalah : Manajemen Operasional adalah bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang dan jasa, serta menggunakan alat-alat dan teknik-teknik khusus untuk memecakan masalah-masalah produksi 2. Pengertian Manajemen Operasional menurut Subagyo (2000:2) adalah: Manajemen Operasional adalah penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan produksi atau operasi agar dapat dilakukan secara efisien. 3. Pengertian Manajemen Operasional menurut Handoko (1997:8) adalah: Manajemen Operasional adalah pelaksaan kegiatan-kegiatan manajerial yang dibawakan dalam pemilahan, perencanan, pembaharuan, pengoperasian, dan pengawasan sistem-sistem produksi Struktur Manajemen Operasional 18

9 Manajer Operasional Manajer adalah seorang yang mengarahkan orang lain dan bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Manajer adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk mengorganisai, menggerakan dan mengontrol para bawahan yang bertanggung jawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi untuk mencapai tujuan Perusahaan. Kedudukan dan tanggung jawab manajer Operasional: a. Manajer Operasional adalah pembantu Direktur Utama dalam melaksanakan kegiatan operasional. b. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Operasional bertanggung jawab kepada Direktur Utama. c. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Operasional dibantu oleh Staff pelaksana bidang operasional. Tugas-tugas Manajer: a. Siklus pengambilan keputusan, penilaian dan pelaporan. b. Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahanya mendapatkan kepuasan dalam bekerja. c. Harus berusaha agar para bawahannya bersedia memikul tanggung jawab. d. Harus membina bawahanya agar dapat bekerja secara efekif dan efisien. Proses Tugas dari struktural Pelaksanaan Operasional: a. Melaksanakan koordinasi dengan cabang dan melaporkan secara rutin kegiatan oprasional kepada Direktur Utama. b. Mengecek laporan harian mingguan dan bulanan yang telah dibuat oleh pelaksanaan kegiatan operasional. 19

10 c. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan operasional dilapangan. d. Melaksanakan koordinasi dengan departemen keuangan dalam melaksanakan administrasi keuangan. Staf Operasional Staf yaitu orang yang diangkat/ditujukan sesuai dengan keahlian nya untuk melaksanakan suatu tugas yang dibedakan kepadanya. Tugas staf : Memberikan layanan dan nasehat kepada manager/pemimpin sesuai dengan keahlian nya Fungsi staf : 1. Dengan mengidentifikasikan kegiatan ke luar dari komando 2. Membantu dan memerlancar kerja manajemen operasional Kriteria seorang staf yaitu : a. Memiliki pengetahuan yang luas tentang operasional b. Mempunyai sifat-sifat kepribadian seperti kesetiaan, tenaga yang besar kesehatan, inisiatif, pertimbangan yang baik dan pandai bergaul c. Mempunyai semangat kerja sama dan ramah tama d. Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan e. Kesederhanaan serta kemampuan baik dan optimis Tujuan Opersional Tujuan Operasional adalah sebagai berikut : Griffin (2003) 1. Acceptable Goods Acceptable Goods adalah bahwa barang yang di produksi itu harus sesuai dengan kebutuhan atau keinginan konsumen. Baik 20

11 jumlahnya, warnanya, bentuknya, kualitanya, modenya maupun harganya. 2. On Time On Time adalah tepat waktu. Dalam memproduksi suatu barang itu harus tepat waktu. Mulai dari kapan dikerjakan, kapan diselesaikan dan sampai kapan di distribusikan kepada konsumen. 3. Economically Economically adalah barang yang diproduksi itu harus ekonomis. Ekonomis disini dalam artian terkait mengenai harga (price) harus terjangkau. Operasional memegang kendali yang sangat penting dalam sebuah perusahaan dan demi jalannya sebuah instasi perusahan untuk mencapai visi dan misi yang ingin dicapai. Karena operasional ini bertindak langsung terjun kelapangan, mengetahui apa yang sedang terjadi dipasaran, dan apa yang memang perlu diperbarui dalam system sebuah perusahaan. Tanpa mengurangi Hak dan Kewajiban sebuah staf operasional Langkah-Langkah Manajemen Operasional Manajemen operasional juga meliputi langkah-langkah dalam pengambilan keputusan sebagaimana telah disebut diawal. Jika melihatnya dari segi pengambilan keputusan, sedikitnya ada empat langkah dalam pengambil keputusan dalam manjemen operasional Griffin (2003) a. Pengambilan keputusan dari peristiwa yang pasti, b. Dari peristiwa yang mengandung resiko, c. Dari peristiwa yang belum pasti, d. Dan peristiwa yang lahir dari pertentang-pertentangan dari keadaan lain. Tenaga kerja yang meliputi pemilihan tenaga kerja lewat seleksi, rekrutmen, pemberian gaji, pemberian kompensasi atau promosi, hingga 21

12 PHK.Selain itu, mesti juga memastikan kualitas atau mutu dari beberapa kriteria yang dimaksud adalah langkah sebagai salah satu jenis pengambilan keputusan dalam manajemen operasional. Perencanaan yang konsisten serta menjadi keunggulan saat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain Dokumentasi Operasional Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan system pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real. Renier (University Collage London 1997;104) Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen. Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan. Dokumentai Operasional. Time sheet merupakan dokumentasi operasional yang merupakan laporan kegitan aktifitas dilapangan yang dicatat sebagai laporan harian dan dilaporkan atau disebar luaskan melalui Keunggulan dari Fungsi Operasional Adapun keunggulan dan fungsi Operasional dapat dinilai dari system penangan manajemen operasional, yaitu : 22

13 1. Sebagai penanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan principal floating Owner dalam rangka meningkatkan pelayanan dan mempertahankan kerjasama, 2. Menangani permasalahan yang terjadi dilapangan maupun di unit kantor 3. Sebagai kunci utama berjalannya kegiatan lapangan 4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5. Melindungi aset dari kegagalan yang tidak terduga 6. Memberikan informasi dan menyebarkan informasi. 23