BAB 6 PEMBEKALAN, PROSEDUR PENGGANTIAN DAN PEMBELIAN Pembekalan, Prosedur Pengantian dan Pembelian adalah elemen penting dalam pengurusan makmal. Bagi melaksanakan amalan tersebut prosedur, peraturan-peraturan, Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-Pekeliling semasa perlu dipatuhi. 6.1 Definasi Istilah Aset Aset Alih Harta Modal - Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. - Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. - Aset alih yang harga perolehan asal RM1000 dan ke atas setiap satu. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna. Inventori - Aset alih yang harga perolehan asal kurang daripada RM1000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Stok Bekalan Pejabat SAP SPP MSDS - Barang yang digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai reñdah atau tidak ekonomik dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama dan seumpamanya. - Sijil Akuan Penerimaan iaitu satu borang yang dikeluarkan oleh pembekal bagi tujuan pengesahan dan pembayaran. - Sijil Pemasangan dan Pengujian iaitu satu borang yang dikeluarkan oleh pembekal bagi tujuan pengesahan bahawa peralatan yang dibekalkan telah dipasang dan diujilari. - Material Safety Data Sheet atau rísalah data keselamatan kimia iaitu maklumat mengenai sesuatu bahan kimia yang dibekalkan. 6.2 Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat Unit Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri adalah bertanggungjawab menyediakan senarai sekolah yang baru dibina dan sekolah yang mempunyai bilik makmal yang baru untuk dihantar ke Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset (BPPA), Kementerian Pelajaran Malaysia. Kementeriaan Pelajaran 58 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
Malaysia akan membekalkan peralatan dan bahan sains kepada sekolah dan makmal yang baru dibuka berdasarkan senarai peralatan yang disediakan oleh Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK). Pihak sekolah akan dibekalkan satu senarai peralatan dan bahan sains yang akan dihantar mengandungi nama item, kuantiti, jenama, negara pengeluar dan harga bagi memudahkan pihak sekolah membuat pemeriksaan. Kementerian Pelajaran Malaysia akan menawarkan kontrak kepada syarikat yang berjaya dalam tender membekalkan peralatan dan bahan sains. Penghantaran peralatan dan bahan sains ke sekolah berkenaan dilakukan pada hari dan waktu pejabat sahaja. Hanya nota penghantaran sahaja boleh ditandatangani oleh pihak sekolah apabila menerima peralatan dan bahan tersebut. 6.2.1 Prosedur penerimaan pembekalan pusat adalah bertujuan untuk: a. Memastikan setiap peralatan dan bahan sains yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. c. Memastikan peralatan dan bahan sains yang diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan. Langkah-langkah berikut perlu dipatuhi semasa menerima bekalan peralatan dan bahan sains: a. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah. (MOU Dokumen Perjanjian antara Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset, KPM dengan Syarikat Pembekal). b. Peralatan dan bahan sains perlu diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. Jika didapati bekalan yang diterima mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berfungsi dengan baik, maka Sijil Akuan Penerimaan (SAP) seperti di Lampiran 6-1 dan Sijil Pemasangan dan Pengujian(SPP) seperti di Lampiran 6-2 boleh tandatangani oleh Ketua Bidang Sains dan Matematik/Ketua Panatia Sains (Sekolah Rendah) serta disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. c. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta, dokumen hendaklah dicatat terima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. d. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan, penerima perlu menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 seperti di Lampiran 6-3. e. Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan perlu dihantar serta merta kepada agen penghantaran/syarikat pembekal. PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 59
f. Memastikan peralatan dan bahan sains diterima berserta Surat Jaminan yang mengesahkan mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. g. Memastikan peralatan dan bahan sains diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan. Bagi bahan kimia penerimaan mesti bersama dengan MSDS (Material Safety Data Sheet) seperti di Lampiran 6-4. h. Merekodkan penerimaan di dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan dan Bahan Sains seperti di Lampiran 6-5. Rujuk PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 Bab A Carta Alir Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat. Terima peralatan/ bahan sains dari syarikat pembekal. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah. (MOU Dokumen Perjanjian antara Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset, KPM dengan Syarikat Pembekal Peralatan dan bahan sains diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji untuk dibuat pengesahan. Pengesahan Tidak SAP/ SPP disahkan kemudian. Catat: Disahkan kemudian setelah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. Ya Tandatangan Dokumen SAP dan SPP. Jika terdapat kerosakan dan perselisihan isi borang Kew.PA-1 dan dapatkan pengesahan dari Pengetua Tandatangan Dokumen SAP dan SPP. Hantar kepada syarikat pembekal atau penghantar. 60 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
6.3 Cadangan Prosedur Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Kementerian Pembelian/penggantian peralatan dan bahan sains melalui peruntukan kementerian hanya akan berlaku setelah perlupusan dilaksanakan oleh sekolah. Unit Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri akan mengeluarkan surat siaran bagi meminta sekolah menyenarai keperluan pembelian/penggantian peralatan dan bahan sains. Senarai ini perlu dikemukakan kepada JPN melalui PPD. Jika ada peruntukan, PPD akan membuat penggantian dan jika tiada peruntukan, ianya akan dikemukakan kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) Kementerian melalui JPN (Bahagian Pembangunan). Seterusnya Kementerian akan mengeluarkan tender kepada syarikat-syarikat yang layak bagi membekalkan/ menggantikan peralatan dan bahan sains ke sekolah. Carta Alir Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Pusat Mula Pelupusan dilaksanakan oleh sekolah Unit Pembangunan keluarkan siaran minta sekolah senaraikan penggantian Sekolah kemukakan senarai keperluan penggantian kepada Bahagian Pembangunan PPD Peruntukan Tiada Bahagian Pembangunan & Perolehan JPN kemukakan Senarai kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) Kementerian Ada Peralatan Diperbaiki / diganti Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) keluarkan tender kepada Syarikat yang layak. Syarikat yang dilantik bekalkan peralatan/bahan sains ke sekolah. Tamat PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 61
6.4 Prosedur Pembelian Menggunakan Peruntukan Sedia Ada (PCG) Pembelian peralatan dan bahan sains hendaklah mematuhi peraturan yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa. Ketua Bidang Sains hendaklah memahami dan mematuhi peraturan yang ada bagi: a. Menentukan satu sistem perolehan yang teratur dan sempurna. b. Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan berkesan. c. Memastikan pengurusan pembelian mematuhi kehendak undang-undang dan peraturan yang sedia ada. 6.4.1 Peraturan Perolehan Dan Pembelian Kontrak Pusat Jika Pembelian peralatan dan bahan sains terdapat dalam kontrak pusat atau kontrak Kementerian Pelajaran Malaysia ianya hendaklah dibeli terus daripada syarikat yang disenaraikan dalam kontrak berkenaan. Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli diluar daripada kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Perkeliling Kontrak Perbendaharaan bagi barang berkenaan. Bagi peralatan dan bahan sains yang tidak disenaraikan dalam kontrak berkenaan, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai bekalan tersebut. Pembelian Terus Had perolehan mengikut Perkeliling Perbendaharaan. Had Nilai Pembelian Cara Perolehan Pembekal i. Sehingga RM10,000.00 setahun bagi setiap jenis item. Pembelian Terus Mana-mana pembekal/syarikat sama ada berdaftar atau tidak berdaftar. ii. Melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setahun setiap jenis Item Pembelian Terus Pembekal/syarikat bumiputra di dalam daerah berkenaan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. Sekiranya kekurangan pembekal/syarikat bumiputra yang berdaftar di kawasan setempat. Pegawai Pengawal/ Ketua PTJ diberi 62 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
Had Nilai Pembelian Cara Perolehan Pembekal kuasa menguruskan pembelian daripada mana pembekal/syarikat bumiputra di daerah berdekatan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan. iii. Melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 setahun bagi setiap jenis item iv. Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00 setahun bagi setiap jenis item. Sebut Harga Sebut Harga Lima (5) syarikat/pembekal bertaraf bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Lima (5) Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan. Terbuka kepada syarikat bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera. 6.4.1.1 Sebut Harga Pengetua dan Guru Besar hendaklah merujuk kepada Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan iaitu Pengarah JPN/ Timbalannya/ Ketua Sektor yang bertanggungjawab dalam hal perolehan dalam usaha membuat pelawaan sebut harga. Pengetua dan Guru Besar hendaklah melantik Jawatankuasa Sebut Harga peringkat sekolah yang terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga ahli dan dipengerusikan oleh beliau. Jawatankuasa ini hendaklah membuat tawaran sebut harga kepada mana-mana syarikat yang berminat. Tawaran ini hendaklah dibuat kepada sekurang-kurangnya 5 syarikat dengan menggunakan borang sebut harga. Contoh borang Sebut Harga seperti di Lampiran 6-6. Jawatankuasa Sebut Harga akan memilih syarikat yang bersetuju menawarkan perkhidmatan yang paling baik dan memenuhi kriteria seperti spesifikasi, kualiti, khidmat selepas jualan, mudah diperolehi, reputasi syarikat dan keupayaan syarikat membuat bekalan. Jika bilangan syarikat tidak mencukupi, jawatankuasa ini bolehlah memilih syarikat yang bersetuju menawarkan perkhidmatannya. Contoh borang pemilihan syarikat adalah seperti rajah di Lampiran 6-7. Pembelian Harta Modal Pembelian Harta Modal perlu mematuhi perkeliling pembelian harta modal yang sedang berkuatkuasa: i. Menggunakan peruntukan LPBT/ LPK sekolah. PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 63
Tidak melebihi RM10,000.00 adalah dibenarkan diperingkat sekolah. melebihi RM10,000.00 perlu mendapat kelulusan Ketua PTJ. Amaun ii. Menggunakan peruntukan PCG Sekolah Rendah nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi RM5,000.00 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG mata pelajaran dan buka mata pelajaran(tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah Kurang Murid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak mrlebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG. Sekolah Menengah nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi RM10,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG matapelajaran dan bukan matapelajaran (tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah KurangMurid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak melebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG. Penentuan pembelian harta modal hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Khas Peringkat Sekolah yang dipengerusikan oleh Pengetua dan Guru Besar. 6.4.1.2 Tatacara Perolehan Dan Pembelian Perancangan pembelian yang baik dengan mengambilkira jumlah peruntukan PCG yang diperolehi serta keperluan tahunan makmal sains sekolah berkenaan. Satu senarai keperluan tahunan perlu dibuat pada akhir tahun dengan mengambil tindakan berikut: Penyediaan senarai keperluan tahunan Sebelum melaksanakan pembelian, satu senarai keperluan peralatan dan bahan sains tahunan hendaklah disediakan oleh Pembantu Makmal di lokasi makmal masing-masing. pada setiap akhir tahun dengan mengambil tindakan berikut: Menyemak stok makmal. Berbincang dengan guru mata pelajaran. Dibuat pada November atau Disember setiap tahun. Berpandukan buku teks dan buku kerja yang digunakan. Senarai mengikut turutan amali/ penggal/semester. Gunakan borang seperti di Lampiran 6-8 hantar kepada Ketua Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal. Senarai keperluan tahunan ini perlu disenarai pendekkan, dan dihantar kepada syarikat pembekal untuk mendapatkan senarai harga. Ketua Bidang Sains 64 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat Anggaran Belanjawan dan senarai keutamaan berpandukan jumlah peruntukan (PCG) yang diterima. Ketua Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat permohonan pembelian kepada Pengetua dan Guru Besar menggunakan borang Nota Minta seperti di Lampiran 6-9 berpandukan senarai harga yang diperolehi dari syarikat pembekal untuk tujuan kawalan pembelian. Apabila kelulusan diberikan oleh Pengetua dan Guru Besar, Pembelian boleh dibuat dengan mengeluarkan borang pesanan tempatan (LO) seperti di Lampiran 6-10 dan terus dihantar kepada syarikat pembekal. Carta Alir Pembelian Bahan/ Peralatan Makmal Sains Mula menyediakan senarai keperluan tahunan Menyenarai pendek keperluan tahunan dari makmal-makmal Mendapat senarai harga dari pembekal Mendapatkan sebut harga daripada syarikat Menyedia dan melengkapkan borang pemilihan syarikat Tidak Belian Terus ya Mengisi borang nota minta dan kelulusan pengetua Mendapatkan jumlah peruntukan PCG Membuat anggaran belanjawan dan senarai keutamaan Menentukan syarikat untuk pembekalan mengikut keutamaan Menyediakan senarai peralatan/ bahan mengikut syarikat yang telah dipilih Mengeluarkan Pesanan tempatan (LO kepada Pembekal) Menerima & Menyemak peralatan/ bahan daripada syarikat pembekal Merekod dalam buku rekod penerimaan peralatan/ bahan Tidak Semak sama ada senarai keperluan peralatan/ bahan ada dalam kontrak pusat. Ya Memasukkan butiran kedalam kad stok yang berkaitan (Kew.PA2, Kew.PA3, Kew.PS4) PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 65
6.5 Rujukan 6.5.1 Arahan Perbendaharaan. 6.5.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab A. 6.5.3 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab A. 6.5.4 Kementerian Pelajaran Malaysia. 2006. Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah. Terbitan Bahagian Kewangan. 66 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS