BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori- Teori Dasar/ Umum Teori-teori dasar yang dipakai oleh peneliti yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan adalah: 2.1.1 Komunikasi Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari bahasa Latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau communicare yang berarti membuat sama (to make common) (Mulyana, 2007: 46). Harold Lasswell dalam buku Deddy Mulyana yang berjudul Ilmu Komunikasi, dengan cara yang baik menggambarkan komunikasi dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? (Siapa Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh Bagaimana?). Berdasarkan definisi Lasswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang saling bergantungan satu sama yang lain, yaitu; sumber (source), pesan (message), saluran atau media (channel), penerima (receiver), dan efek (effect) (Mulyana, 2007: 69). Berdasarkan paradigma Lasswell ini, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: (Romli, 2011: 8) 9
10 Siapa Mengatakan apa.. Dengan cara apa.. Kepada siapa.. Komunikator Message Media Penerima Pesan Umpan Balik Dengan dampak apa?.. Gambar 2.1 Teori Harold Lasswell Sumber: Komunikasi Organisasi Lengkap, Khomsahrial Romli Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam perusahaan. Komunikasi menurut perilaku dapat dibedakan menjadi tiga (Romli, 2011: 2-3), yaitu: 1. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi, misalnya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi seperti memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. 2. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. 3. Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.
11 David K. Berlo dalam buku Deddy Mulyana yang berjudul Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar menjelaskan komunikasi dengan menggunakan model SMCR, yaitu Source (sumber), Message (pesan), Channel (saluran), dan Receiver (penerima). Sumber adalah pihak yang menciptakan pesan, baik seseorang ataupun suatu kelompok. Pesan adalah terjemahan gagasan ke dalam kode simbolik, seperti bahasa atau isyarat. Saluran adalah medium yang membawa pesan. Penerima adalah orang yang menjadi sasaran komunikasi (Mulyana, 2007: 162). a. Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi dapat dibagi menjadi: 1. Komunikasi Internal (Romli, 2011: 6) Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain sebagainya. Komunikasi internal lazim dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah (komunikasi dari pimpinan kepada bawahan) dan dari bawah ke atas (komunikasi dari bawahan kepada pimpinan). b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesame seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer, dan lain sebagainya.
12 2. Komunikasi Eksternal (Romli, 2011: 7) Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak, komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi, press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konfrensi pers. b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran dalam hampir semua tindakan organisasi yang relevan (Romli, 2011: 7). 2.1.2 Komunikasi Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung (Romli, 2011: 1). Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert
13 Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang (Romli, 2011: 1). Menurut Wiryanto (2005) dalam buku Komunikasi Organisasi Lengkap", komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Romli, 2011: 2). Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok. Oleh karena itu, organisasi dapat diartikan sebagai kelompok dari kelompok-kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, ke atas, dan komunikasi horisontal, sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi (Mulyana, 2007: 83). 2.1.3 Public Relations Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka.
14 Public Relations (PR) sebagai fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut (Cutlip, 2007: 6). (http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-publicrelations.html) Istilah Public Relations, berasal dari bahasa Inggris, yaitu Public yang artinya publik, rakyat, atau masyarakat, dan Relations yang berarti hubungan. Secara harafiah Public Relations (PR) diartikan sebagai hubungan kepada masyarakat. Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Public Relations (PR) merupakan proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara pihak internal dan eksternal perusahaan. 2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik Yang Dibahas 2.2.1 Pengertian Peranan Peranan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia mempunyai arti sebagai berikut: Peranan adalah tindakan yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dalam suatu peristiwa atau bagian yang dimainkan seseorang dalam suatu peristiwa. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996: 751). Peranan dapat diartikan sebagai langkah yang diambil seseorang atau kelompok dalam menghadapi suatu peristiwa. 2.2.2 Peran Public Relations Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat demokratis dan kelangsungan hidup organisasi.
15 1. Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat demokratis dan kelangsungan hidup organisasi. 2. Membantu dan mempertahankan hubungan antar publik dengan manajement organisasional yang memperhatikan tanggung jawab sosial dan kepemimpinan yang bermoral. 3. Membantu organisasi untuk mengantisipasi dan merespon persepsi dan opini publik. Merespon nilai dan gaya hidup yang baru, merespon pergeseran diantara elektoran dan didalam lembaga legislatif, dan merespon perubahan-perubahan lain di lingkungan. 4. Membuat informasi menjadi tersedia melalui sistem informasi publik, dan juga meningkatkan pengetahuan dan pemahaman ke publik dengan mendukung pernyataan pendapat dan debat pasar ide yang kompetitif. 5. Melayani kepentingan publik dnegan sudut pandang alternatif dalam forum publik, termasuk suara dari orang-orang yang diabaikan oleh media massa. 6. Membantu masyarakat dengan menjadi perantara konflik dan membangun konsensus yang dibutuhkan untuk keterlibatan sosial. 7. Memfasilitasi atau membantu penyesuaian dan pemeliharaan dalam sistem sosial yang memberi kita kebutuhan sosial dan fisik. (http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-publicrelations.html)
16 2.2.3 Publik Internal Pengertian publik internal adalah publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya (Hendrix dan Hayes, 2007: 17). Jika publik internal diartikan sebagai anggota organisasi, publik eksternal adalah para pihak di luar organisasi yang tentu saja berkepentingan dengan organisasi yang dimaksud. Secara garis besar, komunikasi publik eksternal berfungsi untuk (Hendrix dan Hayes, 2007: 17): 1. Mengiklankan dan mempromosikan produk atau jasa 2. Menciptakan image publik atau citra organisasi 3. Menciptakan opini publik yang relevan dengan kepentingan organisasi. 2.2.4 Employee Relations Employee relations adalah sekelompok orang bekerja (karyawan/ pegawai) didalam suatu perusahaan. Hubungan kerja (employee relation) merupakan hubungan kerja sama antara semua pihak yang berada dalam proses produksi di suatu perusahaan. Komunikasi karyawan adalah suatu spesialisasi Public Relations (PR) yang berhubungan dengan bagaimana para professional Public Relations (PR) di korporasi, perusahaan konsultan, dan organisasi nirlaba membantu mewujudkan komunikasi yang efektif anatar karyawan dan antara karyawan dengan manajemen puncak (Lattimore, et.al, 2010: 234). Internal relations is the specialized part of public relations that builds and maintains a mutually beneficial relationship between managers and the employees on whom an organization s success depends (Wilcox dan Cameron, 2012: 28). Hal tersebut
17 memiliki pengertian bahwa hubungan internal adalah bagian khusus dari Public Relations (PR) yang membangun dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara manajer dan karyawan yang mempengaruhi kesuksesan dari suatu organisasi. Internal atau employee communications telah lama dianggap sebagai bagian dari fungsi Public Relations (PR). Wright (1997) menyatakan bahwa Public Relations (PR) dapat memberikan kontribusi untuk keberhasilan komunikasi karyawan hanya ketika membantu organisasi membangun hubungan baik dengan karyawan (Rhee, 2004: 338 p). Pelaksanaan program employee relations (hubungan publik internal) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelolah sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya. Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan serta peningkatan citra. Hubungan Public Relations internal dalam suatu perusahaan, terdiri dari: 1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan (employee relations) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya. 2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan (management relation). 3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stockholders relations).
18 Dengan demikian Public Relations (PR) internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif yang dimulai dari pihak atasan (pimpinan). Selain itu Public Relations (PR) internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan (pimpinan) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuantujuan dan keinginan-keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya. Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk, yaitu: (Purwanto, 2006: 40-43) 1. Komunikasi Vertikal - Komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communications): Komunikasi tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural yang sudah merupakan bagian dari struktur organisasi atau perusahaan. Pesan yang disampaikan berasal dari bawahan (karyawan) menuju ke atas (manajer). Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan, penyampaian gagasan, dan penyampaian informasi yang menyangkut masalah-masalah pekerjaan. Bisa dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis. Fungsi Upward Communications digunakan untuk: a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan. b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah. Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada dan hati terbuka oleh pimpinan.
19 - Komunikasi dari atas ke bawah (Downward Communications): Komunikasi ke bawah terjadi jika pimpinan melakukan kegiatan alih pesan kepada bawahan secara terstruktur dan tidak insidental. Tujuannya adalah membantu mengurangi terjadinya komunikasi desas-desus (rumor) agar dapat menumbuhkan suasana kerja yang menyenangkan, dan secara tidak langsung meningkatkan produktivitas dan keuntungan perusahaan. Jika komunikasi ke bawah berjalan lancar, biasanya motivasi bawahan untuk bekerja menjadi lebih baik dan efisien. Disinilah peran komunikasi dari atasan ke bawahan sangat penting tidak hanya dalam kegiatan menyampaikan persoalan bisnis yang dihadapi oleh perusahaan tetapi juga tentang keberhasilan usaha yang terkait dengan prestasi dan kontribusi bawahan dalam perusahaan. Penyampaian pesan dalam komunikasi ke bawah dapat berupa perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn dalam buku yang berjudul Komunikasi Bisnis (Purwanto, 2006: 41), komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu: 1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu 2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan 3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional 4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan 5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya. Keberhasilan
20 organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. 2. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications) Komunikasi horizontal sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications). Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/ sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis. 3. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communications) Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain. Komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah: 1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat daripada komunikasi tradisional. 2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
21 Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal, selain itu komunikasi diagonal yang berada dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif. (Purwanto, 2006: 41) 2.2.5 Media Internal Tujuan dari media internal adalah peningkatan hubungan antara karyawan dengan pihak manajemen. Media internal harus memenuhi kebutuhan organisasi dan para karyawan. Audiensi karyawan harus dapat melihat informasi dalam medium sebagai sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka. (Lattimore, et.al, 2010: 241-242) Sebuah medium internal dapat mencapai sasaran ini diatas jika media memenuhi kebutuhan karyawan, mengatakan sesuatu yang ingin disampaikan atau dipikirkan karyawan, serta menarik dan mudah untuk dibaca. 2.3 Kerangka Pikir Peran Public Relations dalam menjalin hubungan dengan publik internal adalah dengan cara menyediakan media komunikasi berupa media sosial yang diperuntukan bagi publik internal perusahaan, yaitu ASN dan NEA. Media sosial tersebut berisikan informasi dan opini yang berasal dari publik internal, dimana informasi dan opini tersebut nantinya akan dikemas oleh Public Relations dalam bentuk yang lebih menarik. Berikut ini merupakan kerangka pikir yang telah peneliti peroleh dari hasil penelitian:
22 Peran Public Relations Media Komunikasi Media Sosial Publik Internal ASN NEA Informasi Opini Gambar 2.2 Kerangka Pikir Sumber: Peneliti