2 ANALISIS SWOT Deskripsi Singkat Topik : Pokok Bahasan : ANALISIS SWOT Waktu : 1 (satu) kali tatap muka pelatihan (selama 100 menit). Tujuan : Membangun pemahaman dan skill praja mengenai Teknik Analisis SWOT Metode : Pembelajaran (menjelaskan, diskusi, dan tugas terstruktur) 2.1. MENGENAL ANALISIS SWOT Analisis SWOT adalah merupakan suatu bentuk analisis situasi, yang memandang faktor internal dan faktor eksternal perusahaan/organisasi lembaga sebagai faktor yang sangat menentukan bagi eksistensi perusahaan/organisasi/ lembaga ke depan. Dalam analisis SWOT berbagai faktor internal dan eksternal diidentifikasi secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan/organisasi/ lembaga. Dalam analisis SWOT dirancang bagaimana untuk dapat memaksimalkan 11
kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), sekaligus secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). SWOT merupakan singkatan dari kata-kata dalam bahasa Inggeris, yaitu : Strengths (S) yang berarti kekuatan, Weaknesses (W) yang berarti kelemahan, Opportunities (O) yang berarti peluang, dan Threats (T) yang berarti ancaman. Dimana kata Strengths (S) yang berarti kekuatan dan Weaknesses (W) yang berarti kelemahan mengacu pada faktor situasi internal. Kekuatan dan kelemahan adalah dua faktor internal yang utama yang merupakan bawaan secara turun-termurun melekat pada perusahaan/ organisasi/lembaga dari waktu ke waktu sejak lahirnya perusahaan/ organisasi/lembaga tersebut. Di sisi lain, kata Opportunities (O) yang berarti peluang dan Threats (T) yang berarti ancaman adalah dua faktor yang berasal dari luar perusahaan/organisasi/lembaga atau berasal dari lingkungan sekitar dimana perusahaan/organisasi/lembaga itu berada. Kedua faktor eksternal (peluang dan dan ancama) selalu menyertai keberadaan suatu perusahaan/ organisasi/lembaga. Karena setiap perusahaan/organisasi/lembaga dalam menjalankan aktivitasnya senantiasa melakukan interaksi dengan pihak lain baik secara langsung maupun tidak langsung. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses), sebagaimana yang digambarkan (Rangkuti, F., 2009:19-20) dalam diagram berikut : 12
Berbagai Peluang 3. Mendukung strategi turn-around 1. Mendukung strategi agresif Kelemahan Internal Kekuatan Internal 4. Mendukung strategi defensif 2. Mendukung strategi diversifikasi Berbagai Ancaman Gambar 1 : Diagram Analisis SWOT Kuadran 1 : Merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Organisasi tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang dan kekuatan yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, organisasi ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan 13
adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar). Kuadran 3 : Organisasi menghadapi peluang pasar yang sangat besar, namun di lain pihak menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Di sini, fokus strategi adalah meminimalkan kelemahan internal sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4 : Merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, organisasi menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Strategi bagaimana menekan/mengeliminir ancaman dan kelemahan. 2.2. TAHAPAN ANALISIS SWOT Proses penerapannya analisis SWOT dilakukan dalam beberapa tahapan, yaitu : 1. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan suatu proses pengadaan data untuk keperluan atas tujuan tertentu. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematik dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Pengumpulan data merupakan langkah penting, karena data yang dikumpulkan digunakan untuk analisis. Oleh karena itu, data yang dikumpulkan harus cukup valid untuk digunakan. Validitas data dapat ditingkatkan jika teknik pengumpulan, alat pengukur dan cara pengukurannya berkualitas. 14
Selain penggunaan metode yang tepat diperlukan pula kemampuan memilih dan bahkan juga menyusun alat pengumpul data yang tepat/relevan. Alat pengumpul data dikenal dengan sebutan instrument pengumpulan data. Kecermatan dalam memilih dan menyusun teknik dan alat pengumpul data sangat berpengaruh terhadap objektivitas hasil penelitian. Dengan kata lain, teknik dan instrument yang tepat dalam pengumpulan data akan memungkinkan dicapainya pemecahan masalah secara valid dan reliabel, yang pada gilirannya akan memungkinkan dirumuskannya generalisasi yang objektif. Instrumen utama yang digunakan untuk pengumpulan data di sini adalah human instrument. Dengan kata lain, alat penelitiannya adalah peneliti sendiri. Hal ini dilakukan agar instrumen mampu menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, menilai kualitas data, analisis data, menafsirkan data, dan membuat kesimpulan atas temuannya. Peran peneliti sebagai key instrument. Kedudukan peneliti sangat kompleks, selain sebagai perencana, ia juga bertugas sebagai pengumpul data, penafsir data, dan pada akhirnya juga ia harus berperan sebagai pelapor hasil penelitian itu sendiri. Kedudukan dalam pengumpulan data memiliki peran yang sangat strategis. Dengan keunggulan fisik dan psikologisnya yang fleksibel, ia bisa memanfaatkan segala kemampuan fisik maupun psikologinya itu sebagai alat pengumpul data. Dalam dirinya, terkandung berbagai macam alat (instrument) pengumpul data yang lengkap. Indra penglihatan, rasa, raba, bau bisa digunakan untuk mengenali objek yang ada dihadapannya. Pikirannya bisa 15
digunakan untuk mengungkap hal-hal yang tak terdeteksi oleh keenam indra tubuhnya itu. Itulah keunggulan dari manusia (peneliti) sebagai instrumen. Instrumen lainya adalah kuesioner (questionnaires) dan dokumentasi. Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan/pernyataan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden, dalam arti laporan tentang halhal yang ia ketahui. Studi dokumentasi adalah menggali data melalui dokumen-dokumen. Data yang dikumpulkan adalah : (1) Data internal, yaitu data-data tentang kondisi faktor internal suatu wilayah. (2) Data eksternal, yaitu data-data tentang kondisi faktor eksternal yang berkaitan dengan wilayah tersebut. 2. Tahap Analisis Data Analisis data dilakukan melalui langkah-langkah : a. data reduction, b. data display. Masing-masing dapat dijelas sebagai berikut : a. Reduksi Data (data reduction) Semakirn lama pengumpulan data berlangsung, maka akan semakin banyak data yang diperoleh. Data dari berbagai sumber tersebut ada yang sama, ada yang berbeda, ada yang penting, ada yang tidak penting, ada yang benar dan ada yang tidak benar. Dalam tahap reduksi ini peneliti melakukan pengklasifikasian data, memilih data yang berguna, yang penting, dan yang bermakna. Data yang tidak diperlukan dibuang. Melalui reduksi data ini, maka gambaran hasil penelitian menjadi jeias dan tajam. 16
b. Penyajian Data (data display) Setelah data direduksi, agar data tersebut mudah dipahami dengan baik oleh diri sendiri, maupun oleh orang lain, maka data tersebut perlu disajikan. Penyajian data dapat dilakukan melalui berbagai bentuk matrik. Dalam analisis SWOT penyajian data dibuat dalam bentuk Matrik Faktor Internal dan Matrik Faktor Eksternal. Cara-cara penentuan faktor-faktor kondisi internal adalah sebagai berikut : (1) Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan dan faktor-faktor yang menjadi kelemahan dalam wilayah di tingkat desa minimal sebanyak 5 10 item (tuliskan dalam kolom 1 pada tabel Faktor Internal). (2) Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari skor tertinggi 1,0 (untuk faktor yang paling penting) sampai dengan skor terrendah 0,0 (untuk faktor yang tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis wilayah (tuliskan dalam kolom 2 pada tabel Faktor Internal). Total bobot tidak boleh melebihi 1,0. (3) Hitung rating untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai tertinggi 4 sampai terendah 1 berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi wilayah. Untuk faktor kekuatan, makin positif atau baik pengaruhnya terhadap kondisi wilayah makin tinggi nilainya. Sebaliknya untuk faktor kelemahan, makin negatif atau tidak baik pengaruhnya (melemahkan) kondisi wilayah makin kecil nilainya. (4) Untuk memperoleh pembobotan pada kolom 4, kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor internal. (5) Kolom 5, berupa keterangan atau komentar. 17
(6) Nilai total hasil Bobot (B) x Rating (R) menunjukkan bagaimana perusahaan/organisasi bereaksi terhadap faktor strategis internalnya. Nilai ini dapat digunakan untuk membandingkan dengan perusahaan lain dan untuk megambil keputusan. Cara-cara penentuan faktor-faktor kondisi eksternal adalah sebagai berikut : (1) Tentukan faktor-faktor yang merupakan peluang dan faktor-faktor yang menjadi ancaman bagi wilayah di tingkat desa minimal sebanyak 5-10 item (tuliskan dalam kolom 1 pada tabel Faktor Eksternal). (2) Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari skor tertinggi 1,0 (untuk faktor yang paling penting) sampai dengan skor terrendah 0,0 (untuk faktor yang tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis wilayah (tuliskan dalam kolom 2 pada tabel Faktor Internal). Total bobot tidak boleh melebihi 1,0. (3) Hitung rating untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai tertinggi 4 sampai terendah 1 berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi wilayah. Untuk faktor peluang, makin positif atau baik pengaruhnya terhadap kondisi wilayah makin tinggi nilainya. Sebaliknya untuk faktor ancaman, makin kuat ancamannya bagi wilayah, makin kecil nilainya. (4) Untuk memperoleh pembobotan pada kolom 4, kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor eksternal. (5) Kolom 5, berupa keterangan atau komentar. (6) Nilai total hasil Bobot (B) x Rating (R) menunjukkan bagaimana perusahaan/organisasi bereaksi terhadap faktor strategis 18
eksternalnya. Nilai ini dapat digunakan untuk membandingkan dengan perusahaan lain dan untuk megambil keputusan. Contoh : Matriks Faktor Internal Faktor Internal KEKUATAN : - Kepedulian masyarakat tinggi - SDA melimpah - Spirit gotong royong tinggi - Pemdes yang visioner - Semangat juang masyarakat tinggi KELEMAHAN : - Masih ada penduduk miskin - PADes yang rendah - Sanitasi masih rendah - Tingkat putus sekolah tinggi - Masih ada penduduk menganggur Bobot (B) 0,20 0,15 0,15 0,20 0,03 0,05 0,02 0,07 0,03 Rating (R) 4 3 4 3 3 2 2 1 1 1 B x R 0,80 0,30 0,60 0,45 0,60 0,06 0,02 0,07 0,03 Total 1,00 3,03 Komentar Faktor kunci pemb. Modal pembangunan Partisipasi masyarakat Kunci sukses Memacu percep pemb Perlu perhatian masy. Hambatan keuangan Menimbul gangguan kes Melemahkan kual SDM Dpt tiimbul gangguan kamtib Contoh : Matriks Faktor Eksternal Faktor Eksternal PELUANG : - Fasilitas transportasi darat baik - Ada bantuan dana dari Pemda - Situasi politik kondusif - Hubungan dengan daerah lain baik - Arus brg keluar masuk desa lancar ANCAMAN : - Sering gangguan kamtib - Peraturan yang sering berubah - Rawan banjir - Harga produk lokal tidak stabil - Sering perubahan cuaca scr ekstrim Bobot (B) 0,20 0,08 0,15 0,05 0,08 0,09 0,05 Rating (R) 4 4 3 3 4 1 2 1 2 2 B x R 0,80 0,40 0,24 0,45 0,40 0,08 0,18 Total 1,00 2,85 Komentar Transportasi lancar Stimulan pemb. Stabilitas Peluang pasar Tjd pertukaran produk Rasa aman rendah Kepastian hkm rendah Merusak pemb fisik/kes Penghsl masy tdk stabil Gangguan usaha pert Faktor-faktor kondisi internal dari Matrik Faktor Internal dan faktor-faktor kondisi eksternal dari Matrik Faktor Eksternal di atas selanjutnya di masukkan ke dalam Diagram Matrik SWOT, sebagai berikut : 19
A L E A L I Opportunities (O) 1... 2... 3... 4... 5... Dst Treaths (T) 1... 2... 3... 4... 5... dst Strengths (S) 1. 2. 3. 4. 5. dst STRATEGI S-O STRATEGI S-W.... Weaknesses (W) 1.. 2.. 3.. 4.. 5.. dst STRATEGI W-O STRATEGI W-T.... Keterangan : ALI ALE = Analisis Lingkungan Internal = Analisis Lingkungan Eksternal 2.3. LATIHAN 1. Peserta pelatihan secara berkelompok mempraktekkan Penerapan Teknik Analisis SWOT. 2. Peserta pelatihan secara individu mempraktekkan Penerapan Teknik Analisis SWOT untuk kasus-kasus sederhana. 20