PENDAHULUAN Terima kasih telah mempercayakan pembuatan toko online anda kepada kami. Untuk solusi toko online, Surabaya Web Design (SWD) menggunakan open source script Prestashop yang telah dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi Indonesia. Kenapa harus Prestashop? Karena selain memiliki teknologi terkini, Prestashop juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang sangat cocok untuk diaplikasikan di pasar lokal dan internasional. Selain menggunakan transaksi wire transfer yang umum digunakan di Indonesia, Prestashop juga support PayPal untuk menerima pembayaran dari luar negeri. Kami dari SWD juga akan membantu untuk rumus perhitungan biaya pengiriman (shipping) sesuai jasa kurir yang anda pilih. Dengan mempercayakan pembuatan toko online kepada kami, maka anda tidak perlu belajar banyak mengenai teknis toko online itu sendiri. Tim kami akan menyiapkannya untuk anda, sehingga yang perlu anda lakukan hanyalah kegiatan sehari-hari, seperti menangani order, menambah produk, dan semacamnya. Untuk itu, sesuai tujuannya, ruang lingkup buku dan pelatihan yang kami adakan terbatas pada kegiatan operasional sehari-hari, dan bukan untuk mempelajari setiap bagian Prestashop secara khusus. Jika anda berminat mempelajari Prestashop secara detail, anda bisa mengunjungi website http://www.prestashop.com/wiki/prestashop_user_guide. Namun perlu kami sampaikan bahwa risiko kesalahan akibat perubahan setting di luar petunjuk yang tertera dalam buku ini di luar tanggung jawab kami. Selamat menjalankan toko online anda, semoga laris selalu! Tim Penyusun Surabaya Web Design
BACK OFFICE Untuk mulai mengelola toko online anda, silakan masuk ke halaman Back Office: 1. Ketik www.namadomain.com /istrasi 2. Masukkan email dan password. Hindari menginfokan user dan password anda kepada orang lain demi keamanan website anda. 3. Setelah masuk, anda akan mendapatkan tampilan seperti di bawah ini. Perhatikan bahwa ada beberapa tab yang bisa diklik. Untuk selanjutnya, sebagai konvensi dalam buku ini, jika anda melihat tulisan Back Office >> Orders >> Invoices berarti anda masuk ke halaman Back Office, mengklik tab Orders, dan kemudian memilih menu Invoices. 4. Selanjutnya anda bisa mulai mengenali dan mencoba menu-menu seperti dijelaskan pada bab-bab berikut. 5. Untuk mengganti password Login, dengan cara Back Office >> Employees, lalu klik icon edit. Masukkan password yang baru pada kolom Password. Demi keamanan, gunakan password dengankombinasi huruf dan angka. Hindari menggunakan tanggal kelahiran, nama toko, atau yang berhubungan dengan website / perusahaan anda. 6. Setelah selesai melakukan peng-editan website, jangan lupa untuk selalu melakukan LOGOUT di pojok kanan atas.
PENANGANAN ORDER Pengecekan Order 1. Jika ada order, anda akan menerima email di account yang anda gunakan untuk keperluan tersebut. Berikut adalah contoh file yang akan anda terima sebagai email konfirmasi: 2. Masuk ke Back Office >> Orders. Apabila ada order baru, maka akan ada tulisan NEW di baris tempat order tersebut berada (di sebelah kiri nama pemesan).
3. Klik baris tersebut, maka akan tampak seperti gambar di bawah ini : 4. Selanjutnya silakan cek pembayaran di rekening yang bersesuaian (pada contoh diatas, pembayaran melalui transfer Bank Mandiri). 5. Segera lakukan perubahan status setelah dilakukan pengecekan, agar customer anda dapat mengikuti progress ordernya. Kolom penggantian status seperti di bawah ini : Setelah status dirubah, klik CHANGE Cetak Invoice 1. Salah satu keunggulan dari program ini adalah invoice yang di-generate secara otomatis. Jika diinginkan, pemilik toko online bisa mencetak invoice untuk dikirimkan kepada customer atau sebagai arsip (customer bisa juga mencetak sendiri setelah login).
2. Klik Back Office >> Orders >> Invoices 3. Masukkan interval tanggal dari kapan dan sampai kapan saja invoice yang akan dicetak: 4. Setelah itu, klik Generate PDF file maka semua invoice yang ada di interval tangggal tersebut dapat didownload PDF-nya. Selanjutnya file PDF yang dihasilkan dapat dibuka dan dicetak. Cetak Surat Jalan 1. Selain invoice, pengelola bisa juga membuat surat jalan. 2. Klik Back Office >> Orders >> Delivery Slips 3. Masukkan interval tanggal dari kapan dan sampai kapan saja surat jalan yang akan dicetak:
4. Setelah itu, klik Generate PDF file maka semua surat jalan yang ada di interval tangggal tersebut dapat didownload PDF-nya. Selanjutnya file PDF yang dihasilkan dapat dibuka dan dicetak. PENGATURAN KATALOG PRODUK Pengaturan Kategori Sebagai informasi, kategori disini adalah, kategori barang yang dijual, nantinya bisa ditambahkan subkategori. Contoh : Kategori : handphone Subkategori : - Nokia HTC Motorola dll 1. Klik Back Office >> Catalog 2. Setelah di klik, akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini :
Add kategori 1. Untuk menambahkan kategori atau subkategori yang pertama dilakukan adalah klik +Add a new subkategori maka akan menampilkan halaman seperti ini :
note : Meta title, Meta description, dan Meta keyword harap diisi sesuai dengan kata2 dan kalimat yang berhubungan dengan produk maupun perusahaan, karena Meta inilah yang dibaca oleh search engine (ex. Yahoo. Google). 2. Setelah diisi lengkap. Klik salah satu Edit / Del kategori 1. Untuk melakukan pengeditan pada kategori dapat dilakukan dengan mudah. Dari daftar kategori yang ada, di sisi sebelah kanan ada icon untuk masuk ke halaman edit kategori seperti gambar disamping ini. Silahkan klik di icon kategori yang akan di edit. 2. Setelah masuk ke halaman editor, silahkan edit sesuai kebutuhan.
3. Setelah selesai melakukan perubahan, jangan lupa klik salah satu untuk menyimpan perubahan tersebut. 4. Sedangkan untuk menghapus kategori yang sudah ada dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan edit, yaitu : untuk menghapus satu persatu daftar kategori yang ada, di sisi sebelah kanan ada icon untuk menghapus seperti yang kami ilustrasikan. Silahkan klik di kategori yang akan dihapus. 5. Setelah klik icon delete tersebut, akan muncul lagi pop-up window untuk konfirmasi kategori tersebut benar benar akan di delete atau tidak. Kalau memang yakin, silahkan klik OK 6. Untuk menghapus secara bersamaan lebih dari satu/semua, dapat dilakukan dengan cara memberi tanda centang pada kotak kecil di sebelah kiri kategori. Setelah yakin yang akan dihapus, klik Delete Selection PENGATURAN MANUFACTURER Sebagai informasi awal, maksud dari manufacturer disini adalah pabrikan atau pemegang merk.(contoh : manufacturer di bidang HP adalah : Nokia, Siemens, Motorola, HTC, dll.) Add Manufacturer 1. Untuk menambahkan manufacturer, yang pertama dilakukan adalah klik icon manufacturers seperti ilustrasi berikut ini : 3. Dari icon manufacturers yang sudah di klik, maka akan langsung masuk ke halaman daftar manufacturers yang terdaftar di toko online anda. Apabila akan menambahkan nama manufacturers, silahkan klik +Add new
4. Setelah itu akan masuk ke halaman add new manufacturers seperti dibawah ini : Silahkan diisi sesuai dengan kebutuhan, karena ini akan berpengaruh terhadap penggolongan produk yang dijual. Setelah semua diisi, jangan lupa untuk klik SAVE. note : Meta title, Meta description, dan Meta keywords harap diisi sesuai dengan kata2 dan kalimat yang berhubungan dengan produk maupun perusahaan, karena Meta inilah yang dibaca oleh search engine (ex. Yahoo. Google). Logo yang bisa di upload kalau tidak perlu tidak usah dihiraukan karena logo tersebut hanya bisa dilihat dari sisi administrator, sedangkan dari sisi pengunjung website tidak dapat melihat. Hanya berupa tulisan saja. Edit / Del Manufacturers 1. Untuk pembahasan mengenai cara edit dan delete manufacturers menggunakan cara yang sama dengan edit / del kategori seperti yang sudah dijelaskan diatas. Pengaturan Produk Sebagai informasi, yang dimaksud sebagai produk adalah semua barang yang dijual dan diupload ke dalam website yang memungkinkan pihak pengunjung website untuk membeli secara online.
Add Product 1. Yang pertama harus dilakukan untuk menambah produk adalah masuk ke dalam halaman CATALOG. Setelah itu, ada icon untuk menambahkan produk seperti ilustrasi dibawah ini, dan silahkakan klik di icon tersebut untuk masuk ke halaman penambahan produk. 2. Setelah masuk ke halaman tersebut, silahkan isi form yang tersedia seperti dibawah ini :
. Keterangan Gambar yang perlu diisi. Name Status Manufacturer Weight Pre-tax wholesale price Pre-tax retail price Tax Retail Price with Tax Eco-tax Reduction Display "on sale" Quantity Displayed text when in-stock Displayed text when allowed to be back-ordered When out of stock Catalog Tags Nama produk Di pilih ingin ditampilkan atau tidak Di pilih yang seuai dengan merknya, supaya pengunjung website bisa langsung mencari berdasarkan merk. Berat produk Harga grosir (sebelum pajak) Harga eceran (sebelum pajak) Pajak Harga eceran (setelah pajak) Pajak lain-lain Diskon dapat berupa prosentase maupun nominal. dapat juga di set kapan ada diskon. Mau ada tulisan tersebut atau tidak khusus produk yang di sale/turun harga Banyaknya barang yang tersedia untuk dijual Apabila produk tersedia, tulisan apa yang tertera. (ex: available, tersedia, masih ada, dll) Tulisan yang tertera bila produk kosong (ex: indent, habis, kosong, dll) Kalau barang kosong, pembeli boleh pesan/ tidak. Centang salah satu untuk memasukkan produk tersebut di golongan kategori yang tersedia. Keyword yang berhubungan dengan produk tersebut untuk memudahkan pencarian. 3. Setelah itu jangan lupa untuk klik SAVE untuk menyimpan produk tersebut. 4. Untuk menampilkan gambar dari produk tersebut, klik tulisan Images seperti dibawah ini. 5. Setelah masuk ke halaman upload images, silahkan ikuti langkah dibawah ini :
6. Setelah itu, seperti biasa jangan lupa klik "SAVE" untuk menyimpan. 7. Jika pada produk tersebut dibutuhkan adanya brosur atau apapun yang bisa di download, software ini memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan anda dengan cara klik icon attachments di sebelah kanan, lalu klik Add new attachments. (Usahakan membuka di TAB berbeda) Ilustrasi dibawah ini : 8. Setelah itu, anda akan masuk ke halaman khusus untuk menambahkan attachments berupa file. (usahakan file berextensi pdf atau jpg untuk mempersulit diedit oleh orang lain ). Halaman attachment adalah seperti dibawah ini. Setelah klik "SAVE", klik tab yang sebelumnya yang masih di halaman images, lalu klik kolom attachment, maka file yang tadi di upload akan tampak di sebelah kanan. Silahkan sort file tersebut lalu klik Add.
9. Setelah di klik Add maka file tersebut akan pindah ke sisi kiri. Itu menandakan bahwa file tersebut telah terintegrasi dengan images yang bersangkutan. Setelah itu klik Update Attachments. Edit / Del produk 1. Langkah pertama yang harus dilakukan bila ingin merubah / edit produk yang sudah ter display adalah, masuk ke halaman CATALOG. Setelah masuk, pilih produk tersebut masuk dalam kategori mana. 2. Setelah tahu harus masuk kategori/sub kategori yang mana, klik kategori/subkategori tersebut, maka akan langsung masuk ke halaman dari kategori tersebut, dan produk apa saja yang ada di dalam kategori tersebut. 3. Setelah menemukan produk apa yang akan di edit, pilih menu edit disebelah kanan. Setelah itu anda akan masuk ke halaman dari produk tersebut. Silahkan edit informasi maupun gambarnya sesuai keinginan anda. Caranya sama dengan pada saat ADD produk 4. Setelah semua benar, jangan lupa untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan. 5. Untuk menghapus daftar produk, seperti biasa setelah masuk ke kategori/subkategori yang bersangkutan, pilih menu delete lalu OK.
Update Produk 1. Prestashop juga memungkinkan apabila administrator menginginkan mengupdate produk dengan cepat. Yang bisa di update hanya sebagian kecil saja, seperti harga, berat dan jumlah persediaan. 2. Yang pertama harus anda lakukan Back Office >> Modules setelah itu cari Mass Update v1.0. Klik Configure. 3. Anda akan masuk ke halaman mass update, dimana akan ada berbagai macam produk anda. Silahkan update sesuai kebutuhan anda. Kalau sudah OK klik Save all my produk. Content Management System (CMS) Sebagai informasi awal, CMS adalah salah satu fitur website yang memungkinkan pemilik website untuk menampilkan kata-kata berupa halaman tersendiri. CMS akan tampil di website seperti disamping ini : Add CMS 1. Untuk menambahkan CMS di website prestashop anda, yang pertama harus dilakukan adalah, pilih menu yang paling kanan yaitu Tools 2. Karena yang akan di tambahkan adalah CMS, maka langkah selanjutnya adalah pilih menu CMS 3. Untuk memulai menambahkan CMS, langkah berikutnya
adalah, silahkan klik + Add new 4. Setelah anda masuk ke halaman CMS, silahkan isi sesuai dengan keinginan anda dan kebutuhan anda. Jangan lupa klik "SAVE" setelah selesai. 5. Untuk menampilkan CMS yang baru tersebut silahkan pilih menu MODULES 6. Anda akan melihat deretan modules yang ada di prestashop. Silahkan search modules yang bersangkutan ( Info block v1.1 ) lalu klik Configure 7. Setelah anda masuk ke halaman configure, centang yang mau anda tampilkan di sebelah kiri tulisan. Setelah itu klik UPDATE 8. Begitu juga apabila anda memilih untuk tidak menampilkan CMS tersebut, tinggal menghilangkan centang yang ada. Edit / Del CMS 1. Pada menu CMS, akan tampak daftar CMS yang terdaftar. Untuk memulai mengedit, seperti biasa pilih menu edit disebelah kanan. Setelah masuk, lalu edit content sesuai kebutuhan dan jangan lupa untuk menyimpan. 2. Apabila anda memilih untuk menghapus CMS yang terdaftar, silahkan dari menu CMS pilih menu delete. Lalu pilih OK. EDIT KURS Untuk mengupdate kurs yang pasti berubah setiap harinya, dapat dilakukan dengan otomatis karena Prestashop menyediakan 1 click update dengan cara : Payment >> Currencies >> Update Currencies Rates pada bagian bawah.
Atau apabila anda menghendaki mengganti kurs secara manual sesuai dengan kurs milik anda sendiri, bisa dilakukan dengan cara Payment >> Currencies lalu klik tanda edit disebelah kanan pada mata uang selain default (contoh ini default US $) Setelah itu anda akan masuk ke halaman edit currencies. Edit pada Conversion Rate. Dengan format (1 US$ =...) isi hanya yang titik titik saja. Setelah itu, jangan lupa untuk menyimpan dengan klik tombol SAVE STATISTIK 1. Untuk melihat statistik secara lengkap dari shopping online anda dengan cara klik icon STATS. 2. Setelah itu, anda akan masuk ke halaman statistik. Silahkan pilih sesuai dengan kebutuhan anda. (Halaman ini hanya bersikap informasi yang tidak bisa di edit).
E-MAIL 1. Ketik url website anda tambahkan /webmail. (ex : www.domainanda.com/webmail) 2. Login dengan username dan password anda. (jangan beritahukan user pass anda kepada siapapun). 3. Klik gambar tupai yang di tengah (squirrel mail) 4. Gunakan e-mail seperti biasa.