PEMERINTAH BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH () BUKU PANDUAN SISTEM APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS UNTUK PENGGUNA : SELURUH PNS OPERATOR SKPD PENILAI NAMA DOKUMEN : BANTUL-APPS-SKPD-PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS EDISI : 01.00 TANGGAL : 8 DESEMBER 2014 KERJASAMA DENGAN : CV. Ozone www.ozone-production.com BANTUL APPS LAYANAN SISTEM APLIKASI TERPADU BANTUL http://bkd.bantulkab.go.id
Assalamu alaikum wr. wb. Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan aspek relasi data kepegawaian secara terintergrasi dan tersentralisasi, serta selaras dengan kebijakan dan regulasi optimalisasi e-government di lingkungan instansi Pemerintah Kabupaten Bantul, Badan Kepegawaian Daerah () Kabupaten Bantul mencoba melakukan pendekatan baru dengan menggunakan teknologi informasi untuk mentransformasikan hubungan antara dengan seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) yang ada di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Salah satunya dibangun melalui Sistem Aplikasi Terpadu Kabupaten Bantul ( Bantul Apps). Bantul Apps merupakan sistem induk dimana di dalamnya terdapat beberapa komponen aplikasi yang menangani layanan proses kepegawaian secara lebih spesifik. Dalam panduan ini, komponen aplikasi yang akan dibahas yaitu untuk Pengelolaan Penilaian Prestasi Kerja PNS. Komponen Sistem Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja didesain berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil dan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja. Semoga dapat meningkatkan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan yang kami berikan. Wassalamu alaikum wr. wb. 08 Desember 2014, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bantul 1
Penting untuk Anda Ketahui Ada beberapa informasi penting yang membutuhkan perhatian Anda sejenak sebelum mempelajari lebih jauh lagi ke dalam panduan ini. 1. Untuk alasan keamanan sistem, pastikan Anda mengganti password standar (bawaan sistem) dengan password yang sesuai dengan keinginan Anda. Bagaimana cara melakukannya? Pertama, klik tombol pojok kanan atas untuk membuka halaman profile Masukkan password baru, ulangi lagi password tersebut untuk konfirmasi, kemudian klik tombol perintah Simpan 2. Navigasi untuk mengakses halaman yang ada dalam sistem aplikasi ini terletak pada sidebar (panel sisi) kanan, dimana di dalamnya terdapat beberapa menu utama. Silahkan klik tombol menu diinginkan. Judul pada tombol menu merepresentasikan isi halaman (fungsi yang dikerjakan) yang ada di dalamnya. Menu yang aktif (dapat diakses) berbeda untuk setiap user sesuai dengan settingan privilege yang telah ditentukan bagi Anda. 3. Sistem tidak secara otomatis akan melakukan "Auto log out" setelah pengguna tidak melakukan aktivitas sama sakali (inaktif). Untuk selesai penggunaan silahkan logout sistem dengan tombol di pojok kanan atas. Untuk dapat mengakses lagi sistem aplikasi, silahkan lakukan Login kembali. 2
DAFTAR ISI 1. Alur Penggunaan Aplikasi... 2. Mengakses Sistem Aplikasi... 3. Daftar Fungsi Menu... 4. Pengisian Jabatan... 5. Pengisian Formulir SKP... 6. Pengajuan Penilaian... 7. Hasil Penilaian... 8. Realisasi SKP... 9. Prestasi Kerja... 10. Buku Catatan... 11. Aktivtas... 12. Penilaian (khusus Penilai)... 13. Laporan Kesalahan (bugs/errors)... 3
1. Alur Penggunaan Aplikasi Alur umum penggunaan sistem penilaian ini dapat dilihat gambar dibawah ini: Gambar A. Alur umum sistem Secara detail sistem akan bekerja sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dan digambarkan dengan alur dari sistem seperti berikut: Gambar B. Alur pengisian SKP 4
Gambar C. Alur pegawai mutasi 2. Mengakses Sistem Aplikasi Sistem Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja PNS dibuat berbasis web dan diakses secara online melalui jaringan internet. Aplikasi dapat diakses oleh pengguna yang mempunyai hak akses dan telah didaftarkan di aplikasi. Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser Anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu : http://penilaianprestasikerja.bantulkab.go.id. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut : Gambar 1. Halaman Login Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing. Username adalah NIP Anda dan password bawaan sistem adalah tanggal lahir Anda. Format penulisan tanggal lahir untuk password adalah ddmmyyy, dengan dd adalah tanggal, mm adalah bulan, dan yyyy adalah tahun lahir. Contoh penulisan password 01011980 berarti kelahiran 01 Januari 1980. 5
Jika sudah memasukkan NIP dan password, silahkan tekan tombol Login. Setelah berhasil login untuk pertama kalinya, silahkan ubah password bawaan sistem 3. Daftar Fungsi Menu Daftar menu sistem dan fungsi dari setiap menu dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 1. Fungsi Menu Nama Menu Keterangan / Fungsi Home Tampilan awal dan notifikasi SKP Baru Membuat SKP Realisasi SKP Menyicil realisasi target Formulir SKP Tampilan data dari inputan SKP, memiliki beberapa fungsi yaitu: 1. Download formulir tugas tambahan 2. Download formulir kreatifitas 3. Tambah tugas tambahan 4. Tambah kreatifitas 5. Tambah kegiatan tugas jabatan 6. Ubah data SKP 7. Hapus data SKP Hasil Penilaian Tampilan dari hasil penilaian SKP dan mengajukan penilaian SKP kepada penilai Prestasi Kerja Hasil dari gabungan dari semua kegiatan, tugas tambahan dan prilaku Daftar Penilaian Daftar kegiatan yang disahkan atau dinilai *khusus penilai Buku Catatan Histroy SKP per jabatan tiap periode Aktivitas Catatan history dari sistem Bantuan Panduan singkat pengisian formulir SKP Jika login sistem telah berhasil, anda akan masuk ke halaman sitem dengan tampilan sebagai berikut: 1 Gambar 2. Halaman utama sistem 6
Tampilan halaman utama sistem seperti gambar di atas. Jika sudah seperti tampilan diatas. Silahkan ikuti urutan nomor pada gambar. Klik menu SKP Baru. Jika sistem sudah memiliki data jabatan anda maka anda akan langsung memilih jabatan anda untuk membuat SKP, jika data jabatan anda tidak ada maka anda harus mengisi data jabatan anda terlebih dahulu. Tampilan sistem dapat dilihat di gambar dibawah ini. Gambar 3. Halaman tahap awal pengisian SKP 4. Pengisian Jabatan Gambar di atas jika data jabatan anda telah terdaftar di dalam sistem. Maka anda tinggal memilih sesuai dengan jabatan anda. Jika data jabatan anda tidak ada, maka tampilan sistem akan seperti gambar dibawah ini. Klik daftar SKPD. Gambar 4. Registrasi jabatan Gambar di atas merupakan form untuk pengisian data jabatan anda, isi dengan benar agar data anda benar untuk pengisian SKP, periksa dengan baik ejaan dan struktur dari jabatan anda. Urutan pengisian registrasi jabatan baru untuk sistem. 7
1. Klik daftar SKPD Gambar 5. Daftar SKPD Pada form di atas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut : - SKPD, - Jabatan, berisi - Instansi, - Jenis pegawai - Pilih SKPD tempat anda bekerja kemudian anda memasuki tahap selanjutnya. Tahap dimana anda memiliki hirarki jabatan anda, PENTING!! Dalam tahap anda anda harus benar-benar meletakkan hirarki data ada dengan benar, karena data ini akan menentukan siapa yang menjadi penilai anda. 8
Gambar 6. Cara registrasi jabatan Sekarangan bagaimana jika data hirarki SKPD tidak ada dalam sistem. Tahap yang perlu anda lakukan adalah centang Jabatan Anda tidak ada. Gambar 7. Cara registrasi rumah jabatan Jika anda telah membangun rumah jabatan anda, anda bisa melanjut pengisian seperti gambar 6. Untuk alur ini, setelah selesai menyimpan data maka data anda harus di setujui terlebih dahulu oleh admin, admin akan mengecek kembali data anda telah sesuai atau tidak. Jika sudah sesuai maka, sistem akan seperti Gambar 3. 5. Pengisian formulir SKP Setelah proses di atas telah selesai, maka tahap selajutnya ada memilih jabatan untuk membuat SKP. 9
Gambar 8. Pilih jabatan untuk SKP Setelah milih jabatan anda, maka anda mendapat halaman seperti gambar dibawah ini: Gambar 9. Pengecekan data jabatan Dalam contoh ini, data yang ditampilkan sudah sesuai. Maka anda memilih Benar. Maka tampilan form Gambar 10. Memasukkan jumlah sasaran kerja Setelah anda memasukkan jumlah sasaran kerja anda, anda selanjutnya memilih tombol OK. Maka tampilan untuk tahap selanjutnya adalah seperti ini: 10
Gambar 11. Pengisisan sasaran kerja Tampilan pengisian sasaran kerja anda yang tampil akan sesuai dengan jumlah yang anda masukkan. Misal sebelumnya data yang dimasukkan adalah 5, maka tampilan pengisian sasaran kerja adalah 5. Untuk lebih lengkap data apa yang diisikan lihat gambar 11 dan lakukan sama dengan form selanjutnya. Contoh data yang dimasukkan seperti gambar dibawah ini: 11
Gambar 12. Contoh input data sasaran kerja 12
Setelah anda klik tombol Simpan maka anda akan melihat halaman seperti gambar dibawah ini. Data yang kegiatan yang anda inputkan sebelumnya akan tampil dalam bentuk tabel kegiatan SKP anda. Gambar 13. Tampilan data SKP Jika anda ingin menambah tugas tambahan atau tambah kreatifitas maka anda akan melihat form pengisian seperti berikut: Gambar 14. Bentuk form tambah tugas tambahan dan kreatifitas Jika anda ingin menambahkan kegiatan SKP yang anda masukkan sebelumnya adalah 5 dan anda ingin menambahkan 2 kegiatan lagi, maka anda harus klik tombol tambah tugas kegiatan jabatan seperti di Gambar 13. Maka tampilan akan seperti ini: 13
Gambar 15. Tambah kegiatan tugas jabatan Sekarang data anda akan menjadi 7 kegiatan yang sebelumnya adalah 5 kegiatan. 14
Gambar 16. Tampilan jika data sudah ditambah Dalam kasus lain anda ingin merubah data kegiatan anda atau menghapus kegiatan anda. Anda bisa memilih tombol Ubah tau Hapus pada setiap barus kegiatan. Kita ambil contoh bagaimana cara merubah data yang telah anda masukkan sebelumnya. Untuk itu klik tombol Ubah disalah satu baris, menjadi: Merubah nama menjadi Melaksanakan analisis kebutuhan diklat baru Kuantitas dirubah menjadi 2 Gambar 17. Merubah data kegiatan Jika anda ingin mengapus salah satu kegiatan yang anda masukkan sebelumnya, anda memilih tombol Hapus disalah satu baris data yang anda ingin hapus. Sebagai contoh akan menghapus data pada baris 7. Maka anda harus klik tombol hapus pada baris 7. 15
Gambar 18. Menghapus salah satu data Maka anda akan mendapat peringatan untuk meyakinkan anda menghapus data tersebut, jika yakin pilih tombol OK. 6. Hasil Penilaian & Pengajuan Penilaian Setelah anda yakin dengan data kegiatan SKP anda, maka anda memilih Menu Hasil Penilaian di samping maka anda akan mendapat tombol Ajukan Penilaian. Untuk lebih detail dapat dilihat digambar dibawah ini: Gambar 19. Pengajuan Penilaian 7. Realisasi SKP Tampilan menu Relasisasi SKP dapat dilihat gambar di bawah ini: 16
Gambar 20. Menu Realisasi SKP 17
8. Prestasi Kerja Tampilan menu Prestasi Kerja dapat dilihat gambar dibawah ini: Gambar 21. Tampilan Menu Prestasi Kerja 18
9. Buku catatan Tampilan menu Buku Catatan seperti gambar dibawah ini. Dalam menu ini terdapat beberapa tombol yaitu 1. Detail formulir 2. Detail penilaian 3. Cetak formulir 4. Cetak hasil penilaian 5. Cetak buku catatan Gambar 22. Tampilan menu Buku Catatan 10. Aktifitas Tampilan menu Aktifitas dapat dilihat dibawah ini: Gambar 23. Tampilan menu Aktifitas 11. Penilaian (khusus penilai) Bagi penilai, untuk memberi penilaian terhadap bawahannya akan memperoleh notifikasi pada halaman pertama saat membuka sistem. Cara membuka notifikasi tersebut dapat dilihat di Gambar 24 dan untuk memasukkan nilai dapat dilihat digambar 25. 19
Gambar 24. Notifikasi Gambar 25. Form penilaian untuk penilai Jika status masih dalam penilaian nilai dapat dirubah, jika sudah sah maka nilai tidak dapat dirubah. 20
LAPORAN KESALAHAN Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui email. Berikut petunjuk cara pelaporannya. 1. Alamat email resmi yang digunakan adalah bkd@bantulkab.go.id. 2. Beri subjek Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja. 3. Deskripsikan isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. 4. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan, lalu upload file tersebut sebagai lampiran. Alternatif lain apabila ada yang hendak disampaikan, Pengguna dapat menghubungi : Technical Support Unit (TSU) Proyek IT Kabupaten Bantul Gedung Induk Lantai 3 Kompleks Parasamya Jl. RW. Monginsidi No. 1 Bantul DIY Telp : 0274-367509-467 Fax : 0274-6462101 YM : ganjar_dedet (teknisi) 21