APLIKASI SISTEM PENJUALAN PADA UD.JAYA MANDIRI BALI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Noviana Wiyoga Suswandari 10.02.7692 Ayu Purbasari 10.02.7703 C. Vita Wijayanti 10.02.7713 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
APPLICATION OF SALE SYSTEMS AT UD.JAYA MANDIRI BALI APLIKASI SISTEM PENJUALAN PADA UD.JAYA MANDIRI BALI Noviana Wiyoga Suswandari Ayu Purbasari C. Vita Wijayanti Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT System sales data processing applications designed to speed and simplify, and to support the process of buying and selling between sellers and buyers. In order to get results fast, precise and accurate so that the process of working on UD. Jaya Mandiri is going well. The problems that existed at UD. Jaya Mandiri authors take a picture of a problem in the system data processing and archiving sales documents and credit sales are still done by hand. So that the necessary system data processing applications whose documents do not waste a lot of time, effort, and assist officers in terms of doing document processing. The method used in this thesis work is an observation and interviews to collect data needed for the sale was made. The application is developed using SQL Server2000.AnddesignusingVisualBasic6.0. The conclusion that system's sales data processing applications can present the results of the data that has been processed to get the right output, quickly and accurately. Keywords: Observations and interviews, data processing, manufacturing applications.
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi pada saat ini telah mengakibatkan kemajuan yang pesat dalam berbagai bidang. Komputer banyak digunakan untuk membantu menyelesaikan pengolahan data dalam waktu yang singkat dan akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan dukungan dari program aplikasi yang menyediakan berbagai macam kemudahan dalam pengolahan data. Semakin pesatnya perkembangan dunia usaha pada saat ini, mengakibatkan bertambahnya persaingan antar perusahaan. Hal ini mengharuskan suatu perusahaan untuk meningkatkan kualitasnya sehingga dapat meningkatkan daya saing. Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas perusahaan yaitu dengan mengandalkan teknologi informasi. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, suatu perusahaan dapat mengungguli perusahaan lain yang masih menggunakan sistem manual, karena sistem yang terkomputerisasi dapat menutupi kelemahan dari sistem manual, seperti : proses pengolahan data yang lama, kurangnya ketelitian dalam proses perhitungan, dan pemborosan dalam penggunaan kertas. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Informasi Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems, information processing systems, atau informationgenerating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Sistem informasi penjualan dapat didefinisikan sebagai suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan, dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan, menjaring, menganalisis, dan membagikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan berurut untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan penyempurnaan perencanaan pelaksanaan pengendalian penjualan.
2.3 Flowchart Flowchart adalah pemetaan terhadap arus aktivitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urut-urutan dari prosedurprosedur yang ada dalam sistem. Simbol Keterangan Simbol Dokumen, menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer Simbol Multi Dokumen Simbol input keyboard Simbol proses komputer yang terjadi Simbol untuk penyimpanan file pada harddisk Simbol operasi secara manual Simbol garis alir, menunjukan arus dari proses Gambar 2.1 Simbol Flowchart
2.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Simbol entitas eksternal, menggambarkan asal atau tujuan data di luar sistem. Simbol proses, menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar. Simbol aliran data, menggambarkan aliran data. Simbol file, menggambarkan tempat data disimpan. Gambar 2.2 Simbol DFD 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram adalah model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam DFD. Entity relationship diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan : 1. Entitas 2. Atribut 3. Relasi
2.6 Software Yang Digunakan 1. Microsoft Visual Basic 6.0 Gambar 2.3 Tampilan Microsoft Visual Basic 6.0 2. Microsoft SQL Server 2000 Gambar 2.4 Querry Analyzer
3. TINJAUAN UMUM 3.1 Sejarah Berdirinya UD. Jaya Mandiri UD. Jaya Mandiri didirikan tepatnya pada bulan Mei yang beralamat di Jl. Raya Goa Gajah, Bedulu, Gianyar, Bali. Lebih tepatnya UD. Jaya Mandiri ini berdiri pada tahun 2012, yang didirikan oleh bapak I Ketut Sumantri. Setelah mendapat persetujuan, selanjutnya bapak I Ketut Sumantri merencanakan kegitan, antara lain : 1. Persiapan tempat beserta peralatannya. 2. Mencari karyawan. Setelah mendapatkan NPWP (nomor pokok wajib pajak) no. 49.257.098.1-907.000 pada bulan Mei 2012 UD. Jaya Mandiri telah resmi berdiri. Kepemilikan UD. Jaya Mandiri yang dipimpin oleh seorang manajer suatu perusahaan yang dibantu dengan tiga karyawan dalam pelayanannya. Bagian Kasir bertugas mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dan juga mencatat pendapatan dan pengeluaran. Bagian pencatatan barang bertugas mencatat barang yang masuk ataupun yang sudah habis. Saat ini UD. Jaya Mandiri memiliki 2 ruangan yang terdiri dari 1 ruangan untuk kantor, 1 ruangan untuk gudang. 3.2 Lokasi Perusahaan UD. Jaya Mandirir berlokasi Jl. Raya Goa Gajah Bedulu, Gianyar, Bali. Letak toko yang sangat strategis berada di tepi jalan, serta di kawasan merupakan kawasan wisata yang sangat strategis untuk pemasran dan promosi yang menjanjikan. 3.3 Wilayah Dan Cara Pemasaran Daerah yang dijadikan pemasaran di wilayah Gianyar, Bali dan sekitarnya. Untuk memasarkan produk yang akan dijual bapak Ketut S memasarkan di luar toko seperti di koperasi-koperasi, percetakan,kantor, dll. Untuk pemasaran yang lain Bapak Ketut S. memasang iklan di beberapa surat kabar, koran, brosur, dan radio yang berada di wilayah Gianyar,Bali.
3.4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi
4. PEMBAHASAN 4.1 Flowchart Yang Diusulkan Gambar 4.1 Flowchart Yang Diusulkan
4.2 Relasi Tabel Gambar 4.2 Relasi Tabel
4.3 Perancangan Sistem 4.3.1 Rancangan Sistem Input 1. Form Input data pemasok Gambar 4.3 Form Input Data Pemasok 2. Form Input Data Produk Gambar 4.4 Form Input Data Produk
3. Form input data kasir Gambar 4.5 Form Input Data Kasir 4.3.2 Rancangan Sistem Transaksi 1. Form Input Data Pemasok Gambar 4.6 Form Input data Pemasok
2. Form Penjualan Gambar 4.6 Form Penjualan Barang 4.3.3 Rancangan Sistem Output 1. Laporan data produk Gambar 4.8 Laporan Data Produk
2. Kuitansi Penjualan Gambar 4.9 Kuitansi Penjualan 3. Laporan Data Stok Menipis Gambar 4.10 Laporan Data Stok Menipis
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembuatan program di UD. Jaya Mandiri, Bali, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Penelitian ini menganalisis sebuah sistem penjualan yang masih manual untuk selanjutnya merancang dan membangun menjadi sistem informasi penjualan dengan tujuan jangka panjang setelah penggunaan untuk meningkatkan kualitas pelayanan sehingga berdampak positif untuk pemilik toko, karyawan maupun pelanggan. Selain itu, sistem ini juga membantu pihak pemilik untuk melakukan pengecekan dan mengetahui perkembangan usahanya. 2. Sistem transaksi penjualan dan pencatatan data masih menggunakan sistem manual, untuk mempermudah pekerjaan maka dirancang dan dibuat sebuah program yang menunjang dengan menggunakan software Visual Basic 6.0 yang didalamnya meliputi pengolahan data barang, laporan data stok barang, laporan data penjualan, laporan data transaksi, dan pencetakan nota. 3. Program yang kami buat pada UD. Jaya Mandiri terhindar dari kerangkapan data karena dengan menggunakan sistem komputer, maka data dapat tersimpan secara terstruktur. 4. Untuk memahami dan mengaplikasikan hasil program yang sudah jadi, karyawan UD. Jaya Mandiri diberikan pelatihan tentang cara-cara mengoperasikan program dalam proses menjalankan, memasukan data dan mencetak data. 5.2 Saran Adapun beberapa saran yang penulis sampaikan untuk UD. Jaya Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Sebaiknya dibuatkan file duplikat (back up), untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data. 2. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras(hardware) maupun perangkat lunak(software). 3. Program tersebut masih mempunyai kekurangan dan perlu dikembangkan. Pengembangan program tersebut dapat dilakukan dengan cara menambahkan sistem barcode elektronik. 4. Dalam penggunaan komputer dibutuhkan ketelitian dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI OFFSET Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrogaman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI OFFSET Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta: Visimedia Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI OFFSET Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI OFFSET Sutarman, 2009. Pengertian system dan pengertian sistem informasi. http://www.dharma-iswara.ac.id/v3/download/jurnalramadhani.pdf. Diakses tanggal 20 Februari 2013