BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Vista Mandiri Gemilang adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang garment dengan produk utamanya adalah pakaian dalam untuk pria, seperti celana dalam, boxer, dan celana panjang dengan label produk Zuca. Adapun pelanggan tetap untuk penjualan reguler yang dimiliki PT. Vista Mandiri Gemilang antara lain, PT. Trans Retail Indonesia (Carrefour), PT. Alfa Retailingdo (Alfa), PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. (Alfamart), PT. Hero Supermarket (Hero dan Giant), dan beberapa toko grosir. Selain penjualan reguler, PT. Vista Mandiri Gemilang juga melakukan penjualan konsinyasi, dimana penjualan konsinyasi dilakukan dengan cara titip jual. Adapun pelanggan tetap untuk penjualan konsinyasi antara lain, PT. Lottemart Indonesia, PT. Keris Gallery, PT. Paloma Shopway, dan CV. Naga Swalayan. Dalam usaha meningkatkan penjualan produk Zuca, pihak perusahaan harus tetap menjaga kualitas produk agar tetap dapat bersaing dengan para kompetitor yang telah lebih dahulu terjun ke dalam bisnis pakaian dalam pria. Adapun kompetitor yang menjadi pesaing bisnisnya antara lain, Rider dan Crocodile. Head office dari PT. Vista Mandiri Gemilang berlokasi di Jl. Utan Jati Raya No. 89, Kalideres, Jakarta Barat - Indonesia. PT. Vista Mandiri Gemilang didirikan tahun 2002 oleh Bapak Toni Wisata, perusahaan ini juga telah terdaftar di kantor pelayanan pajak dengan Nomor Pokok Wajib Pajak adalah 02.750.769.8-086.000 dan tanggal pengukuhan PKP-nya (PKP : Pengusaha Kena Pajak) adalah tanggal 14 Nopember 2008. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT. Vista Mandiri Gemilang memiliki visi dan misi yang menjadi motivasi dalam mengembangkan perusahaan untuk menjadi lebih baik dan lebih besar. Visi dan misi dari PT. Vista Mandiri Gemilang adalah sebagai berikut : 36

37 a. Visi Perusahaan Visi dari PT. Vista Mandiri Gemilang adalah Be The Next Generation Underwear. b. Misi Perusahaan Misi dari PT. Vista Mandiri Gemilang adalah Always providing qualified products and reliable services. 3.3 Struktur Organisasi PT. Vista Mandiri Gemilang dalam menjalankan operasionalnya memiliki karyawan-karyawan yang bertugas dan bertanggungjawab pada bagiannya masing-masing. Setiap karyawan diharapkan mampu menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dengan sebaik mungkin dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan. Adapun struktur organisasi dari PT. Vista Mandiri Gemilang digambarkan pada gambar berikut ini :

Struktur Organisasi PT. Vista Mandiri Gemilang Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. Vista Mandiri Gemilang, 2013 38

39 3.4 Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah tugas dan wewenang dalam PT. Vista Mandiri Gemilang, antara lain : 1. Direksi Memimpin jalannya perusahaan dan bertanggung jawab terhadap semua aktivitas perusahaan yang dipimpinnya. Menentukan strategi bisnis untuk jangka pendek dan jangka panjang. Memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan. Mengevaluasi hasil laporan dari setiap divisi. 2. Human Resources Development Bertanggung jawab dalam penerimaan karyawan. Bertanggung jawab dalam penggajian seluruh karyawan. Bertanggung jawab terhadap kualitas SDM di perusahaan. 3. Logistic Bertanggung jawab langsung terhadap direktur atas kegiaan pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan barang di logistik. Mengawasi jalannya "stock opname" dan membuat laporan persediaan setiap bulannya. 3.1 Penanggung Jawab Stok (PJS) Mempersiapkan barang untuk pengiriman ke customer. Bertanggung jawab terhadap stok barang keluar. 3.2 Delivery Melakukan pengiriman barang ke customer. Membuat Delivery Report. Bertanggung jawab atas pengiriman barang ke customer. 3.3 Administrasi Gudang Membuat Delivery Order dari sistem. Membuat Invoice dari sistem.

40 3.4 Loading Melakukan penerimaan barang dari supplier. Melakukan Quality Control terhadap barang yang masuk. Bertanggung jawab atas barang-barang yang masuk dari supplier. 4. Sales and Marketing Menentukan harga jual untuk masing-masing customer. Mengadakan promosi dan event-event tertentu. Menjalin dan membina hubungan baik dengan customer. Menentukan target penjualan Membuat laporan hasil penjualan tiap bulannya. 4.1 Modern Trade Melakukan penjualan modern market. Melakukan penyelesaian masalah atas penjualan barang ke customer. 4.2 General Trade Melakukan penjualan ke toko-toko grosiran. Melakukan penyelesaian masalah atas penjualan barang ke customer. Membina hubungan baik dengan toko-toko grosir. 4.2.1 Kanvas Melakukan penjualan keliling ke toko-toko kecil. 4.2.2 Grosir Mengirim barang untuk toko-toko grosir. 4.2.3 Marketing Support Mencatat semua pesanan customer baik dari divisi modern trade dan divisi general trade ke sistem.

41 5. Production Bertanggung jawab langsung terhadap direktur atas jalannya kegiatan produksi. Membuat jadwal dan target produksi bulanan. Membuat laporan hasil produksi setiap bulannya. 5.1 Rajut Melakukan perajutan (memproses dari benang jahit menjadi kain). 5.2 Potong Melakukan pemotongan sesuai dengan pola yang ditentukan. 5.3 Jahit Melakukan penjahitan kain sesuai dengan design yang ditentukan. 6. Finance and Accounting Bertanggung jawab langsung terhadap direktur atas segala proses keuangan dan pencatatan dari semua kegiatan perusahaan. Mengontrol pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan. Menyajikan informasi keuangan yang akurat melalui laporan keuangan. 6.1 Finance Melakukan pembayaran atas pembelian barang dari supplier. Melakukan penagihan atas penjualan barang ke customer. 6.2 Accounting Mencatat semua aktivitas pembayaran dan penerimaan tagihan ke dalam sistem. Mengontrol semua tagihan supplier dan customer.

42 Mengontrol jalannya stock opname setiap bulannya, dan menyesuaikan jumlah fisik barang yang ada dengan jumlah barang pada sistem. 6.2.1 Pajak Membuat faktur pajak keluaran untuk customer. Menerima faktur pajak masukan dari supplier. 7. Branding Product Developer Bertanggung jawab langsung terhadap direktur atas peningkatan branding di mata customer. Mengadakan event-event tertentu. Mengadakan pameran produk. Membuat website perusahaan guna meningkatkan branding produkproduk perusahaan. 3.5 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Dimulai saat customer melakukan pemesanan, customer akan membuat Purchase Order dan mengirimkan Purchase Order tersebut melalui e-mail, fax, atau mengunggahnya (upload) ke dalam sistem B2B. Setiap pagi Marketing Support akan memeriksa semua Purchase Order yang masuk dan langsung mencetak Purchase Order tersebut menjadi 2 (dua) rangkap. Rangkap 1 akan diarsip Marketing Support dan Rangkap 2 diberikan ke Penanggung Jawab Stok. Marketing Support akan menginput semua data pesanan yang ada pada Purchase Order ke dalam Sales Order. Setelah selesai diinput, Penanggung Jawab Stok akan mempersiapkan barang sesuai dengan Purchase Order dan membuat catatan kecil pada Purchase Order barang apa saja yang tersedia. Kemudian Purchase Order tersebut diberikan kepada Admin Gudang untuk dibuatkan Delivery Order. Admin Gudang membuat Delivery Order dengan cara menarik data Sales Order yang telah diinput sebelumnya dan mengedit jumlah quantity barang sesuai dengan catatan kecil yang telah ditulis Penanggung Jawab Stok di Purchase Order. Kemudian Admin Gudang juga membuat Invoice dengan

43 cara menarik data Delivery Order yang telah dibuat sebelumnya. Delivery Order dan Invoice tersebut langsung dicetak 3 (tiga) rangkap. Rangkap 1 diberikan untuk customer, rangkap 2 diarsip bagian finance, dan rangkap 3 diarsip Admin Gudang. Kemudian Penanggung Jawab Stok akan memberikan barang beserta Delivery Order dan Invoice ke bagian Delivery. Setiap hari bagian Delivery akan membuat Delivery Report yang berisi jadwal pengiriman untuk hari berikutnya. Delivery Report dibuat 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 untuk Marketing Support, rangkap 2 untuk Delivery, dan rangkap 3 untuk Finance. Bagian Delivery akan mengirim barang pesanan customer sesuai dengan jadwal yang telah dibuat sebelumnya di Delivery Report. Barang dikirim beserta dengan Delivery Order dan Invoice. Setelah menerima barang, customer akan menandatangani Delivery Order dan membuat Bukti Penerimaan Barang. Kemudian bagian Delivery akan memeriksa kesesuaian jumlah quantity dan jenis produk antara Bukti Penerimaan Barang dengan Delivery Order. Jika Bukti Penerimaan Barang sudah sesuai dengan Delivery Order, bagian Delivery akan memberikan Delivery Order, Invoice, dan Bukti Penerimaan Barang ke bagian Finance beserta dengan Delivery Report. Bagian Finance akan memeriksa ulang kelengkapan dokumen dan nilai tagihan pada Invoice. Kemudian bagian Finance akan memberikan Invoice ke bagian Accounting (bagian Pajak) untuk dibuatkan Faktur Pajak. Setelah selesai, bagian pajak akan mengembalikan Invoice beserta Faktur Pajak ke bagian Finance. Kemudian bagian Finance akan membuat kwitansi dan tanda terima sebagai kelengkapan dokumen untuk proses tukar faktur ke customer. Tanda terima dibuat 2 (dua) rangkap, rangkap 1 akan diberikan kepada customer ketika ia sudah melakukan pembayaran, jika customer belum melakukan pembayaran maka akan diberikan rangkap 2. Setelah tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan, customer akan melakukan pembayaran sesuai dengan nilai tagihan. Setelah melakukan pembayaran, bagian Finance akan memeriksa kesesuaian jumlah yang dibayar dengan nilai tagihan. Kemudian bukti pembayaran akan diberikan ke bagian Accounting untuk dibuatkan Customer Receipt.

44 3.6 Gambaran Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

45 3.7 Analisis Masalah dari Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Dari hasil analisis proses bisnis yang sedang berjalan, terdapat beberapa masalah diantaranya : 1. Perusahaan tidak bisa mengimplementasikan website e-commerce dikarenakan kurangnya staff programmer. 2. Perusahaan ingin menaikkan brand Zuca melalui pemanfaatan social media yang sedang booming dikalangan masyarakat. 3. Target penjualan perusahaan yang belum tercapai, sehingga perusahaan membutuhkan website e-commerce untuk memperluas pangsa pasar. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Adapun usulan pemecahan masalah yang akan dilakukan untuk mengatasi beberapa masalah yang terjadi pada PT. Vista Mandiri Gemilang adalah sebagai berikut : 1. Mengusulkan pihak perusahaan untuk merekrut staff programmer untuk mengimplementasikan website e-commerce sehingga diharapkan para customer dapat melakukan transaksi pembelian secara online dan dapat dengan mudah melihat informasi produkproduk yang dijual. 2. Memanfaatkan social media seperti Facebook, Twitter, dan Blogger sehingga diharapkan dapat meningkatkan branding produk Zuca dikalangan masyarakat mengingat animo masyarakat terhadap social media cukup tinggi.