UNIVERSITAS PATTIMURA AMBON PETUNJUK PENGGUNAAN LAYANAN E-MAIL v.1.0 Memanfaatkan layanan email Universitas Pattimura sebagai personal identity DISUSUN OLEH SUBBAGIAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PATTIMURA 2013 DOCUMENT LICENSE
BAB I PENGANTAR Sebagaimana yang kita ketahui bahwa saat ini pemanfaatan website sebagai wadah resmi yang mewakili suatu institusi atau organisasi dalam dunia maya sudah menjadi hal yang biasa, bahkan kian menjadi trend yang terus berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini. Universitas Pattimura sebagai universitas negeri di Maluku juga tidak ketinggalan dalam memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut. Saat ini universitas Pattimura telah memiliki website yang dapat diakses melalui url www.unpatti.ac.id. Meskipun demikian, masih banyak layanan bawaan dari website ini yang belum dimanfaatkan dengan optimal oleh civitas universitas Pattimura. Salah satu dari sekian banyak layanan yang tersedia yaitu electronic mail atau yang biasa disebut email. Saat ini layanan email telah aktif pada server PAPARISA yang dapat diakses dari intranet maupun internet melalui url paparisa.unpatti.ac.id/mail. Struktur alamat email berdasarkan unit kerja di Universitas Pattimura. Pembagian strukturnya adalah sebagai berikut : Table 1. Struktur Email Address NO STRUKTUR ALAMAT EMAIL UNIT KERJA USER STATUS 1 user@unpatti.ac.id Rektorat Rektor dan Pembantu Aktif Rektor 2 user@puspelkom Puspelkom Kepala dan Kasubag TU Aktif 3 user@perpustakaan.unpatti.ac.id Perpustakaan Kepala dan Kasubag TU Aktif 4 user@lemit.unpatti.ac.id Lemit Ketua, Sekretaris, Kabag Aktif Umum dan Kasubag Informasi 5 user@lpkm.unpatti.ac.id LPKM Ketua, Sekretaris, Kabag Aktif Umum dan Kasubag Informasi 6 user@fhukum.unpatti.ac.id Fakultas Hukum Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Aktif 7 user@fekon.unpatti.ac.id Fakultas Ekonomi 8 user@faperta.unpatti.ac.id Fakultas Pertanian 9 user@fkip.unpatti.ac.id Fakultas Ilmu Keguruan dan Ilmu Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Aktif Aktif Aktif
Pendidikan 10 user@fisip.unpatti.ac.id Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 11 user@fatek.unpatti.ac.id Fakultas Teknik 12 user@fpik.unpatti.ac.id Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 13 user@fmipa.unpatti.ac.id Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 14 user@fk.unpatti.ac.id Fakultas Kedokteran 15 user@pps.unpatti.ac.id Program Pasca Sarjana 16 user@staff.unpatti.ac.id Semua Unit Kerja 17 user@mahasiswa.unpatti.ac.id Semua Fakultas Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Dekan, Para Pembantu Dekan, Kabag Umum, Kasubag Akademik, Kasubag Kepegawaian & Keuangan, Kasubag Kemahasiswaan, Kasubag Umum dan Perlengkapan Direktur, Koordinator Pegawai-pegawai Mahasiswa Aktif Aktif Aktif Aktif Aktif Aktif Belum Aktif Belum Aktif Untuk infomasi alamat lengkap tiap user yang sudah aktif dapat dilihat pada website UNPATTI. Panduan ini meliputi cara menggunakan email dengan aplikasi Squirrelmail di web browser dan cara mengatur aplikasi Microsoft Office Outlook 2007 sebagai email client pada operating system Windows.
1.1. MENGAKSES LAYANAN WEBMAIL Untuk mengakses layanan webmail universitas Pattimura silahkan ikut langkahlangkah di bawah ini : 1. Jalankan internet browser di komputer anda. (disarankan menggunakan Mozilla Firefox / Opera / Google Chrome / Safari) 2. Tuliskan alamat paparisa.unpatti.ac.id/mail pada address bar di browser anda, maka akan muncul halaman seperti di bawah ini : Gambar 1. Halaman Layanan Webmail 3. Pada halaman layanan webmail terdapat 2 (dua) menu untuk user yaitu menu Webmail Login dan menu Change Email Password. 4. Untuk mengakses email silahkan pilih menu Webmail Login, maka akan muncul halaman login seperti gambar 2 di bawah ini : Gambar 2. Halaman Login 5. Masukan nama user anda pada kolom Email (contoh: noc) dan pilih unit kerja anda (contoh : @mx.unpatti.ac.id) kemudian masukan password pada kolom Password. Setelah itu klik pada tombol Login seperti contoh pada gambar 2 di atas. Bila berhasil akan muncul halaman seperti berikut
Gambar 2. Halaman Awal 6. Halaman yang tampil seperti gambar 2 tersebut adalah awal webmail yang menggunakan aplikasi SquirrelMail. Halaman awal tersebut menampilkan kotak inbox (kotak surat masuk) yang mana pada layanan webmail UNPATTI anda akan mendapat email pertama dari Postmaster UNPATTI (Administrator Layanan Webmail) berisi informasi alamat email dan password disertai link url untuk mengganti password. Password yang anda terima adalah password awal yang dapat diganti sesuai keinginan anda (Dibahas pada Mengganti Password) 1.2. MENGGANTI PASSWORD Bila anda baru memperoleh alamat email baru beserta password, sangat dianjurkan agar anda segera mengganti password tersebut dengan password yang baru. Langkah-langkah untuk mengganti password adalah sebagai berikut : 1. Dari halaman layanan Webmail seperti gambar 1 di atas, pilih menu Change Email Password. Kemudian masukan login menggunakan password yang lama (untuk user baru masukan password yang diberikan oleh Postmaster) seperti gambar di bawah ini Gambar 3. Halaman Login Untuk Mengganti Password 2. Setelah anda login, maka akan ditampilkan halaman untuk mengganti password seperti gambar 4 di bawah ini. Masukan password anda yang baru pada kolom
New Password dan ulangi lagi pada kolom Re-type New Passoword. Kemudian tekan tombol submit Gambar 4. Halaman Mengganti Password 3. Setelah itu akan muncul halaman login seperti pada gambar 5 di bawah ini. Pada halaman tersebut, anda diberitahukan bahwa password telah berhasil diganti, dan anda dapat login menggunakan password yang baru. Cara login sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya Gambar 5. Memasukan Password Baru
BAB II MEMANFAATKAN APLIKASI SQUIRRELMAIL Squirrelmail adalah aplikasi untuk mengakses layanan webmail pada browser. Squirrelmail menjadi pilihan favorit oleh karena dapat diakses dengan lancar pada kecepatan internet yang lambat. Selain itu juga SquirrelMail sangat sederhana untuk digunakan NAMA MENU Inbox Drafts Sent Trash Compose Addresses Folders Options Tabel 1. Fungsi Menu pada Squirrelmail FUNGSI Setiap pesan yang masuk ke email anda akan tersimpan dalam kotak Inbox. Bila menu ini diklik maka seluruh pesan yang anda terima akan ditampilkan (kecuali pesan yang anda sudah pernah hapus) Bila menu Drafts ini diklik, maka akan ditampilkan daftar pesan-pesan yang anda sudah pernah buat tetapi belum pernah dikirim. Pesan yang anda simpan sebelum dikirimkan dapat diakses kembali lewat menu Drafts ini Bila menu Sent diklik maka akan ditampilkan seluruh pesan yang berhasil anda kirim akan secara otomatis terarsip dalam tabel sent ini. Apabila anda ingin mengirimkan ulang atau meneruskan pesan yang pernah anda buat, maka anda dapat mengakses pesan tersebut dari tabel sent ini. Trash menyimpan seluruh pesan-pesan yang pernah anda hapus. Ketika pesan-pesan yang ada dalam inbox, draft dan sent anda hapus, maka pesan-pesan tersebut tidak langsung terhapus dari server, malainkan akan dipindahkan ke dalam kotak trash. Hal ini mengantisipasi bila suatu waktu pesan-pesan tersebut ingin anda akses kembali Untuk memulai mengirimkan pesan dapat diakses dengan mengklik menu compose. Tempat menyimpan alamat-alamat email. Fungsinya seperti Phonebook / Contact atau Alamat Kontak pada handphone. Anda dapat membuat folder / sub-folder baru yang bisa digunakan untuk menyimpan pesan-pesan anda per kategori. Folders ini dapat digunakan dalam melakukan Email Filtering. Menu options memberikan pilihan untuk melakukan pengaturan pada beberapa fitur standar seperti : Personal Information : berisi informasi tentang nama, email, alamat dan lain-lain Message Highlighting: diatur berdasarkan kriteria untuk memberi warna latar yang berbeda untuk setiap pesan yang masuk Index Order : Mengatur header dari tabel berdasarkan keinginan anda Display Preferences : Mengatur tampilan Squirrelmail seperti warna, bahasa dan lain-lain
Sign Out Folder Preferences : Mengatur bagaimana folder ditampilkan Keluar dari layanan webmail 2.1. COMPOSE Compose adalah menu untuk membuat pesan baru. Langkah-langkah untuk membuat pesan baru adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Compose seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 6 dibawah ini. Setelah itu akan nampak halaman untuk menusil pesan (email) Gambar 6. Memilih Menu Compose 2. Pada halaman seperti yang ditunjukan pada gambar 6 di atas, anda perlu melengkapi beberapa kolom yaitu : To : alamat email tujuan (penerima utama) CC : alamat email tujuan yang lain (penerima akan tahu siapa saja yangmenerima email yang sama) BCC : alamat email tujuan yang lain (penerima tidak akan tahu siapa saja yang menerima email yang sama) Subject : judul pesan Bagian yang lain dibiarkan seperti biasa saja. 3. Kemudian anda dapat menulis pesan pada kolom kosong yang tersedia. Bila anda ingin melampirkan file dapat klik pada tombol Browse dan pilih file yang ingin anda lampirkan kemudian klik tombol Open. Setelah anda memilih file tersebut, selanjutnya anda klik tombol Add dan tunggu beberapa saat hingga file tersebut tersimpan ke server. 4. Langkah terakhir anda dapat langsung mengirimkan pesan tersebut dengan mengklik pada tombol Send. 5. Pesan yang telah terkirim, secara otomatis akan tersimpan ke dalam kotak Sent.
2.2. INBOX Melalui inbox anda dapat melihat daftar pesan yang masuk, kemudian pesan-pesan tersebut dapat anda baca, balas, teruskan dan hapus. Berikut adalah langkah-langkahnya. Gambar 7. Tampilan Inbox A. Membaca Pesan Secara default pesan yang masuk pada kotak inbox dibedakan menjadi 2 macam yaitu pesan yang sudah pernah dibaca dan pesan yang belum pernah dibaca. Untuk pesan yang belum pernah dibaca ditandai dengan huruf tebal (bold), sedangkan pesan yang sudah pernah dibaca ditandai dengan huruf biasa (regular). Bila anda sudah melakukan pengaturan pada Options, maka bentuk tampilan pesan masuk akan sesuai dengan yang anda atur. Langkah-langkah untuk membaca pesan yaitu sebagai berikut: 1. Klik pada judul pesan (dibawah kolom Subject). Setelah anda klik, maka akan tampil isi pesan tersebut seperti yang ditunjukan pada gambar 8 di bawah ini Gambar 8. Tampilan Isi Pesan
2. Bila pada pesan yang anda terima terdapat attachment file, maka anda dapat mengunduhnya (download) dengan mengklik pada menu Download di sebelah kanan dari file tersebut. 3. Pesan tersebut dapat anda balas, teruskan dan hapus yang mana akan dijelaskan pada bagian-bagian selanjutnya. B. Membalas Pesan (Reply dan Reply All) Membalas pesan prinsipnya sama seperti anda mengirimkan sebuah pesan baru (compose), hanya saja dengan menggunakan pilihan ini (Reply) maka anda tidak perlu repot untuk memasukan alamat email tujuan dan judul pesan. Selain itu juga dengan menggunakan reply maka pesan tersebut akan tersusun secara berurut dengan pesan yang dikirim sebelumnya. Hal ini mempermudah bagi anda untuk mengikuti perbincangan yang dilakukan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membalas email. 1. Dari halaman pesan yang anda sedang baca, silahkan pilih menu Reply pada bagian kanan atas seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 9 di bawah ini : Gambar 9. Membalas Email (Reply) 2. Setelah itu anda dapat langsung mulai menulis pesan balasan pada kolom yang tersedia seperti pada gambar 10 dibawah. Pesan anda dapat ditulis pada bagian bawah dari pesan asli yang sudah ada (disarankan agar pesan yang sudah ada jangan dihapus, agar mempermudah mengikuti alur pesan). Bila diperhatikan pada gambar 10 di bawah ini, nampak pada kolom tujuan pengiriman email (To) sudah terisi secara otomatis. Alamat email yang terisi adalah alamat email pengirim sebelumnya. Begitu juga dengan kolom subject yang sudah terisi dengan ada penambahan prefix Re- yang berarti bahwa pesan yang akan anda kirim adalah pesan balasan. Anda dapat memilih untuk menambah alamat tujuan yang lain pada kolom CC dan BCC serta menambahkan berkas lampiran (Attach File)
Gambar 10. Halaman untuk menulis pesan balasan 3. Cara menambahkan berkas lampiran sama dengan penjelasan pada bagian sebelumnya 4. Setelah itu, anda dapat mengirimkan pesan tersebut dengan mengklik pada tombol Send. 5. Bila pesan berhasil terkirim maka pesan yang telah dikirim akan muncul didalam kotak Sent. 6. Selain membalas pesan dengan menu Reply, anda dapat membalas pesan dengan menggunakan menu Reply All. Pada prinsipnya kedua menu ini sama saja, hanya bila menggunakan Reply pesan anda akan dibalaskan kepada pengirim utama, sedangkan bila menggunakan Reply All pesan anda akan dibalaskan kepada pengirim utama dan alamat email yang ada pada kolom CC dan BCC C. Meneruskan Pesan Meneruskan pesan sebenarnya sama prinsipnya dengan mengirim pesan, hanya saja pada pilihan meneruskan pesan yang dapat diakses melalui menu Forward dimana anda tidak perlu mengubah pesan yang sudah ada, tetapi hanya memasukan alamat email baru yang ingin anda teruskan pesan tersebut kepada yang bersangkutan. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk meneruskan pesan tersebut. 1. Dari halaman pesan yang anda sedang baca, silahkan pilih menu Forward pada bagian kanan atas seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 11 di bawah ini :
Gambar 11. Meneruskan Pesan (Forward) 2. Setelah itu anda dapat langsung memasukan alamat email yang ingin anda teruskan pesan pada kolom To dan CC maupun BCC seperti yang ditunjukan pada gambar 12 berikut ini. Gambar 12. Halaman Untuk Meneruskan Pesan 3. Pada prinsipnya untuk meneruskan pesan yang perlu dilakukan adalah hanya memasukan alamat email tujuan pada kolom To dan CC maupun BCC. Tetapi tidak menutup kemungkinan bila anda ingin menambahkan isi pesan ataupun melampirkan file. 4. Setelah itu, anda dapat mengirimkan pesan tersebut dengan mengklik pada tombol Send. 5. Bila pesan berhasil terkirim maka pesan yang telah dikirim akan muncul didalam kotak Sent. 6. Selain meneruskan pesan dengan menu Forward, anda dapat meneruskan pesan dengan menggunakan menu Forward As Attachment. Pada prinsipnya kedua menu ini sama saja, hanya bila menggunakan Forward As Attachment pesan yang akan anda teruskan akan dijadikan lampiran.
D. Menghapus Pesan Pesan-pesan yang ada pada kotak Inbox, Draft dan Sent dapat anda hapus. Sebagai catatan pesan yang telah anda hapus akan dipindahkan ke bagian Trash. Berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus pesan dari kotak Inbox, Draft dan Sent. 1. Langkah ini berlaku sama untuk menghapus pesan pada seluruh kotak. 2. Klik Menu Inbox, kemudian beri tanda centak pada pesan yang ingin anda hapus dengan mengklik pada kotak check box di sebelah kiri pesan seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 23 di bawah ini Gambar 12. Menghapus Pesan 3. Setelah anda memilih pesan yang ingin dihapus, maka selanjutnya anda cukup menekan tombol Delete maka pesan tersebut akan terhapus. 2.3. ADDRESESS Menu Addresses disediakan untuk menyimpan alamat email. Dengan menyimpan alamat email tersebut, maka ketika anda akan mengirimkan email, maka anda cukup menulis nama maka alamat email yang sudah pernah disimpan akang tampil dengan sendirinya. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyimpan alamat email 1. Pilih menu Addresses hingga muncul tampilan seperti gambar 13 di bawah ini Gambar 13. Halaman Untuk Memasukan Alamat Email
2. Silahkan masukan data-data seperti yang dimintakan seperti contoh di atas. 3. Untuk menyimpan data tersebut, klik pada tombol Add address 4. Alamat email yang sudah ditambahkan akan tampil dalam daftar Addresses seperti gambar 14 di bawah ini Gambar 14. Daftar Alamat Email 2.4. FOLDERS Fungsi dari pilihan Folders pada SquirrelMail adalah untuk mengelompokan pesanpesan yang masuk berdasarkan kategori tertentu yang ditentukan oleh pemilik email. Gambar 25. Halaman Membuat Folders SIGN OUT Bila anda sudah selesai menggunakan layanan webmail jangan lupa untuk keluar dari layanan tersebut dengan mengklik pada menu Sign Out yang terletak pada pojok kanan atas dari halaman webmail.
BAB III CONFIGURE MAIL CLIENT MICROSOFT OUTLOOK Mail Client adalah aplikasi email yang berada pada komputer/laptop/gadget user. Aplikasi-aplikasi Mail Client ada beberapa antara lain Microsoft Office Outlook (OS Windows), Thunderbird, KDE Kmail, dan lain-lain. Tujuan dari menggunakan Mail Client antara lain sebagai berikut ini : 1. Menghemat space/quota yang dimiliki oleh masing-masing user pada server unpatti.ac.id. (Hal ini harus didukung dengan pilihan untuk menghapus email asli pada server setelah di pindahkan ke mail client) 2. Pesan-pesan yang masuk tersebut dapat dibaca secara offline (tanpa koneksi ke internet) setelah dipindahkan ke mail client. Pesan-pesan tersebut dapat dibaca ulang tanpa harus koneksi lagi ke internet 3. Pesan-pesan tersebut akan tersimpan pada komputer/laptop/gadget anda Gambar 26. Microsoft Office Outlook Pada dasarnya cara mengkonfigurasi mail client hampir sama pada tiap-tiap aplikasi seperti Outlook, Thunderbird dan lain-lain. Bagian-bagian penting yang biasanya perlu untuk diperhatikan pada saat mengkonfigurasi aplikasi-aplikasi tersebut adalah bagian incoming mail dan outgoing email. Pada Petunjuk Penggunaan Layanan Email ini akan dijelaskan secara singkat cara mengatur aplikasi Microsoft Office Outlook 2007 pada komputer anda agar terkoneksi ke email server UNPATTI dan cara menerima / mengirim pesan. Untuk mengetahui lebih dalam fitur-firtur Microsoft Office Outlook 2007 dapat anda peroleh pada tutorial-tutorial yang tersedia di internet.
3.1. KONFIGURASI AWAL OUTLOOK Aplikasi Microsoft Office Outlook dapat diakses dalam grup aplikasi Microsoft Office. Bila anda pertama kali menggunakan Outlook, maka ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Jalankan aplikasi Microsoft Office Outlook, maka akan tampil halaman awal Startup Wizard seperti gambar 27 di bawah ini : Gambar 27. Halaman Awal Outlook Wizard Startup 2. Setelah itu, klik tombol Next untuk hingga tampil halaman berikut seperti gambar 28 di bawah ini : Gambar 28. Halaman Wizard untuk Mengkonfigurasi atau Tidak
3. Pilih Yes, kemudian klik tombol Next untuk pindah ke halaman berikut seperti gambar 29 di bawah ini : Gambar 28. Halaman Wizard untuk Memasukan Profil Email 4. Pada halaman wizard seperti yang ditunjukan pada gambar 28, silahkan masukan data-data Nama Anda, Alamat Email, Password dan Re-type Password. Pada bagian Password dan Retype Password, silahkan masukan password email anda, kemudian centang pada pilihan Manually Configure Server settings or additional server types seperti gambar 29 di bawah dan klik pada tombol Next Gambar 29. Mencentang Manually Configure Server 5. Setelah anda klik pada tombol Next maka akan tampil halaman wizard untuk memilih Email Service. Pada pilihan-pilihan yang ada tersebut, silahkan anda pilih Internet E-Mail kemudian klik pada tombol Next seperti contoh pada gambar 30 di bawah ini :
Gambar 30. Memilih E-mail Service 6. Setelah anda tekan tombol Next, maka halaman wizard untuk mengatur parameter-parameter server yang digunakan untuk menjalankan layanan email. Masukan data-data sesuai yang dimintakan sebagai berikut (perhatikan contoh pada gambar 31) : Your Name : (Masukan Nama Anda) E-mail Address : (masukan alamat email anda) Account Type : POP3 Incoming mail server : paparisa.unpatti.ac.id Outgoing mail server (SMTP) : paparisa.unpatti.ac.id User Name : (Masukan lamat email anda) Password : (Masukan password email anda) Beri centang pada pilihan Remember password Gambar 31. Internet Email Setting 7. Setelah anda memasukan data-data yang dimintakan tersebut, langkah berikut adalah klik pada tombol More Settings untuk melakukan pengaturan lebih lanjut. (Tombol More Settings ) berada pada halaman seperti ditunjukan pada gambar 31 di atas.
Gambar 32. Pengaturan Lanjutan Internet E-mail Settings 8. Dalam halaman pengaturan lanjutan seperti yang ditunjukan pada gambar 32 di atas, terdapat 2 bagian penting yang perlu anda perhatikan untuk dilakukan pengisian data, yaitu bagian General dan bagian Advanced. 9. Pada bagian General seperti yang ditunjukan pada gambar 32 di atas, anda perlu menambahkan data-data seperti berikut ini : Mail Account : (alamat email anda) Organization : (Unit Kerja Anda) Reply E-mail : (Kosongkan) 10. Setelah anda melengkapi data-data pada bagian General, silahkan pindah ke bagian Advanced dengan cara klik pada tab menu Advanced. Setelah anda melakukan klik pada tab menu tersebut akan muncul halaman seperti gambar 33 di bawah ini Gambar 33. Pengaturan Tab Menu Advanced.
11. Pada bagian Advanced tersebut, anda perlu melengkapi data-data sebagai berikut : Incoming server (POP3) : 955 Centang pada pilihan This server requires an encrypted connection (SSL) Outgoing server (SMTP) : 25 Use this following type of encrypted connection : Auto Server Timeout : (jangan di ubah-ubah) Jangan centang pilihan Leave a copy of messages on the server Dengan pengaturan bagian Advanced seperti di atas, maka ketika pesan anda di pindahkan dari Server E-mail ke aplikasi Microsoft Office Outlook, pesan anda pada Server Mail Paparisa akan hilang. Keuntungannya adalah anda bisa menghemat quota penyimpanan pesan. 12. Setelah selesai melengkapi data pada bagian General dan bagian Advanced, maka silahkan klik pada tombol OK. Setelah itu anda akan kembali ke halaman seperti yang ditunjukan pada gambar 34 di bawah ini Gambar 34. Kembali ke Halaman Wizard Internet E-mail Settings 13. Dari halaman Internet E-mail Settings di atas, lakukan ujicoba alamat email yang barusan anda atur dengan cara melakukan klik pada tombol Test Account Settings dan setelah itu akan tampil halaman Test Account Settings seperti gambar 35 di bawah ini : Gambar 35. Halaman Test Account Settings
14. Pada gambar 35 di atas, tampak 2 hal yang diuji, yaitu pengujian (Pengiriman Pesan ) Sending dan Receiving (Menerima Pesan). Bila pada kolom Progress menampilkan kata Complete, yang berarti pengaturan layanan email pada Microsoft Office Outlook telah berhasil. Bila hasil yang tampil pada kolom Progress adalan Failed atau Error maka pengaturan anda ada yang keliru, maka silahkan ulangi kembali langkah-langkah pengaturannya. 15. Langkah selanjutnya bila sudah berhasil, maka tutup halaman pengujian tersebut dan klik tombol Next untuk melanjutkan 16. Setelah anda klik tombol Next, maka halaman wizard terakhir akan ditampilkan seperti gambar 36 di bawah ini : Gambar 36. Halaman Wizard Akhir 17. Pada halaman terakhir ini silahkan klik tombol Finish untuk mengakhiri pengaturan aplikasi. Selanjutnya setelah anda melakukan klik tersebut, maka halaman utama dari aplikasi Microsoft Office Outlook akan di tampilkan seperti pada gambar 37 di bawah ini : Gambar 37. Halaman Utama Microsoft Office Outlook
18. Untuk melakukan pembaharuan (update) pesan-pesan terbaru yang masuk ke alamat email anda, silahkan pilih menu Toolsà Send/Receiveà Send/Receive All atau tekan tombol F9 Gambar 38. Update isi Pesan 19. Untuk membaca pesan-pesan yang masuk, anda dapat langsung klik pada judul pesan seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 39 di bawah ini : Gambar 39. Membaca Pesan Pada Outlook 20. Ketika anda klik pada judul pesan seperti yang ditunjukan pada gambar 39 di atas, maka isi pesan akan tampil pada kolom disebelahnya seperti yang ditunjukan dengan lingkaran biru. Oleh karena pesan-pesan tersebut sudah anda download dari server email maka, pesanpesan tersebut dapat anda baca secara offline (tanpa koneksi internet). 21. Selain membaca pesan, fasilitas standar lainnya adalah menulis dan mengirim pesan baru. 22. Untuk mulai menulis pesan baru, silahkan klik pada tombol New seperti yang ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 40 di bawah ini :
Gambar 40. Memulai Menulis dan Mengirimkan Pesan 23. Setelah anda klik pada menu New, maka akan ditampilkan halaman baru untuk memulai menulis pesan sepeti gambar 41 di bawah ini. Selanjutnya anda dapat memasukan alamat tujuan email, Judul dan isi pesan. Gambar 41. Halaman Membuat Pesan di Microsoft Office Outlook 24. Bila anda ingin melampirkan berkas (Attachment Files), maka silahkan klik pada menu Attach Files seperti ditunjukan dengan lingkaran merah pada gambar 41 di atas. Kemudian setelah muncul window untuk memilih berkas, pilihlah berkas yang ingin anda lampirkan dan setelah itu tekan tombol insert. 25. Bila berhasil, maka berkas yang anda lampirkan tersebut, akan tampil di bawah Subject. 26. Setelah itu anda sudah dapat mengirimkan pesan tersebut dengan cara klik pada tombol Send. Demikian cara pengaturan aplikasi Microsoft Office Outlook untuk digunakan sebagai mail client layanan email Universitas Pattimura. Untuk lebih lengkapnya dapat anda pelajari pada artikelartikel online di internet yang dapat anda peroleh dengan memanfaatkan Google search engine.
BAB III PENUTUP Dalam memanfaatkan Petunjuk penggunaan layanan email ini, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : 1. Dokumen ini diterbitkan dengan lisensi non-commercial. Petunjuk ini dapat diperbanyak dalam bentuk hardcopy maupun softcopy selama tidak menghilangkan identitas Sistem Informasi Universitas Pattimura. 2. Dokumen ini merupakan versi pertama yang diterbitkan terkait rencana pemanfaatan layanan email institusi. Dokumen ini disusun berdasarkan aplikasi yang saat ini digunakan, apabila ada perubahan aplikasi maupun fasilitas-fasilitas lainnya, maka subbagian sistem informasi akan menyusun petunjuk penggunaan berikutnya. 3. Informasi-informasi terbaru akan disampaikan pada website http://paparisa.unpatti.ac.id. 4. Bila ada yang kurang jelas atau membutuhkan bantuan dalam memahami petunjuk penggunaan ini, silahkan hubungi subbagian sistem informasi UNPATTI pada alamat kontak yang tertera di akhir dokumen ini. Semoga Petunjuk Penggunaan Layana Email v.1.0 ini dapat membantu anda sekalian dalam memanfaatkan layanan email UNPATTI SUBBAGIAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PATTIMURA AMBON http://paparisa.unpatti.ac.id email : noc@mx.unpatti.ac.id