Penggunaan Surat Elektronik Resmi di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Fitur Pendukung

Transkripsi

1 Penggunaan Surat Elektronik Resmi di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Fitur Pendukung

2 Overview Akses Kemenkeu Melalui Webmail Konfigurasi Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain Perubahan Kata Sandi Perubahan Profile Akun Menampilkan Foto pada Profile Akun Pembuatan Signature Membuat dan Mengatur Rule Membuat dan Mengatur Archive (pengarsipan) Membuat dan Mengatur Meeting (rapat) Membuat dan Mengatur Task (penugasan) Membuat dan Mengatur Sharing Kalender Pembuatan Kontak Pembuatan Auto Reply

3 Lesson 1 : Akses Kemenkeu Melalui Webmail Outlook Web Access (OWA) dengan alamat OWA dapat diakses dengan semua jenis browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) OWA dapat diakses setelah menambahkan Security Certificate terlebih dahulu

4 Akses OWA menggunakan Internet Explorer Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA Kemenkeu di alamat Apabila muncul pesan There is a problem with this website s security certificate, klik Continue to this website Setelah muncul window Login, masukkan username dan password Kemenkeu Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar pada mailbox anda

5 Akses OWA menggunakan Mozilla Firefox Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA Kemenkeu di alamat Apabila muncul pesan This connection is untrusted, expand I understand the risk kemudian klik Add exception Pada window Add security exception, klik Get certificate kemudian Confirm security exception Setelah muncul window Login, masukkan username dan password Kemenkeu Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar pada mailbox anda

6 Lesson 2 : Konfigurasi Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain (1) Pastikan komputer anda sudah melakukan join domain ke kemenkeu.go.id, langkah-langkah join domain dapat dilihat pada dokumen Petunjuk Teknis Join Domain. Buka Control Panel dengan view by small icon -> Pilih item Mail Klik Add untuk menambahkan profile baru

7 Konfigurasi Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain (2) Ketikkan nama profile -> OK Pada window Add New Account -> Next Setelah proses konfigurasi berhasil -> Finish Pilih Prompt for a profile to be used -> OK

8 Lesson 3 : Perubahan Kata Sandi Melalui Profile Akun Komputer Join Domain Ctrl+Alt+Del->Change A Password Lengkapi Username, Old Password, New Password, Confirm New Password -> Enter Melalui OWA Perhatikan Menu Options di kanan atas sebelah nama anda. Klik Options > Change Password Lengkapi Current Password, New Password, Confirm New Password -> Save

9 Lesson 4 : Perubahan Profile Akun Perubahan Profile Akun melalui Servicedesk Permintaan dikirimkan melalui ke servicedesk@kemenkeu.go.id Perubahan Profile Akun mandiri melalui OWA Pilih Options > Account -> Edit Information Pilih data profile yang akan diubah (Photo, General, Contact Location, Contact Numbers) -> Save

10 Lesson 5 : Menampilkan Foto pada Profile Akun Menampilkan dan mengubah Foto Profile Akun melalui OWA Pilih Options > Account -> Edit Information Pilih data profile Photo yang akan diubah Klik Choose File -> Pilih file foto -> Save

11 Lesson 6 : Pembuatan Signature Pembuatan Signature melalui OWA Pilih Options > Settings -> Mail Pada text editor Signature, atur signature yang akan digunakan Select Automatically include my signature on messages I send -> Save

12 Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (1) Membuat dan Mengatur Rule melalui OWA Pilih Options > Organize -> Inbox Rules Klik tanda plus (+) untuk menambahkan rule baru Lengkapi atribut rule berikut : 1. Name :namarule 2. When the message arrives : kategori pesan yang akan diatur 3. Do the following : tindakan/rule yang akan dikerjakan apabila menemukan kategori pesan tertentu Save

13 Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (2)

14 Lesson 8 : Membuat dan Mengatur Archive Pastikan komputer anda sudah melakukan join domain ke kemenkeu.go.id dan sudah berhasil melakukan konfigurasi Ms. Office Outlook pada perangkat tersebut Untuk menggunakan fitur archive, anda harus membuat Personal Outlook Data File terlebih dahulu di perangkat join domain (PC atau laptop) Proses pengarsipan Manual Otomatis

15 Membuat Personal Outlook Data File (1) Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> More Items -> Outlook Data File Pilih lokasi penyimpanan file pada perangkat -> isi nama file -> OK Setelah outlook data file tampil di folder pane -> klik kanan pada outlook data file -> New Folder Lengkapi Name dan Folder contains -> OK Folder pada Personal Outlook Data File siap digunakan untuk pemindahan item pesan

16 Membuat Personal Outlook Data File (2)

17 Membuat Personal Outlook Data File (3)

18 Membuat Personal Outlook Data File (4)

19 Proses Pengarsipan Manual Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK Setelah tampilan mailbox anda sempurna, urutkan pesan dengan Sort by date Minimize/collapse sesuai range waktu yang diinginkan Klik header Date pilihan anda -> Drag and Drop pada folder Outlook Data File yang telah dibuat pada folder pane

20 Proses Pengarsipan Otomatis (1) Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK Setelah tampilan mailbox anda sempurna -> klik Tab File -> Options Pilih menu bar Advanced -> AutoArchive -> AutoArchive Settings Atur setting AutoArchive : OK Run autoarchive every : mengatur jadwal autoarchive oleh system Prompt before autoarchive runs : menampilkan notifikasi saat autoarchive akan dijalankan Clean out items older than : kategori usia pesan yang akan diarsip Move old items to : menunjukkan lokasi personal outlook data file yang digunakan untuk pengarsipan Apply these settings to all folders now : menjalankan autoarchive ke seluruh folder pada mailbox saat di-klik

21 Proses Pengarsipan Otomatis (2)

22 Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1) Membuat dan Mengatur Meeting melalui OWA Perhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilan kalender Klik New Event Lengkapi informasi kegiatan : 1. Event :namakegiatan 2. Location :lokasikegiatan 3. Attendees : peserta kegiatan yang diundang untuk hadir. Ditambahkan dengan klik tanda (+) 4. Start : waktu mulai pelaksanaan kegiatan 5. Duration :durasikegiatan 6. Reminder : notifikasi untuk menghadirikegiatan kepada undangan sebelum pelaksanaan kegiatan 7. Repeat : diisi apabila kegiatan dilaksanakan secara periodik (mingguan/bulanan/tahunan) 8. Text editor : dapat diisi dengan agenda kegiatan 9. Request response : notifikasi kepada undangan untuk memberikan respon atas undangan kegiatan Klik Send

23 Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1)

24 Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (3)

25 Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (4)

26 Lesson 10 : Membuat dan Mengatur Task Membuat dan Mengatur Task melalui OWA Task pada OWA tidak dapat dipindahtugaskan (assign) Perhatikan pilihan menu Task sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilan penugasan Klik New Task Lengkapi informasi penugasan : 1. Subject : nama penugasan 2. Due : tanggal deadline penugasan 3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan Klik Save Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook Task pada OWA dapat dipindahtugaskan (assign) Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> Task Lengkapi informasi penugasan : 1. Subject : nama penugasan 2. Start/Due Date : tanggal deadline penugasan 3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan Klik Assign Task Pilih Task Recipient -> Send

27 Membuat dan Mengatur Task melalui OWA

28 Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (1)

29 Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (2)

30 Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (3)

31 Lesson 11 : Membuat dan Mengatur Sharing Kalender Membuat dan Mengatur Sharing Calender melalui OWA Perhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilan kalender Pada list MyCalendars, klik kanan Calendar -> Share Calendar Lengkapi informasi Share with dengan alamat kontak Klik Send

32 Lesson 12 : Pembuatan Kontak Pembuatan Kontak melalui OWA Perhatikan pilihan menu People sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilan kontak Pada list MyContact terdapat informasi kontak dan group dengan opsi Edit dan Delete untuk masing-masing akun Penambahan kontak Dari pesan 1. Pada pesan , klik kanan alamat yang akan ditambahkan -> Details 2. Pada halaman details, klik tanda (+) -> Add to contacts 3. Lengkapi informasi kontak -> Save Dari form kontak 1. Pada list MyContact, klik New -> Create contact 2. Lengkapi informasi kontak -> Save

33 Penambahan Kontak dari Pesan

34 Penambahan Kontak dari Form Kontak (1)

35 Lesson 13 : Pembuatan Auto Reply Pembuatan Auto Reply melalui OWA Pilih Option -> Organize -> Automatic Replies Select Send automatic replies Select Send replies only during this time period jika auto reply hanya diperlukan dalam range waktu tertentu Pada text editor Auto Reply, atur isi pesan balasan yang akan digunakan Save

36 TERIMA KASIH