TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Case 1 PENGEMBANGAN APLIKASI CLOUD HARUS MELIPUTI PERENCANAAN Disusun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Disusun Oleh : DJOKO DWI TJIPTANTO NRP. P056101673.9EK (EK 9 BPN) 2012 1
BAB.1 PENDAHULUAN A. Latar belakang, Sistem informasi merupakan salah satu alat yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi tepat guna.. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informsi. Dalam pengembangan sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Perusahaan senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan untuk dapat bersaing. Selain efisiensi biaya adanya keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Untuk dapat mengembangkan lebih agar perusahaan dapat berkembang mengikuti persaingan dan penghematan biaya operasional maka perusahaan harus dapat mengembangkan aplikasi yang dipergunakan agar dapat lebih diakses semua pihak sehingga informasi yang disampaikan perusahaan kepada user ataupun pelanggan dapat cepat dilayani. Untuk itu perusahaan harus merencanakan pengembangan aplikasi maupun pelatihan terhadap semua staff yang berhubungan dengan teknologi informasi. Dalam pengembangan aplikasi tidak secara otomatis dapat diterima oleh seluruh karyawan pengguna diperusahaan itu banyak sekali kendala yang dihadapi atau rintangan penggunaan aplikasi dimaksud dengan demikian sudah menjadi tugas dari eksekutip manager untuk dapat memberikan pengertian tentang rencana perubahan dimaksud agar dapat dipakai dan dipahami oleh seluruh pengguna aplikasi dimaksud. Perencanaan perubahan penggunaan aplikasi perusahaan yang pundamental menyangkut perubahan server pusat dari aplikasi lama ke aplikasi baru yaitu penggunaan cloud-based sofware juga migrasi dari Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps ditinjau sangat efesien dari berbagai aspek baik itu aplikasi maupun biaya. 1
B, Tujuan Berdasarkan latar belakang, tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengidentifikasi perencanaan perubahan penggunaan aplikasi yang menunjang perusahaan agar dapat dipergunakan dengan baik oleh para pengguna maupun pengguna akhir, bahwa dengan perkembangan aplikasi atau perpindahan/migrasi aplikasi dari aplikasi lama ke aplikasi yang baru disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih begitu juga berbagai perusahaan yang migrasi dari Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps BAB.II PEMBAHASAN A. Penjelasan Kasus Bahwa CIO dan para menajer harus bisa mengatasi masalah keamanan tingkat layanan dan penggunaan resistensi pengguna akhir ketika perusahaan akan berpindah atau migrasi aplikasi ke suatu aplikasi baru cloud-based sofware perusahaan dengan tidak mengabaikan peran dari staf TI dari perusahaan itu. Ketika perusahaan akan mengganti on-premise server jaringan aplikasi dengan mengadopsi cloud-based sofware staf TI merasa kebimbangan dan keresahan dengan penggunaan aplikasi baru tersebut. Karena penggunaan aplikasi yang baru perlu penyesuain dan pengenalan baru terhadap pemakaian aplikasi baru dimaksud. Dengan pindah ke aplikasi cloud-based sofware perusahaan, IT eksekutif tidak boleh berasumsi bahwa hal itu akan berbeda dari adopsi teknologi lainnya dalam hal faktor manusia, budaya dan politik Sekitar delapan dari 28 departemen TI staf melihat peran mereka berubah ketika Momentum perubahan aplikasi dimulai dengan mematikan server pusat. Dengan kondisi demikian diperlukan peran manajer TI untuk dapat memastikan kesuksesan transisi migrasi aplikasi. Peran manajjer sangat dibutuhkan dengan memberikan pengertian dan penjelasan mengenai maksud dari rencana perubahan itu agar dapat berhasil sukses pelaksanaan penggunaan aplikasi baru itu. Keberhasilan Sanmina-SCI salah satu perusahaan pemimpin TI penyedia jasa manufaktur elektronik ketika memutuskan untuk memindahkan 16.000 karyawan dari premis di Microsoft Outlook-Exchange sistem ke google Apps, sebuah suite komunikasi dan kolaborasi host oleh google, dengan meletakkan konteks apa yang sedang dicoba untuk 2
dilakukan dan ke arah mana organisasi TI menuju dimasa mendatang. pemimpin TI tim mereka mengatakan bahwa dengan komputasi cloud-based sofware dapat bergeser pemeliharaan untuk sistim vendort host Pandangan TI bahwa organisasi berorientasi layanan on-premise sistem tetapi memberikan nilai tambah lebih terhadap layanan, dengan penekanan pada on-premise sistem, jaringan dan arsitektur bahkan mungkin lebih juga dengan penghematan biaya yang lebih agar dapat menguntungkan perusahaan. Pemimpin TI menginginkan cloud-based sofware dapat bergerak lebih cepat untuk bisnis menarik sofware dalam atau keluar dari portal dalam semalam, Dengan lompatan dalam perubahan penggunaan aplikasi baru para staff TI setelah diadakan beberapa pelatihan ulang merasa berharga dari tugas sebelumnya, manjemen Ti harus memberikan bantuan dan bimbingan dalam membantu staff dalam proses transisi perpindahan aplikasi Kita dapat mengetahui, bahwa dalam memasuki teknologi baru itu merupakan inovasi digaris depan dengan bisa bergabung lagi dengan sangat antusias waktu menjelaskan visi dan realitas disekitarnya. Dengan suatu peningkatan tipe yang lebih kreatif, pengenalan bekerja menjadi lebih penting untuk departemen TI dari unit bisnis, jenis pendukung infrakstruktur pekerjaan. Jika kita lakukan pekerjaan sempurna untuk melayani in-house service for e-mail, tidak satupun pindah ke departemen TI. Biaya merupakan elemen penting dalam mengawali arah pengembangan perusahaan Sanmina-SCI, tetapi perusahaan juga mencari suatu istilah lama untuk menghargai karyawan supaya lebih efektif dan produktif ketika bekerjasama dengan pelanggan dan penyalur. B. Pertanyaan Kasus : 1. Bagaimana peran pengembangan perubahan ketika menggunakan aplikasi cloud? Apakah anda menyetujui pengembangan baru ini? Mengapa atau mengapa tidak? Jawaban: Cloud berarti Awan. Dalam tataran dunia informasi dan internet, Cloud Base bisa dipandang sebagai sebuah Keterpaduan (integrasi) mulai dari Sistem Operasi, Aplikasi, dan servise-service dalam internet,mengutip dari Wikipedia : 3
gabungan pemanfaatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis Internet ('awan'). Cloud atau awan adalah metefora dari internet, sebagaimana awan yang sering digambarkan di diagram jaringan komputer. Sebagaimana awan dalam diagram jaringan komputer tersebut, awan (cloud) dalam Cloud Computing juga merupakan abstraksi dari infrastruktur kompleks yang disembunyikannya. Google awal timbulnya istilah Cloud Base Computing ini. Dalam bayangan Google, Kelak sebuah PC atau Notebook tidak memerlukan sebuah OS independent. Secara ekstrim, kelak, sebuah PC hanya lah memerlukan sebuah Browser dan koneksi internet. Karena semua aplikasi, mulai dari Sistem Operasi (termasuk instalasi driver, setting dan sebagainya) program-program pendukung, dan jasa-jasa akan tersedia secara online. Untuk perencanaan pengembangan Teknologi Informasi dalam prosesnya ada beberapa komponen utama yang perlu sebagai berikut: a. Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e-busines inovatif yang berfokus pada niiai pelanggan dan bisnis. b. Manajemen Sumber daya Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personil SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan. c. Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategy yang rnencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/ti perusahaan Perencanaan yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan kompleks di lingkungan teknologi informasi terutama pada dunia bisnis di masa kini, strategis 4
perencanaan bisnis/it melibatkan suatu evaluasi yang manfaat dalam mengambil resiko yang dihadapi perusahaan. Penggunaan Strategi dasar Teknologi Informasi untuk memanfaatkan persaingan.perencanaan strategis berhadapan dengan pengembangan dari suatu misi organisasi, keberhasilan, strategi, kebijakan. Kerjasama dimulai dengan proses mengembangkan visi bersama, menggunakan berbagai teknik, mencakup pembentukan regu, memperagakan skenario, dan latihan konsensus. Sesi Perencanaan Regu sering meliputi ; strategis visi dan pertanyaan. Perencanaan taktis melibatkan penetapan sasaran dan pengembangan prosedur, aturan, jadwal, dan anggaran. Perencanaan operasional dilaksanakan atas basis jangka pendek untuk menerapkan dan mengendalikan operasi sehari-hari Baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi dalam bisnis dan TI ntuk memenuhi nilai pelanggan dan visi nilai bisnis mereka. Proses adaptasi bersama ini diperlukan karena teknologi informasi cepat berubah, tetapi merupakan komponen penting dalam banyak usaha bisinis strategis. Sangat setuju apabila suatu perusahaan dalam perencanaan pengembangan beralih menggunakan aplikasi cloud atau perubahan Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps perubahan aplikasi terlihat sangat baik dari setiap sektor dibuktikan oleh salah satu perusahaan terkemuka didunia yaitu Sanmina-SCI yang melakukan pembaharuan dibidang elektronik diseluruh dunia dengan memproduksi jasa pelayanan provider Sanmina-SCI dengan menggerakan 16.000 karyawan dari para pekerja Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps, komunikasi dan kerjasama yang dipimpin oleh manajemen Google.Perusahaan ini Menciptakan model bisnis yang berfokus pada penyediaan nilai pelanggan, Sanmina-SCI telah muncul sebagai salah satu penyedia EMS terbesar yang kompleks, jasa industri berteknologi maju. Dengan portofolio yang solid kemampuan teknis,-nilai Tambah Rekayasa Nilai (VAVE) layanan, dukungan manufaktur lokal, regional dan global dan operasi yang terintegrasi secara vertikal, kami memberikan total biaya terendah dengan layanan pelanggan yang unggul-memungkinkan pelanggan untuk merancang dan membangun produk mereka di mana saja. Karena perubahan tersebut telah terbukti oleh perusahaan Sanmina-SCI untuk mengatasi desaina, manufaktur, manajemen rantai suplai dan kebutuhan logistik. 5
Sebagai teknologi berkinerja tinggi menawarkan mitra utama, kita dikenal karena fleksibel dan lengkap kami end-to-end solusi rantai pasokan di jaringan, nirkabel wireline, optik dan perusahaan, dan ATCA berbasis pasar peralatan. Karena banyak perusahaan yang melihat ke Sanmina-SCI dengan berbagai keunggulan dari perusahaan tersebut sebagai penyedia provider canggih di dunia untuk : ProdukTeknologi canggih Dukungan pengembangan pada tahap awal produk Rekayasa Pada basis global diutamakankualitas dan layanan pelanggan Menyesuaikan desain, nilai teknik dan Desain BersamaManufaktur (JDM) membantu solusi meningkatkan daya saing, mengurangi biaya R & D dan mempersingkat waktu untuk pendapatan. Sanmina-SCI membuat beberapa produk elektronik dan mekanik yang paling kompleks dan berharga di dunia. Sanmina-SCI tidak hanya berfokus pada rekayasa dan fabrikasi komponen kompleks, tapi juga pada penyediaan solusi pasokan lengkap rantai end-to-end untuk Original Equipment Manufacturers (OEM). Dengan jejak global yang efisien bersaing di pasar saat ini, Sanmina-SCI adalah teknologi utama dan mitra global sebagai rantai pasokan dan yang paling canggih solusi untuk mencapai visi 2. Mengapa ada hambatan apabila akan memulai menggunakan aplikasi cloud? Apakah dalam mengerjakan pengembangan ini ada hambatan dari luar pekerjaan mereka? Jawab: Apabila dalam suatu organisasi akan memulai sesuatu yang baru tentunya akan mendapatkan hambatan baik dari dalam maupun dari luar organisasi perusahaan dimaksud. Apalagi dengan perubahan yang drastis tentang penggunaan aplikasi sofware yang akan jadi server pusat. Hambatan yang datang dari dalam organisasi berupa hambatan dari seluruh staff pelaksana yang akan memakai program dimaksud tentunya tidak langsung merespons terhadap pengembangan dimaksud mereka belum terbiasa dan perlu pelatihan yang intensif agar didapat hasil pengembangan yang dihrapkan perusahaan. Begitu pula degan manajer TI harus memberi dorongan dan motivasi. Bagaimana pun kita melakukan sesuatu, pasti ada resistensi dari orang- 6
orang yang mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Mari kita lihat contoh dunia nyata yang mendemonstrasikan tantangan implementasi aplikasi dan strategi bisnis/ti, dan tantangan manajemen perubahan yang di hadapi oieh manajemen. Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management CRM) adalah contoh terbaik dari aplikasi e-bisnis utama bagi banyak, perusahaan saat ini. CRM didesain untuk mengimplementasikan strategi bisnis penggunaan TI untuk mendukung fokus total ke pelanggan di semua bidang di perusahaan. Namun proyek CRM sering dinyatakan gagal memenuhi tujuannya. Misalnya, menurut laporan dari Meta Group yang sangat mengejutkan, yaitu bahwa 55 hingga 75 persen dari proyek CRM gagal memenuhi tujuannya, karena masalah otomasi tenaga penjual dan "masaiah budaya yang tidak teratasi" staf penjualan sering segan, atau bahkan takut menggunakan sistem CRM. Adapun hambatan dari luar organisasi adalah banyaknya pesaing yang menawarkan aplikasi pengganti dimaksud akan tetapi kualitas dan kuantitasnya belum tentu dapat menjamin jalannya aplikasi dimaksud untuk promosi perusahaan itu. Perencanaan yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan kompleks di lingkungan teknologi informasi terutama pada dunia bisnis di masa kini, strategis perencanaan bisnis/it melibatkan suatu evaluasi yang manfaat dalam mengambil resiko yang dihadapi perusahaan. Penggunaan Strategi dasar Teknologi Informasi untuk memanfaatkan persaingan. persaingan kekuatan (pesaing, pelanggan, para distributor, peserta baru, dan pengganti) dan strategi persaingan (pemimpin yang dihormati, perbedaan, pertumbuhan, inovasi, dan kerjasama), seperti halnya model jaringan tentang aktivitas dasar berbasis bisnis. Model ini digunakan dalam proses perencanaan strategis untuk membantu menghasilkan gagasan dalam penggunaan teknologi informasi yang strategis untuk mendukung prakarsa e-bisnis baru. Dalam mengerjakan pengembangan aplikasi tersebut ada hambatan dari luar yaitu khususnya yang masih menggunakan aplikasi lama dianggap masih layak untuk digunakan akan tetapi dengan perkembangan tejnologi dewasa ini hal tersebut merupakan kendala dari peningkatan serta kualitas sistem. Ada juga pengaruh 7
terhadap sumber daya TI di perusahaan yang ingin mengembangkan karir dan penghasilan yang lebih di perusahaan lain. Google Apps sedang mengatasi tiga masalah: menguragi defisit anggaran, kekurangan staf TI dan ketidakpuasan dengan sistem sofware perkantoran saat ini. 3. Bagaimana cara supaya perusahaan bermanfaat dan dinikmati CIO selama mereka memprakarsai pengembang strategis? berikan beberapa contoh. Agar perusahaan dapat bermanfaat dan dinikmati oleh CIO (Chief Information Officer) adalah suatu jabatan dalam organisasi (bisnis, pemerintahan ataupun nirlaba) yangj mempunyai peran sebagai pemimpin dalam penyediaan informasi bagi kelangsungan hidup organisasi dalam rangka mencaapai tujuannya. CIO menjadi semakin vital di era informasi dimana eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan dalam memberdayakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). CIO sendiri secara fungsional membawahi tiga divisi: Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Manajemen Informasi. Divisi Sistem Informasi berfungsi untuk menganalisa kebutuhan informasi dari sebuah perusahaan baik saat ini maupun di kemudian hari nanti (aspek demand dari informasi). Secara prinsip ada dua jenis aktivitas yang harus dilakukan oleh divisi ini: a. Business Supports - merupakan fungsi untuk selalu memonitor kebutuhan manajemen perusahaan akan informasi sebagai penunjang dalam menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari, mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan aplikasi bisnis yang ada, dan mengusulkan aplikasi-aplikasi tambahan maupun perbaikan terhadap yang telah dimiliki, dan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan baru. b. Information System Studies - merupakan suatu forum penelitian dan pengembangan yang bertanggung jawab untuk selalu memantau perkembangan teknologi di industri dimana perusahaan tersebut beroperasi, terutama bagaimana para kompetitor memanfaatkannya atau merencanakan strategi untuk memanfaatkannya. Secara berkala, forum ini akan mempresentasikan kepada manajemen puncak kesempatan-kesempatan bisnis yang mungkin dilakukan di kemudian hari melalui implementasi perangkat teknologi informasi yang baru. 8
Tim ini pula yang akan menjadi penasehat utama CIO dalam usaha mengembangkan sistem informasi perusahaan. Selama pengembangan strategis perushaan juga dapat melakukan strategi berupa a. Pencipta Pasar. Gunakan Internet untuk menggambarkan suatu pasar baru dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Model ini perlu untuk menjual secara terusmenerus hingga berlangsung lama. Contoh: Amazon.Com dan E.Trade. b. Membentuk kembali Saluran. Gunakan Internet sebagai saluran baru untuk mengakses pelanggan, membuat penjualan, dan memenuhi pesanan secara langsung. Lampiran Model ini, menggantikan distribusi fisik dan saluran pemasaran. Contoh: Cisco. a. Perantara Transaksi. Gunakan Internet untuk memproses pembelian. Transaksi model ini meliputi saling bertemu untuk mencari, membandingkan, memilih, dan membayar online. Contoh: Microsoft Expedia dan Ebay. b. Info Media. Gunakan Internet untuk mengurangi biaya pencarian. Menawarkan pelanggan untuk memproses mengumpulkan informasi agar diperlukan untuk membuat pembelian. Contoh: Home advisor dan Auto-By-Tel. a. Inovasi dalam pelayanan. Gunakan Internet untuk menyediakan suatu jasa yang menyeluruh untuk pelanggan agar dapat menggunakan secara langsung. Inovasi pelayanan diusahakan karyawan berhubungan secara langsung. Contoh: Employease dan Healtheon. b. Inovasi dalam pembaharuan jaringan. Gunakan Internet untuk mengefektifkan interaksi antar semua persediaan jaringan untuk meningkatkan efisiensi. Contoh: Mckesson Mikro. c. Penguasaan Saluran. Gunakan Internet sebagai penjualan dan saluran jasa layanan. Model ini menggantikan kantor bisnis pada pusat panggilan. Contoh: Charles Schwab 9
BAB.III KESIMPULAN Dari uraian diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai nerikut: 1. Merencanakan teknologi informasi memerlukan perencanaan untuk merubah sistem bisnis, proses, struktur, dan teknologi. Perencanaan adalah suatu hal penting dalam proses organisasi dengan menggunakan metoda seperti pendekatan skenario dan perencanaan dalam memanfaatkan persaingan untuk mengevaluasi suatu lingkungan organisasi internal dan eksternal; meramalkan pengembangan baru; menetapkan suatu visi organisasi, misi dan sasaran hasil; mengembangkan strategis, taktik, dan kebijakan untuk menerapkan keberhasilannya; dan mengartikulasikan rencana untuk organisasi untuk bertindak sesuai dengan organisasi bantuan proses perencanaan baik belajar sendiri maupun mempromosikan perubahan keorganisasian dan pembaruan. 2. Strategi Bisnis/TI Perencanaan melibatkan seluruh investasi teknologi informasi dengan suatu visi bisnis perusahaan dan keberhasilan strategis seperti tenaga ahli dibidang bisnis yang mengakibatkan suatu perencanaan strategis yang konseptual menetapkan suatu program teknologi perusahaan, sumber daya data, arsitektur aplikasi, dan organisasi TI. 3. Aktivitas Implementasi meliputi perencanaan implementasi dan pengenalan TI dalam merubah proses bisnis, struktur organisasi, tugas pekerjaan, dan hubungan pekerjaan sebagai hasil strategi TI dan aplikasi seperti prakarsa e-bisnis, tenaga ahli dalam menangani proyek, menyediakan hubungan kerjasama, dan pengenalan tentang teknologi baru. Perusahaan menggunakan taktik manajemen perubahan seperti keterlibatan pemakai di Bisnis/TI perencanaan dan pengembangan untuk mengurangi perlawanan pemakai akhir dan memaksimalkan penerimaan terhadap perubahan bisnis semua stakeholders. 10