Tinjauan Empirik Penerapan Outsourcing dan Insourcing Dalam Pengembangan Sistem Informasi (Tugas Individu Mata Kuliah Manajemen Sistem Informasi) Disusun Oleh : Ahmad Subhan Irani P056133752.54E PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang... 4 I.2. Ruang Lingkup... 5 I.3. Tujuan Penulisan... 5 II. TINJAUAN LITERATUR II.1. Sistem Informasi... 6 II.2. Sistem Development Life Cycle (SDLC)... 8 II.3. Strategi Pengembangan Sistem Informasi : Outsourcing dan Insourcing... 10 III. PEMBAHASAN III.1. Pilihan Outsourcing atau Insourcing... 11 III.2. Tinjauan Kritis Terhadap Strategi Outsourcing dan Insourcing... 12 III.3. Studi Kasus : Android Googgle Vs ios Apple... 14 IV. KESIMPULAN... 16 DAFTAR PUSTAKA 2
KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tugas individu pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen judul Tinjauan Empirik Penerapan Insourcing dan Outsourcing Dalam Pengembangan Sistem Informasi. Dalam pengantar ini perkenankan pula penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar besarnya kepada dosen pengasuh mata kuliah Manajemen Sistem Informasi: Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc dan dosen pengajar lainnya atas informasi dan tambahan wawasan yang telah diberikan selama penulis mengikuti mata kuliah tersebut. Akhir kata, izinkan penulis menyampaikan permohonan maaf atas segala kekurangan dari makalah ini sehingga saran dan kritik sangat penulis harapkan bagi perbaikan dan penyempurnaan makalah ini selanjutnya. Demikian makalah ini penulis sampaikan semoga dapat bermanfaat. Jakarta, Desember 2014 Penulis 3
Tinjauan Empirik Penerapan Outsourcing dan Insourcing Dalam Pengembangan Sistem Informasi 1 Oleh : Ahmad Subhan 2 Abstraksi: Sistem informasi adalah bagian penting dari sebuah organisasi yang harus terus dikembangkan untuk mendukung proses bisnis dan internal manajemen. Alternatif pilihan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan strategi outsourcing atau insourcing. Pemilihan strategi pengembangan tersebut harus memperhatikan berbagai faktor termasuk keuntungan dan kerugian dari alternatif yang ada. Pemilihan yang tepat akan menghasilkan keunggulan kompetitif jangka penjang seperti yang berhasil dilakukan oleh Google pada pengembangan sistem operasi untuk perangkat mobile berbasis android. Kata kunci: sistem informasi, insourcing, outsourcing, google, android I. Pendahuluan I.1. Latar Belakang Tantangan lingkungan organisasi yang semakin dinamis menuntut adanya kemampuan adaptasi organisasi. Adaptasi tersebut mencakup semua aspek yang ada termasuk sistem informasi yang digunakan dalam organisasi. Untuk mencapai level adaptasi yang ideal pada sistem informasi, maka sistem infromasi harus terus dikembangkan dan disesuaikan dengan tuntutan kebutuhan organisasi. Di dunia sistem informasi pengembangan sistem ini dikenal dengan istilah Sistem Development Life Cycle (SLDC). SLDC sendiri adalah sebuah proses berkelanjutan dari perubahan sistem yang dapat berupa pengembangan atau perubahan sistem informasi itu sendiri. Setiap SLDC harus mampu menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang memenuhi atau melebihi harapan seluruh stakeholder organisasi. Dalam proses pengembangan sistem informasi, organisasi atau perusahaan akan selalu dihadapkan pada satu persoalan yang relatif sama yaitu keterbatasan sumberdaya. Sumberdaya yang dimaksud tersebut mencakup sumber daya manusia, sumberdaya modal, teknologi dan lainnya. Oleh karena itu penentuan strategi pengembangan sistem informasi yang tepat harus dilakukan secara terencana dengan mempertimbangkan berbagai faktor yang ada. Dua strategi pengembagan sistem informasi yang umum digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan adalah strategi pengembangan sistem informasi secara outsourcing atau insourcing. Kedua pendekatan strategi pengembangan tersebut mempunyai perbedaan dari beberapa aspek sekaligus pula memiliki keunggulan dan kelemahan. Bertitik tolak dari latar belakang tersebut diatas, maka dalam review ini penulis mencoba merumuskan beberapa masalah utama terkait penerapan strategi pengembangan sistem informasi secara outsourcing dan insourcing sebagai berikut; a. Apa perbedaan antara pengembangan sistem informasi melalui pendekatan outsourcing dan insourcing 1 Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Dosen Pengasuh: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc 2 Mahasiswa Program Pascasarjana Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor, Kelas E 54 4
b. Bagaimana organisasi atau perusahaan menentukan strategi pengembangan sistem informasi dalam konteks outsourcing dan insourcing. c. Bagaimana studi empiris membuktikan keberhasilan sebuah organisasi dalam menetapkan strategi pengembangan sistem informasinya. I.2. Ruang Lingkup Penulisan Mempertimbangkan keterbatasan waktu dalam penelusuran literatur dan studi empiris yang ada maka ruang lingkup makalah kali ini akan dibatasi pada pada perbedaan konsep dan penerapan outsourcing atau insourcing untuk pengembangan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Pembatasan ruang lingkup lainnya adalah terkait studi kasus yang diambil, dimana untuk makalah kali ini akan dibatasi dari studi kasus pengembangan sistem operasi pada smartphone berbasis android yang dimiliki oleh google dan ios yang dimiliki oleh Apple. Studi kasus akan difokuskan pada bagaimana pola strategi outsourcing dan insourcing dikaitkan dengan keberhasilan menciptakan competitve advantage dalam industri. I.3. Tujuan Penulisan Berdasarkan identifikasi masalah dan ruang lingkup yang sudah disampaikan sebelumnya maka dapat dirumuskan tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : a. Memberikan pemahanan tentang konsep strategi outsourcing atau insourcing dalam pengembangan sistem informasi. b. Mengkaji bagaimana strategi outsourcing atau insourcing diterapkan dalam sebuah organisasi berdasarkan pertimbangan faktor keunggulan dan keunggulan yang ada. c. Mengkaji studi kasus penerapan outsourcing atau insourcing pada Android Google dan ios Apple yang berhasil menciptakan competitve advantage dalam industri smartphone global. 5
II. TINJAUAN LITERATUR II.1. Sistem Informasi Sistem informasi secara sederhana sering diartikan sebagai kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti lebih luas, istilah sistem informasi sering digunakan juga untuk merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Lucas (1987), menjelaskan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan dari prosedurprosedur terorganisasi yang menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi. Sementara itu (O Brien, 2010) mendefinisikan sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya yang mengumpulkan data, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam lingkup suatu organisasi. Gambar 1. Komponen Sistem Informasi (O Brien 2010) Sistem informasi bagi manajemen memiliki peran yang vital tidak hanya untuk mendukung proses bisnis atau operasi namun lebih luas. (O Brien, 2010) menjelaskan bahwa sistem informasi memiliki setidaknya 2 peran utama yaitu ; 1. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Contohnya sistem pendukung operasiona lmenghasilkan berbagai produk informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan produk informasi spesifik sehingga dapat digunakan oleh manajer. Pengolahan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta mengupdate database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari : a. Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems) Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, mengupdate database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya : prosesinventori dan penjualan, sistem accounting. 6
b. Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems) Proses monitor dan kontrol industri. Contohnya : penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, sistem produksi baja. c. Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems) Tim pendukung, kelompok kerja, dan kolaborasi serta komunikasi perusahaan. Contohnya : sistem e mail, chat, dan video conference. 2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems) Saat aplikasi sistem informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuat keputusan oleh manajer, disebutnya sistem pendukung manajemen. Secara konsep, beberapa tipe major dari sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pembuat keputusan, yaitu : a. Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems MIS) Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untukmendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya : analisis penjualan,performance produksi, dan sistem laporan tren biaya b. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems DSS) Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuat keputusan manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya : pelabelan harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem analisis risiko. c. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems EIS) Menyediakan informasi kritis dari MIS, DIS, dan sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk mempermudah akses analisis performance bisnis, aksi kompetitor,dan pengembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis. Klasifikasi Sistem Informasi lainnya adalah ; a. Sistem Ahli b. Sistem Manajemen Pengetahuan c. Sistem Informasi Strategis d. Sistem Bisnis Fungsional Gambar 2. Jenis Sistem Informasi (O Brien, 2010) 7
II.2. System Development Life Cycle (SDLC) Bagi sebuah organisasi atau perusahaan pengembangan sistem informasi adalah sebuah kebutuhan yang tidak dapat lagi dihindarkan, namun sebelum sebuah organisasi memutuskan pilihan strategi pengembangan sistem informasi maka hal pertama yang harus dipahami oleh pihak manajemen adalah siklus dalam pengembangan sistem informasi itu. Siklus pengembangan sistem informasi atau system development life cycle (SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna (Kendall & Kendall, 2006). SDLC sendiri merupakan pusat pengembangan sistem yang terdiri terdiri dari 4 (empat) langkah kunci yaitu, perencanaan dan seleksi, analisis, desain, implementasi dan operasional (Valacich, George, & Hoffer, 2012). Selain itu, SDLC adalah sebuah proses memahami bagaimana sistem snformasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang system, membangun sistem, dan memberikannya kepada pengguna (Dennis, Wixom, & Tegarden, 2005). O Brien dalam Yanti (2012) mengemukakan bahawa tahapan system Development Life Cycle (SDLC) adalah sebagai berikut : 1. Investigasi sistem Investigasi sistem merupakan tahap pertama dalam proses pengembangan sistem. Tahap ini bertujuan menghasilkan proposal untuk perencanaan proses pengembangan sistem. Dari tahap ini akan diperoleh informasi mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam tahap investigasi juga diadakan studi kelayakan atas solusi yang diusulkan. Studi kelayakan mencakup studi kelayakan operasional, kelayakan ekonomis, kelayakan teknikal, kelayakan sumber daya manusia, serta kelayakan hukum dan politik. 2. Analisis sistem Analisis sistem merupakan sebuah studi mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna. Tahapan ini menghasilkan kebutuhan fungsional sebagai dasar atasi desain sistem informasi. Analisis sistem melibatkan studi mendetail atas kebutuhan informasi perusahaan dan pengguna, aktivitas, sumber daya, dan produk dari sistem informasi yang sedang digunakan. Tahapan ini juga mempelajari kemampuan sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan para stakeholder. 3. Desain sistem Desain sistem berfokus pada tiga area: desain User Interface, desain data, serta desain proses. Dalam hal ini desain harus mudah dipahami dan mudah digunakan oleh user di berbagai level yang ada. Selanjutnya pengembang sistem juga harus mendesain jenis database yang digunakan, serta mendesain bagaimana proses pengolahan data berlangsung. 4. Implementasi sistem Proses implementasi sistem mencakup perolehan hardware, software, dan service, pengembangan atau modifikasi software, melakukan pelatihan kepada end user. Mengenai metode konversi, pengembang dapat memilih salah satu di antara metode paralel, metode pilot, metode phased, serta metode plunge. 5. Pemeliharaan sistem Pemeliharaan sistem dilakukan setelah tahap implementasi berhasil. Tahapan ini berguna 8
untuk memastikan bahwa sistem yang baru diterapkan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Proses pemeliharaan memperbaiki segala macam error yang mungkin timbul. Dalam tahap ini juga dilakukan pemantauan dan review secara periodik atas sistem baru yang telah berjalan. Gambar 3. System Development Life Cycle (O Brien, 2011) II.3. Strategi Pengembangan Sistem Informasi : Outsourcing dan Insourcing Setelah pihak manajemen organisasi memahami bagaimana proses dan siklus pengembangan sistem informasi maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menentukan strategi pengembangan sistem informasi yang tepat. Secara umum ada 2 alternatif strategi pengembangan sistem informasi yang dapat ditempuh oleh sebuah organisasi atau perusahaan yang pertama adalah melalui outsourcing atau insourcing. Menurut O Brien (2010), outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi diubah dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan sistem informasi, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Outsourcing dalam sistem informasi dapat pula didefinisikan sebagai pemindahan seluruh atau sebagian fungsi atau proses sistem informasi perusahaan pada pihak luar (Benamati dan Rajkumar, 2002). Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa proses outsourcing dalam strategi pengembangan sistem informasi akan menyebabkan terciptanya hubungan bisnis antara perusahaan dan pihak ketiga dari luar. Penggunaan pihak ketiga (outsourcing) dalam strategi pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dalam beberapa jenis atau level. Jenis jenis outsourcing terdiri dari: a. Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, 9
hardware dan software. b. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. c. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Strategi pengembangan selanjutnya yang merupakan kebalikan dari strategi pengembangan diatas adalah strategi insourcing. Strategi insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem informasi untuk bagian bagian lain dalam perusahaan. Insourcing merupakan model pengembangan dan dukungan sistem informasi yang dilakukan oleh para user itu sendei di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan produksi) dengan sedikit bantuan dari spesialis sistem informasi yang ada siperusahaan atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal umum dikenal dengan istilah end user computing atau end user development. Disamping dua pilihan strategi diatas sebenarnya ada satu bentuk strategi pengembangan sistem informasi yang merupakan kombinasi dari kedua pendekatan diatas. Kombinasi tersebut dikenal sebagai cosourcing. Cosourcing dapat diartikan partnership antara pihak internal dan eksternal perusahaan dan didasarkan atas hubungan kerjasama jangka panjang. Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan umumnya didasarkan pada kebutuhan kegiatan bisnis suatu perusahaan yang terus meningkat pada satu sisi yang erat kaitannya dengan pengembangan sistem informasi, sementara disisi lain ada keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi peningkatan kegiatan bisnis tersebut. Keputusan sebuah organisasi untuk menerapkan strategi outsourcing atau insourcing ditentukan oleh banyak faktor, baik yang sifatnya karena faktor teknis maupun non teknis. Secara lebih spesifik pembahasan mengenai outsourcing dan insourcing akan dibahas di bab selanjutnya dengan titik berat pada latar belakang pemilihan strategi, kelebihan dan kelemahan dari masing pendekatan strategi. 10
III. PEMBAHASAN III.1. Pilihan Outsourcing atau Insourcing Tuntutan bisnis yang semakin cepat seringkali mendorong proses dan siklus pengembangan sistem infromasi menjadi sangat dinamis. Ketepatan dan kecepatan sistem informasi telah menjadi faktor penting bagi organisasi dalam memenangkan persaingan. Oleh karenanya organisasi akan menjadi lebih sering dihadapkan pada pilihan apakah akan menggunakan strategi outsourcing atau insourcing dalam mengembangkan sistem informasinya. Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau insourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukan outsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian teknologi informasi yang sangat tinggi dan mahal menjadikan perusahaan menganggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Latar belakang lain adalah untuk memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf teknologi informasi di dalam perusahaan. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. O Brien dalam Utomo (2014) mengungkapkan beberapa faktor utama bagi perusahaan memilih untuk melakukan outsoursing antara lain adalah ; 1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. 2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. 3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. 4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi. 5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidak tersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi risiko salah penerapan sistem informasi. 6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. 7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. 8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan 11
pertumbuhan modal usaha. 9. Berbagi risiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. 10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat. Terlepas dari semakin berkembangnya pola pengembangan outsourcing, ternyata disisi lain masih banyak perusahaan yang tetap menerapkan strategi insourcing dalam pengembangan sistem informasinya. Salah satu argumen dalam 2 tahun terakhir ini yang saat ini paling banyak dijadikan pertimbangan adalah bahwa hal industri outsourcing yang booming dalam 15 tahun terakhir telah berubah menjadi lebih mahal dan tidak efisien. Duplikasi dan standarisasi bisnis proses yang coba ditawarkan penyedia jasa outsourcing telah menghilangkan identitas dan kelebihan individu organisasi, sementara kompetisi dan tuntutan kebutuhan pasar berubah sangat cepat. Sehingga sangat wajar jika kemudian banyak perusahaan kembali mengembangkan sistem informasinya sendiri dengan pertimbangan dan kesadaran bahwa merekalah sendiri yang sebenarnya memahami bisnis mereka dan bukan oleh vendor. III.2. Tinjauan Kritis Terhadap Strategi Outsourcing dan Insourcing Dalam pelaksanaannya strategi outsourcing dan insourcing memiliki keunggulan sekaligus kelemahan. Berikut ini adalah gambaran mengenai keunggulan dan kelemahan dari strategi pengembangan sistem informasi melalui pendekatan outsourcing dan insourcing yang dikutip dari Zulham (2014): Berikut ini adalah kelebihan dari strategi pengembangan dengan pendekatan outsourcing, antara lain ; a. Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis yang ditangani b. Kebutuhan tenaga kerja selamanya tetap terjamin. c. Target perusahaan akan terpenuhi dengan tepat waktu. d. Risiko ditanggung oleh pihak ketiga. Risiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan. e. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli f. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendoryang mempunyai reputasi baik. g. Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlunya aset untuk teknologi informasi h. Outsourcer yang telah ahli dibidang pengembangan sistem dapat memberikan jasa yang lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri oleh pihak internal perusahaan. i. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju j. Lebih menghemat biaya dan mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal. 12
k. Waktu pengembangan lebih cepat l. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak luar. Disisi lain pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan antara lain ; a. Perusahaan berpotensi kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing. b. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain. c. Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan. d. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. e. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. f. Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. g. Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan dan outsourcer h. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. i. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. j. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan olehvendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Berikut ini adalah beberapa point kelebihan yang akan diperoleh organisasi dalam menerapkan metode insourcing antara : a. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. b. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. c. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. d. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. e. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. f. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. g. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih 13
terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. h. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing antara lain: a. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. b. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). c. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. d. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. e. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/risiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). f. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan didalam perusahaan. g. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi didalam perusahaan. h. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user. i. Adanya risiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. j. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/risiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. III.3. Studi Kasus : Android Google Vs ios Apple Android Google dan ios Apple adalah dua model sistem operasi utama yang paling banyak digunakan pada perangkat mobile khususnya pada mobile phone dan smartphone. Kedua sistem operasi tersebut pada dasarnya dikembangkan dengan model outsourcing dengan level pendekatan yang berbeda. Dimana untuk Google Android secara berani telah melakukan terobosan dengan membuka platform sistem operasinya pada pihak ketiga, sementara ios Apple masih menutup platform sistem informasinya meski sudah relatif terbuka di level pengembangan aplikasinya. Secara sederhana dapat dianalogikan keduannya sama sama menyediakan jalan raya untuk para vendor atau pengembang aplikasi membangun dan melengkapi sistem operasinya namun ios relatih lebih teratur sementara Android terlalu bebas. Ibarat dua jalan raya, ios seperti jalan tol dan Android itu jalan raya biasa yang lebar, dan seperti layaknya jalan tol, iphone memiliki sistem yang mengatur, sedangkan Android tidak sehingga menjadi lebih longgar dan bebas. Atau dengan kata lain Apple mengatur model bisnis ios seperti Research In Motion (RIM) dimana ada kerja sama yang dibangun bersama mitranya yang didasarkan pada 14
komitmen, persetujuan, misi, visi, dan sebagainya. Sedangkan Google tidak melakukanya. Mengapa Google melakukan itu, jawabannya bisa sangat sederhana yaitu karena Google butuh riil income dari bisnis iklan onlinenya. Di dalam persaingan bisnis sistem operasi untuk mobile phone dan smartphone yang semakin ketat, Google android telah berhasil melihat secara lebih detail bisnis model apa yang dapat dikembangkan. Pada awal pengembanganya Google berasumsi bahwa akan ada peluang yang sangat besar untuk sebuah aplikasi 3 rd party yang memenuhi kebutuhan user dan mendukung kinerja sebuah device mobile. Google secara cermat berhasil memanfaatkan pasar open source, sehingga para pengembang (outsources) dapat melakukan sendiri perbaikan perbaikan bahkan ikut serta menciptakan aplikasi pendukung yang baru untuk android sebagai sebuah sistem operasi. Platform sistem operasi diyakini akan terus berkembang sesuai dengan komunitas yang saling berinteraksi dan menghasilkan aplikasi mobile yang lebih inovatif. Android bersifat multiple platform, sehingga dapat digunakan diperangkat smartphone yang berbeda beda. Semua aplikasi yang dibuat adalah sama, maksudnya android tidak membedakan antara phone core aplikasi dengan 3 rd party aplikasi. Device yang menggunakan platform android, memberikan full akses kepada pemakainya untuk dapat memodifikasi handset mereka sesuai dengan keinginan. Strategi ini tampaknya tidak diadopsi oleh Apple seluruhnya yang memang memonopoli hardware dan software, Google memberikan android secara open source yang artinya dapat digunakan bebas tanpa batas. Dan dari bisnis inilah Google dapat mengembangkan ekosistem dari produknya dari mulai Google Search, Google Mail, Google Drive, Google Maps, dan semua layanan Google. Hal ini artinya Google dengan android yang disupport banyak developer akan membanjiri pasar ponsel dunia dengan aplikasi dan layanan online yang artinya adalah sumber iklan dan income sebenarnya bagi Google. Dengan strategi android mobile ini Google akan berhasil meningkatkan secara radikal penciptaan, penyampaian dan penyediaan layanan online mobile dan aplikasi, dengan harapan bahwa ketika orang menemukan pengalaman yang lebih memuaskan, penggunaan mobile web dan internet mereka akan bertambah bersamaan dengan pendapatan iklan online yang mereka miliki. So menarik untuk ditunggu apakah Apple ios akan diam menghadapi gempuran Google android 15
IV. KESIMPULAN Tuntutan bisnis yang semakin cepat mendorong proses dan siklus pengembangan sistem infromasi menjadi sangat dinamis. Sehingga organisasi akan menjadi lebih sering dihadapkan pada pilihan apakah akan menggunakan strategi outsourcing atau insourcing dalam mengembangkan sistem informasinya. Pelaksanaannya strategi outsourcing maupun insourcing memiliki keunggulan sekaligus kelemahan. Hal ini berkaitan dengan risiko yang ada sehingga perlu menjadi perhatian oleh pihak manajemen sebelum memutuskan strategi pengembangan sistem informasinya. Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau insourcing dipengaruhi oleh banyak faktor seperti ekonomi, strategi dan teknis. Beberapa perusahaan memilih outsourcing untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Sementara sebagian perusahaan lainnya memilih strategi insourcing dengan pertimbangan jasa outsourcing saat ini relatif lebih mahal, menghilangkan identitas yang unik dari organisasi dan karena tuntutan kebutuhan pasar berubah sangat cepat. Android Google dan ios Apple adalah contoh model outsourcing dengan level pendekatan yang berbeda. Google android secara berani telah melakukan terobosan dengan membuka platform sistem operasinya pada pihak ketiga, sementara Apple ios masih menutup platform sistem informasinya meski sudah relatif terbuka di level pengembangan aplikasi. Dalam persaingan bisnis sistem operasi yang semakin ketat, Google android secara cermat berhasil memanfaatkan pasar open source, sehingga para pengembang (outsources) dapat melakukan sendiri perbaikan perbaikan bahkan ikut serta menciptakan aplikasi pendukung baru untuk android sebagai sebuah sistem operasi. Dalam hal ini Google meyakini bahawa platform sistem operasi akan terus berkembang sesuai dengan komunitas yang saling berinteraksi sehingga menghasilkan aplikasi mobile yang lebih inovatif. Melalui strategi android nya Google berhasil meningkatkan secara radikal penciptaan, penyampaian dan penyediaan layanan online mobile dan aplikasi, dengan harapan bahwa ketika orang menemukan pengalaman yang lebih memuaskan, penggunaan mobile web dan internet mereka akan bertambah bersamaan dengan pendapatan iklan online yang mereka miliki. 16
DAFTAR PUSTAKA Benamati, J. H. & Rajkumar, T. M., 2002, A Design of an Empirical Study of the Applicability of the Technology Acceptance Model to Outsourcing Decisions. 2002 Association for Computing Machinery Special Interest Group on Computer Personnel Research Conference, Kristiansand,Norway lan Dennis, Barbara Haley Wixom, David Tegarden (2005) : Systems Analysis and Design with UML Version 2.0, John Wiley & Son Inc. Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2006, Analisis dan Perancangan Sistem, Penerbit PT. Indeks, Jakarta. Lucas, Henry C. III; Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi, 1987 Eriangga, Jakarta. O Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. Management Information Systems, 10th Edition. McGraw Hill/ Irwin, New York. Utomo, Bobit 2013, http://bobit48e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/02/07/penerapaninsourcing outsourcing dan co sourcing dalam pengelolaan sistem informasi di perusahaan/ Valacich, J.S., George, J.F., & Hoffer, J.A. 2012. Essentials of Systems Analysis and Design (5th Edition). Prentice Hall: Englewood Cliffs. Yanti, Lina 2012, http://lina48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/implementasisistem informasi bisnis di perusahaan prototyping dalam proses pembangunan sistem endusers dan is specialists/ Zulham, Otto 2014 http://otto45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/02/10/outsourcinginsourcing dan cosourcing kajian kelebihan dan kelemahan masing masing model/ 17