STUDI KELAYAKAN RENCANA PENERAPAN SOFTWARE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Henny Hendarti, Yuliana Lisanti,Yuna Wijaya Binus University Jln. KH. Syahdan No. 9, Kemanggisan Jakarta Barat, 11480 E-mail : henny@binus.edu ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan rekomendasi kepada Perusahaan dalam memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan karyawan, keinginan pihak manajemen serta yang mendukung proses bisnis perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis, yang meliputi: analisis fit/gap dan analisis cost benefit, dan metode pengumpulan data, yang meliputi: studi pustaka, observasi, dan wawancara. Wawancara dilakukan terhadap pihak manajemen dan mitra bisnis software ERP yang diusulkan. Pada penelitian ini software ERP yang diusulkan adalah SAP Business One 2007 A dan Microsoft Dynamics NAV 5.0. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini yaitu bahwa Microsoft Dynamics NAV 5.0 dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan jumlah fit sebanyak 10 dan jumlah partial sebanyak 4, yang diperoleh dari analisis fit/gap. Sementara, berdasarkan analisis cost benefit, dengan menggunakan Microsoft Dynamics NAV 5.0, perusahaan dapat menghemat biaya sebanyak Rp 118.871.000, di mana manfaat yang diperoleh perusahaan adalah sebanding dengan SAP Business One 2007 A. Simpulan dari penelitian ini yaitu bahwa rekomendasi software ERP yang sesuai dengan kondisi Perusahaaan, baik dari segi pemenuhan kebutuhan (dengan analisis fit/gap) maupun dari segi finansial (dengan analisis cost benefit), adalah Microsoft Dynamics NAV 5.0. Kata kunci: Studi Kelayakan, Rekomendasi, ERP, SAP Business One 2007 A, Microsoft Dynamics NAV 5.0 LATAR BELAKANG Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) ke dalam perusahaan merupakan salah satu strategi yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas sistem informasinya. Hal ini dikarenakan ERP merupakan bagian dari infrastruktur perusahaan yang dapat menunjang kelancaran proses bisnis perusahaan yang menerapkannya. Selain itu, ERP juga dianggap sebagai pendukung fungsi bisnis, serta dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Beberapa produk dari software ERP yang terkenal, di antaranya adalah SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, J.D. Edwards, Baan, dan lain sebagainya. Penerapan ERP dapat dikatakan sebagai suatu langkah yang kompleks, karena keterkaitannya antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lainnya dalam perusahaan. Selain itu, penerapan ERP juga membutuhkan waktu dan biaya yang relatif besar. Oleh karena itu, setiap perusahaan yang ingin mengimplementasikan software ERP harus mempertimbangkan segala aspek yang ada, agar pengimplementasian ERP menjadi maksimal dan bukan merupakan suatu keputusan yang salah.
Penelitian terhadap proses bisnis PT IKI perlu dilakukan untuk memberikan rekomendasi solusi atas masalah-masalah yang ada dalam berbagai divisi, atau dengan kata lain, penelitian ini menjawab kebutuhan-kebutuhan pengguna dari setiap divisi untuk menunjang proses bisnis yang berjalan. Penelitian ini juga memaparkan analisis dari masing-masing alternatif rekomendasi solusi yang ditawarkan. Analisis tersebut mencakup keunggulan dan kelemahan dari dua produk ERP (alternatif rekomendasi solusi) yang ditawarkan dengan mempertimbangkannya dari segi pemenuhan kebutuhan, waktu, biaya, dan manfaat yang ada. Hasil penelitian akan memberikan rekomendasi solusi bagi PT IKI guna mengimplementasikan software ERP yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Ruang Lingkup 1) Divisi-divisi yang terkait dalam analisis pemilihan software ERP mencakup divisi Operational, Sales & Marketing, dan Human Resources, di mana proses bisnis yang dianalisis adalah proses bisnis penjualan, pembelian, perekrutan karyawan, dan penggajian. 2) Studi kelayakan software ERP pada PT IKI dilakukan dengan menjabarkan dua produk ERP yang diajukan sebagai alternatif rekomendasi solusi. Kedua produk ERP tersebut, antara lain: SAP Business One 2007 A dan Microsoft Dynamics NAV 5.0. Tujuan 1) Mengidentifikasi masalah-masalah yang ada pada PT IKI, terkait dengan proses bisnis yang ada dan kebutuhan-kebutuhan pengguna akan sistem. 2) Membantu dan memberikan rekomendasi solusi produk ERP yang sesuai untuk diterapkan pada PT IKI dalam menunjang proses bisnisnya. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini, yaitu: 1) Memberikan gambaran masalah yang sedang dialami oleh PT IKI, khususnya mengenai kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang belum terpenuhi. 2) Memberikan gambaran perbandingan antar produk ERP yang diajukan. 3) Menghasilkan informasi bagi pihak manajemen perusahaan guna pengambilan keputusan, dalam kaitannya dengan penerapan produk ERP yang sesuai dengan kondisi PT IKI. METODOLOGI PENELITIAN Referensi Studi Pustaka, Observasi, Wawancara SAP Business One 2007 A SAP Business One 2007 merupakan solusi software yang terintegrasi dan ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana sistem dilengkapi dengan semua fungsi yang diperlukan untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan proses bisnis perusahaan. C-35-2
Gambar 1 User Interface SAP Business One 2007 A Microsoft Dynamics NAV 5.0 Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang lengkap dan ditujukan kepada perusahaan menengah, di mana sistem mengintegrasikan keseluruhan modul yang ada dan menyatukan seluruh data ke dalam suatu database yang tersentralisasi. Selain itu, Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang cepat dalam hal implementasi, memberikan kemudahan dalam hal konfigurasi, serta mudah dalam penggunaannya karena tampilannya yang sudah umum dalam produk buatan Microsoft lainnya. Gambar 2 User Interface Microsoft Dynamics NAV 5.0 Analisis Fit/Gap Pengertian Analisis Fit/Gap Menurut Wikipedia, analisis Fit/Gap adalah suatu studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi adanya gap (kesenjangan), maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan. Tahapan Analisis Fit/Gap Ranking Requirements Requirements atau kebutuhan-kebutuhan harus diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritasnya. Hal ini memungkinkan tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan bahwa semua proses bisnis penting sudah terakomodasi pada saat mengimplementasikan sistem baru. Determining Degree of Fit Tahap selanjutnya adalah menentukan Degree of Fit (peringkat kesesuaian) antara kebutuhan dengan sistem yang ada. Gap Resolution Ketika suatu gap teridentifikasi, tim proyek akan memberikan alternatif dan solusi C-35-3
untuk memperbaiki gap tersebut. Terdapat beberapa cara untuk memperbaiki gap, diantaranya mengubah proses bisnis dan men-customize sistem tersebut untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada. Biaya (Cost) Konsep Biaya Menurut Harnanto dan Zulkifli (2003, p14), biaya adalah sesuatu yang berkonotasi sebagai pengurang yang harus dikorbankan untuk memperoleh tujuan akhir yaitu mendatangkan laba. Manfaat (Benefit) Definisi Manfaat Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu. Analisis Cost Benefit Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan (Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara : 1.Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu organisasi. 2.Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut: Return on Investment (ROI) Menurut Munawir (2002, p89), return on investment adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang dimaksudkan untuk dapat mengukur kemampuan perusahaan dengan keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang digunakan untuk operasi perusahaan untuk menghasilkan keuntungan. Rumus ROI sederhana antara lain: = h 100% Payback Period Metode payback period (pembayaran kembali) didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya. Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu yang dibutuhkan untuk C-35-4
mengembalikan investasi yang ditanamkan, sehingga secara sederhana metode ini memberikan suatu gambaran yang mudah dipahami bagi seorang manager (Olson, 2003, p69). = Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan payback period: Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menerima proyek. Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen. Net Present Value (NPV) Menurut Ivan Png et al (2007, p7), NPV adalah jumlah selisih antara nilai sekarang dari arus kas masuk dan arus kas keluar dalam suatu proyek. NPV dapat dinyatakan sebagai berikut : = (1 + ) = (,, ) Di mana: CFt = arus kas periode ke-t k = bunga modal Internal Rate of Return (IRR) Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. IRR dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut: = (1 + ) Di mana: CFt = arus kas dalam periode t (nilainya bisa positif atau negatif), IO = pengeluaran kas awal, n = usia proyek yang diharapkan, IRR = tingkat pengembalian internal proyek. Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut: Jika IRR tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat diterima. Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat ditolak. C-35-5
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Proses Bisnis yang Berjalan Proses Bisnis Penjualan ProsesBisnisPembelian Perekrutan Karyawan Proses perekrutan karyawan yang berjalan saat ini di PT IKI saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga tidak ada aplikasi yang digunakan. Proses Bisnis Penggajian User Requirement a. Laporan pengeluaran bulanan per divisi. b. Sistem mendukung fungsi budgeting. c. Laporan keuangan berdasarkan masing-masing proshop dan dapat di-drill down. d. Pembuatan dan pengotorisasian Purchase Requisition (PR) terkomputerisasi. e. Tersedia fungsi pengingat jika persediaan mencapai titik minimum. f. Laporan penjualan dari masing-masing proshop berdasarkan kebutuhan. Permasalahan yang Ada diantaranya: Sistem informasi proshop dan kantor pusat tidak terintegrasi sehingga jika kantor pusat membutuhkan data operasional proshop maka akan memerlukan waktu dan tenaga yang cukup besar serta terkadang menimbulkan biaya tambahan. C-35-6
STUDI KELAYAKAN SOFTWARE ERP Analisis Fit/Gap Rank Jumlah Kriteria SAP Business One 2007 A Microsoft Dynamics NAV 5.0 F P G F P G H 4 4 0 0 4 0 0 M 8 5 3 0 5 3 0 L 2 0 2 0 1 1 0 Total 9 5 0 10 4 0 1. SAP Business One 2007 A 0 5 Fit 9 0 2 4 6 8 10 Gambar 1 Pemenuhan Kebutuhan Perusahaan dengan SAP Business One 2007 A 2. Microsoft Dynamics NAV 5.0 SAP Business One 2007 A 0 4 Fit 10 0 2 4 6 8 10 Microsoft Dynamics NAV 5.0 Gambar 2 Pemenuhan Kebutuhan Perusahaan dengan Microsoft Dynamics NAV 5.0 Berikut ini adalah diagram yang menggambarkan perbandingan dari kedua alternatif rekomendasi solusi berdasarkan analisis fit/gap: Gap Partial Fit 0 2 4 6 8 10 Fit Partial Gap Microsoft Dynamics NAV 5.0 10 4 0 SAP Business One 2007 A 9 5 0 Gambar 3 Perbandingan Pemenuhan Kebutuhan Perusahaan dengan Kedua Alternatif Rekomendasi Solusi C-35-7
Analisis Cost Benefit Variabel Pembanding SAP Business One 2007 A Microsoft Dynamics NAV 5.0 ROI 43,36% 47, 03% Payback Period 2 tahun 11 bulan 2 tahun 8 bulan NPV Rp 785.238.343 Rp 932.427.838 IRR 27,6% 31,3% Berikut ini adalah gambar yang mendeskripsikan proses pengambilan keputusan: SIMPULAN Gambar 4 Proses Pengambilan Keputusan Analisis kedua alternatif rekomendasi solusi yang diajukan untuk diterapkan pada PT IKI, dilakukan dengan membandingkan kebutuhan perusahaan yang dapat terpenuhi melalui analisis Fit/Gap, serta membandingkan biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh dari kedua alternatif rekomendasi solusi melalui analisis Cost Benefit. Analisis yang dilakukan terhadap SAP Business One 2007 A dan Microsoft Dynamics NAV 5.0 menghasilkan informasi bahwa kebutuhan perusahaan yang terpenuhi oleh kedua software sama kuatnya, namun dengan catatan biaya investasi yang harus dikeluarkan untuk SAP Business One 2007 A lebih mahal Rp 118.871.000,- dibanding Microsoft Dynamics NAV 5.0. Perbedaan biaya terletak pada jumlah add-ons dan biaya operasional tahunan. Sementara dari segi waktu dan manfaat yang diperoleh dari kedua software adalah sebanding. Hasil rekomendasi yang sesuai untuk diterapkan di PT IKI adalah Microsoft Dynamics NAV 5.0. Keputusan ini diambil berdasarkan analisis yang telah dilakukan bahwa dengan biaya yang lebih kecil, perusahaan akan mendapatkan kemampuan pemenuhan kebutuhan dan manfaat yang besarnya sama seperti SAP Business One 2007 A. DAFTAR PUSTAKA Cram, A., 2007, The IT Balanced Scorecard Revisited, http://www.isaca.org/template.cfm?section=preparation2&template=/content Management/ContentDisplay.cfm&ContentID=35967 C-35-8
SAP AG, 2007, SAP Library, http://help.sap.com/saphelp_sbo2007a/helpdata/en/b1/8fe14910cf46b9b2ff2de2f 315e5a2/frameset.htm Alter, S. (1999). Information System: A Managerial Perspective, 3 th edition. Addison- Wesley, USA. Brady, J., Monk E.F. dan Wagner, B.J. (2001). Planning. Thomson Learning, Canada. Concept in Enterprise Resource Fatta, H.A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi, Yogyakarta. Garrison, R. dan Noreen, E. (2003). Managerial Accounting, 10 th edition. McGraw-Hill, New York. Grembergen, W. (2000). IT Balanced Scorecard and IT Governance. Information Systems Control Journal. IT Governance Institute. Hansen, D.R. dan Maryanne, M.M. ( 2000). Manajemen Biaya: Akuntansi dan Pengendalian, edisi ke-1. Salemba Empat, Jakarta. Harnanto dan Zulkifli. (2003). Manajemen Biaya. UPP AMP YKPN, Yogyakarta. Husnan, S. dan Suwarsono. (2000). Studi Kelayakan Proyek, edisi ke-4. UPP AMP YKPN, Yogyakarta. Ivan dan Lehman, D. (2007). Managerial Economics. Blackwell Publishing, Australia. Kadir, A. dan Triwahyuni, T.C. (2003). Yogyakarta. Pengenalan Teknologi Informasi. Andi, McLeod, R., dkk. (2004). Management Information System (Edisi Bahasa Indonesia), jilid 8. PT Indeks, Jakarta. Munawir, S. (2002). Analisis Laporan Keuangan. Liberty, Yogyakarta. O'Brein, J.A. (2005). Pengantar Sistem Informasi (Edisi Bahasa Indonesia), edisi ke-12. Salemba Empat, Jakarta. Olson, D.L. (2004 ). Introduction to Information Systems Project Management. McGraw-Hill, New York. Remenyi, D., dkk. (2000). The Effective Measurement and Management of IT Cost and Benefits. Butterworth-Heinemann Ltd., London. Subagyo, Ahmad. (2007). Studi Kelayakan. PT.Elex Media Komputindo, Jakarta. Sugiyono. (2004). Metode Penelitian Bisnis. Alfabeta, Bandung. Turban, dkk. (2008). Information Technologi for Management. John Wiley & sons, United State. Wijaya, S.F dan Darudiato, S. (2009). Enterprise Resource Planning & Solusi Bisnis, edisi ke-1. Graha Ilmu, Yogyakarta. C-35-9