ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DATABASE PENJUALAN UNTUK PT. SCORPIO SPORTS INDONESIA Fido Gregory Universitas Bina Nusantara, jl Kebon Jeruk Raya No.27 Telepon: 021-5345830, Fido_gregory@hotmail.com Dosen pembimbing : Harini Kuntjahjani, M.Eng Abstrak RESEARCH GOAL, is to improve the existing weaknesses of the Indonesian Sports PT.Scorpio sales system that is engaged in the sale of sports apparel that are running and provide solutions in the form of a web-based database system and to overcome existing weaknesses. RESEARCH METHODS, method used in this study is analysis and design. Analysis includes observation, and questionnaires to parties directly related to the PT. Scorpio Sports Indonesia. The system design includes conceptual database design, logical databases, and physical database. RESULTS ACHIEVED, is the establishment of a web-based database for PT. Scorpio Sports Indonesia and the requirement for the user to perform a business process so that it can assist in booking via online. Conclusion that can be drawn is the application of web-based database system is easier for the PT. Scorpio Sports Indonesia in managing the data, both sales data and customer data. TUJUAN PENELITIAN, ialah memperbaiki berbagai kelemahan yang ada dari sistem penjualan PT.Scorpio Sports Indonesia yang bergerak dalam bidang penjualan pakaian olahraga yang sedang berjalan dan memberikan solusi dalam bentuk sistem database berbasis web dan untuk mengatasi kelemahan yang ada. METODE PENELITIAN, Metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah analisis dan perancangan. Analisis meliputi observasi, dan kuisioner terhadap pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan PT. Scorpio Sports Indonesia. Perancangan sistem ini meliputi perancangan basis data konseptual, basis data logikal, dan basis data fisikal. HASIL YANG DICAPAI, adalah terbangunnya basis data berbasis web untuk PT. Scorpio Sports Indonesia dan terpenuhinya kebutuhan user untuk melakukan proses bisnis sehingga dapat membantu dalam pemesanan via online. SIMPULAN yang dapat diambil adalah aplikasi sistem basis data berbasis web ini mempermudah pihak PT. Scorpio Sports Indonesia dalam mengelola data, baik data penjualan maupun data pelanggan
1. Pendahuluan Hal penting yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan saat ini adalah bagaimana perusahaan bisa mendapatkan dan mengolah informasi dengan seefisien dan seefektif mungkin, sehingga semua proses bisnis dalam perusahaan bisa berjalan dengan baik. Apabila perusahaan masih menggunakan cara manual ataupun sistem komputerisasi yang belum memadai, maka akan membuang banyak waktu dan tenaga untuk mendapatkan suatu informasi. Kemajuan teknologi informasi dari masa ke masa merupakan bukti bahwa manusia selalu berusaha dengan berbagai cara yang mudah, cepat, dan akurat dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Komputer merupakan salah satu hasil pemikiran manusia untuk memenuhi kebutuhan hidupnya dalam mengelola data menjadi informasi. Website merupakan salah satu teknologi informasi untuk mengelola data dari database menjadi suatu informasi bagi semua orang. Untuk mengembangkan website itu dapat mempergunakan berbagai bahasa pemrograman seperti PHP, JSP, HTML, ASP, C#, dan lain lain. PT. Scorpio Sports Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penyedia alat-alat olahraga. PT. Scorpio Sports Indonesia melayani penjualan dalam bentuk grosir tetapi juga menerima dalam bentuk eceran. Pada saat ini, PT. Scorpio Sports Indonesia mendistribusikan produk yang dijualnya melalui toko, forum jual beli dan facebook saja. Para pembeli harus langsung ke toko atau menunggu update dari forum jual beli dan menanyakan melalui sms. Hal ini sangat tidak efesien dan efektif. Oleh Karena itu, akan dibuatkan suatu sistem baru dalam bentuk website yang berbasis database untuk membantu pemesanan secara online. Pembahasan dibatasi dengan penelitian ruang lingkup yang meliputi: - Mengolah data untuk proses bisnis perusahaan yang terdiri dari: order entry, pembuatan RO (receipt order), pembuatan DO (Delivery Order), serta inventory kecil. - Menganalisis dan merancang sistem database yang terintegrasi - Merancang suatu sistem aplikasi berbasis web database. - Merancang keamanan sistem database dalam bentuk autentifikasi pengguna, hak akses sistem serta enkripsi password. - Penelitian ini tidak mencakup tentang penanganan untuk gangguan fisik, seperti: kebakaran, pencurian data, kerusakan media, dan listrik padam. Membuat sistem basis data untuk mendukung sistem informasi didalam PT. Scorpio Sports Indonesia serta merancang sistem keamanan basis data dalam bentuk autentifikasi pengguna, hak akses sistem serta enkripsi password. Penelitian ini tidak mencakup
tentang penanganan untuk gangguan fisik, seperti: kebakaran, pencurian data, kerusakan media, dan listrik padam. Adapun manfaat dari penelitian adalah : 1. Memperbaiki berbagai kelemahan yang ada dari sistem yang sedang berjalan dan memberikan solusi dalam bentuk sistem berbasis web dan database yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut. 2. Mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan teliti, sehingga dapat membantu karyawan dalam melakukan proses bisnis perusahaan. 3. Mengurangi kesalahan dalam pemesanan order yang ada. Delapan aturan emas merupakan salah satu pedoman dalam merancang antarmuka dari sebuah aplikasi. Berikut ini adalah aturan-aturan yang tertera pada delapan aturan emas (Shneiderman et al., 2010) : 1. Mempertahankan konsistensi Konsisten terhadap urutan tindakan dan rancangan antarmuka sehingga pengguna dapat lebih mudah dan terbiasa menggunakan aplikasi. 2. Kegunaan yang universal Mengenal kebutuhan dari berbagai pengguna yang berbeda dan mendesain konten yang dinamis sesuai kebutuhan. Memahami perbedaan antara pemula dengan ahli, perbedaan usia, kondisi pengguna, dan perbedaaan teknologi dalam melakukan desain. 3. Memberikan umpan balik yang informatif Memberikan umpan balik kepada pengguna ketika melakukan aksi misalnya memberikan kotak dialog peringatan dan suara ketika terjadi kesalahan. 4. Memberikan dialog untuk penutupan Urutan aksi harus terorganisir menjadi beberapa bagian seperti bagian awal, bagian tengah dan bagian akhir. Dari bagian tersebut seharusnya diberikan umpan balik sehingga pengguna dapat mengetahui hasil dari aksi dan melanjutkan ke tahap berikutnya. 5. Adanya penanganan kesalahan Sistem yang dibuat sebaiknya dapat mendeteksi kesalahan supaya pengguna tidak melakukan kesalahan yang fatal dan memberikan solusi untuk kesalahan tersebut. 6. Mudah kembali ke tindakan sebelumnya Adanya fitur untuk membatalkan tindakan sebelumnya untuk menghilangkan kekhawatiran pengguna ketika mengetahui adanya kesalahan. 7. Mendukung pusat pengendalian internal Pengguna ahli biasanya ingin menjadi pengontrol sistem bukan sebaliknya. Sehingga sistem sebaiknya dirancang seakan-akan pengguna adalah pihak memulai aksi bukan respon. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Pengguna memiliki keterbatasan kapasitas dalam memproses informasi dan mengingatnya dalam jangka pendek sehingga aplikasi yang
dikembangkan sebaiknya tidak membuat pengguna harus mengingat informasi layar-layar sebelumnya. Menurut Pressman (et al., p39) waterfall model sering disebut juga classic life cycle, waterfall menyarankan sistematika,pendekatan yang bertahap untuk pengembangan software dimulai dengan spesifikasi dari konsumen yang diambil dari keinginan konsumen dan berlangsung proses perencanaan, permodelan, pembuatan, dan penyebaran, maka puncaknya akan mendukung selesainya suatu software. Gambar 1.1 Waterfall Proses Tahapan-tahapan dalam Waterfall : 1. Communication : dalam proses communication adalah tahap dimana pengembang berkomunikasi untuk mendapatkan software requirement yang tepat dan sesuai dengan keinginan stakeholder,serta mengumpulkan materialmaterial pendukung. 2. Planning : Tahapan atau proses planning adalah tahapan dimana ada proses perencanaan dari segi budget,waktu,dan pembagian tugas. 3. Modelling : pada proses ini pengembang melakukan analisa terhadap data yang sudah ada dan melakukan permodelan biasanya menggunakan UML,storyboard,dan perancangan database. 4. Construction : proses construction adalah proses pembuatan dari model-model yang telah dibuat menjadi sebuah sistem nyata dengan cara mengaplikasikannya menggunkan kode pemrograman. Pada tahap ini juga dilakukan testing terhadap sistem. 5. Deployment : proses ini mencakup pengedaran sistem yang berguna demi mendapatkan feedback yang menjadi bahan evaluasi suatu sistem.
2. Metodologi Penelitian lain : Metodologi yang akan digunakan untuk keperluan penelitian antara Guna mendapatkan data yang lengkap, maka diperlukan suatu metode pengumpulan data. Metode ini bertujuan untuk mempermudah pelaksanaan penelitian agar terarah dan tidak menyimpang dari tujuan semula. Adapun metode yang digunakan untuk memperoleh dan mengumpulkan data dalam penelitian ini ada tiga macam, yaitu: Metode Observasi dengan metode ini dilakukan pengamatan dari dekat dan melaksanakan pencatatan dengan sistematis tentang obyek yang diteliti. Metode Kuisioner dengan metode ini membagikan kuisioner dalam bentuk elektronik, guna mendapatkan informasi tentang sistem yang paling efektif untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Metode Wawancara dengan metode ini mengadakan wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terkait pada masalah yang mencakup sistem informasi yang akan dibuat. Pada metodologi analisis, akan dilakukan analisa terhadap proses bisnis perusahaan, masalah-masalah yang dihadapi serta analisa pembuatan database pada PT. Scorpio Sports Indonesia. Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem keseluruhan di aplikasi dengan menggunakan metode perancangan database, perancangan sistem aplikasi, perancangan antar muka, dan perancangan laporan.
3. Hasil dan Bahasan Kuesioner disebar kepada 10 orang dari 18 orang karyawan yang bekerja di PT. Scorpio Sport. 1. Apakah Anda sering menggunakan komputer? a. Ya b. Tidak Berdasarkan hasil survey diketahui bahwa 80% atau 8 orang karyawan sering menggunakan komputer dan 20% atau 2 orang karyawan tidak sering menggunakan komputer.
2. Apakah Anda sering menggunakan internet? Berdasarkan hasil survey diketahui bahwa sebanyak 80% atau 8 orang karyawan sering menggunakan internet, 20% atau 2 orang karyawan jarang menggunakan internet, dan tidak ada karyawan yang tidak pernah menggunakan internet.
3. Apakah Anda setuju bahwa internet merupakan sarana efektif dalam menyampaikan informasi? Berdasarkan hasil survey diketahui bahwa sebanyak 90% atau 9 orang karyawan setuju, dan 10% atau 1 orang karyawan tidak setuju.
4. Apakah yang menjadi kendala Anda dalam menjalankan sistem yang sekarang? Berdasarkan hasil survey, sebanyak 30% atau 3 orang menjawab kendala dalam hal kesulitan memperbaiki kesalahan data, 30% atau 3 orang menjawab kendala dalam hal data tidak terorganisir dengan baik, 20% atau 2 orang menjawab kendala dalam keterbatasan waktu dan komunikasi, 20% atau 2 orang menjawab tidak mengalami kendala.
5. Apakah Anda pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online? Berdasarkan hasil survey diketahui bahwa sebanyak 30% atau 3 orang pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online, dan 70% atau 7 orang tidak pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online.
6. Apakah ada keuntungan dalam membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online? Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa sebanyak 70% atau 7 orang menjawab ada keuntungan, sedangkan 30% atau 3 orang menjawab tidak ada keuntungan.
7. Apakah Anda tertarik bertransaksi melalui sistem online? Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa sebanyak 70% atau 7 orang menjawab tertarik menggunakan sistem online, dan 30% atau 3 orang menjawab tidak tertarik menggunakan sistem online.
Kuesioner Analisis Sistem untuk Karyawan Kuesioner disebar kepada 20 orang pelanggan dari PT. Scorpio Sport. 1. Apakah Anda sering menggunakan komputer? Berdasarkan hasil survey, sebanyak 70% atau 14 orang sering menggunakan komputer, dan 30% atau 6 orang tidak sering menggunakan komputer.
2. Apakah Anda sering menggunakan internet? Berdasarkan hasil survey, sebanyak 65% atau 13 orang menjawab sering menggunakan internet, 20% atau 4 orang jarang menggunakan, dan 15% atau 3 orang tidak menggunakan internet.
3. Apakah Anda setuju bahwa internet merupakan sarana efektif dalam menyampaikan informasi? Berdasarkan hasil survey, sebanyak 95% atau 19 orang setuju, sedangkan 5% atau 1 orang tidak setuju.
4. Apakah yang menjadi kendala Anda dalam sistem pembelian yang sekarang? Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa sebanyak 35% atau 7 orang menjawab kendala dalam keterbatasan waktu untuk datang langsung ke toko, 25% atau 5 orang
menjawab kendala dalam kurangnya informasi produk, 25% atau 5 orang menjawab tidak praktis dan tidak efisien, dan 15% atau 3 orang menjawab tidak ada kendala. 5. Apakah Anda pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online?
Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa sebanyak 60% atau 12 orang tidak pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online, dan 40% atau 8 orang pernah membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online. 6. Apakah ada keuntungan dalam membeli/menjual barang/jasa melalui sistem online?
Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa sebanyak 80% atau 16 orang menjawab ada, dan 20% atau 4 orang menjawab tidak ada. 7. Apakah Anda tertarik bertransaksi melalui sistem online?
Berdasarkan hasil survey, diketahui bahwa 70% atau 14 orang menjawab tertarik, dan 30% atau 6 orang menjawab tidak tertarik. 5. Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan hasil dari analisis, perancangan, dan evaluasi terhadap sistem yang baru ini pada PT. Scorpio Sport, diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi berbasis web ini mempermudah pihak PT. Scorpio dalam mengelola data, baik data penjualan maupun data pelanggan. 2. Aplikasi ini membantu perusahaan menghapus jarak dan waktu antara pelanggan, calon pelanggan, dan PT. Scorpio Sport sendiri. Karena pelanggan dapat melihat produk dan melakukan pemesanan dimanapun dan kapanpun.
3. Aplikasi ini membantu dan mempermudah pelanggan dan calon pelanggan untuk mendapat informasi mengenai produk maupun mengenai PT. Scorpio Sport. 4. Aplikasi ini membantu memperluas pemasaran produk dari PT. Scorpio Sport. Saran Beberapa hal yang perlu diperhatikan dari aplikasi ini untuk dapat menutupi kekurangan dan menyempurnakan aplikasi pada PT. Scorpio Sport ini yaitu : 1. Menambah fitur yang dapat mendukung komunikasi antara pelanggan, calon pelanggan, dan perusahaan seperti fitur chatting. 2. Menambah fitur tracking, bila status barang sudah terkirim, pelanggan dapat memeriksanya melalui fitur ini. 3. Mengadakan evaluasi dan maintenance secara berkala agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi di PT. Scorpio Sport. 6. REFERENSI DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2002). Database System. (3 th edition). USA: Addison-Wesley. Connoly, Thomas, Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation and Management (5 th edition). USA: Addison- Wesley Publishing Company. Eaglestone, B. & Ridley, M. (2001). Web Database Systems. New York: McGraw-Hill Publishing Co. Shneirderman, Ben. Dan Plaisant, Chaterine. (2010). Designing the User Interface: Strategic for Effective Human-Computer Interaction, (5 th edition). USA: Adisson Wesley Pearson Higher Education. Sommerville, Ian. (2011). Software Engineering: International Edition, (9 th edition). USA: Pearson Higher Education. Turban. (2003). Introduction to Information Technology. (2 nd edition). John Wiley & Sons, Inc. Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. (2004). Systems Analysis and Design for the Global Enterprise. (6 th edition). New York: McGraw Hill Companies, Inc. Whitten, J. L., Lonnie, D. B., Kevin, C. D. (2004). System Analysis and Design Methods. (6 th edition). New York: McGraw-Hill Companies, Inc. 7. RIWAYAT PENULIS
Fido Gregory lahir di kota Medan pada tanggal 13 oktober 1990. Penulis telah menamatkan kuliah di Univeritas BINA NUSANTARA jurusan school of computer science pada tahun 2013