USER GUIDE FOR PORT AUTHORITY Version 1.2 1 I N A P O R T N E T
Daftar Isi : 1. Tentang Inaportnet. 3 2. Manfaat Inaportnet.. 4 3. Layanan Dalam Inaportnet.. 5 4. Akses Inaportnet... 7 5. Login Inaportnet 8 6. Call Folder. 9 7. Otoritas Pelabuhan / Port Authority.. 11 7.1 Respon Perizinan Kapal Datang / Port Authority Bundle IN.. 11 7.2 Respon Perizinan Kapal Keluar / Port Authority Bundle Out. 13 7.3 Notifikasi Call Folder melalui Email 15 7.4 Respon RPK / OP Oleh Port Authority. 18 7.5 Export data Inaportnet.. 22 2 I N A P O R T N E T
1. TENTANG INAPORTNET INAPORTNET adalah portal elektronis yang terbuka dan netral guna memfasilitasi pertukaran data dan informasi layanan kepelabuhanan secara cepat, aman, netral dan mudah yang terintegrasi dengan instansi pemerintah terkait, badan usaha pelabuhan, dan pelaku industri logistik untuk meningkatkan daya saing komunitas logistik Indonesia. Pengguna INAPORTNET adalah instansi pemerintah dan badan usaha pelabuhan serta pelaku industri logistik di Indonesia yang memanfaatkan jasa kepelabuhanan seperti: shipping lines / agents, freight forwarder, CFS (Container Freight Station), Custom brokerage/ppjk, importir & exportir, depo container, warehouse, dan inland transportation. Mengapa INAPORTNET? Performansi logistik Indonesia saat ini menjadi perhatian serius pemerintah dan swasta. Hal ini sering diukur dari beberapa tolok ukur secara statistik seperti dwelling time, kontribusi biaya logistik atas GDP dan Logistik Performance Index (LPI). Salah satu upaya yang dianggap mampu secara cepat dan murah untuk meningkatkan performansi logistik Indonesia adalah pembenahan disisi soft infrastruktur yaitu penyediaan platform IT bagi komunitas logistik untuk bertukar data dan informasi secara terintegrasi. Inilah yang juga dilakukan oleh negara-negara yang maju proses logistiknya. Ini bukan ide baru, salah satu wujudnya yang sudah berjalan dan sering disebut adalah INSW (Indonesia National Single Window) yang memiliki dua pilar yaitu Tradenet dan Portnet. Jadi, INAPORTNET ini adalah salah satu portal INSW sebagai bagian dari upaya mewujudkan Sistem Logistik Nasional (SISLOGNAS) yang berdaya saing global. 3 I N A P O R T N E T
2. MANFAAT INAPORTNET Dengan ciri tersebut maka INAPORTNET akan memberikan manfaat bagi komunitas logistik, antara lain sebagai berikut : 1. Single submission 2. Layanan online terintegrasi dan tersentralisasi 3. Percepatan proses secara keseluruhan 4. Transparansi 5. Menyederhanakan proses bisnis 6. Menurunkan dwelling time 7. Memenuhi standard global 8. Kemampuan tracing dan tracking 9. Minimisasi kesalahan pemasukan data dan dokumen 10. Dapat melakukan monitoring atas proses 11. Meningkatkan daya saing pelaku industri 12. Keamanan data transaksi User INAPORTNET ialah : 1. Otoritas Pelabuhan 2. Bea Cukai 3. Instansi Pemerintahan Lainnya 4. Shipping Lines & Agents 5. Terminal Operators 6. Freight Forwarders 7. Customs Brokers (PPJK) 8. Container Freight Station (CFS) 9. Inland Trucker 10. Importers / Exporters 4 I N A P O R T N E T
3. LAYANAN DALAM INAPORTNET Inaportnet dikembangkan secara bertahap baik dari jangkauan maupun jenis layanannya. Pada tahun 2013, layanan dimulai dari Pelabuhan Tanjung Priok dengan layanan meliputi : layanan ijin kapal, layanan pengeluaran dan penerimaan container, layanan manifest domestik dan pembayaran secara elektronis. Tersedia 3 layanan di INAPORTNET yaitu : 1. iport-vessels Management Layanan INAPORTNET yang digunakan oleh shipping lines untuk membuat atau mengajukan line, schedule dan commercial offer yang menjadi inputan atas berbagai proses berikutnya di Kantor Pemerintah, Badan Usaha di Pelabuhan secara terintegrasi. Saat ini layanan ini hanya tersedia untuk proses layanan kapal di Jakarta. Proses utama pada Modul iport-vessel Management : I. Creating : LINE Yaitu pembuatan rencana trayek tetap pelayaran oleh Shipping Line secara elektronis II. Creating : VOYAGE Yaitu pembuatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal dengan menentukan perkiraan tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan kapal oleh Shipping Line secara elektronis di LINE iport-vessel Management, memberikan kemudahan sebagai berikut : Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali Minim kesalahan Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya 5 I N A P O R T N E T
2. iport-call Folder iport-call Folder merupakan merupakan layanan untuk penyampaian berkas data untuk perijinan keluar-masuk kapal (clearance in/out) dengan instansi pemerintah terkait seperti Syahbandar, Imigrasi, Kesehatan Pelabuhan dan Otoritas Pelabuhan yang dilakukan secara elektronis. Fitur utama Call Folder : Shipping agent kepada approver. : melakukan create, update, invalidate dan submit PSAD Call Folder Approver : melakukan approval atau reject berkas atau PSAD. Melalui iport-call Folder, layanan perijinan keluar masuk (Clearance In/Out) memiliki kemudahan: Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali Minim kesalahan Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya 3. iport - Cargo Management System (CMS) Layanan INAPORTNET terkait proses container maupun cargo yang merupakan pengembangan lebih lanjut daripada Smartcago. Layanan ini terkait dengan manajemen cargo dan container termasuk administrasi cargo dan container, sistem tracking dan tracing cargo, dan jadwal bongkar muat cargo. 6 I N A P O R T N E T
4. AKSES INAPORTNET Inaportnet dapat diakses melalui website di www.inaportnet.com, ketika berhasil membuka link tersebut akan muncul tampilan : 7 I N A P O R T N E T
5. LOGIN INAPORTNET 1. Klik LOGIN 2. Masukkan username dengan diawali dengan INAPORTNET\ dan masukkan user anda 3. masukkan PASSWORD sesuai yang diberikan, password terdiri dari kombinasi huruf besar, huruf kecil, dan angka. 4. Pilih Widget Call Folder pada tampilan depan Inaportnet, memulai Proses Document Clearence 8 I N A P O R T N E T
6. CALL FOLDER 1. Pilih Widget Call Folder pada tampilan depan Inaportnet, untuk memulai Proses Document Clearence 2. Maka akan muncul tampilan dari Call Folder, yang berisi seluruh Folder yang telah disubmit oleh sebuah Shipping Line / Shipping Agent 9 I N A P O R T N E T
3. Pilih Salah satu Folder yang akan dicek kelengkapan dokumennya 4. Buka Folder tersebut, maka akan muncul tampilan dari Bundle yang telah di submit Shipping Line atau Shipping Agent. 5. Akan terdaftar semua bundle yang disubmit, beserta proses dari Bundle tersebut pada Form Status, status dari Bundle tersebut adalah Submited, Validated atau Rejected. 6. Masing-masing Instansi hanya berhak mengakses dan memvalidasi Bundle nya masing-masing. 7. Instansi Pemerintah lain dapat melihat dokumen Instansi lainnya namun tidak bisa merespon. 10 I N A P O R T N E T
7. KANTOR OTORITAS PELABUHAN / PORT AUTHORITY Untuk Kantor Otoritas Pelabuhan / Port Authority akan merespon Port Authority Bundle IN untuk proses perizinan kapal datang, dan Port Authority Bundle Out untuk proses perizinan kapal berangkat. 7.1 Respon Perizinan Kapal Datang / Port Authority Bundle IN 1. Pilih Port Authority Bundle IN, maka akan muncul tampilan seperti berikut 11 I N A P O R T N E T
2. Dokumen yang telah di Upload nama filenya akan berubah, akan ada nomer ATP dan nama Kapalnya 3. Pilih salah satu dokumen yang akan diperiksa, dengan cara mendownload dokumen yang di attach 4. Maka muncul tampilan dari data yang bisa didownload, dengan memilih tombol berwarna biru. 5. Download dokumen yang akan diperiksa, dan lakukan pemeriksaan terhadap dokumen tersebut. 6. Lakukan proses yang sama untuk Dokumen yang lainnya. 7. Bila semua dokumen telah diperiksa, proses selanjutnya adalah memberikan Response atas dokumen tersebut. a. Validate : Bila semua dokumen yang dilampirkan diterima b. Reject : Bila ada Dokumen yang kurang, salah, atau dicurigai palsu. 12 I N A P O R T N E T
7.2 Respon Perizinan Kapal Keluar / Port Authority Bundle Out 1. Pilih Port Authority Bundle Out, maka akan muncul tampilan seperti berikut 13 I N A P O R T N E T
2. Dokumen yang telah di Upload nama filenya akan berubah, akan ada nomer ATP dan nama Kapalnya 3. Pilih salah satu dokumen yang akan diperiksa, dengan cara mendownload dokumen yang di attach 4. Maka muncul tampilan dari data yang bisa didownload, dengan memilih tombol berwarna biru. 5. Download dokumen yang akan diperiksa, dan lakukan pemeriksaan terhadap dokumen tersebut. 6. Lakukan proses yang sama untuk Dokumen yang lainnya. 7. Bila semua dokumen telah diperiksa, proses selanjutnya adalah memberikan Response atas dokumen tersebut. a. Validate : Bila semua dokumen yang dilampirkan diterima b. Reject : Bila ada Dokumen yang kurang, salah, atau dicurigai palsu 14 I N A P O R T N E T
7.3 Notifikasi Call Folder melalui Email Salah satu fitur pada Inaportnet adalah Notifikasi yang diberikan melalui Email. Notifikasi ini bisa berupa keterangan tentang pembuatan Line, Voyage, PKK, PPKB, RPK OP dan Bundle pada Call Folder. Untuk membuka notifikasi email tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1. Buka alamat https://mail.ilcs.co.id, maka akan muncul tampilan 2. Masukkan Username dan Password email tersebut, untuk Username dan Password sama seperti yang digunakan pada Inaportnet. Lalu pilih Sign In 15 I N A P O R T N E T
3. Setelah berhasil Login, maka akan muncul List dari semua Email masuk yang diterima. 4. Pilih Email notifikasi yang menginformasikan bahwa sebuah Buncle Dokumen telah di submit oleh Shipping Agent, pada email tersebut terdapat Link yang bila diklik akan langsung menuju kepada Bundle yang dimaksud 16 I N A P O R T N E T
5. Bila berhasil, akan langsung menuju ke Bundle yang dimaksud. Dengan catatan User harus terlebih dahulu login pada Inaportnet, bila belum Login, akan diminta untuk melakukan Login terlebih dahulu 17 I N A P O R T N E T
7.4 Respon RPK/ OP Oleh Port Authority Untuk Kantor Otoritas Pelabuhan / Port Authority akan merespon RPK / OP yang telah disubmit oleh Terminal 1. Masuk ke Menu iport-vessel Management System, dengan cara memilih tombol Login 2. Setelah masuk ke tampilan muka dari Pilih Menu Menu iport-vessel Management System, Pilih Voyage Berth Placement Search Berth Placement Jika menggunaka Rapid Access masukan kode RDPAQ 3. Maka akan muncul tampilan untuk mengisikan kode Permintaan Sandar / Request Berth (DPQ) yang akan dibuat RPK / OP nya 18 I N A P O R T N E T
4. Masukkan kode Permintaan Sandar / Request Berth ( DPQ00000xxx ) yang diingkan pada kolom Request PCS Id. Yang di inputkan cukup kode yang berupa angka saja - tekan enter atau klik Search. Untuk mencari data kapal yang akan di Approve RPK/OP nya ada berbagai cara selain diatas antara lain : - Masukan No Voyage ( ATPxxxxx ) pada field Voyage PCS id lalu tekan search/enter - Masukan rentang waktu di field Request created between the...and...lalu tekan enter - Masukan kata kunci nama kapal pada field vessel diawali tanda bintang ( * ) kata kunci dan akhiri dengan tanda bintang ( * ), misalnya *ARMADA* lalu tekan enter - Cari berdasarkan Port Authority Status, yaitu dengan memilih Waiting untuk meilihat seluruh RPK OP yang menunggu untuk di Approve 5. Maka akan muncul tampilan RPK / OP yang masih dalam status menunggu / atau butuh validasi dari Otoritas Pelabuhan 19 I N A P O R T N E T
6. Untuk melakukan pengcekan RPK / OP, pilih See RPK / OP pada bagian kanan bawah untuk Kapal telah dibuat rencana bongkar muatnya Maka akan muncul tampilan dari menu RPK / OP yang telah dibuat oleh terminal. 7. Setelah melakukan pengecekan atas RPK dan OP yang dibuat, maka pihak Kantor Otoritas Pelabuhan / Port Authority akan merespon RPK / OP yang telah disubmit oleh Terminal. 20 I N A P O R T N E T
8. Pilih Accept atau Reject pada pojok kanan atas atau pojok kanan bawah RPK / OP Response atas dokumen tersebut. a. Accept : Bila RPK / OP disetujui oleh OP b. Reject : Bila RPK / OP ditolak oleh OP 21 I N A P O R T N E T
7.5 Export data Inaportnet Untuk mengambil data dari Inaportnet, kita dapat menggunakan menu Export Results, dimana proses ini akan mengexport data dari Inaportnet kedalam bentuk.csv yang selanjutnya akan disesuaikan sehingga dapat diambil data-data yang dibutuhkan. Adapun cara Exportnya adalah : 1. tampilan muka dari Pilih Menu Menu iport-vessel Management System, Pilih Voyage Berth Placement Search Berth Placement Jika menggunaka Rapid Access masukan kode RDPAQ 2. Maka akan muncul tampilan dari Search Berth Placement Untuk mencari data kapal yang akan di Export ada berbagai cara, antara lain : - Masukan rentang waktu di field Request created between the and lalu tekan enter - Berdasarkan Shipping Agent - Masukan kata kunci nama kapal pada field vessel diawali tanda bintang ( * ) kata kunci dan akhiri dengan tanda bintang ( * ), misalnya *ARMADA* lalu tekan enter 22 I N A P O R T N E T
- Tanggal kedatangan kapal pada field Date of arrival between the and - Cari berdasarkan Port Authority Status, yaitu All untuk semua Status, Approved untuk RPK OP yang di Approve, Rejected untuk RPK OP yang ditolak, dan Waiting untuk RPK OP yang masih menunggu persetujuan. - Atau langsung klik Search untuk melihat semua data 3. Setelah berhasil mencari data yang diinginkan, pilih Export Result pada List data yang berhasil dicari 4. Simpan dalam betuk.xls atau.csv, lalu buka dengan Ms.Excel Contact Us : Call Center : 021 500 950 Email : customercare@ilcs.co.id 23 I N A P O R T N E T