PERBEDAAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI INSOURCING DAN OUTSOURCING Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc MOHAMAD CHANDRA P056132862.49e PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR... i I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Tujuan... 1 II. TINJAUAN PUSTAKA... 2 2.1. Sistem Informasi... 2 2.2. Insourcing... 4 2.3. Outsourcing... 4 III. PEMBAHASAN... 6 3.1. Alasan Perusahaan Menggunakan Insourcing... 6 3.2. Alasan Perusahaan Menggunakan Outsourcing... 7 IV. PENUTUP... 10 4.1. Kesimpulan... 10 DAFTAR PUSTAKA... 11 DAFTAR GAMBAR 1 Komponen Sistem Informasi... 2 i
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kesuksesan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis tidak luput dari peran besar teknologi dan sistem informasi. Perkembangan teknologi yang begitu pesat menuntut perusahaan untuk memiliki infrastruktur teknologi informasi dan sistem informasi agar dapat bertahan dalam berkompetisi dengan perusahaan lain, beradaptasi dengan perubahan pasar yang cepat, bahkan lebih maju untuk mengembangkan bisnis perusahaan dalam era globalisasi. Karena dengan adanya teknologi dan sistem informasi tersebut, perusahaan dapat melakukan efisiensi waktu dan biaya serta efktivitas proses bisnis. Dengan penerapan sistem informasi manajemen yang baik, maka akan menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga akan membantu para manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat dan cepat untuk mencapai visi dan misi perusahaan Namun dalam implementasi suatu sistem informasi, masih banyak terdapat isu dan permasalahan terutama dalam menentukan rencana pengembangan apakah dilakukan secara insource ataukah outsource. Dalam paper ini akan membahas perbedaan pengembangan sistem informasi insourcing dan outsurcing. 1.2. Tujuan Penulisan paper bertujuan untuk menganalisis dan mempelajari perbedaan pengembangan sistem informasi insourcing dan outsourcing. 1
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi (SI) Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2005). Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi antara lain : 1. Manusia (Brainware) Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi. 2. Perangkat Keras (Hardware) 2
Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS. 3. Perangkat Lunak (Software) Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating Sistem Software). 4. Jaringan (Netware) Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. 5. Data (Dataware) Sumberdaya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia. 6. Input Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses 7. Proses Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output 3
8. Output Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir 9. Data Store Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem). 10. Sistem Kontrol Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar. 2.2. Insourcing Insourcing adalah memaksimalkan potensi karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di dalam maupun di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam perusahaan. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. 2.2. Outsourcing Menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan 4
mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Hubungannya dalam IT, outsorcing merupakan mengontrak jasa atau konsultan yang digunakan untuk menjangkau fungsi IT secara luas. Outsourcing IT juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang IT untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Jadi, outsourcing ini tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah perusahaan. 5
III. PEMBAHASAN 3.1. Alasan Perusahaan Menggunakan Insourcing Perusahaan cenderung menggunakan insourcing karena untuk mengurangi biaya pajak dan tenaga kerja. Perusahaan yang mempunyai pengalaman yang tidak puas atau kegagalan dalam pengembangan sistem dengan outsourcing kemudian menggantinya dengan insourcing. Sebagian perusahaan merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat mengontrol pengembangan atau pekerjaan lebih baik, cepat dan terarah. Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Untuk mengoptimalkan kompetensi dan skill karyawan di dalam perusahaan. 2. Sebagian kompetensi tertentu tidak lagi diperlukan dalam perusahaan karena terjadi perubahan visi dan misi. 3. Untuk mempersiapkan karyawan fokus dan ahli pada bidang tertentu sehingga karyawan dapat menempuh karir baru di luar perusahaan. Pengembangan sistem informasi maupun teknologi informasi dengan sistem insourcing memiliki beberapa keuntungan antara lain : 1. Pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi atau teknologi informasi dapat dikontrol sepenuhnya oleh perusahaan. 2. Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yaitu berupa biaya maintenance sistem karena biaya tersebut sangat mahal dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pekerja sendiri. 3. Memberikan manfaat dalam meningkatkan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Perusahaan dapat melihat keseluruhan proses dan tahapan dalam mengembangkan sistem informasi. 5. Perusahaan dapat merencanakan secara terstruktur dalam membuat sistem informasi sesuai dengan kebutuhan.. 6. Perusahaan lebih mudah untuk melakukan kustomisasi dan pemeliharaan terhadap sistem informasi karena semua proses tersebut dilakukan oleh pekerja internal perusahaan. 7. Perusahaan lebih mudah untuk mengintegrasikan serta mengkoneksikan sistem informasi yang sudah ada sebelumnya dalam perusahaan dengan sistem informasi baru. 6
8. Proses pengembangan sistem informasi dapat dikelola dan dimodifikasi terutama dalam mengontorl akses keamanannya. 9. Perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif (competitif advantage) dibandingkan pesaing. Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, antara lain: 1. Memerlukan investasi yang sangat besar karena biaya pembuatan sistem informasi harganya sangat mahal. 2. Menghabiskan waktu yang sangat lama dalam pengembangan sistem informasi karena harus merancang darai awal. 3. Perusahaan harus menanggung resiko sendiri jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 4. Kurangnya tenaga ahli dalam bidang sistem informasi atau teknologi informasi yang kompeten serta memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan atau resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 5. Perusahaan belum tentu sanggup beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date. 3.2. Alasan Perusahaan Menggunakan Outsourcing Outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh suatu perusahaan karena beberapa manfaat yang didapatkang, seperti penghematan biaya pemeliharaan, perusahaan juga dapat fokus pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya yang tidak dimiliki oleh perusahaan, Rahardjo (2006). Selain itu, denagn outsourcing juga dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Sehingga perusahaan merasakan bahwa outsourcing merupakan salah satu strategi bisnis yang efektif dalam meningkatkan kinerja bisnis mereka. Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai 7
bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. Adapun beberapa keuntungan dari pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing antara lain: 1. Perusahaan mengeluarkan biaya lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas sistem informasi maupun teknologi informasi. 2. Perusahaan memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi maupun teknologi informasi. 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing. 4. Perusahaan dapat mengekploitasi kelebihan atau keunggulan perusahaan outsource dalam dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 5. Perusahaan dapat mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. 6. Perusahaan fleksibel dalam merespon perubahan teknologi yang cepat sehingga perubahan sistem informasi berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sudah pasti memiliki pekerja teknologi informasi yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Perusahaan cenderung kehilangan kendali atau tidak dapat memonitor secara utuh terhadap pengembangan sistem informasi. 2. Kemanan terhadap data internal perusahaan sangat rentan karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. 3. Terjadi perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja insourcing dengan tenaga kerja outsourcing. 4. Perusahaan tidak bisa mendapatkan semua kebutuhan dan keunggulan kompetitif dari pihak outsourcer seluruhnya karena pihak outsourcer harus memikirkan klien lainnya juga. 8
5. Terdapat kelemahan dalam kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, karena dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. 6. Perusahaan menjadi sangat tergantung kepada pihak outsourcer karena perusahaan kurang begitu memahami sistem informasi atau teknologi informasi yang dikembangkan sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang. 9
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Bahwa dari masing masing penggunaan pengembangan sistem secara insourcing dan outsourcing memiliki kelebihan maupun kekurangan sehingga hal tersebut menjadi dasar pertimbangan perusahaan dan juga tergantung bagaimana perusahaan menentukan strategi yang akan digunakan sesuai dengan situasi dan kondisi yang berlaku di lapangan saat ini. contohnya outsourcing dapat dijadikan alternatif pilihan jika perusahaan membutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan sistem informasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya. Sebaliknya, untuk pengembangan sistem insourcing lebih tepat dipilih jika suatu sistem informasi yang akan dikembangkan merupakan inti bisnis perusahaan atau jika perusahaan tersebut telah ada suatu divisi khusus dalam mengembangkan sistem informasi atau teknologi informasi serta jika perusahaan melihat ketidakmampuan atau kelemahan pihak vendor yang akan melakukan pekerjaan tersebut dengan cara mencari informasi dari perusahaan lain yang telah menggunakanan jasa dan produk dari perusahaan outsource. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan. Sehingga pemilihan mengenai penggunaan sumber daya mana yang lebih baik dalam suatu perusahaan, tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana tingkat kepentingannya. Dan bisa saja perusahaan dapat menggunakan kedua sumber daya tersebut baik insourcing maupun outsourcing jika memang kondisinya memungkinkan terjadi hal tersebut. Contohnya ada sebuah perusahaan besar yang sedang ekspansi besar, dimana perusahaan tersebut juga telah mempunyai divisi yang khusus menangani pengembangan sistem informasi atau teknologi informasi sehingga digunakanlah insource untuk pengembangan bisnis inti dan perusahaan tersebut juga menggunakan outsource dalam mengembangkan sistem informasi untuk bisnis non inti atau sebagai sarana support dari bisnis inti serta juga outsource seperti provider dalam mengerjakan jaringan telekomunikasi terhadap keseluruhan unit kerja perusahaan tersebut. 10
DAFTAR PUSTAKA O Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing. http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128. Rahardjo, B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia. http://rahard.wordpress.com/2006/ 02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/. Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-insourcing.html. 11