PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN

POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PKB-PK-PS-08 PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN SALINAN TERKAWAL NO: KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH KUATKUASA: 05 JUN 2014

PKB-PK-PS-08 1/12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan yang didokumen untuk memastikan proses perolehan bekalan/ perkhidmatan dilakukan mengikut peraturan perolehan, kriteria dan masa yang ditetapkan bagi membantu proses pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan sempurna dan sistematik. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan di PKB KPM berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan. dibuat mengikuti kaedah-kaedah sama ada pembelian melalui kontrak pusat, pembelian secara sebutharga atau pembelian secara terus. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti: 5.6.2, 7.2.1, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.2.4 3.2 Arahan Perbendaharaan Kementerian Kewangan yang terkini. 3.3 Arahan Perkhidmatan yang terkini. 3.4 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan yang terkini. 3.5 Pekeliling Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia yang berkaitan dengan perolehan yang terkini. 3.6 Pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan terkini. 3.7 Pekeliling-Pekeliling Kontrak Pusat, Kementerian Kewangan yang berkaitan dan terkini. 3.8 Fail Kontrak Pusat. KELUARAN: 02 PINDAAN: 01 TARIKH KUATKUASA: 05 JUN 2014

PKB-PK-PS-08 2/12 4.0 DEFINISI Bekalan Perkhidmatan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jawatankuasa Sebutharga KJ/ KU KP PET PAK PT(Kew) Stor PBMB Jabatan/Unit e-spkb Merangkumi bekalan/kelengkapan pejabat, bahan mentah, bahan luak dan peralatan kecil. Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan. Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai. Salah seorang daripadanya ialah Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh Pengarah. Terdiri daripada tiga (3) orang pegawai yang dilantik dan dipengerusikan oleh Pengarah. Ketua Jabatan/ Ketua Unit Ketua Program Eksekutif Tinggi. Penolong Akauntan. Pembantu Tadbir (Kewangan) yang menguruskan stor. Penyelaras Bengkel/ Makmal/ Bilik Kuliah ialah pegawai yang dilantik oleh KJ untuk menyelaras tugas-tugas penyeliaan bengkel/ makmal/ bilik kuliah. Jabatan/Unit ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah/ KJ/ KU untuk menguruskan perolehan di jabatan/ unit. Elektronik Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan. KELUARAN: 02 PINDAAN: 01 TARIKH KUATKUASA: 17 APRIL 2011

PKB-PK-PS-08 3/12 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan A. Perancangan Bekalan/ Perkhidmatan KJ/KU 1. Mengenalpasti keperluan bekalan/ perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan KK,, PBMB dan pensyarah/pegawai di jabatan/ unit. Jabatan/ Unit 2. Menyedia dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/ KU pada akhir tahun semasa. KJ/KU 3. Meneliti dan menyerah senarai keperluan bekalan/ perkhidmatan beserta anggaran kos bagi jabatan/ unit kepada Pengarah. Pengarah 4. Mempertimbang dan meluluskan permohonan keperluan di atas dan seterusnya menyerahkan kembali permohonan kepada KJ/KU. KJ/KU / Jabatan/ Unit 5. Meminda senarai keperluan bekalan/ perkhidmatan jabatan/ unit yang dirancang selaras dengan jumlah sebenar yang diluluskan. KJ/KU 6. Menyerahkan senarai keperluan bekalan/ perkhidmatan yang diluluskan kepada PAK.

PKB-PK-PS-08 4/12 Tanggungjawab Tindakan B. Permohonan Pengeluaran Bekalan Dari Stor Jabatan/ Unit 7. Memohon pengeluaran bekalan untuk jabatan/ unit dengan mengisi Borang Pemesanan/ Pengeluaran Barang-barang (BPPB) dan mendapatkan kelulusan daripada pegawai yang diberi kuasa sebelum dikemukakan kepada Stor. Stor 8. Menyemak bekalan dalam Kad Kawalan Stok (3). Sekiranya ada, keluarkan bekalan yang diperlukan kepada Jabatan/ Unit dalam masa dua (2) hari bekerja dari tarikh terima permohonan. 9. Sekiranya tidak ada/ tidak mencukupi, catatkan dalam BPPB dan menyerahkannya kepada Jabatan/ Unit dalam masa dua (2) hari bekerja dari tarikh terima permohonan. C. Proses Pembelian Bekalan/ Perkhidmatan Jabatan/ Unit 10. Mengenalpasti dan mencadangkan kaedah perolehan yang diperlukan samada: i. Pembelian melalui Kontrak Pusat ii. Pembelian melalui Sebutharga iii. Pembelian secara terus

PKB-PK-PS-08 5/12 Tanggungjawab Tindakan 11. Mengisi dan menyerahkan Borang Permohonan Pembelian/ Perkhidmatan Dan Kerja-Kerja (BPPK) beserta spesifikasi kepada KJ/ KU. KJ/KU 12. Meneliti BPPK untuk memastikan bekalan/ perkhidmatan yang dipohon memenuhi keperluan jabatan seterusnya menyokong permohonan. Jabatan/ Unit 13. Menguruskan perolehan mengikut kaedah yang dipersetujui. i. Pembelian Melalui Kontrak Pusat 14. Bagi pembelian melalui kontrak pusat majukan permohonan pembelian kepada PAK dengan mengisi BPPK. 15. Ikuti langkah D atau E hingga H. ii. Pembelian Secara Sebutharga 16. Membuat pembelian secara sebutharga mengikut arahan pada Lampiran Q berpandukan peraturanperaturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua Peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

PKB-PK-PS-08 6/12 Tanggungjawab Tindakan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga 17. Mengendalikan urusan pembukaan sebutharga berpandukan Arahan Perbendaharaan dan semua Peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. Jabatan/ Unit 18. Mengendalikan urusan memproses sebutharga mengikut Arahan Perbendaharaan dan semua Peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa dan membuat syor di dalam Lampiran Analisa kepada Jawatankuasa Sebutharga. Jawatankuasa Sebutharga 19. Mengendalikan urusan pemilihan pembekal berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua Peraturan Perbendaharaan. 20. Keputusan pemilihan akan dimaklumkan kepada pembekal. 21. Pembekal yang berjaya dan harga yang ditawarkan akan dimaklumkan kepada Jabatan/ Unit untuk menguruskan perolehan. Jabatan/ Unit / Stor 22. Mengisi BPPK beserta Lampiran Analisa dan memajukan kepada PAK. 23. Ikuti langkah D atau E hingga H.

PKB-PK-PS-08 7/12 Tanggungjawab Tindakan iii. Pembelian Secara Terus Jabatan/ Unit 24. Mengenalpasti dan memilih pembekal dengan merujuk kepada Fail Rekod Pembekal. Kriteria pemilihan pembekal adalah berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan terkini. 25. Mengisi BPPK dan majukan kepada PAK. 26. Ikuti langkah D atau E hingga H. D. Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui Modul Pesanan PAK 27. Menyemak program e-spkb, mencatat baki peruntukan dan menandatangani BPPK. Seterusnya memajukan kepada Pengarah untuk kelulusan. Pengarah 28. Meneliti dan membuat keputusan ke atas permohonan dan menyerahkan kepada PAK. PAK/PT(Kew) 29. Menyediakan dokumen yang berkaitan (Nota Minta dan Pesanan Kerajaan) dan dikemukakan kepada Pengarah untuk ditandatangani. 30. Menghantar Pesanan Kerajaan beserta dokumendokumen sokongan yang lain kepada pembekal.

PKB-PK-PS-08 8/12 Tanggungjawab Tindakan E. Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui Modul e- PAK 31. Menyemak program e-spkb, mencatat baki peruntukan dan menandatangani BPPK. Seterusnya memajukan kepada Pengarah untuk kelulusan. Pengarah 32. Meneliti dan membuat keputusan ke atas permohonan dan menyerahkan kepada PAK. PAK/PT(Kew) 33. Menyediakan dokumen pesanan tempatan melalui e- dan dikemukakan kepada Pengarah untuk ditandatangani. 34. Menghantar Pesanan Kerajaan e- beserta dokumen-dokumen sokongan yang lain kepada pembekal. F. Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Jabatan/ Unit dan Stor 35. Memastikan bekalan/ perkhidmatan dibekalkan/ dilaksanakan oleh pembekal memenuhi dan menepati spesifikasi serta tempoh masa yang telah ditetapkan. 36. Bekalan/ perkhidmatan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi, dikembalikan/ dilaporkan kepada pembekal.

PKB-PK-PS-08 9/12 Tanggungjawab Tindakan 37. Menerima bekalan/ perkhidmatan yang memenuhi dan menepati spesifikasi, dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan copkan tarikh terima. Juruteknik/ stor/ yang dilantik 38. Merekodkan penerimaan bekalan/ perkhidmatan ke dalam Kad/ borang berkaitan. (KEW. PA - 2 / KEW. PA - 3 / KEW. PA - 4 / KEW.PA - 5 / KEW 300 J3) G. Pembayaran Kepada Pembekal PAK 39. Menerima invois dan Pesanan Kerajaan daripada pembekal. Pastikan nama dan nombor akaun bank serta Pesanan Kerajaan telah dilengkapkan. 40. Menguruskan pembayaran dalam tempoh empat belas hari selepas penerimaan Invois. H. Menilai Keberkesanan Proses. Jabatan/ Unit dan Stor 41. Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (BSSPP) Rujuk Lampiran 1. 42. Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan sesalinan BSSPP kepada PAK.

PKB-PK-PS-08 10/12 Tanggungjawab Tindakan PAK 43. Mengisi peratusan markah yang diperolehi daripada BSSPP ke dalam Borang Analisa Prestasi Pembekal (BAPP) Rujuk Lampiran 2. 44. Menyenaraihitamkan pembekal sekiranya markah yang diperolehi dalam BAPP kurang daripada 70%, sebanyak 3 kali. 45. Menyediakan Laporan Analisa Prestasi Pembekal dan membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 46. Menyimpan dan menyelenggara BSSPP dan BAPP dari semasa ke semasa.

PKB-PK-PS-08 11/12 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan 1. Waran Peruntukan. Mengikut Arahan 2. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga dan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga. Perkhidmatan 2 Tahun Lokasi Bilik Fail di Pejabat Pentadbiran Bilik Fail di Pejabat Pentadbiran Lampiran 3. Lampiran Analisa. Mengikut Arahan Perkhidmatan Bilik Fail di Pejabat Pentadbiran 4. Pesanan Kerajaan Borang Soal Selidik 5. Prestasi Pembekal (BSSPP) Borang Analisa 6. Prestasi Pembekal (BAPP) Mengikut Arahan Perkhidmatan Bilik PAK Bilik 5 Tahun / 1 Stor 5 Tahun Bilik PAK 2 7. Fail Kontrak Pusat 5 Tahun Bilik PAK 8. Lampiran Q Kad-Kad Stok (KEW. PA - 2 / KEW. PA - 3 / 9. KEW. PA - 4 / KEW.PA - 5 / KEW 300 J3) Mengikut Arahan Perbendaharaan Mengikut Arahan Perbendaharaan Bilik PAK Bilik Stor/Lokasi Peralatan

PKB-PK-PS-08 12/12 Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran Borang Permohonan 10. Pembelian/ Perkhidmatan Dan Mengikut Arahan Perbendaharaan Bilik PAK Kerja-Kerja (BPPK) 11 Borang Pemesanan/ Pengeluaran Barangbarang (BPPB) 2 Tahun Bilik Stor 12 Fail Rekod Pembekal 5 tahun Bilik PAK 13 Laporan Analisa Prestasi Pembekal 5 Tahun Bilik PAK 14 Senarai Pembekal yang diluluskan Sehingga terdapat pindaan Bilik PAK

Lampiran 1 POLITEKNIK KOTA BHARU BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh ) No. L.O. :. Tarikh L.O. : Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan:.. Syarikat Pembekal : Alamat:...... Jenis Bekalan:. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali. Bil. Perkara Ya Tidak BEKALAN 1. Bekalan yang dihantar memenuhi spesifikasi 2. Bekalan sampai pada masa yang diperlukan 3. Kuantiti mencukupi 4. Bekalan boleh digunakan dengan sempurna 5. Perkhidmatan sebelum jualan diberikan 6. Perkhidmatan selepas jualan diberikan 7. Perkhidmatan latihan yang efektif selepas jualan Jumlah Peratus [ (x /Y 1 ) x 100] =..% ( x - untuk jawapan ya sahaja) **Nota: Y 1 ialah bil. item yang berkenaan sahaja.

Bil. Perkara Ya Tidak PERKHIDMATAN 1. Khidmat nasihat sebelum perkhidmatan diberikan 2. Perkhidmatan dibekalkan mengikut masa yang ditetapkan 3. Perkhidmatan bersesuaian dengan kepakaran 4. Perkhidmatan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan Jumlah Peratus [ ( x / Y 2 x 100)] = % ( x- untuk jawapan ya sahaja) **Nota: Y 2 ialah bil.item yang berkenaan sahaja. Komen/Cadangan Tandatangan :.. Nama:.. Jabatan/ Unit:.. Tarikh: Pembekal yang mencapai 70% ke bawah akan disenaraihitamkan PS-08(1) (P00) (01-02-08)

Lampiran 2 Syarikat Pembekal : Alamat:.. BORANG ANALISA PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh PAK di Politeknik ).... BIL. NO. LO TARIKH LO JENIS BEKALAN MARKAH % CATATAN PS-08(2) (P00) (01-02-08)