Pedoman Database Koleksi Museum cagarbudaya.kemdikbud.go.id Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman Direktorat Jenderal Kebudayaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 2015
DAFTAR ISI Daftar Isi... 2 Bab 1 Pendahuluan... 3 1.1. Latar Belakang... 3 1.2. Dasar Hukum... 4 1.3. Tujuan... 4 1.4. Sasaran... 4 Bab II Petunjuk Penggunaan Sistem... 5 2.1. Membuka Sistem... 5 2.2. Login... 6 2.3. Pengenalan Menu Sistem... 7 2.3.1. Menu Atas... 7 2.3.2. Menu Tombol Buka Tutup Menu Kiri... 7 2.3.3. Menu Kiri... 7 2.4. Dashboard... 12 2.5. Update Akun Login... 12 2.6. Update Profil User... 14 2.7. Update Informasi Museum... 15 2.8. Pendaftaran Koleksi Museum... 16 2.8.1. Tambah Data Koleksi... 16 2.8.2. Edit Data Koleksi... 18 2.8.2.1. Form Data Koleksi... 18 2.8.2.2. Form Perolehan Koleksi... 18 2.8.2.3. Form Fisik Koleksi... 19 2.8.2.4. Form Foto Koleksi... 20 2.8.3. Hapus Data Koleksi... 22 2.8.4. Pencairan Koleksi... 24 2.8.5. Export Koleksi... 25 2.9. Logout (Keluar dari Sistem)... 26 Bab III Penutup... 27 Pedoman Database Koleksi Museum Hal 2 dari 29
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman selaku pembina di bidang Cagar Budaya dan permuseuman yang memiliki tugas melaksanakan penyiapan rumusan kebijakan, standar, norma, kriteria, dan prosedur serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang Cagar Budaya dan permuseuman. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan dan penyiapan bahan rumusan kebijakan di bidang Cagar Budaya dan permuseuman b. perumusan standar, norma, kriteria, dan prosedur di bidang Cagar Budaya dan permuseuman c. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang Cagar Budaya dan permuseuman Sebagai implementasi dari ketiga fungsi di atas, khususnya untuk pengembangan museum, Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman melakukan pengelolaan database koleksi museum di Indonesia melalui pembuatan sistem database berbasis web. Langkah ini sangat penting mengingat museum sebagai pusat data dan informasi koleksi masih belum optimal dalam menyediakan informasi yang berkualitas dikarenakan belum terbangunnya basis data koleksi museum secara komputerisasi. Akibatnya timbul berbagai masalah, antara lain: mekanisme pendataan koleksi museum cenderung lamban karena masih dilakukan secara manual (menggunakan kertas) dengan resiko mudah hilang, rusak, dan salah pencatatan. lemahnya penyampaian informasi nilai dan makna koleksi museum kepada publik yang dapat berdampak kurangnya apresiasi masyarakat terhadap warisan budaya. sulitnya melakukan pengawasan terhadap koleksi museum yang selanjutnya berakibat pada sulitnya mencari (tracking) dan menginventaris kasus-kasus hilangnya atau dicurinya koleksi museum. lemahnya proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang diperlukan pimpinan dalam menjalankan fungsi museum akibat informasi yang tidak berkualitas. Atas dasar permasalahan-permasalahan tersebut, maka pendataan koleksi museum di Indonesia secara terpadu dan berkesinambungan sangat penting untuk segera diterapkan. Dengan adanya database koleksi museum, maka pendokumentasian, pengelolaan, dan akses informasi koleksi museum dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan efesien. Lebih lanjut, database koleksi Pedoman Database Koleksi Museum Hal 3 dari 29
museum ini berguna untuk mengetahui jumlah dan kondisi koleksi museum di seluruh Indonesia, serta sebagai media yang baik untuk yang dapat mendukung pemerintah dalam menyusun kebijakan di bidang museum. Database koleksi yang terintegrasi secara nasional ini dapat membantu mempermudah kegiatan pendaftaran, penetapan dan pemberian nomor Registrasi Nasional terhadap koleksi museum yang berstatus Cagar Budaya. 1.2. Dasar Hukum a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2010 tentang Cagar Budaya. b. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 1995 tentang Pemeliharaan dan Pemanfaatan Benda Cagar Budaya di Museum. 1.3. Tujuan Mewujudkan sistem pencatatan koleksi museum secara digital dan berbasis web, serta terintegrasi secara nasional. 1.4. Sasaran Museum-museum yang ada di Indonesia, baik yang dimiliki oleh Pemerintah, pemerintah daerah, maupun setiap orang atau masyarakat hukum adat. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 4 dari 29
BAB II PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM 2.1. Membuka Sistem Sistem ini adalah sistem berbasis web oleh karena itu untuk mengoperasikan ini di butuhkan koneksi internet dan juga web browser sebagai antar muka. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuka sistem online ini : 1. Buka web browser dan ketikan alamat : http://cagarbudaya.kemdikbud.go.id 2. Klik banner Sistem Registrasi Koleksi Museum 3. Selanjutnya akan tampil halaman utama sistem seperti di bawah ini Pedoman Database Koleksi Museum Hal 5 dari 29
2.2. Login Untuk masuk kedalam sistem, maka perlu melakukan login dengan akun yang diberikan oleh Direktorat. PCBM, baik dalam pelatihan. Jika anda belum mendapatkan akun login tersebut anda bisa mengontak langsung Dit.PCBM di informasi kontak yang tersedia pada website. Berikut penjelasan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem : 1. Klik atau hover mouse anda ke menu Login di kanan atas halaman website sistem. 2. Ketika tampil form login, masukkan username dan password anda 3. Klik tombol Login Pedoman Database Koleksi Museum Hal 6 dari 29
4. Jika login berhasil, anda akan dialihkan ke halaman area pengolahan data seperti dibawah ini. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 7 dari 29
2.3. Pengenalan Menu Sistem Secara umum menu-menu pada Sistem Registrasi Koleksi Museum ini terdapat pada dua bagian, yaitu pada bagian atas halaman dan pada bagian samping kiri halaman area pengolahan data. 2.3.1. Menu Atas Menu ini terletak di kanan atas halaman, menu ini terkait dengan data user pengolah data dan museum, disediakan sebagai short cut yang memudahkan user untuk mengupdate profil dalam tampilan penuh (ketika menu kiri ditutup). Untuk membuka menu ini klik nama anda sebagai pengolah data dikanan ata, maka akan tampil menu drop down yang terdiri dari Akun, Profil, Photo, Profil Museum dan tombol Log Out untuk keluar dari sistem. 2.3.2. Menu Tombol Buka Tutup Menu Kiri Menu ini terletak di tengah kiri atas halaman yang bericon garis-garis, menu ini untuk membuka dan menutup menu utama sistem yang berada disebelah kiri halaman. 2.3.3. Menu Kiri Menu ini adalah menu utama dalam sistem, yang terkait dengan semua pengolahan data, terdiri dari menu Dashboard, Profil User, Update akun Login, Informasi Museum, dan Koleksi Museum. Pada setiap halaman juga terdapat menu atau tombol navigasi dan proses pengolahan data, berikut ini daftar dan penjelasannya : Pedoman Database Koleksi Museum Hal 8 dari 29
1. Menu Navigasi Menu navigasi adalah menu yang terdapat di kanan atas di setiap halaman, dan merupakan menu yang menandakan alur halaman. jika dalam area pengeditan data (update data), dan ingin kembali ke halaman sebelumnya (menu daftar data), maka klik menu navigasi menuju halaman sebelumnya. 2. Tombol Tambah Data Tombol ini biasanya terdapat pada halaman daftar tabel data. Menu ini digunakan untuk menambah data baru. 3. Tombol Update Tombol ini adalah tombol kecil hijau bergambar icon pencil, dan terletak di kolom kanan tabel data. Gunakan tombol ini untuk mengedit atau mengupdate data pada baris yang sama pada tabel. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 9 dari 29
4. Tombol Hapus Tombol ini digunakan untuk menghapus data pada baris yang sama di tabel data, tombol berwarna merah dan bergambar icon tong sampah. 5. Tombol View Tombol ini berwarna biru dan bergambar icon mata, digunakan untuk menampilkan data lebih detail. Tombol ini akan berubah bergambar icon silang x atau close ketika dalam mode menampilkan data lebih detail. Klik tombol view dengan icon silang tersebut untuk kembali menutup tampilan detail data. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 10 dari 29
6. Tombol Buka, dan tutup Pencarian Tombol ini terdapat pada sudut kanan atas form pencarian, bergambar icon plus + ketika menutup dan icon minus - ketika membuka. Klik tombol ini untuk membuka dan menutup area form pencarian. 7. Tombol Simpan Tombol Simpan ada dibawah setiap form data, berwarna biru dan bergambar icon save, pastikan anda menekan tombol simpan ini ketika selesai memasukkan atau mengupdate data pada setiap form. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 11 dari 29
8. Tombol Batal Tombol Batal biasanya berada disamping tombol simpan di bawah form, gunakan tombol ini untuk membatalkan proses dan kembali kehalaman sebelumnya. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 12 dari 29
2.4. Dashboard Menu ini adalah halaman yang menampilkan rangkuman data koleksi dan informasi terkait sistem registasi koleksi museum. Di halaman dashboard ini di tampilkan jumlah keseluruhan koleksi yang telah didaftarkan dan juga jumlah koleksi yang menjadi cagar budaya serta grfaik rekap data berdasarkan jenis koleksi. Dashboard juga menjadi halaman pertama yang ditampilkan sesudah proses login berhasil. 2.5. Update Akun Login Menu ini adalah area untuk merubah data login dan juga email anda. Terdapat 3 form pada panel ini, yaitu form Update Username, form Update Password dan form Update Email. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 13 dari 29
Untuk merubah username, langkahnya sebagai berikut : 1. Masukan username baru pada form Update Username, 2. Tekan tombol Simpan Username, 3. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa proses penggantian username berhasil. Untuk merubah password, langkahnya sebagai berikut : 1. Masukan password lama pada form Update Password, 2. Masukan password Baru dan ulangi kembali pada kotak teks Ulangi Password Baru 3. Tekan tombol Simpan Password, 4. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa proses penggantian password berhasil. Untuk merubah data email, langkahnya adalah : 4. Masukan Email baru pada form Update Email, 5. Tekan tombol Simpan Email, 6. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa proses penggantian username berhasil. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 14 dari 29
2.6. Update Profil User Untuk merubah keterangan data pribadi serta foto profil anda maka gunakanlah menu profil user ini. Terdapat dua bagian form pada panel ini, dimana disebelah kiri adalah form update data profil dan form sebelah kanan adalah form untuk mengupdate foto profil anda. Update Data Profil 1. Isi field-field data yang ada pada form update profil yang berada disebelah kiri halaman, 2. field bertanda bintang (*) menandakan field yang harus diisi 3. Klik tombol Simpan di bawah form Update Foto Profil 1. Klik tombol Browse File (Pilih File) di bawah Foto default 2. Pilih file foto yang diinginkan untuk diupload 3. Klik tombol Simpan Foto Pedoman Database Koleksi Museum Hal 15 dari 29
2.7. Update Informasi Museum Menu informasi museum ini menampilkan informasi data museum dari user operator museum yang login. Langkah untuk mengupdatenya sebagai berikut : 1. Masukan field data-data pada form, baik yang sebelah kiri maupun form yang sebelah kanan 2. Field bertanda bintang menandakan harus di isi dan tidak bisa dikosongkan 3. Klik tombol Pilih File Museum pada field upload foto 4. Dan klik tombol simpan jika telah selesai mengisi data-data 5. Notifikasi berwana hijau akan tampil di atas form jika proses menyimpan data telah berhasil. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 16 dari 29
2.8. Pendaftaran Koleksi Museum Menu ini adalah menu utama pada Sistem Registrasi Koleksi Museum, pada menu inilah tempat pengolahan data koleksi dilakukan, mulai dari pendaftaran (pemasukan data), pencarian hingga hingga export dan import data. 2.8.1. Tambah Data Koleksi Untuk menambah data koleksi langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Klik tombol Tambah Data diatas halaman tabel daftar data koleksi 2. Isi Form Data Koleksi selengkap-lengkapnya, field betanda (*) menandakan harus diisi 3. Klik tombol Simpan dibawah form untuk menyimpannya 4. Jika berhasil tersimpan maka selanjutnya akan dialihkan ke halaman edit data koleksi, yang menyediakan menu tab-tab pada bagian atas form untuk melengkapi data koleksi selanjutnya (penjelasan selanjutnya sama dengan proses edit data koleksi). Tampilan Halaman Daftar Tabel Data dengan tombol Tambah Data diatasnya Pedoman Database Koleksi Museum Hal 17 dari 29
Tampilan Form Tambah Data Koleksi Pedoman Database Koleksi Museum Hal 18 dari 29
2.8.2. Edit Data Koleksi Form Edit Koleksi terdiri dari beberapa form yang dibagi per tab di atas formnya, yaitu Data Koleksi, Perolehan Koleksi, Penyimpanan Koleksi, Fisik Koleksi, Manfaat Koleksi, Foto koleksi, dan Informasi Khusus Keris. Klik pada masing-masing tab menu tersebut untuk mengupdate datanya. Tampilan Form Edit Koleksi Setelah Data Berhasil Tersimpan 2.8.2.1. Form Data Koleksi Form ini sama dengan form tambah data koleksi, menampilkan field-field data umum koleksi. Cara untuk mengupdate datanya sama yaitu isi semua field pada form, terutama yang bertanda bintang, dan tekan tombol Simpan. 2.8.2.2. Form Perolehan Koleksi Form perolehan koleksi ini menampilkan field data terkait asal koleksi, seperti tanggal perolehan, cara perolehan, data penemuan, data pembuat, data pemilik terakhir, keaslian koleksi, asal Negara, dan umur koleksi. Cara pengolahan datanya sama, yaitu isi semua field data, terutama yang bertanda bintang dan tekan tombol Simpan untuk menyimpannya. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 19 dari 29
2.8.2.3. Form Fisik Koleksi Form ini menampilkan data-data yang menggambarkan fisik dari koleksi tersebut, seperti Bahan dasar, panjang, lebar, tebal dan lainnya. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 20 dari 29
Pedoman Database Koleksi Museum Hal 21 dari 29
2.8.2.4. Form Foto Koleksi Tab ini adalah area untuk mengolah foto-foto koleksi mulai dari upload hingga penghapusan foto 1. KLik tombol Upload Foto diatas tabel daftar foto 2. Browese atau Piih File Fotonya, klik open pada jendela pilih file, maka file akan langsung terupload dan tampil di tabel di bawah tombol upload. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 22 dari 29
Untuk memberi judul foto, masukan judul pada kotak teks disamping foto pada kolom judul foto, dan tekan tombol simpan judul dibawah tabel daftar foto Untuk menghapus foto klik tombol hapus pada kolom hapus foto yang sebaris dengan foto yang akan dihapus, maka otomatis foto akan terhapus. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 23 dari 29
2.8.3. Hapus Data Koleksi Data Koleksi yang telah tersimpan akan tampil dalam tabel daftar koleksi, jika ada koleksi yang di anggap salah atau kurang tepat dan tidak ingin mengganti seluruh datanya, maka data koleksi tersebut dapat dihapus. Berikut langkah proses penghapusan tunggal data koleksi (1 data koleksi) : 1. Klik tombol Hapus pada kolom aksi yang sebaris dengan data koleksi yang akan dihapus 2. Klik tombol OK pada pop up window konfirmasi yang tampil menanyakan apakah data benar akan dihapus 3. Maka data koleksi tersebut akan terhapus dan tampil notifikasi hijau pemberitahuan diatas halaman. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 24 dari 29
Berikut langkah proses penghapusan multi data koleksi (lebih dari 1 data koleksi) : 1. Centang kotak checkbox di kolom paling kiri pada data koleksi yang akan di hapus 2. Lalu klik tombol Hapus berwarna merah di bawah tabel 3. Dan klik OK pada pop up window konfirmasi yang tampil menanyakan apakah data benar akan dihapus 4. Maka data koleksi tersebut akan terhapus dan tampil notifikasi hijau pemberitahuan diatas halaman. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 25 dari 29
2.8.4. Pencarian Koleksi Salah satu proses pengolahan data yang terpenting adalah pencarian data, yang akan sangat membantu ketika data yang diolah sudah cukup banyak, oleh karena itu sistem ini juga menyediakan fasilitas pencarian data. Untuk melakukan pencarian langkahnya sebagai berikut : 1. Buka form pencarian dengan mengklik tombol plus + disudut kanan atas form pencarian. 2. Isi kriteria pencarian pada form pencarian 3. Klik tombol Cari di bawah formnya 4. Maka sistem akan melakukan proses pencarian data dan menampilkan hasilnya di tabel koleksi. Tampilan Form Pencarian dan Hasil Pencariannya Pedoman Database Koleksi Museum Hal 26 dari 29
2.8.5. Export Koleksi Fitur ini untuk menghasilkan laporan data dari data koleksi yang sudah terdaftar pada sistem, berupa laporan dalam 2 format yaitu PDF dan Ms.Excel. Cara untuk mengexport data koleksi ini adalah sebagai berikut : 1. Klik menu laporan dan pilih format laporan yang diinginkan (pdf atau excel) 2. Lalu akan tampil halaman pilihan batas data koleksi yang akan di export datanya, terdapat dua pilihan batas data, semua data atau berdasarkan No urut atau range tertentu, missal no 1 s/d 100, untuk itu jika memilih option ke 2, maka harus mengisi kotak teks batas no urut di bawahnya 3. Langkah selanjutnya adalah centang pilihan Dengan Foto Koleksi jika menginginkan foto koleksi disertakan 4. Dan klik tombol Export di bawah form 5. Jika berhasil, maka akan tampil window popup yang menanyakan apakah akan membuka file pdf atau mendownloadnya. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 27 dari 29
2.9. Logout (Keluar dari Sistem) Langkah terakhir ketika proses pengolahan data pada Sistem Registrasi Koleksi Museum telah selesai adalah keluar dari sistem dengan melakukan Log Out. Menu ini terdapat didalam menu drop down pada menu atas yang menampilkan nama user, klik menu tersebut dan klik kembali tombol menu Log Out, maka user akan dialihkan kembali ke halaman home public Sistem Registrasi Koleksi Museum. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 28 dari 29
BAB III PENUTUP Di banyak negara, metode pencatatan koleksi museum secara manual sudah lama ditinggalkan. Mereka telah menerapkan sistem yang lebih canggih dan berbasis web yang dapat diakses oleh publik. Sistem pencatatan yang canggih tersebut akan kita terapkan untuk melakukan pencatatan seluruh koleksi museum di Indonesia. Untuk mewujudkan hal tersebut, Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman mempersiapkan sistem aplikasi database koleksi museum. Selain itu juga dipersiapkan Pedoman Database Koleksi Museum sebagai panduan mengoperasikan aplikasi database. Dengan disusunnya Pedoman Database Koleksi Museum ini, diharapkan para pengguna aplikasi database koleksi museum dapat melaksanakan tugas pencatatan koleksi museum dengan baik dan lancar. Pedoman Database Koleksi Museum Hal 29 dari 29