APLIKASI SISTEM MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING DENGAN MEMPERTIMBANGKAN KETIDAKPASTIAN KEBUTUHAN BAHAN BAKU DI PT. LISA CONCRETE INDONESIA Seno Hananto, Nyoman Pudjawan Magister Manajemen Teknologi (MMT) Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya s_nanto78@yahoo.com ABSTRAK PT. Lisa Concrete Indonesia merupakan industri pembuatan beton pracetak yang saat ini belum menerapkan sistem perencanaan dan pengendalian terhadap kebutuhan bahan baku secara sempurna. Selama ini sudah ada suatu sistem yang dapat mengendalikan waktu pemesanan, namun dinilai oleh pihak manajemen perusahaan masih kurang sempurna, sehingga masih sering kekurangan bahan baku yang dapat menyebabkan keterlambatan proses produksi ataupun kelebihan persediaan bahan baku di gudang akibat pengiriman datang terlalu awal. Bila hal ini dibiarkan akan merugikan bagi perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem Material Requirements Planning (MRP) yang dapat merencanakan permintaan material yang mengakomodasikan safety stock sebagai cara untuk mengantisipasi ketidakpastian daripada kebutuhan material tersebut. Safety stock diakomodasikan dalam bentuk tambahan dari jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat ukuran pesanan (Lot Size). Data data untuk menentukan kebutuhan bahan baku ini diambil dari permintaan akan permintaan struktur beton yang masuk pada bulan Januari 2005 Maret 2005. Lot Size ditentukan dengan membandingkan hasil perhitungan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Lot For Lot (LF ). Kata kunci: Material Requirements Planning (MRP), Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ) PENDAHULUAN Agar kelangsungan hidup perusahaan industri manufaktur terus berjalan, maka perusahaan sangat perlu membuat perencanaan produksi. Suatu perencanaan produksi yang baik dapat menentukan jumlah kebutuhan bahan baku yang diperlukan dengan tepat, sehingga dapat ditentukan usaha atau tindakan yang akan diperlukan atau diambil oleh pimpinan perusahaan demi kelancaran proses produksi dan hal tersebut akan membawa pengaruh yang besar pada kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan. Dalam hal ini, masalah persediaan ( inventory) bahan baku adalah merupakan komponen utama dalam pelaksanaan proses produksi yang ada dalam perusahaan industri manufaktur. Kelancaran pelaksanaan proses produksi merupakan suatu hal yang berdampak pada kelangsungan hidup perusahaan serta mutu dari produk yang dihasilkan. Masalah persediaan (inventory) bahan baku harus ditangani secara seksama baik itu persediaan bahan baku, bahan penunjang, bahan setengah jadi maupun barang jadi. Maka dari itu perusahaan perlu melakukan pengendalian bahan baku secara optimal. Untuk mengatasi hal tersebut agar dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan manajemen persediaan maupun manajemen produksi yang terkendali dan terkoordinir dengan baik, yang salah satunya adalah dengan melakukan perencanaan produksi dan
pengendalian sistem inventory. PT. Lisa Concrete Indonesia merupakan perusahaan industri manufaktur yang bergerak dibidang produksi stuktur beton pracetak. Struktur beton pracetak merupakan struktur yang terbuat dari beton dan dicetak pada suatu pabrik dan bukan di lapangan. Pada saat sekarang ini beberapa perusahaan kontraktor dan pengembang sudah sangat memahami keuntungan dari beton pracetak. Keuntungan yang diperoleh kontraktor dan pengembang tersebut dibandingkan dengan metode pengecoran di lapangan diantaranya adalah waktu pengerjaan yang cepat, kualitas yang baik, lebih efisien pada jumlah tenaga kerja, lebih efisien dari penggunaan bahan baku dan lebih efisien pada peralatan yang digunakan. PT. Lisa Concrete Indonesia pada umumnya memproduksi barang barang jadi yang memiliki fungsi sebagai saluran air kotor, penyekat lahan dan kebutuhan struktur lainnya. Kelompok barang barang jadi tesebut dibagi atas beberapa kelompok yang diantaranya adalah : 1. NRC Pipe (Non Reinforced Concrete Pipe, Ø 300mm Ø 800mm) 2. RC Pipe (Reinforced Concrete Pipe, Ø 300mm Ø 800mm) 3. Manhole 4. U Gutter 5. Fence Panel 6. Cansteen 7. Other Precast Di dalam proses produksinya, PT. Lisa Concrete Indonesia membutuhkan bahan baku yaitu semen, pasir cor, kerikil 5/10, kerikil 10/20, besi polos Ø 4 mm, besi polos Ø 5 mm, besi polos Ø 10 mm, besi polos Ø 12 mm, besi ulir Ø 10 mm, besi ulir Ø 13 mm, besi ulir Ø 16 mm, besi ulir Ø 19 mm, besi ulir Ø 22 mm, besi ulir Ø 25 mm dan bahan tambahan yang berfungsi untuk meningkatkan mutu beton. Pada saat ini sistem pengadaan bahan baku di PT. Lisa Concrete Indonesia sudah menggunakan sistem Material Requirements Planning (MRP), Namun dalam kenyataannya masih sangat sering dijumpai kekurangan (Out Of Stock) atau kelebihan (Over Stock). 1. Berdasarkan kenyataan mengenai adanya masalah yang sedang terjadi mengenai pengadaaan bahan baku untuk proses produksi pada PT. Lisa Concrete Indonesia tersebut, maka perlu ditentukan kebutuhan bahan baku dengan menggunakan metode Material Requirements Planning (MRP) sesuai dengan literatur yang ada untuk menentukan jumlah kebutuhan bahan baku secara tepat dengan mengakomodasikan persediaan pengaman sebagai cara untuk mengantispasi ketidakpastian kebutuhan. METODOLOGI Tujuan dari penelitian ini, sebagaimana dipaparkan pada Bab I adalah untuk untuk mengimplementasikan sistem MRP pada perusahaan dengan mempertimbangkan ketidakpastian kebutuhan bahan. Adapun langkah langkah penyelesaian yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Penyusunan data permintaan untuk setiap item produk. Data ini berisikan tentang permintaan produk yang mucul pada periodenya, persediaan barang jadi di awal periode dan barang yang harus diproduksi pada periode tersebut. 2. Penyusunan Jadwal Induk Produksi. Jadwal Induk Produksi ini berisikan tentang data jumlah produksi yang direncanakan pada periode harian. A-32-2
3. Penyusunan Bill of Materials. Berisikan tentang bahan baku yang digunakan untuk membuat satu unit produk, baik jenis maupun jumlahnya. Di samping itu, data lead time masing-masing item serta minimum order quantity juga menjadi bagian dari Bill of Materials. 4. Perhitungan Gross Requirements Planning. Perhitungan ini didasarkan pada Jadwal Induk Produksi dan Bill Of Materials, yang pada hakekatnya menunjukkan jumlah masing-masing material yang diperlukan untuk memproduksi produk-produk sesuai dengan jadwal induk produksi. Pada model MRP proses ini dinamakan material explosion. 5. Pencatatan inventory yang ada di gudang maupun yang sedang diminta. Berisikan tentang data persediaan bahan baku pada awal periode bulanan secara aktual. 6. Perhitungan Net Requirements. Perhitungan ini didasarkan pada gross requirements dan inventory record. Secara lebih spesifik, net requirements adalah gross requirements dikurangi dengan inventory yang tersedia. 7. Perhitungan Actual Demand. Perhitungan ini didasarkan pada produksi aktual. 8. Perhitungan Error dan standard deviasi. Besarnya Error dihasilkan dari pengurangan Gross Requirements dan Actual Demand pada setap periode harian. Standard deviasi dihitung berdasarkan Error pada periode yang terdapat nilainya. 9. Penentuan Service Level, pada penulisan kali ini nilai adalah 5%, maka nilai Z adalah 1,645. 10. Perhitungan Safety Stock (LFL) dengan menggunakan rumus: = Z x SDError SSLFL Perhitungan Safety Stock (EOQ) dengan menggunakan rumus: SSEOQ = Z x SDError x t 11. Perhitungan Lot Size untuk metode LFL. Besarnya Lot Size dihitung dengan menjumlahkan Net Requirements dan Safety Stock. Sedangkan untuk metode EOQ dihitung dengan mencari nilai yang paling besar antara menggunakan rumus: Qo = 2xDxCr Ch Atau jumlah dari Net Requirements dan Safety Stock. 12. Perbandingan biaya biaya antara metode Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ) dan metode sekarang. Biaya yang dibandingkan adalah: Biaya simpan Biaya pesan Biaya total 13. Kesimpulan dan saran. HASIL DAN DISKUSI Adapun teknik Lot Sizing yang digunakan dalam pembahasan kali ini adalah metode Lot For Lot (LFL) dan Economic Order Quantity (EOQ). Dengan menggunakan kedua metode tersebut, maka dapat dibandingkan total biaya yang dikeluarkan meliputi biaya material, biaya pengadaan dan biaya penyimpanan dari masing masing teknik Lot Sizing. Selain itu kita dapat membandingkan biaya yang dihasilkan antara metode Lot For Lot (LFL) dan Economic Order Quantity (EOQ) tersebut dengan biaya yang telah dikeluarkan oleh pihak perusahaan. Teknik Lot Sizing untuk perencanaan A-32-3
kebutuhan material produksi pembuatan beton pracetak dapat dilihat pada tabel dibawah ini. a. Teknik Lot Sizing Dengan Metode Lot For Lot (LFL) Pada dasarnya didalam menentukan Lot Size dengan metode Lot For Lot ini mengacu pada jumlah kebutuhan periode selanjutnya. Sebagian perhitungan Lot Sizing dengan metode Lot For Lot (LFL) dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Perhitungan Lot Sizing dengan Menggunakan Metode LFL Material : Cement Type Jan-05, tanggal I Lot Size : LFL Periode Safety Stock : 4,99 Ton 1 2 3 4 5 6 7 Lead Time : 1 days GROSS REQUIREMENTS ACTUAL DEMAND ON HAND NET REQUIREMENTS SAFETY STOCK PLANNED RECEIVE PLANNED ORDER - - 16,07 21,40 26,98 26,93 25,97 - - 14,78 20,25 26,48 26,32 26,28 7,12 7,12 7,12 8,34 6,14 5,50 5,61 4,68 - - 8,95 13,06 20,85 21,44 20,36 - - 4,99 4,99 4,99 4,99 4,99 - - 16,00 18,05 25,84 26,43 25,35 16,00 18,05 25,84 26,43 25,35 16,00 b. Teknik Lot Sizing Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Pada dasarnya didalam menentukan Lot Size dengan metode Economic Order Quantity ini hampir sama dengan metode Lot For Lot (LFL), hanya saja terdapat beberapa perhitungan yang berbeda. Besarnya Order Quantity ini merupakan besarnya Planned Order. Hasil perhitungan EOQ untuk bulan Januari 2005 dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Perhitungan EOQ (Januari 2005) Description Demand Order Cost Holding Cost EOQ Cement Type I 536,63 Rp. 35.000,00 Rp 9.120 64,18 PPC 89,43 Rp. 35.000,00 Rp 10.809 25,00 Sand 812,87 Rp. 35.000,00 Rp 1.374 203,50 Gravel 5 /10 141,61 Rp. 35.000,00 Rp 1.197 90,98 Gravel 10 / 20 1.149,46 Rp. 35.000,00 Rp 1.679 218,89 Wire f 4 6,55 RP. 27.500,00 Rp 138.938 3,00 Wire f 5 3,84 Rp. 27.500,00 Rp 140.315 5,00 Deformed Bar 10 31,31 Rp. 45.000,00 Rp 180.543 10,00 A-32-4
Lanjutan Tabel 2. Deformed Bar 13 21,67 Rp. 45.000,00 Rp 50.730 10,00 Deformed Bar 16 47,37 Rp. 45.000,00 Rp 44.750 10,00 Deformed Bar 19 29,30 Rp. 45.000,00 Rp 96.800 10,00 Deformed Bar 22 5,98 Rp. 45.000,00 Rp 108.375 10,00 Deformed Bar 25 17,34 Rp. 45.000,00 Rp 136.010 10,00 Megamix 813,94 Rp. 55.000,00 Rp 127 1.000,00 Rheobuild / Mighty 4.552,40 Rp. 55.000,00 Rp 91 2.349,22 Sebagian perhitungan Lot Sizing dengan metode Economic Order Quantity (EOQ) dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3. Perhitungan Lot Sizing dengan Menggunakan Metode EOQ Material : Cement Type I Jan-05 Lot Size : EOQ Periode Safety Stock : 8,65 Ton 1 2 3 4 5 6 7 Lead Time : 1 days GROSS REQUIREMENTS ACTUAL DEMAND ON HAND NET REQUIREMENTS SAFETY STOCK PLANNED RECEIVE PLANNED ORDER - - 16,07 21,40 26,98 26,93 25,97 - - 14,78 20,25 26,48 26,32 26,28 7,12 7,12 7,12 56,52 36,27 9,79 47,65 21,37 - - 8,95 - - 17,15 - - - 8,65 - - 8,65 - - - 64,18 - - 64,18 - - 64,18 - - 64,18 - - c. Analisa Biaya Biaya biaya yang dihitung adalah biaya biaya yang dipengaruhi oleh kebijakan pemesanan, yaitu: biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya material tidak dihitung karena harga per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah yang dibeli (Order Quantity).Hasil perhitungan biaya berdasarkan metode yang terpilih yaitu Economic Order Quantity seperti yang ditunjukkan pada tabel 4.13, total biaya selama periode bulan Januari 2005 hingga Maret 2005 adalah sebesar Rp. 4.437.852,31. Hasil perhitungan biaya sebelum diterapkannya metode MRP, seperti yang ditunjukkan pada tabel 4.14, selama periode bulan Januari 2005 hingga Maret 2005 adalah sebesar Rp. 11.617.753,13. Disisi lain metode LFL, total biayanya adalah 11.173.699. Untuk lebih jelasnya, perbandingan ini data dilihat pada Gambar 1. A-32-5
Grafik Perbandingan Total Cost Rp12.000.000 Rp10.000.000 LFL Total Cost Rp8.000.000 Rp6.000.000 EOQ Actual Rp4.000.000 Rp2.000.000 Rp- 1 Material Gambar 1. Grafik Perbandingan Total Biaya Dari hasil perbandingan tersebut, maka perusahaan dapat diuntungkan dengan selisih biaya sebesar Rp. 7.179.900,82 untuk periode Januari 2005 hingga Maret 2005. Penghematan tersebut diperoleh dari penurunan biaya pemesanan, karena kebijakan EOQ menghasilkan pemesanan dengan jumlah yang lebih besar dari LFL dan aktual. Biaya dengan LFL tidak jauh dari biaya aktual karena memang kebijakan saat ini hampir seperti Lot For Lot, yakni melakukan pemesanan setiap kali ada kebutuhan atau hampir setiap perode. KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil perhitungan diatas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan, yaitu: Metode lot sizing Economic Order Quantity memberikan total biaya yang paling kecil dibandingkan metode Lot For Lot dan metode saat ini. Sebagai konsekuensi dari model lot sizing EOQ, besarnya inventory bahan baku yang harus disimpan bertambah dibandingkan dengan metode LFL. Dengan melihat kesimpulan diatas, maka disarankan PT. Lisa Concrete Indonesia mulai menerapkan sistem MRP dengan metode lot size EOQ sehingga dapat menghemat biaya pemesanan serta biaya penyimpanan. Untuk studi lanjutan, penelitian bisa diarahkan pada penggunaan metode lot sizing yang lain yang mungkin bisa memberikan penghematan lebih lanjut. Di samping itu perlu juga dipertimbangkan ketidakpastian lead time pengiriman dari pihak penyedia barang yang pada penelitian ini tidak diperhitungkan (lead time dianggap konstan). DAFTAR PUSTAKA Chase Jacobs Aquilano, Operation Management, Tenth Edition, Mc Graw Hill International Book Co., New York, 2004. Nasution, Arman Hakim, Perencanaan & Pengendalian Persediaan, Teknik Industri ITS, 1992. Nahmiah, Steven, Production and Operations Analysis, Second Edition, Irwin, USA, 1989. A-32-6