MSDM Summary Chapter 5 by: Gabriella Pella Joanne Nainggolan Rinda Gultom Sheila Silalahi
CHAPTER 5 : Personnel Planning & Recruiting Steps in the Selection Process 1. Menentukan posisi yang akan diisi, melalui workforce/personnel planning and forecasting 2. Membuat sebuah pool kandidat untuk pekerjaan ini, dengan rekrutmen internal dan eksternal 3. Setiap kandidat melengkapi form dan mungkin lanjut ketahap initial screening dan interview 4. Menggunakan selection tool seperti tes, investigasi background, dan latihan fisik untuk mengidentifikasi kemampuan kandidat 5. Supervisor mengadakan last interview untuk final candidates dan pengambilan keputusan final Workforce Planning & Forecasting Workforce Planning adalah proses dalam menentukan posisi apa yang harus diisi didalam perusahaan, dan bagaimana mengisinya. Forecasting Personal Needs (Labor Demand) What to forecast? -permintaan untuk produk dan jasa -kebutuhan personal, seperti pendapatan -jumlah pekerja yang dibutuhkan Forecasting tools: Trend Analysis : mempelajari kebutuhan pekerja di masalalu untuk memprediksi kebutuhan masa depan Ratio Analysis : menentukan kebutuhan staff di masa depan dengan menggunakan rasio, cth : sales volume dan jumlah pekerja yang dibutuhkan Scatter plot : metode grafis yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan diantara 2 variabel Markov Analysis : menggunakan proses matematis untuk memprediksi ketersediaan kandidat pekerjaan internal Employee Recruiting Mencari dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka Kenapa penting? Untuk mencari kandidat terbaik Faktor-faktor yang menyebabkan rekrutmen menjadi tantangan: o Beberapa metode rekrutmen lebih superior dari yang lain, tergantung tipe
job yang ditawarkan o Kesuksesan rekrutmen tergantung dari isu nonrecruitment dan kebijakan o UU Ketenagakerjaan mengatur apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika melakukan rekrutmen Internal Sources of Candidate Advantages Foreknowledge of candidates strengths and weaknesses More accurate view of candidate s skills Candidates have a stronger commitment to the company Increases employee morale Less training and orientation Required Disadvanages Failed applicants become discontented Time wasted interviewing inside candidates who will not be considered Inbreeding strengthens tendency to maintain the status quo Mencari Kandidat Internal Dengan melakukan 3 cara : 1. Job posting>> mempublikasikan pekerjaan terbuka bagi karyawan (biasanya di-post di papan buletin) dan mencantumkan atribut yang diperlukan, seperti kualifikasi, supervisor, jadwal kerja, dan rate gaji. 2. Rehiring>> pemanggilan kembali pekerja lama, bisa menimbulkan efek positif dan negatif. 3. Succession Planning>> proses yang berlangsung terus-menerus dalam mengidentifikasi, menilai dan mengembangakan kepemimpinan perusahaan untuk meningkatkan kinerja 3 steps : idenfikasi key needs, mendevelop secara internal, dan assess & choose Mencari Kandidat Eksternal 1. Via internet Kelebihan : mendapatkan respon yang lebih cepat, less cost Kekurangan : diskriminasi untuk older people, minoritas (sedikit yang menggunakan internet, dan internet overload Bisa juga dengan, Texting The dot-jobs domain, yaitu web yang berisi lowongan pekerjaan Virtual job fairs Applicant Tracking System, yait online sistem yang membantu karyawan menarik, mengumpulkan, melihat, menggabungkan dan me-manage pelamar.
Faktor penyebab online rekrutmen tidak efektif : - Informasi tidak jelas (job desc nya tidak jelas) - Sulit untuk format resume dan mengirimnya dalam form yang disyaratkan - Ada kekhawatiran ttg privacy - Tampilan yang jelek membuat sulit untuk melihat website - Respon lambat dari perusahaan 2. Advertising The Media Choice Pemilihan media tergantung dari posisi yang ditawarkan : Koran : local and specific labor markets Trade and professional journals : specialized employees Internet job sites : global labor markets Constructing (Writing) Effective Ads i. Menerapkan attention, interest, desire, and action (AIDA). ii. Mencipatakan positive impression (image) bagi perusahaan. 3. Employment Agencies Public agencies (oleh negara atau pemerintah lokal) Agencies associated with non-profit organizations Privately owned gencies Alasan penggunaan : a b c d e Perusahaan belum memiliki HR dept da merasa belum bisa melakukan rekrutmen dan screening yang efektif Harus mengisi pembukaan dengan cepat Ada kebutuhan khusus, misalnya ingin lebih menarik minoritas atau pelamar perempuan Merasa lebih nyaman berurusan dengan agency daripada perusahaan lain Mengurangi waktu yang terpakai untuk proses rekrutmen Cara menghindari masalah : a) Berikan jobdesc yang akurat dan lengkap untuk agency b) Pastikan bahwa tes, form pendaftaran, dan interview adalah bagian dari proses seleksi agency c) Secara periodik mereview EEOC data dari kandidat yang diterima dan ditolak oleh perusahaan dan agency d) Screen agency e) Lengkapi referensi agency check dengan memastikan dengan referensi dari perusahaan 4. Temp Agencies & alternative Staffing Pekerja harian, musiman atau sementara yang dipekerjakan perusahaan, tetapi dalam basis jangka pendek Benefits Meningkatkan produktivitas dibayar hanya ketika bekerja
Mengijinkan trial run untuk prospective employees (karyawan masa yg akan datang) No recruitment, screening, and payroll administration costs Costs of Temps Meningkatkan biaya pekerja karena harus memberikan bayarankepada temp agencies Temp employees biasanya tidak berkomitmen tinggi untuk perusahaan 5. Offshoring / Outsourcing Outsourcing memiliki vendor luar untuk menyediakan jasa yang sebelumnya dilakukan karyawan dalam perusahaan, cth : market research, manufacturing) Offshoring memiliki vendor dari luar, atau karyawan dari luarnegeri yang menyediakan jasa yang sebelumnya dikerjakan karyawan dalam perusahaan 6. Executive Recruiters Adalah employment agencies khusus untuk menyewakan top-management talent untuk klien-klien mereka. 7. On-Demand Recruiting services (ODRS) Menyediakan jasa rekrutmen jangka pendek untuk mendukung projek tertentu tanpa mengeluarkan biaya sewa untuk perusahaan pencari karyawan 8. College Recruiting Mengirimkan perwakilan dari karyawan ke kampus-kampus untuk prescreen pelamar dan membuat sebuah applicant pool dari para lulusannya Goals : To determine if the candidate is worthy of further consideration To attract good candidates 9. Referrals and Walk-Ins
Employee Referrals a. Referring employees become stakeholders. b. Referral is a cost-effective recruitment program. c. Referral can speed up diversifying the workforce. d. Relying on referrals may be discriminatory. Walk-ins a) Seek employment through a personal direct approach to the employer. b) Courteous treatment of any applicant is a good business practice.