MANUAL PROSEDUR Pemantauan Dan Pemrosesan Kepangkatan FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014 i
MANUAL PROSEDUR Pemantauan Dan Pemrosesan Kepangkatan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006007 Revisi : 5 Tanggal : Agustus 2014 Diajukan oleh : ttd Kepala Tata Usaha Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,M.Sc,Ph.D ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D ii
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMI, perlu dibuat dokumen SPMI yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja. Manual prosedur Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Staf merupakan salah satu komponen penting di dalam mengevaluasi perkembangan kinerja staf di Fakultas Pertanian. Manual prosedur ini menjadi acuan kerja bagi staf dalam mengajukan kenaikan jabatan atau kepangkatan dan bagi pimpinan Fakultas Pertanian untuk memberikan penghargaan bagi staf atas kinerja yang sudah dilakukan. Diharapkan dengan adanya Manual prosedur ini, kenaikan pangkat dan jabatan menjadi lancar, sehingga memacu staf untuk senantiasa terus berprestasi di dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001 iii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 2 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Referensi 5 Tim Penyusun 5 Lampiran 5 iv
Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Staf TUJUAN Manual Prosedur Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Dosen ini dibuat untuk: 1) melakukan pemantauan karir staf; 2) memberikan penghargaan terhadap prestasi kerja staf; 3) meningkatkan penghasilan staf sesuai haknya; 4) mendorong peningkatan karir staf; 5) memperlancar proses pengusulan kenaikan pangkat dan jabatan staf DEFINISI Dosen yang dimaksud dalam manual prosedur ini adalah staf pengajar (staf edukatif) tetap di lingkungan Fakultas Pertanian UB. Karyawan yang dimaksud disini adalah karyawan tetap dalam bidang administrasi di lingkungan FP-UB. Dosen yang berhak mengajukan kenaikan kepangkatan adalah dosen tetap yang sedang aktif di lingkungan Fakultas Pertanian UB, dan tidak sedang melaksanakan detasering, tugas belajar atau menjalankan fungsi di luar Universitas Brawijaya. Dasar Kenaikan pangkat adalah Surat Keputusan terkait, yang mengatur perhitungan angka kredit yang telah dicapai. Staf administrasi Subbag Kepegawaian adalah staf administrasi di subbag kepegawaian yang ditugaskan mengurusi kepangkatan di lingkungan Fakultas Pertanian UB RUANG LINGKUP Yang diatur dalam manual prosedur ini mulai dari pemantauan kepangkatan, penilaian angka kredit, persetujuan usulan kepangkatan, dan pemrosesan pengusulan kepangkatan ke Kantor Pusat. 1
PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan/PD II 2. Ketua Jurusan 3. Subbag dan Staf administrasi Kepegawaian 4. Tim Penilai 5. Dosen 6. Karyawan URAIAN PROSEDUR A. KEPANGKATAN BAGI DOSEN 1. Dekan/Pembantu Dekan II FP-UB melakukan evaluasi kepangkatan dosen dengan menugaskan Subbag Kepegawaian untuk membuat daftar kepangkatan dosen (IK.0040007005). 2. Subbag kepegawaian FP-UB membuat daftar kepangkatan dosen, yang memuat lama kepangkatan dosen ybs, berdasarkan masukan staf administrasi kepegawaian FP. 3. Subbag kepegawaian melaporkan status kepangkatan dosen kepada Dekan/ PD II. 4. Dekan/ PD II membuat surat edaran dan himbauan kepada dosen yang belum memproses kepangkatan selama 4 tahun, dengan tembusan kepada Ketua Jurusan. 5. Dosen mengumpulkan persyaratan kepangkatan kepada staf administrasi kepegawaian. 6. Staf administrasi kepegawaian melakukan pengetikan dan perhitungan angka kredit. 7. Staf administrasi kepegawaian mendistribusikan daftar perhitungan angka kredit kepada Ketua Jurusan, Dosen senior dalam laboratorium terkait, dan Pembantu Dekan I. 8. Tim Penilai Angka Kredit, yang terdiri dari Ketua Jurusan, Ketua Laboratorium atau Dosen senior dalam laboratorium terkait, dan Pembantu Dekan I melakukan pengecekan perhitungan angka kredit, dan hasil pengecekan diserahkan kembali kepada staf administrasi kepegawaian. 9. Staf administrasi kepegawaian merevisi kembali perhitungan angka kredit. 10. Staf administrasi kepegawaian menyerahkan hasil perhitungan akhir kepada Dekan. 2
11. Hasil penilaian dirapatkan Tim Penilai angka kredit dalam Rapat Senat (untuk kenaikan jabatan Guru Besar) atau Rapat Pimpinan (untuk selain Guru Besar), dan persetujuan Senat dimasukkan dalam Berita Acara Rapat. 12. Setelah mendapatkan persetujuan Senat/Pimpinan FP-UB, Staf administrasi kepegawaian memperbanyak berkas kepangkatan untuk dilegalisir KTU. 13. Berkas usulan dikirimkan kepada Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 14. Staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 15. Staf administrasi kepegawaian mengirim berkas usulan kenaikan kepangkatan (IK.GJM-FP-UB.02.02.02) ke Kepegawaian Kantor Pusat UB. 16. Bila ada koreksi dari Kantor Pusat, staf administrasi melakukan revisi. 17. Hasil revisi kembali lagi dikirimkan ke Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 18. Berkas usulan yang sudah direvisi dikirimkan kembali ke Kantor Pusat. 19. Staf administrasi menyimpan 1 copy sebagai arsip, dan mengirimkan 1 copy usulan kepada dosen ybs. 20. Staf administrasi melakukan monitoring proses usulan kepangkatan di Kantor Pusat secara berkala. 21. Staf administrasi menerima, mengarsipkan dan mendistribusikan SK Kepangkatan kepada dosen terkait. B. KEPANGKATAN BAGI KARYAWAN (STAF ADMINISTRASI) 1. Subbag kepegawaian memantau kepangkatan Karyawan setiap 4 tahun sekali dengan membuat daftar status kepangkatan staf administrasi. 2. Subbag kepegawaian membuat draft surat pemberitahuan dan menyerahkan kepada KTU/PD II untuk ditandatangani. 3. Surat pemberitahuan dikirimkan kepada karyawan ybs. 3. Karyawan ybs melengkapi persyaratan kenaikan pangkat, dan mengirimkan kepada Subbag Kepegawaian. 3
4. Staf administrasi kepegawaian mengecek kelengkapan persyaratan. 5. Staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 6. Berkas kepangkatan dikirimkan kepada PRII (Kantor Pusat UB). 7. Subbag Kepegawaian menerima SK kenaikan pangkat, mengarsipkan dan mendistribusikan kepada ybs. REFERENSI FP-UB, dalam menjalankan pemantauan kepangkatan berpedoman pada (1) Surat Keputusan Mendiknas No. 36/D/O/2001 tgl 1 Mei 2001 tentang Tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian angka kredit jabatan dosen PT (2) Peraturan MenPan No. PER/60/M/PAN/6/2005 tgl 1 Juni 2005 tentang Perubahan peraturan Jabatan Fungsional Dosen dan Angka kreditnya. (3) Pedoman Teknis Pembinaan Jabatan Fungsional Dosen dan Angka Kreditnya TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan II FP UB 2. Ketua GJM FP UB 3. KaSubbag Keuangan dan Kepegawaian LAMPIRAN 1. Instruksi kerja terkait 2. Blanko penilaian angka kredit. 3. Berita Acara Rapat kenaikan pangkat 4
Bagan Alir kerja (untuk dosen) 5
Bagan Alir kerja (untuk dosen), lanjutan 6
. Bagan Alir kerja (untuk staf adminstrasi) 7
Lampiran 2. Instruksi kerja terkait Instruksi Kerja Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Staf No 02.02.01 TUJUAN Instruksi Kerja Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan sebagai acuan kerja bagi staf administrasi kepegawaian untuk memperlancar proses pengusulan kenaikan pangkat dan jabatan staf RUANG LINGKUP Instruksi kerja ini mencakup mulai dari pemantauan kepangkatan, penilaian angka kredit, persetujuan usulan kepangkatan, dan pemrosesan pengusulan kepangkatan ke Kantor Pusat, menurut acuan Manual Prosedur Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan INSTRUKSI KERJA A. KEPANGKATAN BAGI STAF EDUKATIF 1. Subbag kepegawaian FP-UB membuat daftar kepangkatan dosen, yang memuat lama kepangkatan dosen ybs, berdasarkan masukan staf administrasi kepegawaian FP. 2. Subbag kepegawaian melaporkan status kepangkatan dosen kepada Dekan/ PD II. 3. Staf administrasi kepegawaian mengumpulkan persyaratan kepangkatan dari dosen terkait. 4. Staf administrasi kepegawaian melakukan pengetikan dan perhitungan angka kredit. 8
5. Staf administrasi kepegawaian mendistribusikan daftar perhitungan angka kredit kepada Ketua Jurusan, Dosen senior dalam laboratorium terkait, dan Pembantu Dekan I, untuk menghitung angka kredit.. 6. Staf administrasi kepegawaian merevisi kembali perhitungan angka kredit. 7. Staf administrasi kepegawaian menyerahkan hasil perhitungan akhir kepada Dekan. 8. Hasil penilaian dirapatkan Tim Penilai angka kredit dalam Rapat Senat, dan persetujuan Senat dimasukkan dalam Berita Acara Rapat. 9. Setelah mendapatkan persetujuan Senat FP-UB, Staf administrasi kepegawaian memperbanyak berkas kepangkatan untuk dilegalisir KTU. 10. Berkas usulan dikirimkan kepada Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 11. Staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 12. Staf administrasi kepegawaian mengirim berkas usulan kenaikan kepangkatan ke Kepegawaian Kantor Pusat UB. 13. Bila ada koreksi dari Kantor Pusat, staf administrasi melakukan revisi. 14. Hasil revisi kembali lagi dikirimkan ke Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 15. Berkas usulan yang sudah direvisi dikirimkan kembali ke Kantor Pusat. 16. Staf administrasi menyimpan 1 copy sebagai arsip, dan mengirimkan 1 copy usulan kepada dosen ybs. 17. Staf administrasi melakukan monitoring proses usulan kepangkatan di Kantor Pusat secara berkala. 18. Staf administrasi menerima, mengarsipkan dan mendistribusikan SK Kepangkatan kepada dosen terkait. 9
10
B. KEPANGKATAN BAGI STAF ADMINISTRASI 1. Subbag kepegawaian memantau kepangkatan karyawan setiap 2 tahun sekali dengan membuat daftar status kepangkatan staf administrasi. 2. Subbag kepegawaian membuat draft surat pemberitahuan dan menyerahkan kepada KTU/PD II untuk ditandatangani. 3. Surat pemberitahuan dikirimkan kepada karyawan ybs. 3. Staf administrasi kepegawaian menerima dan mengecek kelengkapan persyaratan. 5. Staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 6. Berkas kepangkatan dikirimkan kepada PRII (Kantor Pusat UB). 7. Subbag Kepegawaian menerima SK kenaikan pangkat, mengarsipkan dan mendistribusikan kepada ybs. 11
Pemantauan dan Proses Kepangkatan Tenaga Kependidikan Mulai Staf Kepegawaian Inventarisir daftar nama tenaga kependidikan yang waktunya naik pangkat Staf Kepegawaian Kepala Tata Usaha Memperbanyak berkas administrasi dari masingmasing tenaga kependidikan Legalisasi Kelengkapan berkas masingmasing 4 lembar : 1. FC SK NIP Baru 2. FC Karpeg 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC SK Pangkat Terakhir 6. FC KGB Terakhir 7. FC Impassing Gaji 8. FC DP3 2 tahun terakhir Dekan/ Pembantu Dekan II Persetujuan Surat Pengantar Kepegawaian UB Berkas lengkap dikirim Selesai 12
13
14