MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIMPEG

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIMPEG FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012

2 MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIMPEG Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 29 Februari 2012 Diajukan oleh : Ketua PSIK ttd Nanang Fathoni, SE Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D

3 KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Pengembangan Sistem Informasi Manajemen. Manual Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian merupakan salah satu sistem yang akan diterapkan oleh Fakultas Pertanian untuk mengelola data-data yang terintegrasi dengan Jurusan. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pimpinan Jurusan dan Fakultas di Fakultas Pertanian untuk melakukan evaluasi diri sebagai dasar menyusun program pengembangan. Malang, Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP

4 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGA NTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Definisi 2 Pihak Orang Terkait 1 Uraian Prosedur 2 Referensi 3 Tim Penyusun 3 Lampiran 4

5 PENGEMBANGAN SIMPEG TUJUAN Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah: (1) Integrasi dari keseluruhan sistem informasi yang ada dan penambahan sistem informasi dengan memanfaatkan SIMPEG yang dikembangkan di masing-masing Jurusan terutama yang terkait dengan sistem pendukung manajemen dilingkup FP, UB, dan (2) Meningkatkan kualitas akses data dan kapasitas transmisi data pada LAN UB sehingga memudahkan civitas untuk mendapatkan layanan informasi akademik terutama pada Terminal Akses Mandiri yang dikembangkan UPPTI. Manfaat lebih jauh dari implementasi pengembangan program ini adalah: 1) Meningkatkan kualitas pengelolaan data kepegawaian secara profesional. 2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas layanan teknologi informasi yang informatif dan komunikatif. 3) Mengembangkan dan meningkatkan berbagai olahan data kepegawaian yang siap saji dan dapat dipilih dan diakses oleh pengguna kapan dan di mana saja. 4) Memberikan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders secara bermatabat dan bersahabat. RUANG LINGKUP Melengkapi sistem informasi untuk mendukung kegiatan akademik dan kegiatan manajemen asset dan sistem yang berhubungan dengan pengelolaan rencana kerja dan anggaran serta sistem manajemen lainnya di Fakultas Pertanian. Untuk pengembangan infrastruktur dan pengembangan program integrasi sistem informasi dan pemberdayaan sistem informasi yang dimiliki di Fakultas Pertanian, UB, maka dilakukan (1) pengembangan infrastruktur teknologi informasi, sebagai langkah awal pengembangan sistem. Aspek-aspek yang direncanakan dan diutamakan diperbaiki meliputi perbaikan media transmisi dan penggantian PC router dengan router khusus yang mampu melayani berbagai aplikasi. Selanjutnya pembangunan koneksi lokasi yaitu kantor Fakultas dengan 4 Jurusan di lingkup Fakultas Pertanian, UB. (2) pengembangan aplikasi SIMPEG 1

6 terintegrasi baik Jurusan dan Fakultas. (3) Pengembangan komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas dan (4) pemanfaatan jaringan lokal untuk kepentingan pengolahan data kepegawaian. DEFINISI 1. Sistem Informasi Kepegawaian yang dimaksud dalam dokumen ini adalah sistem informasi tentang data pegawai FP UB baik tenaga Edukatif maupun Administrasi. 2. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu demi menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 3. Tenaga Edukatif adalah staf pengajar tetap di lingkungan FP UB 4. Tenaga Administrasi adalah staf administrasi tetap di lingkungan FP UB 5. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: UB SIMPEG PD I dan II PC TIK PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan Fakultas Pertanian 2. Pembantu Dekan I, II, III 3. Ketua Jurusan 4. Tim PSIK : Universitas Brawijaya : Sistem Informasi Kepegawaian : Pembantu Dekan I dan II : Personal Computer : Teknologi Informasi Komunikasi URAIAN PROSEDUR 1. Pembantu Dekan I, team PSIK bersama Ketua Jurusan FP, UB dibantu dengan tenaga ahli dibidang TIK melakukan optimalisasi dan integrasi sistem informasi, 2. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan perencanaan dan pelaksanaan infrastruktur terintegrasi, dan dilaporkan kegiatannya kepada Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan. 2

7 3. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan pengembangan aplikasi SIMPEG terintegrasi ditingkat Jurusan dan Fakultas dan dilaporkan kegiatannya kepada Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan. 4. Pelatihan Unit kerja terhadap aplikasi SIMPEG. 5. Perencanaan, instalasi dan penerapan sistem komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas. 6. Pengembangan content dan kegiatan akademik berbasis TIK 7. Pemanfaatan SIMPEG untuk pengelolaan Fakultas Pertanian dan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders (IK.GJM-FP- UB ). TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Team PSIK, FP, UB. 3. Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB. 4. Tenaga Ahli Pengembangan SIMPEG, FP, UB. LAMPIRAN 1. Instruksi Kerja Pemanfaatan SIMPEG 3

8 INSTRUKSI KERJA PEMANFAATAN SIMPEG TUJUAN 1. Sebagai panduan bagi pengguna SIMPEG dalam memanfaatkan SIMPEG FP UB yang telah terkoneksi. 2. Tujuan Semua kebutuhan data elektronik FP UB terkompilasi secara IT RUANG LINGKUP Mengintergrasikan pemanfaatan SIMPEG mulai dari computer sampai dengan jaringan INSTRUKSI KERJA 1. Datang di terminal komputer yang terkoneksi dengan sistem SIMPEG FP UB. 2. Nyalakan computer dan buka web site : simpeg.ub.ac.id. 3. Masukkan User dan Pasword. 4. Lakukan pemanfaatan SIMPEG sesuai kebutuhan, bertanggung jawab dan bermartabat. Bagi team PSIK FP UB melakukan update data setiap ada perubahan. 5. Bila mendapatkan permasalahan pemanfaatan SIMPEG dapat menghubungi call center team PSIK FP UB : di atau fp@ub.ac.id 6. Tutup aplikasi dan matikan Komputer bila telah memanfaatkan SIMPEG secukupnya. 4

9 REFERENSI Manual Prosedur Pengembangan SIMPEG TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Team PSIK, FP, UB. 3. Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB. 4. Tenaga Ahli Pengembangan SIMPEG, FP, UB. 5