MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN CUTI PEGAWAI GUGUS JAMINAN MUTU FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014 1
Manual Prosedur PENGAJUAN CUTI PEGAWAI Gugus Jaminan Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya 2014 Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : Dibuat oleh : Tim GJM FPIK-UB Ketua, Ttd Dikendalikan oleh Prof. Dr. Ir. Sri Andayani, MS : Pembantu Dekan I FPIK-UB Ttd Disetujui oleh Dr. Ir. Happy Nursyam, MS : Dekan FPIK-UB Ttd Prof. Dr. Ir. Diana Arfiati, MS 2
DAFTAR ISI I. Tujuan dan Pengertian...3 II. Pihak-pihak yang terkait...3 III. Referensi...3 IV. Ruang Lingkup...4 V. Mekanisme dan Prosedur...4 VI. Bagan Pengajuan Cuti Pegawai...5 3
I. TUJUAN DAN PENGERTIAN Tujuan Manual Prosedur Pengajuan Cuti Pegawai adalah sebagai acuan pelaksanaan cuti pegawai FPIK Universitas Brawijaya. Cuti merupakan hak setiap pegawai negeri sipil yang diberikan oleh instansi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Cuti terdiri atas : a. Cuti tahunan b. Cuti sakit c. Cuti bersalin d. Cuti alasan penting e. Cuti besar f. Cuti di luar tanggungan Negara Dalam Manual Prosedur ini terkait beberapa pengertian : a. Cuti Tahunan Cuti tahunan adalah PNS yang telah bekerja sekurang-kurangnya 1 tahun secara terus menerus berhak atas cuti tahunan, lamanya cuti 12 hari kerja dengan ketentuan : 1 (satu) tahun tidak cuti maka pada tahun yang akan datang mendapat hak cutinya selama 18 (delapan belas) hari kerja. 2 (dua) tahun tidak cuti maka hak cuti yang bersangkutan pada tahun yang ketiga selama 24 (dua puluh empat) hari kerja. b. Cuti Sakit Apabila yang bersangkutan sakit selama : 2 (dua) hari sampai dengan 14 (empat belas) hari, maka yang bersangkutan berhak atas Cuti Sakit, dengan menunjukkan Surat Keterangan Sakit dari Dokter. Yang bersangkutan mengajukan permohonan Cuti Sakit kepada yang berwenang. Lebih dari 14 (empat belas) hari dapat diperpanjang sampai dengan 6 (enam) bulan, dan paling lama 18 (delapan belas) bulan, apabila yang bersangkutan tetap belum sembuh, maka yang bersangkutan diperiksakan ke Tim Penguji Kesehatan PNS dengan hasil pemeriksaan tersebut, maka yang bersangkutan diusulkan untuk dipensiun karena sakit. c. Cuti bersalin Mendapat hak cuti 3 (tiga) kelahiran anak (sejak menjadi PNS). Hak cuti tersebut selama 1(satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah melahirkan. Pengertian 4
1 (bulan) sebelum adalah sebagai berikut: Apabila yang bersangkutan menjalani cuti dapat 1 hari atau lebih dan mengalami kelahiran, maka pengambilan cuti dihitung pada saat kelahiran anak, yang bersangkutan dipertihungkan cuti untuk 2 (dua) bulan t.m.t anak lahir. Untuk anak selanjutnya (kebijakan Pimpinan) d. Cuti alasan penting Cuti dapat digunakan : - Duka cita karena meninggalnya keluarga (istri/suami, adik/kakak, orang tua/mertua) - Untuk perkawinan yang pertama - Lamanya cuti alasan penting paling penting 2 (dua) bulan - Apabila Pejabat yang berwenang tidak ada, sedangkan PNS tersebut sangat mendesak untuk cuti tersebut maka atasan PNS dimana ia bekerja berhak memberikan cuti tersebut dan PNS tersebut tetap melapor kepada Pejabat yang berwenang memberikan cuti tersebut - Pengajuan cuti tersebut secara tertulis dengan menyebutkan alasannya - PNS yang mengambil cuti tersebut tetap menerima penghasilan penuh. Ketentuan Peralihan Apabila cuti yang dijalani oleh yang bersangkutan ada peralihan dalam peraturan baru, maka cuti yang bersangkutan dianggap menjalani cuti sesuai dengan peraturan yang baru. e. Cuti Besar PNS tersebut telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun terus menerus Yang mengambil cuti ini tidak berhak atas cuti tahunan dimana yang bersangkutan sedang cuti besar (pada tahun tersebut) Cuti ini digunakan untuk memenuhi kewajiban agama Lama cuti tersebut selama 3 (tiga) bulan PNS yang mengambil cuti besar tetap mendapat penghasilan penuh Cuti tersebut secara tertulis dengan menyebutkan alasannya PNS yang mengambil cuti tersebut tetap menerima penghasilan penuh f. Cuti di Luar Tanggungan Negara Permohonan cuti bagi tenaga administrasi harus mendapat persetujuan dari Ka.Lab/Ka.Jur/KPS/Ka. Sub Bagian selaku atasan langsung yang bersangkutan Memproses surat cuti PNS yang bersangkutan. 5
II. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT 1. Wakil Subag Administrasi & Keuangan 2. Kepala Tata Usaha 3. Kasubbag. Keuangan & Kepegawaian 4. Staff kepegawaian 5. Atasan langsung PNS 6. PNS di lingkungan FPIK III. REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1976 2. 2. OTK Universitas Brawijaya Tahun 2006 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. IV. RUANG LINGKUP Pelayanan pengajuan cuti pegawai ini berlaku untuk semua pegawai di lungkungan kerja FPIK Universitas Brawijaya. V. MEKANISME DAN PROSEDUR 1. Tenaga Pendidik/Tenaga Kependidikan mengisi surat permohonan cuti yang diketahui oleh pimpinan unit kerja/jurusan/prodi dengan menyertakan alasan cuti paling lambat H-10 dan diserahkan ke Bagian Umum. 2. Bagian Umum menerima surat pengajuan cuti dan menyerahkan ke PD II dengan disertai lembar disposisi. 3. PD II memberi disposisi kepada Kabag Tata Usaha dengan memberikan keterangan mengijinkan/tidak mengijinkan pengajuan cuti pemohon. 4. Kabag Tata Usaha menindaklanjuti disposisi PD II kepada Kasubag Keuangan dan Kepegawaian. 5. Jika permohonan cuti disetujui, Kasubag Keuangan dan Kepegawaian menindaklanjuti disposisi KTU dan memproses surat ijin cuti rangkap 3 (untuk pemohon, Bagian kepegawaian dan Bagian Tata Usaha). 6. Kepala Bagian Tata Usaha memverifikasi surat ijin cuti dan menyerahkan kepada PD II untuk ditandatangani. 7. Tenaga Pendidik/Tenaga Kependidikan menerima surat ijin cuti. 6
VI. BAGAN ALIR PENGAJUAN CUTI PEGAWAI Mulai Tenaga Pendidik/Tenaga Kependidikan Mengajukan/mengisi surat permohonan cuti dan diketahui oleh pimpinan unit kerja/jurusan/prodi dengan menyertakan alasan cuti H-10 dan diserahkan ke Bagian Umum Form Cuti Bagian Umum Menerima surat permohonan cuti untuk disampaikan ke PD II dengan melampirkan lembar disposisi Tidak PD II Memberi disposisi kepada Kabag Tata Usaha (menyetujui/tidak menyetujui) Kabag Tata Usaha Menindaklanjuti disposisi PD II ke Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Kasubag Keuangan & Kepegawaian/ Staff Ya Menindaklanjuti disposisi KTU dan memproses Memproses surat ijin Cuti Arsip (3) 1.Yang bersangkutan 2.Tata Usaha 3. Kepegawaian Kabag Tata Usaha Verifikasi Surat Ijin Cuti PD II Menandatangani Surat Ijin Cuti Tenaga Pendidik/Tenaga Kependidikan Menerima Surat Ijin Cuti Selesai 7