PROSEDUR MUTU PERMINTAAN DAN PEMBERIAN CUTI

Transkripsi

1 / 1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman bagi pejabat yang bersangkutan dalam menetapkan pemberian cuti dan pegawai yang bersangkutan dalam mengajukan permintaan cuti dilingkungan Politeknik Negeri Semarang sesuai dengan PP No. 4 Tahun 1976 dan Kep. Ka. BAKN No. 01/SE/ Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan permintaan dan pemberian cuti bagi pegawai di lingkungan Politeknik Negeri Semarang. 3. Uraian Umum 3.1. Definisi Cuti Yang dimaksud dengan cuti adalah keadaan tidak masuk kerja bagi Pegawai Negeri Sipil yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu oleh pejabat yang berwenang. 3.. Pejabat yang berwenang memberikan cuti di lingkungan Polines pejabat yang berwenang memberikan cuti adalah Direktur Politeknik Negeri Semarang yang wewenangnya didelegasikan kepada PD II Jenis-jenis cuti Cuti Tahunan setiap pegawai yang telah bekerja sekurang-kurangnya satu tahun secara terus menerus berhak atas cuti tahunan; lama cuti tahunan adalah 1 (dua belas) hari kerja yang tidak dapat diambil 1 hari terus menerus dan juga tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka waktu yang kurang dari tiga hari kerja; cuti tahunan yang akan dijalankan ditempat yang sulit perhubungannya, maka jangka waktu cuti tahunan tersebut dapat ditambah paling lama 14 (empat belas) hari termasuk hari libur nasional; cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 (delapan belas) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun berjalan; cuti tahunan yang tidak diambil dua tahun berturut-turut, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 4 (dua puluh empat) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun berjalan; cuti tahunan dapat ditangguhkan pelaksanaannya oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk paling lama satu tahun, apabila kepentingan dinas mendesak; cuti tahunan yang ditangguhkan sebagaimana dimaksud dalam point dapat diambil dalam tahun berikutnya selama 4 (dua puluh empat) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun berjalan; dosen yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku (libur akademik/semester), tidak berhak atas cuti tahunan.

2 6..05 / Cuti Besar pegawai yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus berhak atas cuti besar selama 3 (tiga) bulan pegawai yang menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan cuti besar dapat digunakan oleh pegawai yang bersangkutan untuk memenuhi kewajiban agama apabila kepentingan dinas mendesak, maka pelaksanaan cuti besar dapat ditangguhkan untuk paling lama (dua) tahun. Dalam hal demikian, maka selama waktu penangguhan itu dihitung penuh untuk perhitungan hak atas cuti besar berikutnya perhitungan atas hak cuti besar bagi pegawai yang telah selesai menjalankan cuti diluar tanggungan negara, dihitung mulai tanggal pegawai yang bersangkutan aktif kenbali menjalankan tugasnya pegawai yang mengambil cuti besar kurang dari 3 bulan, maka sisa cuti besar yang menjadi haknya hangus selama menjalankan cuti besar, pegawai yang bersangkutan menerima penghasilan penuh. Cuti Sakit setiap pegawai yang menderita sakit berhak atas cuti sakit. pegawai yang sakit selama 1 (satu) atau (dua) hari harus memberitahukan kepada atasannya baik secara tertulis maupun dengan pesan atau dengan perantara orang lain. pegawai yang sakit lebih dari (dua) hari sampai 14 (empat belas) hari harus mengajukan permintaan cuti sakit secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan melampirkan surat keterangan dokter, baik dokter pemerintah maupun swasta. pegawai yang menderita sakit lebih dari 14 (empat belas) hari harus mengajukan permintaan cuti sakit secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti sakit dengan melampirkan surat keterangan dokter pemerintah atau dokter swasta yang ditunjuk Menteri Kesehatan. Cuti sakit tersebut diberikan paling lama satu tahun, dan dapat ditambah untuk paling lama enam bulan apabila dipandang perlu berdasarkan surat keterangan dokter pemerintah atau dokter swasta yang ditunjuk oleh menteri kesehatan.

3 / Pegawai Negeri Sipil yang menderita sakit selama satu tahun enam bulan dan belum sembuh dari penyakitnya harus diuji kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk oleh menteri kesehatan. Apabila berdasarkan hasil pengujian kesehatan tersebut Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan: belum sembuh dari penyakitnya tetapi ada harapan untuk bekerja kembali sebagai Pegawai Negeri Sipil, maka ia diberhentikan dengan hormat dari jabatannya karena sakit dengan mendapatkan uang tunggu menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku belum sembuh dari penyakitnya dan tidak ada harapan lagi untuk dapat bekerja kembali sebagai Pegawai Negeri Sipil, maka ia diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil dengan mendapat hak-hak kepegawaian menurut perundangundangan yang berlaku. pegawai wanita yang mengalami gugur kandung berhak atas cuti sakit untuk paling lama satu setengah bulan. pegawai yang mengalami kecelakaan dalam dan oleh karena menjalankan tugas kewajibannya yang mengakibatkan pegawai tersebut perlu mendapat perawatan, berhak atas cuti sakit sampai ia sembuh dari sakitnya. Cuti Bersalin untuk persalinan pertama, kedua dan ketiga pegawai berhak atas cuti bersalin. Persalinan pertama yang dimaksud adalah persalinan pertama semenjak yang bersangkutan menjad Pegawai Negeri Sipil; untuk persalinan yang keempat dan seterusnya diberikan cuti diluar tanggungan negara;

4 / lamanya cuti bersalin adalah satu bulan sebelum dan dua bulan sesudah persalinan, apabila ada seorang pegawai yang mengambil cuti dua minggu sebelum persalinan maka haknya setelah persalinan tetap dua bulan. pegawai wanita yang akan bersalin untuk yang ke empat kalinya dan seterusnya, apabila menjelang persalinan tersebut mempunyai hak atas cuti besar dapat menggunakan cuti besar tersebut sebagai cuti persalinan Cuti Karena Alasan Penting yang dimaksud dengan cuti karena alasan penting adalah : ibu, bapak, istri/suami, anak, adik, kakak, mertua atau menantu sakit keras atau meninggal dunia salah seorang anggota keluarga yang dimaksud dalam point meninggal dan menurut ketentuan hukum yang berlaku pegawai yang bersangkutan harus mengurus hak-hak dari anggota keluarga yang meninggal dunia itu melangsungkan perkawinan yang pertama lamanya cuti karena alasan penting ditentukan oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk paling lama dua bulan Cuti diluar Tanggungan Negara Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya lima tahun secara terus menerus karena alasan-alasan pribadi yang penting dan mendesak umpamanya mengikuti suami yang bertugas diluar negeri dapat diberikan cuti diluar tanggungan negara; cuti diluar tanggungan negara dapat diberikan untuk paling lama tiga tahun; jangka waktu diluar cuti tanggungan negara sebagaimana dimaksud dalam point dapat diperpanjang paling lama satu tahun apabila ada alasanalasan yang penting untuk memperpanjangnya; cuti diluar tanggungan negara mengakibatkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatannya, kecuali cuti diluar tanggungan negara yang digunakan untuk persalinan keempat dan seterusnya; selama menjalankan cuti diluar tanggungan negara, pegawai yang bersangkutan tidak berhak menerima penghasilan dari negara dan tidak diperhitungkan sebagai masa kerja Pegawai Negeri Sipil ;

5 / pegawai yang telah selesai menjalankan cuti diluar tanggungan negara wajib melaporkan diri secara tertulis kepada Pimpinan/Direktur; Pimpinan/Direktur setelah menerima laporan dari pegawai yang telah selesai menjalankan cuti diluar tanggungan negara wajib : Menempatkan dan memperkerjakan kembali apabila ada lowongan; Apabila tidak ada lowongan, maka Pimpinan/Direktur melaporkan kepada Kepala BKN untuk kemungkinan disalurkan penempatannya pada instansi lain; Apabila penempatan yang dimaksud diatas tidak mungkin, maka Kepala BKN memberitahukan kepada instansi induk (Polines). Atas dasar pemberitahuan ini, maka Pimpinan/Direktur atas nama Mendiknas memberhentikan dengan hormat pegawai yang bersangkutan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku khusus bagi cuti diluar tanggungan negara unutk persalinan keempat dan seterusnya berlaku ketentuan sebagai berikut : permintaan cuti tersebut tidak dapat ditolak pegawai yang menjalankan cuti tersebut tidak dibebaskan dari jabatannya cuti tersebut tidak memerlukan persetujuan Kepala BKN lamanya cuti tersebut adalah sama dengan lamanya cuti bersalin selama menjalankan cuti tersebut tidak menerima penghasilan dari Negara dan tidak diperhitungkan sebaga masa kerja Pegawai Negeri Sipil 4. Prosedur 4.1. pegawai yang bersangkutan mengkonsultasikan rencana permintaan cuti kepada atasan langsungnya, kecuali untuk permintaan cuti sakit pengajuan permintaan cuti dilakukan : kepada atasan langsung selambat-lambatnya tujuh hari kerja sebelum tanggal cuti yang diajukan kepada Direktur selambat-lambatnya lima hari kerja sebelum tanggal cuti yang diajukan mengajukan permintaan cuti secara tertulis kepada Direktur u.p. PD II, yang disampaikan melalui Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Pegawai kepada Subbag. Kepegawaian

6 / setelah diketahui dan mendapatkan persetujuan dari atasan langsung dengan menggunakan form sesuai peruntukkannya: Form Permintaan Cuti Tahunan (PM.6..05/L1) Form Permintaan Cuti Besar (PM.6..05/L) Form Permintaan Cuti Sakit (PM.6..05/L3) Form Permintaan Cuti Bersalin (PM.6..05/L4) Form Permintaan Cuti Karena Alasan Penting (PM.6..05/L5) Form Permintaan Cuti diluar Tanggungan Negara (PM.6..05/L6) Form Permintaan Cuti diluar Tanggungan Negara untuk Persalinan ke empat dst. (PM.6..05/L7) Form Permintaan Perpanjangan Cuti diluar Tanggungan Negara (PM.6..05/L8) 4.. pelaksana administrasi kesejahteraan pegawai menerima surat permintaan cuti yang telah ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan atasan langsungnya memastikan bahwa semua kolom isian formulir permintaan cuti telah terisi dengan benar sesuai dengan Instruksi Kerja terdokumentasi (IK ) melengkapi data cuti yang telah diambil dalam tahun berjalan dan meneruskannya kepada Kasubbag Kepegawaian 4.3. Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dan memaraf surat permintaan cuti meneruskan surat permintaan cuti kepada Kabag. AUK untuk diparaf 4.4. Kabag. AUK menerima, memeriksa dan memaraf surat permintaan cuti meneruskan surat permintaan cuti kepada PD II melalui Sekretaris PD II untuk ditanda tangani 4.5. PD II menerima, memeriksa dan menandatangani surat permintaan cuti mengembalikan surat permintaan cuti yang telah ditandatangani kepada Kasubag Kepegawaian untuk diproses lebih lanjut melalui Sekretaris PD II 4.6. Kasubag Kepegawaian menerima surat permintaan cuti yang telah ditandatangani dan mendisposisi ke pelaksana administrasi Kesejahteraan pegawai untuk diproses surat ijin cuti 4.7. Pelaksana Kesejahteraan pegawai

7 / membuat konsep surat ijin cuti menggunakan form sesuai dengan form peruntukkannya : form surat ijin cuti tahunan (PM.6..5/L5) form surat ijin cuti besar (PM.6..5/L8) form surat ijin cuti sakit (PM.6..5/L9) form surat ijin cuti bersalin (PM.6..5/L10) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dst.(pm.6..5/l13) form surat ijin cuti karena alasan penting (PM.6..5/L14) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L5) form surat ijin perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/16) menyerahkan konsep surat ijin cuti kepada kasubbag. Kepegawaian untuk diproses lanjut Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dana memaraf surat permintaan cuti meneruskan surat permintaan cuti kepada Kabag. AUK untuk diparaf 4.9. Kabag. AUK menerima, memeriksa dan memaraf surat permintaan cuti meneruskan surat permintaan cuti kepada PD II untuk diparaf melalui Sekretaris PD II PD II menerima, memeriksa dan menandatangani surat permintaan cuti mengembalikan surat permintaan cuti yang telah ditandatangani kepada Kasubag Kepegawaian untuk diproses lebih lanjut melalui Sekretaris PD II Kasubag Kepegawaian menerima surat permintaan cuti yang telah ditandatangani dan mendisposisi ke pelaksana administrasi Kesejahteraan pegawai untuk diproses surat ijin cuti 4.1. Pelaksana Kesejahteraan pegawai membuat konsep surat ijin cuti menggunakan form sesuai dengan form peruntukkannya : form surat ijin cuti tahunan (PM.6..5/L5) form surat ijin cuti besar (PM.6..5/L8) form surat ijin cuti sakit (PM.6..5/L9) form surat ijin cuti bersalin (PM.6..5/L10) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dst.(pm.6..5/l13) form surat ijin cuti karena alasan penting (PM.6..5/L14) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L5) form surat ijin perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/16)

8 / menyerahkan konsep surat ijin cuti kepada kasubbag. lanjut. Kepegawaian untuk diproses Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dan memaraf konsep surat ijin cuti meneruskan konsep surat ijin cuti yang telah diparaf kepada kabag. AUK untuk diparaf Kabag. AUK menerima, memeriksa dan memaraf konsip surat ijin cuti mengembalikan konsep surat ijin cuti yang telah diparaf kepada kasubbag. Kepegawaian untuk diproses konsep jadi surat ijin cuti Kasubbag Kepegawaian menerima konsep surat ijin cuti yang telah diparaf dan mendisposisi ke pelaksana administrasi kesejahteraan pwgawai untuk diproses jadi surat ijin cuti Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Pegawai membuat konsep jadi surat ijin cuti dengan menggunakan form sesuai peruntukannya : form surat ijin cuti tahunan (PM.6..5/L9) form surat ijin cuti besar (PM.6..5/L10) form surat ijin cuti sakit (PM.6..5/L11) form surat ijin cuti bersalin (PM.6..5/L1) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dst. (PM.6..5/L13) form surat ijin cuti karena alasan penting (PM.6..5/L14) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L15) form surat ijin perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L16) menyerahkan konsep jadi surat ijin cuti kepada kasubbag. Kepegawaian untuk diproses lanjut Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dan memaraf konsep jadi surat ijin cuti meneruskan konsep jadi surat ijin cuti uang telah diparaf kepada kabag. AUK untuk diproses lanjut Kabag AUK menerima, memeriksa dan memaraf konsep jadi surat ijin cuti meneruskan konsep jadi surat ijin cuti kepada PD II untuk di tandatangani melalui sekretaris PDII Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dan memaraf konsep surat ijin cuti meneruskan konsep surat ijin cuti yang telah diparaf kepada kabag. AUK untuk diparaf.

9 / 4.0. Kabag. AUK menerima, memeriksa dan memaraf konsip surat ijin cuti mengembalikan konsep surat ijin cuti yang telah diparaf kepada kasubbag. Kepegawaian untuk diproses konsep jadi surat ijin cuti Kasubbag Kepegawaian menerima konsep surat ijin cuti yang telah diparaf dan mendisposisi ke pelaksana administrasi kesejahteraan pwgawai untuk diproses jadi surat ijin cuti. 4.. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Pegawai membuat konsep jadi surat ijin cuti dengan menggunakan form sesuai peruntukannya : form surat ijin cuti tahunan (PM.6..5/L9) form surat ijin cuti besar (PM.6..5/L10) form surat ijin cuti sakit (PM.6..5/L11) form surat ijin cuti bersalin (PM.6..5/L1) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dst. (PM.6..5/L13) form surat ijin cuti karena alasan penting (PM.6..5/L14) form surat ijin cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L15) form surat ijin perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara (PM.6..5/L16) 4... menyerahkan konsep jadi surat ijin cuti kepada kasubbag. Kepegawaian untuk diproses lanjut Kasubbag Kepegawaian menerima, memeriksa dan memaraf konsep jadi surat ijin cuti meneruskan konsep jadi surat ijin cuti yang telah diparaf kepada kabag. AUK untuk diproses lanjut Kabag AUK menerima dan memeriksa dan memaraf konsep jadi surat ijin cuti meneruskan konsep jadi surat ijin cuti kepada PD II untuk di tandatangani melalui sekretaris PDII PD II menerima, memeriksa dan menandatangani konsep jadi surat ijin cuti mengembalikan surat ijin cuti yang telah ditandatangani kepada Kasubag Kepegawaian untuk diproses lanjut melalui Sekretaris PD II

10 / 4.6. Kasubag Kepegawaian menerima surat ijin cuti yang telah ditandatangani dan meneruskan ke Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Pegawai untuk didistribusikan 4.7. Pelaksana Adminsitrasi Kesejahteraan menerima dan mencatat surat ijin cuti yang telah ditandatangani pada kartu cuti pegawai (PM.6..05/L7) serta mendistribusikan kepada : pegawai yang bersangkutan melalui atasan langsung. Unit/pejabat lain yang berkepentingan (sebagai tembusan) 5. Lampiran PM.6..05/L1 PM.6..05/L PM.6..05/L3 PM.6..05/L4 PM.6..05/L5 PM.6..05/L6 PM.6..05/L7 PM.6..05/L8 PM.6..05/L9 PM.6..05/L10 PM.6..05/L11 PM.6..05/L1 PM.6..05/L13 PM.6..05/L14 PM.6..05/L15 PM.6..05/L16 PM.6..05/L17 Form permintaan cuti tahunan Form permintaan cuti besar Form permintaan cuti sakit Form permintaan cuti bersalin Form permintaan cuti karena alasan penting Form permintaan cuti diluar tanggungan Negara Form permintaan cuti diluar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dan seterusnya Form permintaan perpanjangan cuti diluar tanggungan Negara Form surat ijin cuti tahunan Form surat ijin cuti besar Form surat ijin cuti sakit Form surat ijin cuti bersalin Form surat ijin cuti diluar tanggungan Negara untuk persalinan ke empat dan seterusnya Form surat ijin cuti karena alasan penting Form surat ijin cuti diluar tanggungan Negara Form surat ijin perpanjangan cuti diluar tanggungan Negara Kartu cuti pegawai

11 /