PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN LABA RUGI PADA TOKO DR. FROZEN FOOD NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Nurul Ikhsani Eka Zuliasari 12.02.8336 HindunNurdiyah 12.02.8371 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN LABA RUGI pada TOKO DR. FROZEN FOOD Nurul Ikhsani Eka Zuliasari 1), Hindun Nurdiyah 2), Barka Satya 3) 1,2,3) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : nurul.z@students.amikom.ac.id,hindun.n@student.amikom.ac.id, barka.satya@amikom.ac.id Abstract DR.Frozen food is an enterprise engaged in the field of frozen and fresh. current sales system in Stores DR. Frozen Food are already using a computerized system, but the weakness of the existing system, namely the absence of profit or loss, expenses, salary slips. it can inhibit the statement of income on food DR.Frozen Stores. the existence of these problems, it is a way to determine the profit or loss that is by processing data items, customers, employees, sales, purchase, pay slips, output load, Journal, and balance. so it can be an income statement. in this study the authors used several methods of observation or look directly at the object, the method of interviews or answering questions about the store in order to obtain a clear picture. in the manufacture of systems Design of Information Systems Profit and Loss on Store DR. Frozen Food use database is Microsoft SQL Server 2000, and uses Microsoft Visual Basic 6.0 software. Keywords - Calculation Information Systems, Computerized, Profit and Loss, Store DR. Frozen Food 1. Pendahuluan Saat ini teknologi dan informasi sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis, dunia kerja, instasi pemerintah, lembaga-lembaga pemerintah, individual, ataupun swasta. Sistem informasi juga dibutuhkan untuk meningkatkan produktifitas baik dalam mengolah data, memperoleh informasi terutama untuk usahanya sendiri, sehingga data-data yang ada di dalamnya bisa tersusun dengan rapi. Semakin lengkap, akurat serta mendukung pengolahan data dalam skala besar. Sistem yang terkomputerisasi dapat mempermudah mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu melakukan perencanaan strategis dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Toko DR. Frozen Food adalah sebuah usaha yang bergerak di bidang frozen dan fresh yang berdiri pada tanggal 16 Juni 2012. Seiring dengan perkembangan bisnis frozen semakin meningkat dan prosfek yang sangat bagus toko ini juga menjadi pemasok barang ke swalayan-swalayan,tetapi dalam hal perhitungan laba rugi masih terjadi ketidak seimbangan diantara keduanya oleh karena itu kami membuat Perancangan Sistem Informasi Perhitungan Laba Rugi Pada Toko DR.Frozen Food Berdasarkan pertimbangan diatas, maka penulis mencoba merancang sistem tersebut membantu pekerjaan pihak toko dalam perhitungan laba rugi. 1.2 Rumusan Masalah Permasalahan yang timbul dalam Sistem Informasi penghitungan laba rugi sebagai berikut 1. Proses perhitungan laba rugi yang masih dilakukan secara manual sehingga menghasilkan data yang tidak valid dantidak seimbangan. 2. Memperlambat pembuatan laporan keuangan. 1.3 Batasan Masalah Sistem ini juga memiliki batasan-batasan masalah agar tidak menyimpang dari apa yang sudah di rencanakan sebelumnya, diantaranya yaitu : 1. Sistem mengolah data supplier, data pelanggan, data barang, data karyawan, data slip gaji, data output beban, data transaksi penjualan, dan data transaksi pembelian 2. Sistem mengolah laporan data barang, laporan transaksi penjualan per-bulan dan per-tanggal, lapooran transaksi pembelian per-bulan dan pertanggal, laporan laba rugi, laporan slip gaji, laporan output beban 3. Software yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai penyimpanan databasenya 4. Sistem ini hanya bisa di akses oleh satu komputer dan satu database. 1.4 Tujuan penulis dam melakukan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Sebagai salah satu prasyarat kelulusan dan memperoleh gelar Ahli Madya jurusan Manajemen Informatika pada STMIK Amikom Yogyakarta. 2. Merancang progam aplikasi penghitungan laba rugi agar mempemudah dalam perhitungan laporan laba rugi di toko DR.Frozen Food. 3. Penerapan dan pemanfaatan teknologi dengan menggunakan aplikasi perhitungan laba rugi pada Toko DR.Frozen Food 1
1.5 Manfaat Penelitian 1.5.1 Bagi Perusahaan atau Toko 1. Perhitungan laba rugi bisa lebih mudah dan lebih cepat. 2. Mengurangi resiko terjadinya ketidak seimbangan antara laba rugi. 3. Data yang di hasilkan lebih akurat. 1.5.2 Bagi Mahasiswa 1. Dapat menerapkan ilmu komputer secara teori maupun praktek dalam dunia nyata. 2. Untuk menambah wawasan mahasiswa terhadap hal-hal yang berkaitan dengan bidang yang sedang di pelajari. 3. Untuk menambah pengalaman dalam membangun sebuah aplikasi 1.6 Metode Penelitian Untuk memperoleh data-data yang di butuhkan dalam penulisan tugas akhir menggunakan beberapa metode yaitu : 1. Metode Observasi Melakukan penelitian dan pengamatan secara langsung mengenai kegiatan dalam proses penghitungan laba rugi di Toko DR. Frozen Food, yaitu dengan melihat alur dari pendataan barang, Pendataan karyawan sampai penghitungn laba rugi. 2. Metode Study Pustaka(Literatur) Dengan mengumpulkan data-data dengan membaca dan menelah buku-buku ilmiah, laporan-laporan lain yang ada kaitannya dengan masalah yang akan diambil. 3. Metode Inteview Suatu usaha pengumpulan data atau informasi dengan mengajukan sejumlah pertanyaan secara langsung kepada pemilik atau pegawai yang mengurusi bagian laba rugi toko tersebut. Gambar 1. Flowchart yang diusulkan 2.2 Data Flow Diagram(DFD) 2.2.1 Diagram Konteks Gambar 2. Diagram Konteks Keterangan Tabel 1. Keterangan 2. Pembahasan 2.1 Rancangan Sistem yang diusulkan Rancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang perancangan sistem yang baru.rancangan sistem ini mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi secara rinci.oleh karena itu rancangan sistem yang di buat dengan terkomputerisasi mempunyai tujuan agar mempermudah pemilik toko dalam menentukan laba dan rugi pada toko mereka. 2.1.1 Flowchart Sistem yang diusulkan Flowchart adalah gambaran sistem yang akan mendefinisikan urutan-urutankerja pada suatu sistem. Sistem sangat berpengaruh terhadap pembuatan program yang akan digunakan. Flowchart yang diusulkan dalam pembuatan Perancangan Sistem Informasi Pehitungan Laba Rugi adalah sebagai berikut keterangan dari flowchart yang di usulkan. Deskripsi Gambar: 1. Human Resource Development(HRD) menginputkan data member, data pembelian dan data penjualan ke dalam sistem. 2. Human Resource Development(HRD) menerima laporan berupa data member dan slip gaji 3. Bagian keuangan menginputkan tagihan telephon, tagihan air, tagihan listik, daftar gaji, acc absensi dan slip gaji. 4. Bagian keuangan menerima laporan pembelian dan penjualan. 2
5. Direktur menerima laporan laba rugi dari sistem yang di kelolah dari bagian keuangan. 2.2.2 DFD level 1 ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan (relationship) antar entitas (entity). ERD yang akan di gunakan dalam sistem laporan laba rugi pada Toko DR.Frozen food. Gambar 3. DFD Level 1 Keterangan: a. Human Resource Development(HRD) menginputkan data pelanggan melalui keyboard, lalu diproses dan disimpan pada database. Hasil dari penyimpanan di database akan memproses pembuatan laporan dan akan menghasilkan laporan data pelanggan. b. Human Resource Development(HRD) menginputkan data Penjualan melalui keyboard, lalu diproses dan disimpan pada database. Hasil dari penyimpanan di database akan memproses pembuatan laporan dan akan menghasilkan laporan data penjualan. c. Human Resource Development(HRD) menginputkan data Pembelian melalui keyboard, lalu diproses dan disimpan pada database. Hasil dari penyimpanan di database akan memproses pembuatan laporan dan akan menghasilkan laporan data pembelian. d. Keuangan menginputkan data tagihan(tagihan air, tagihan listrik, dan tagihan telphon) melalui keyboard, lalu diproses dan akan disimpanpada database. e. Keuangan menginputkan data absensi melalui keyboard, lalu diproses dan akandisimpan pada. f. Keuangan menginputkan data slipgaji melalui keyboard, lalu diproses dan akandisimpan pada database. Hasil dari penyimpanan di database akan memproses pembuatan laporan dan akan menghasilkan laporan data slipgaji. g. Proses laporan laba rugi diambil dari data penjualan, pembelian, tagihan, absensi, dan data slipgaji yang akan menghasilakn laporan laba rugi. h. Direktur menerima laporan laba rugi dari bagian keuangan. 2.3 Entity Relationship Diagram Gambar 4. ERD 2.4 Relasi Tabel Relasi antar tabel disini menjelaskan tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan program dan terdiri dari beberapa tabel antara lain : tabel slip gaji, tabel barang, tabel karyawan, tabel supplier, tabel pelanggan, tabel transaksi penjualan, tabel detail transaksi penjualan, tabel transaksi pembelian, tabel detail pembelian, dan tabel output beban. Gambar 5. Relasi Tabel 2.5 Struktur Tabel Struktur tabel merupakan gambaran tabel yang ada didalam database yang dibuat menggunakan Microsoft Sql Server 2000, Berikut implementasi basis data yang didasari pada perancangan struktur tabel 3
Tabel 2. Struktur Tabel Supplier Nama Tabel : Tabel Supplier Primary Key : KodeSupplier Form login admin digunakan juga untuk masuk ke menu berikutnya yaitu menu utama (Mdiform). Pada form login ini admin diminta untuk memasukan nama dan password dengan benar. Admin disini yang mempunyai hak akses. Admin memasukan data login (nama dan password) salah maka akan muncul notifikasi pada gambar dibawah ini Tabel 3. Struktur Tabel Pelanggan Nama Tabel : Tabel Pelanggan Primary Key : Kode Pelanggan Gambar 7. Warning 2.7 Form Menu Utama Menu utama program form ini untuk menampilkan semua form yang digunakan untuk mengelolah data menu (pelanggan, barang, slipgaji, dan karyawan), transaksi (transaksi, perhitungan laba rugi, tampil jurnal) dan laporan. 2.6 Implementasi Program Berikut ini adalah tampilan aplikasi yang telah di kerjakan disertai dengan penjelasan untuk tiaptiap form. 2.6.1 Form Login Form login merupakan bagian dari sistem yang berfungsi untuk menjaga sistem dari akses pengguna yang tidak diinginkan. Jadi hanya pengguna yang mempunyai akses khusus yang berhak masuk untuk mengolah data. Adapun rancangan form login yang digambarkan pada gambar dibawah ini Gambar 8. Form Menu Utama Pengguna hanya bisa mengakses setalah melakukan login.menu utama digunakan untuk mempermudah pengguna untuk mengakses ke form-form yang lainnya. Gambar 6. Form Login 4
3. Kesimpulan 3.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : Sistem perhitungan laba rugi yang di lakukan secara manual, sekarang bisa di lakukan secara terkomputerisasi dan mempercepat dalam pembuatan laporan perhitungan laba rugi. 3.2 Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran untuk pengembang program adalah sebagai berikut: 1. Perlu adanya sarana dari sistem komputerisasi itu sendiri dan masih dibutuhkan perbaikan dalam penyempurnaan program yang telah ada, karena penulis menyadari bahwa banyak kekurangan dalam pembuatan program perhitungan laba rugi toko DR. Frozen Food. 2. Untuk menghindari hilangnya data karena suatu hal, maka dibuatkan file duplikat (back up). 3. Pada form tansaksi penjualan dan pembelian perlu ditambahkan satu kolom yang memuat (jika sekali transaksi bisa membeli lebih dari satu barang). 4. ada form pelanggan masih perlu dipilih jika pembeli tidak menjadi member masih bisa membeli barang pada toko tersebut. 5. Perlu di tambahkan jurnal dan neraca supaya data-data yang di inputkan dalam jurnal bisa langsung dibuat ke neraca dan menjadi laporan laba rugi. [6] Sunyoto Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi, 2007. Biodata Penulis Nurul Ikhsani Eka Zuliasari, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015, Pembimbing Barka Satya, M.Kom, Jurusan Manajemen Informatika. Hindun Nurdiyah, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015, Pembimbing Barka Satya, M.Kom, Jurusan Manajemen Informatika. Daftar Pustaka [1] HM, Jogiyanto. Jerry Fitz Gerald, Ardra F., Fitz Gerald, Warren D., Jr. Fundamentals of System Analysis (edisi kedua, New YorkWilley & Sons, 1981), hal 5, Yogyakarta: Andi, 2007. [2] HM,Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur, Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, 1990 [3] Al Fatta Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 2007. [4] Sodikin Sugiri Slamet, Riyono Agus Bogat. Akuntansi Pengantar 1 (Edisi Kedelapan).Yogyakarta: Unit Penerbit Dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, 2012 [5] Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi, 2007. 5