BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Dalam sub bab ini membahas mengenai situasi perusahaan dan sistem yang sedang berjalan, deskripsi masalah yang dihadapi perusahaan serta akibat yang ditimbulkan masalah tersebut. 3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. ANEKA BAUT didirikan oleh Bapak Heryanto pada tahun 1998, PT. ANEKA BAUT bergerak di bidang penjualan mur dan baut. PT. ANEKA BAUT pertama kali berlokasi di Pasar Tengah, Bandar Lampung. Pada awalnya perusahaan ini memiliki sebuah ruko dimana masih berstatus sewaan dari orang lain. Saat itu bila ada pelanggan yang memesan dalam jumlah besar, perusahaan ini masih belum dapat memenuhi permintaan tersebut. Pada tahun tersebut pelanggan masih sedikit, bahkan pelanggan yang berada di luar kota masih belum ada. Perusahaan ini dalam menjalankan usahanya memegang prinsip menepati janji sehingga mendapatkan kepercayaan dari konsumen dan rekan bisnis. Pada tahun 000, PT. ANEKA BAUT sudah mulai berkembang. Sejak saat itu pelanggan yang berdatangan tidak hanya
54 dari Bandar Lampung saja, melainkan banyak pelanggan yang berdatangan dari luar kota. Selanjutnya PT. ANEKA BAUT membeli ruko baru yang masih berlokasi di Pasar Tengah yang terletak di Jalan Sibolga blok b3 no 9, tanjung karang pusat, Bandar Lampung. Saat ini, PT. ANEKA BAUT belum dapat memenuhi pesanan dari luar propinsi Bandar Lampung. 3.1.. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, hubungan antara yang memimpin dan dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut oleh perusahaan, yaitu apakah pimpinan perusahaan langsung berhubungan dengan bawahannya atau melalui perantara dalam suatu hierarki organisasi. 3.1..1.Struktur Organisasi PT ANEKA BAUT Struktur organisasi PT. ANEKA BAUT saat ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini.
55 RUPS Dewan Komisaris Direktur Manager pembelian Manager gudang Manager penjualan Manager keuangan staff pembelian staff gudang staff penjualan staff finance staff akuntansi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. ANEKA BAUT ( Sumber : Direktur, 006) 3.1...Wewenang dan Tanggung Jawab Direktur o Menetapkan pengambilan keputusan. o Mengawasi dan menerima laporan pertanggung jawaban dari setiap bagian. o Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
56 o Menetapkan strategi dan kebijakan perusahaan. Manager Keuangan o Staff finance Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas. Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan. Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan. Menerima pembayaran dari pelanggan. o Staff akuntansi Menyediakan laporan keuangan bagi pemilik. Melakukan pencatatan terhadap setiap penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan. Manager Gudang o Staff Gudang Menerima persediaan dari pemasok. Menangani dan mencatat persediaan produk. Menyediakan surat permohonan untuk pengadaan produk.
57 Manager Penjualan o Staff penjualan Melayani pelanggan yang melakukan order baik melalui telepon, fax, maupun yang datang langsung ke perusahaan. Memproses order dari pelanggan lebih lanjut. Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan. Mengkonfirmasikan ke bagian gudang, apakah barang dapat dipenuhi. Manager Pembelian o Staff pembelian Melaksanakan pembelian persediaan. Membuat anggaran bahan baku yang disetujui pemilik. Memilih para pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan bahan baku. Harus memperhatikan segi kualitas dan harga dari bahan baku tersebut.
58 3.1.3. Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3.1.Visi Perusahaan PT ANEKA BAUT dalam menjalankan kegiatan perusahaan mempunyai visi menjadi sebuah perusahaan dagang yang dapat bersaing dan menjadi yang terdepan di pasar bisnis dengan perusahaan sejenis lainnya. 3.1.3..Misi Perusahaan Berdasarkan visi diatas, maka untuk mencapai visi tersebut PT ANEKA BAUT mempunyai misi sebagai berikut : Meningkatkan pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Meningkatkan penjualan sesuai dengan target. Meningkatkan kualitas produk seperti pemilihan produk yang berkualitas dan harga yang kompetitif. 3.1.4. Gambaran Umum Operasional Pembelian dan Persediaan Dalam operasional pembelian PT. ANEKA BAUT, mereka tidak menetapkan tingkat persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok. Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian karena adanya permintaan dari bagian gudang karena persediaan yang ada digudang tidak mencukupi order pesanan dari konsumen.
59 Pembelian dilakukan paling banyak dengan cara kredit dengan jangka waktu pembayaran 15 sampai dengan 30 hari. Apabila pembelian dilakukan dengan pemasok yang telah sering bertransaksi dengan perusahaan biasanya mendapatkan potongan pembelian. Pengelolaan persediaan dicatat dengan menggunakan metode periodik dimana pada akhir bulan dilakukan pengecekan fisik oleh bagian gudang yang akan menerbitkan laporan jumlah persediaan fisik yang ada digudang seperti itu. 3.. Evaluasi Sistem Berjalan 3..1. Prosedur Pembelian Apabila persediaan digudang tidak tersedia, bagian gudang membuat surat permintaan pembelian dua rangkap. Rangkap pertama disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua diteruskan ke bagian pembelian. Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian rangkap kedua dan membuat surat order pembelian tiga rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pemasok, rangkap kedua diberikan kepada bagian gudang dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.
60 3... Prosedur Penerimaan Persediaan Bagian gudang menerima kiriman persediaan yang dipesan dari pemasok disertai dengan surat pengantar yang dikeluarkan pemasok. Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok lalu diperiksa dan diteruskan ke bagian finance. Bagian gudang membandingkan surat order pembelian dan surat pengantar, kemudian memeriksa secara fisik kiriman barang yang diterimanya dengan yang tercantum didalam surat pengantar. Setelah perhitungan fisik selesai dan ternyata sesuai, kemudian bagian gudang mencatatkan barang yang diterima kedalam kartu persediaan. Bagian gudang juga membuat laporan penerimaan barang berdasarkan barang yang diterima, yang dibuat dalam tiga rangkap yaitu : rangkap pertama diberikan pada bagian finance, rangkap kedua diberikan kepada bagian akuntansi dan rangkap ketiga disimpan didalam arsip bagian gudang sendiri. Selanjutnya bagian finance akan membandingkan harga yang tertera pada faktur dari pemasok dan laporan penerimaan barang rangkap pertama, apabila telah sesuai maka bagian finance akan mencatatnya dalam buku hutang. Faktur dari pemasok disimpan
61 sebagai arsip sampai pembayaran dilakukan. Laporan penerimaan barang disimpan sebagai arsip. Setelah menerima laporan penerimaan barang rangkap ketiga, bagian akuntansi menjurnalkannya sebagai pembelian. 3..3. Prosedur Retur Pembelian Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka bagian gudang akan membuat nota retur sebanyak empat rangkap, rangkap pertama untuk pemasok, rangkap kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk bagian finance dan rangkap keempat sebagai arsip di bagian gudang. Selanjutnya nota retur beserta barang akan dikirim kembali kepada pemasok. Selanjutnya apabila pembelian ternyata telah dijurnalkan sedangkan retur dilakukan kemudian, maka bagian akutansi akan menjurnalkan retur yang dilakukan gudang. 3..4. Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan di Gudang Pada setiap akhir bulan, bagian gudang akan melakukan penghitungan fisik terhadap persediaan Bagian gudang akan membuat laporan persediaan fisik yang ada di gudang sebanyak tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan
6 diberikan kepada bagian akuntansi, rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip oleh bagian gudang dan rangkap ketiga diberikan kepada pemilik. Bagian akuntansi menerima laporan persediaan fisik kemudian memeriksanya, jika terdapat kesalahan maka akan dikonfirmasikan ke bagian gudang. Sebaliknya jika benar maka akan disimpan sebagai arsip. 3.3. Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan Dalam flow chart berikut ini akan digambarkan bagaimana alir dokumen yang terjadi pada sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan serta bagian-bagian apa saja yang terlibat didalamnya. Representasi diagram alir prosedur pembelian dapat dilihat pada gambar 3.. Representasi diagram alir prosedur penerimaan persediaan dapat dilihat pada gambar 3.3 dan gambar 3.4. Representasi prosedur retur pembelian dapat dilihat pada gambar 3.5. Representasi prosedur penghitungan fisik persediaan dapat dilihat pada gambar 3.6.
63 Bagian Gudang Bagian Pembelian mulai 1 membuat surat permintaan pembelian SOP SPP 1 SPP 1 membuat surat order pembelian 1 N SPP 1 3 SOP 1 T dikirim ke pemasok Gambar 3. Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan Keterangan : SPP : surat permintaan pembelian SOP :surat permintaan pembelian
64 Bagian Gudang Bagian Pembelian mulai 1 dari pemasok dari pemasok SOP SOP surat pengantar surat pengantar faktur menbandingkan dokumen kartu persediaan memeriksa faktur dokumen sesuai? tidak sesuai sesuai 1 membuat laporan penerimaan barang 3 faktur konfirmasi ulang kepada pemasok LPB 1 selesai 3 1 T Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Persediaan Sistem Berjalan Keterangan : LPB : laporan penerimaan barang
65 Bagian Finance Bagian Akuntansi 1 3 LPB 1 faktur LPB membanding kan dokumen jurnal pembelian T dokumen sesuai? sesuai tidak sesuai konfirmasi faktur ke bagian pembelian LPB 1 selesai buku hutang T selesai Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Persediaan Sistem Berjalan (lanjutan)
66 Bagian Gudang Bagian Akuntansi Bagian Finance mulai 1 membuat nota rektur NR NR 3 4 3 ada jurnal? ada N tidak ada NR 1 NR selesai ke pemasok 1 N jurnal pembelian N selesai Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Sistem Keterangan : NR : nota rektur Berjalan
67 Bagian Gudang Bagian Akuntansi Pemilik mulai 1 menghitung fisik persediaan LPF 1 LPF 3 membuat laporan persediaan fisik memeriksa LPF selesai 3 N LPF 1 N 1 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Sistem Berjalan Keterangan : LPF : laporang fisik persediaan LNP : laporan nilai persediaan
68 3.4. Rich Picture Sistem Berjalan Pada gambar 3.7 berikut ini merupakan gambar rich picture pada sistem pembelian dan persediaan pada sistem berjalan. laporan nilai persediaan nota retur rangkap pemilik akuntansi nota retur rangkap 1 surat pengantar laporan penerimaan barang rangkap memeriksa gudang surat permintaan pembelian rangkap barang penerimaan barang surat order pembelian rangkap surat order pembelian rangkap 1 pembelian pemasok nota retur rangkap 3 faktur laporan penerimaan barang rangkap 1 faktur finance Gambar 3.7 Rich picture Pada Sistem Berjalan
69 3.5. Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur serta struktur organisasi yang telah tergambarkan didalam diagram aliran dokumen, rich picture maupun gambar struktur organisasi ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi didalam sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan saat ini, yaitu : Penerimaan persediaan yang hanya diterima oleh bagian gudang. Setiap pengiriman pembelian barang dari pemasok hanya diserahkan hanya kepada bagian gudang saja, sehingga akan ditakutkan terjadinya kolusi akibat antara yang menandatangani dan menerima hanya satu pihak saja. Seharusnya bagian gudang bersama bagian pembelian menerima pengiriman barang dan mengevaluasi baik dari segi kualitas maupun kuantitas barang yang datang, ini terkait dengan prinsip pengendalian internal bahwa fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan harus terpisah. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal. Perusahaan tidak memiliki batas minimal persediaan dalam melakukan pemesanan kembali, sehingga dapat mengakibatkan tidak dapat memenuhi setiap order pesanan dari pelanggan.
70 Seharusnya perusahaan harus memiliki kebijakan mengenai batas persediaan minimal untuk masing-masing barang untuk melakukan pemesanan kembali dan tidak harus menunggu barang habis di gudang. Pemilik hanya menerima laporan persediaan fisik tanpa adanya laporan lainnya yang menjelaskan operasional pembelian dan persediaan barang. Pemilik hanya menerima laporan mengenai persediaan tetapi tidak menerima laporan lainnya mengenai transaksi pembelian yang dilakukan sebagai akibatnya pemilik tidak menerima informasi aktivitas pembelian yang terjadi di perusahaan. Seharusnya pemilik menerima laporan pembelian apakah itu perpemasok maupun perproduk serta pertanggal agar dapat lebih memberikan informasi yang lebih spesifik dan akurat agar analisa yang dilakukan lebih tepat. Tidak melakukan permintaan penawaran harga kepada pemasok. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok sehingga tidak ditemukan bukti formal bahwa harga pembelian ataupun pemasok yang dipilih lebih menguntungkan perusahaan. Seharusnya bagian pembelian harus membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok sehingga akan didapatkan
71 harga yang lebih kompetitif. Dengan adanya permintaan penawaran harga harus secara formal perusahaan mendapatkan komitmen yang pasti untuk melakukan pemesanan dengan para pemasok. Bagian akuntansi tidak menerima surat order pembelian dari bagian pembelian. Bagian akuntansi hanya menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang dan faktur dari pemasok tetapi bagian akuntansi tidak menerima surat order pembelian dari bagian pembelian, maka dapat mengakibatkan adanya peluang penyelewengan dari bagian pembelian dan bagian gudang dengan pemasok. Seharusnya bagian akuntansi dan finance menerima surat order pembelian dari bagian pembelian agar sistem pengendalian internal berjalan baik dan menghindari adanya peluang untuk menyelewengkan aktiva perusahaan.