PANDUAN PENGGUNAAN EPP VERSI 1.0 ELEKTRONIK PELAYANAN PUBLIK VERSI 1.0 KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN 2014 The author s views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the United States Agency for International Development or the United States Government.
PANDUAN PENGGUNAAN EPP VERSI 1.0 ELEKTRONIK PELAYANAN PUBLIK VERSI 1.0 KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN 2014 This publication was produced for review by the United States Agency for International Development. It was prepared by Chemonics International Inc
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i I. LATAR BELAKANG... 1 II. FILOSOFI DISAIN... 2 III. APLIKASI epp-kkp... 3 IV. MENU APLIKASI epp-kkp... 3 i Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
I. LATAR BELAKANG Informasi yang tersedia dengan cepat, tepat dan akurat sangat penting untuk membantu kegiatan operasional dan manajerial suatu lembaga maupun instansi. Informasi dengan kualitas seperti ini sangat sulit atau bahkan tidak mungkin diperoleh secara manual jika jumlah dan variasi data sangat besar, seperti yang ada di Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP). Untuk itu diperlukan adanya suatu sistem komputerisasi sebagai sarana penunjang. Sistem komputerisasi tidak akan ada maknanya apabila tidak ditunjang dengan program paket aplikasi yang tepat guna. Untuk itu program paket akan dibuat untuk membentuk sebuah sistem informasi untuk mengadministrasikan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan baik untuk level operasional maupun manajerial. Sistem ini akan mampu menerima, mengolah dan menghasilkan informasi yang tepat, cepat, akurat dan aman dalam penyimpanannya. Sistem tersebut dirancang sehingga arsitektur penyimpanan datanya memungkinkan data untuk diklasifikasi dan disimpan dengan struktur yang baik. Arsitektur tersebut akan memungkinkan penempatan dan akses yang mudah serta efisien. Disamping itu memungkinkan hubungan, ekstraksi, penerimaan dan pengiriman data dengan sistem basis data lain yang sudah digunakan atau dikembangkan di KKP dan instansi lain yang terkait. Sistem informasi yang baik harus dapat memberikan informasi yang benar dan up to date. Disamping itu juga harus dapat menyimpan data yang benar dan absah. Satu-satunya pihak yang dapat menentukan kebenaran dan keabsahan adalah pemilik data, dalam hal ini adalah KKP. Karena itu dalam proses pengisian bank data pihak KKP harus dilibatkan dalam proses validasi dan verifikasi data. Keterlibatan ini penting artinya karena data yang tidak benar akan menghasilkan informasi yang tidak benar pula (Garbage In Garbage Out). Untuk mempermudah proses pemasukan dan pemeriksaan, akan dirancang formulir-formulir khusus. Proses komputerisasi hanya akan berjalan dengan baik jika didukung oleh prosedur kerja manual dan berkas-berkas diatas kertas yang dirancang dengan baik sebelumnya. Perangkat lunak aplikasi akan direalisasikan dengan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak yang menggabungkan penggunaan high level programming language, low level programming language dan object oriented programming. Program akan beroperasi di lingkungan jaringan komputer, yang memungkinkan penggunaan secara multitasking, multiuser, real-time, dan on-line. Program akan bisa diakses melalui international networking (internet), dan perangkat pintar seperti smartphone, gadget, tablet, dan lain-lain. Program aplikasi dirancang sehingga ergonomis dan user friendly, supaya mudah digunakan oleh pemakai. Untuk penyajian informasi yang tersimpan, disediakan sejumlah query yang terdefinisi maupun yang bisa dengan mudah dikembangkan oleh pemakai. Perancangan dan implementasi perangkat lunak dibagi dalam tahapan sesuai dengan metodologi perancangan sistem informasi. Keamanan data dijamin dengan adanya sistem pengarsipan yang didisain dengan baik serta mengantisipasi kemungkinan kegagalan sistem. Sistem akan menggunakan 1 Panduan Penggunaan SIKERMA 1.0
Database Server sehingga memungkinkan untuk melakukan penyimpanan data dalam kuantitas yang besar. Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) memperkuat komitmennya untuk melakukan reformasi birokrasi guna mewujudkan suatu tata pemerintahan yang baik (good governance). Reformasi birokrasi dilaksanakan mulai dari pucuk pimpinan sampai ke level paling bawah. Dengan terwujudnya reformasi birokrasi maka diharapkan akan terciptanya birokrasi yang memiliki budaya kerja dengan integritas dan kinerja yang tinggi, proses dan prosedur kerja yang jelas, tersusunnya regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, kondusif dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance. Reformasi birokrasi di KKP dilakukan melalui berbagai kegiatan yang diwadahi dalam sembilan program yakni, manajemen perubahan,penataan peraturan perundang-undangan; penataan dan penguatan organisasi, penataan tata laksana, penataan sistem manajemen SDM aparatur, penguatan pengawasan intern, penguatan akuntabilitas kinerja, peningkatan kualitas pelayanan publik, serta monitoring, evaluasi, dan pelaporan. Untuk mengetahui dan menilai kualitas pelayanan publiknya, KKP melakukan baseline survey guna mendapatkan masukan dari warga masyarakat guna peningkatan kualitas pelayanan publik KKP di masa mendatang. Sasaran utama kegiatan ini adalah untuk mengetahui: (1) Persepsi dan harapan warga masyarakat terkait kinerja pemberian pelayanan publik di KKP (2) Aspek-aspek penyelenggaraan pelayanan publik yang dinilai baik dan yang masih perlu ditingkatkan oleh Unit-Unit Pelayanan Publik di KKP. II. FILOSOFI DISAIN Berdasarkan hal tersebut, pengembangan Elektronik Pelayanan Publik Kementerian Kelautan dan Perikanan (epp-kkp) dimaksudkan untuk membantu dalam menganalis dan mendeskripsikan penelitian kualitatif di lingkungan KKP. Pada saat ini, kegiatan penelitian difokuskan pada baseline survey untuk menilai level kepuasan publik terhadap pelayanan publik yang dilakukan oleh KKP. epp-kkp dirancang sehingga : Sederhana dan mudah digunakan. Tidak ada kebutuhan yang tidak terpenuhi dan tidak ada fungsi yang tidak digunakan Menyediakan informasi yang lengkap dan akurat Mudah untuk dilakukan pengembangan Membantu manajemen dan analis dalam membuat kebijakan dan keputusan Menggunakan database sehingga tidak ada duplikasi dalam penyimpanan file 2 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
epp-kkp dibangun atas modul-modul aplikasi yang terpadu antara yang satu dengan yang lainnya secara keseluruhan mendukung kegiatan operasional dan manajerial. Modul-modul tersebut dapat berdiri sendiri-sendiri atau sekaligus sebagai sistem keseluruhan yang terintegrasi. epp-kkp dirancang dengan kriteria sebagai berikut : Mudah dipasang dan digunakan agar menjamin penerapan sistem yang singkat untuk training pemakai Pemrosesan yang on line dan real time menuntut seluruh transaksi yang berlangsung dapat diupdate ketika pengisian data berlangsung. Validasi data yang memadai akan menjamin informasi yang akurat dan tanpa kesalahan Waktu pemeliharaan yang singkat Fleksibilitas agar penyesuaian untuk memenuhi permintaan secara umum dan khusus Penerapan fasilitas RDBMS dapat memperkecil kemungkinan pengisian data yang redundan dan meningkatkan produktivitas serta efisiensi Multiuser sehingga memungkinkan penggunaan program aplikasi secara bersama-sama Menyediakan fasilitas pertukaran data (data interchange) III. APLIKASI EPP-KKP Untuk menjalankan aplikasi epp-kkp klik pada internet browser http://puskita.kkp.go.id/epp-kkp, maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Silahkan mengisi username dan password anda untuk bisa melakukan pemeliharaan data sesuai dengan level otoritas anda. Ada 3 level otoritas, yaitu : system administrator, operator dan public. Untuk pengguna public, anda tidak perlu login, namun hanya bisa melihat menu metoda dan instrument, dan pengukuran kinerja. IV. MENU APLIKASI EPP-KKP Menu aplikasi EPP-KKP adalah sebagai berikut : 3 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
4.1. Menu Beranda Menu beranda adalah tampilan muka dari website epp-kkp. Halaman ini menjelaskan maksud dari penilaian baseline Pelayanan Publik di KKP. 4.2. Menu Entri Data Menu entri data hanya bisa diakses oleh pengguna yang sudah diberikan otorisasi sebagai operator oleh administrator sistem. Ada dua jenis entri data, yaitu kuesioner masyarakat tahun 2013 dan kuesioner penyelenggara tahun 2013. 4 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
Cara pengisian kedua kuesioner ini sama. Klik pada Kuesioner Masyarakat Tahun 2013, maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Klik pada tombol scroll sehingga akan muncul tombol Jika diklik Next, maka akan muncul tampilan untuk pengisian kuesioner sebagai berikut : 5 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
Beberapa catatan : 1. Jika terdapat tombol asterisk berwarna merah (*) menandakan bahwa isian tersebut wajib diisi. Dalam beberapa kasus, jika ternyata isian tersebut tidak ada di form isian, maka untuk bisa melanjutkan ke isian berikutnya, maka bisa diisi dengan karakter dash (-) 2. Tombol dropbox digunakan untuk melakukan memilih data berdasarkan daftar yang telah disediakan. Klik pada tombol tanda panah kebawah ( ) untuk melakukan pemilihan 3. Tombol digunakan untuk melakukan pengisian data sesuai dengan format yang ditentukan (sebagai contoh format tanggal sebagai berikut 4 Isian pemilihan (opsi) seperti gambar berikut, pilih satu dari pilihan-pilihan tersebut : 6 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
5. Untuk pengisian form prioritas sebagai berikut : Anda bisa mengklik ganda pada bagian kiri (Your choices) atau dengan mengklik dan dragnya ke bagian kanan (Your ranking) 6. Klik tombol Submit untuk menyimpan. Catatan: pada saat anda mengklik tombol Next atau submit, kemudian muncul tampilan 7 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
maka anda harus mencari form isian yang wajib diisi ada tombol asterisk berwarna merah (*), kemudian biasanya akan diikuti oleh pesan This question is mandatory. Cara yang sama digunakan untuk pengisian kuesioner penyelenggara. 4.3. Metoda dan Instrumen Menu metoda dan instrument digunakan untuk menampilkan informasi mengenai metoda dan instrument yang digunakan dalam penyusunan epp-kkp, sebagai berikut: Klik pada salah satu submenu untuk menampilkan informasi terkait dengan yang diinginkan. Misal, pada saat diklik Grand Desain maka akan muncul tampilan dokumen dalam format pdf sebagai berikut : 8 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
4.4. Pengukuran Kinerja Menu pengukuran kinerja digunakan untuk menampilkan hasil pengukuran kinerja terhadap kuesioner isian yang sudah dimasukkan sebagai berikut : Ada tiga laporan pengukuran kinerja yang telah dilakukan, yaitu pengukuran IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat), IKP (Indeks Kapasitas Penyelenggara) dan Laporan baseline survey. Hasil pengukuran disajikan dalam tampilan dokumen dalam format pdf. Jika anda mengklik IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat), maka akan muncul tampilan sebagai berikut : 9 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0
4.5. Tentang Menu Tentang digunakan untuk menampilkan informasi mengenai aplikasi epp-kkp dan alamat dari secretariat PokJa Pelayanan Publik. 10 Panduan Penggunaan epp KKP 1.0