PORT COMMUNITY SYSTEM (PCS) SMART CARGO MODULE Quick Reference Guide ver 1.1 PT. INTEGRASI LOGISTIK CIPTA SOLUSI Plaza Telkom Jakarta Utara Lt. 4 Jl. Yos Sudarso Kav. 23-24, Jakarta 14320 Telp : 021-43932555, Fax : 021-43936555 Website : www.ilcs.co.id
Daftar Isi 1. Freight Forwarding 1.1 Login User Freight Forwarding... 1.2 Request Delivery... 1.3 Send Data to Inhouse Terminal / Biller... 1.4 Generate Invoice & payment... 1.5 Associate Trucking Company... 2. Trucking Company 2.1 Login User Trucking Company... 2.2 Assignment Truck... 2.3 Print Gate Ticket... 3 4 7 8 10 11 12 13 Smart Cargo Page 2
1. Freight Forwarding 1.1 Login User Freight Forwarding 1) Buka website SmartCargo http://www.inaportnet.com/smartcargo/ 2) Login menggunakan username dan password yang telah diberikan. 3) Setelah login berhasil muncul tampilan halaman Home Smart Cargo. Smart Cargo Page 3
1.2 Request Delivery Request delivery adalah proses yang dilakukan pihak freight forwarding untuk pengambilan container/petikemas setelah melakukan kewajiban pelunasan pembayaran DO kepada pihak shipping line. 1) Pilih menu Request Service >> Container Delivery - Muncul menu Delivery container beserta list DO yang sudah di request. 2) Klik Add New Request untuk membuat request delivery baru. 3) Muncul Form Request Delivery [SP2] Smart Cargo Page 4
4) Input Nomor Do dan Pilih - Data DO dibuat setelah ada permintaan dari FF kepada shipping line, FF memberikan nomor BL dan membayar kewajiban jasa shipping kepada shipping line kemudian shipping line menerbitkan nomor DO. - Shipping Line mengirimkan data DO ke ILCS service. - Dari inputan nomor DO tersebut maka otomatis terisi data lainnya pada sistem seperti : NO SPPB, NO BL, Expired DO, Shipping Agent, SPPB Date, Consignee. 5) Input Delivery Date Smart Cargo Page 5
6) Input Vessel / Voyage - Setelah nama vessel di pilih, sistem akan mencari container- container yang terdaftar pada DO tersebut. 7) Muncul list container hasil dari NO DO dan Vessel yang dipilih. - Container yang siap di delivery mempunyai status Ready to Delivery. - Klik pada tab action untuk memilih container yang akan di delivery. - Klik tombol Simpan untuk menyimpan request delivery yang dibuat. 8) Request Delivery yang sudah tersimpan akan muncul di halaman Delivery Container - No DO : Nomor DO yang tadi di input pada form Request DELIVERY SP2 - Req Date : Tanggal saat request dibuat - Consignee : Nama penerima - Total : Jumlah container yang dipilih - Status Transfer : Status request delivery sudah dikirim / belum dikirim ke sistem inhouse terminal - Paid : Status request delivery sudah dibayar/ belum Smart Cargo Page 6
Edit delivery - - Edit Delivery Send delivery to Terminal : Untuk mengedit kembali data request delivery yang sudah tersimpan dan belum dikirim (jika data sudah terkirim tidak bisa diedit) Send delivery to Terminal : Kirim data request delivery ke sistem inhouse terminal 1.3 Send Data to Inhouse Terminal / Biller 1) Klik icon Send delivery to terminal untuk mengirim Request DO yang tadi sudah disimpan. 2) Muncul halaman Form Sending Delivery Data yang berisi detail dari data request yang telah dibuat, klik Send Data untuk mengirim Request DO. 3) Status data request akan berubah setelah data dikirim ke sistem inhouse terminal / biller. Data already sent Smart Cargo Page 7
1.4 Generate Invoice & Payment 1) Klik icon Preview Invoice untuk melihat detail dari Preview Nota. - Informasi invoice ada setelah data request dikirim ke sistem inhouse terminal / biller. Preview Invoice 2) Muncul halaman Preview Nota 3) Untuk melakukan pembayaran diberikan beberapa opsi. a) Pembayaran melalui channel internet payment, pilih bank yang bersangkutan dengan cara klik pada tombol gambar logo bank. - Muncul window untuk mengisi nomor kartu debit dan nomor respon token Smart Cargo Page 8
b) Pembayaran melalui channel bank selain internet payment (ATM, Teller), klik pada tombol Generate Invoice and pay through the bank channel 4) Status request akan berubah setelah klik generate invoice (step pada nomor 3b). - Muncul No Nota dan No Faktur - Action dari request tersebut adalah waiting payment yaitu menunggu biaya tersebut dibayar Waiting payment 5) Setelah dibayar maka status request akan berubah - Status paid berubah menjadi Y berarti sudah dibayar - Icon waiting payment berubah menjadi print invoice Print Invoice 6) Klik tombol Print Invoice untuk view file PDF dari invoice tersebut Smart Cargo Page 9
1.5 Associate Trucking Company 1) Pilih menu Request Services >> Carrier Truck Association 2) Tampil halaman dari Carrier Truck Association - Request Delivery yang sudah dibayar muncul di halaman carrier truck association untuk selanjutnya dilakukan proses penugasaan kepada trucking company. - Perhatikan Nomor Do dan No Nota yang pada request yang sudah dikirim, pilih dan kemudian klik pada gambar truck untuk melakukan associate trucking company. 3) Isi nama trucking company yang ditugaskan untuk mengambil container, kemudian klik Simpan Smart Cargo Page 10
2. Trucking Company 2.1 Login User Trucking Company 1) Buka website SmartCargo http://www.inaportnet.com/smartcargo/ 2) Login menggunakan username dan password yang telah diberikan. 3) Setelah login berhasil muncul tampilan halaman Home Smart Cargo. Smart Cargo Page 11
2.2 Assignment Truck 1) Setelah login berhasil muncul tampilan halaman Home Smart Cargo. - Pilih menu Trucking >> Truck Assignment untuk melakukan proses penugasan. 2) Terlihat ada list data, Data tersebut adalah data masukan dari freight forwarding yang menggunakan perusahaan trucking company yang bersangkutan. - Pada kolom action terdapat icon Gate Ticket dan Assign Truck. - Pilih data kemudian klik Assign Truck untuk melakukan penugasan pengambilan container kepada driver. Smart Cargo Page 12
3) Isi data HT Operator / Driver, secara otomatis sistem akan melengkapi data lainnya seperti Nomor Truck dan Nomor Telephone, isi tanggal Pickup Plan kemudian klik save. 2.3 Print Gate Ticket 1) Icon assign truck pada kolom action akan berubah menjadi icon Gate Ticket setelah data assign truck diisi. Smart Cargo Page 13
2) Gate Ticket tersebut selanjutnya akan di print oleh trucking company dan digunakan untuk ditukarkan dengan SP2 asli di terminal. Smart Cargo Page 14