BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PAM.MM02.003.01 BUKU INFORMASI DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI 2009

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul DAFTAR ISI DAFTAR ISI 1 BAB I KATA PENGANTAR 4 1.1 Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi 4 1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi 4 1.1.2 Kompeten di tempat kerja 4 1.2 Penjelasan materi pelatihan 4 1.2.1 Desain materi pelatihan 4 1.2.2 Isi modul 5 1.2.3 Pelaksanaan materi pelatihan 6 1.3 Pengakuan kompetensi terkini (RCC) 6 1.4 Pengertian-pengertian 7 BAB II STANDAR KOMPETENSI 9 2.1 Peta paket pelatihan 9 2.2 Pengertian unit standar 9 2.2.1 Unit standar kompetensi 9 2.2.2 Daftar unit kompetensi 10 2.2.3 Durasi pelatihan 10 2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi 10 2.3 Unit kompetensi yang dipelajari 11 2.3.1 Judul unit 11 2.3.2 Kode unit 11 2.3.3 Deskripsi unit 11 2.3.4 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja 11 2.3.5 Batasan variabel 13 2.3.6 Panduan penilaian 14 2.3.7 Kompetensi kunci 15 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 16 3.1 Strategi pelatihan 16 3.2 Metode pelatihan 16 Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 1 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul BAB IV MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 18 4.1 Analisis kebutuhan 18 4.1.1 Fungsi manajemen sumber daya manusia 19 4.1.2 Perancangan pekerjaan 20 4.1.3 Perencanaan sumber daya manusia 23 4.1.3.1 Tujuan dan manfaat perencanaan sumber daya manusia 23 4.1.3.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia 25 4.1.3.3 Analisis kebutuhan sumber daya manusia 26 4.2 Rekrutmen 29 4.2.1 Pengertian rekrutmen 29 4.2.2 Analisis jabatan 31 4.2.2.1 Manfaat analisis jabatan 32 4.2.2.2 Cara penyusunan analisis jabatan 34 4.2.3 Persyaratan jabatan 37 4.2.4 Sumber dan metode perekrutan 39 4.2.4.1 Sumber perekrutan 39 4.2.4.2 Metode perekrutan 39 4.2.5 Seleksi 46 4.2.5.1 Pengertian dan fungsi 46 4.2.5.2 Penentuan alat dan prosedur seleksi 47 4.2.5.3 Penentuan alat dan tahapan seleksi 49 4.2.5.4 Beberapa alat dan metode seleksi 51 4.3 Penempatan sumber daya manusia 56 4.3.1 Program orientasi 56 4.3.2 Penempatan karyawan 61 4.4 Penggajian 64 4.4.1 Gaji sebagai bagian dari kompensasi 64 4.4.2 Komponen gaji dan upah 64 4.4.3 Prosedur penentuan gaji 65 4.5 Pembinaan 75 4.5.1 Pelatihan dan pengembangan 75 4.5.2 Analisis kebutuhan pelatihan 79 4.5.3 Penyusunan program pendidikan dan pelatihan 82 4.5.4 Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan 85 4.5.5 Evaluasi pendidikan dan pelatihan 89 4.6 Jaminan sosial 90 Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 2 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI 93 5.1 Sumber Daya Manusia 93 5.2 Sumber-sumber Perpustakaan 94 Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 3 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul BAB I KATA PENGANTAR 1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi 1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja. Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan. 1.1.2 Kompeten di tempat kerja Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja. Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja). 1.2. Penjelasan materi pelatihan 1.2.1. Desain materi pelatihan Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian kompetensi kerja. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 4 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri. Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta, dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih. Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapantahapan latihan yang sistematis. 1.2.2 Isi modul Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan yang sesuai secara terinci. Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Buku informasi Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta pelatihan. b. Buku kerja Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual/mandiri. Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi : Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan peserta pelatihan. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktik kerja. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 5 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul c. Buku penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada buku kerja. Buku penilaian berisi : Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan kemampuan. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta pelatihan. Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai kemampuan. Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja. Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik. Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan. 1.2.3 Pelaksanaan materi pelatihan Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan: Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan. Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja. Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan : Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja. Memberikan jawaban pada buku kerja. Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan. 1.3. Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 6 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah: a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama, atau b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama. 1.4. Pengertian-pengertian Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan. Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu. Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja). Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari. Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan. Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja. Standar Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 7 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii) kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi. Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian/uji kompetensi. Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan tertentu. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 8 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul BAB II STANDAR KOMPETENSI 2.1. Peta paket pelatihan Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub sektor, yaitu perencanaan, pelaksanaan konstruksi, dan pengelolaan. Pada bidang pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen. Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang dikategorikan dalam: Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi. Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi. Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi. 2.2. Pengertian unit standar 2.2.1 Unit standar kompetensi Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi. Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi tersebut. Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang diinginkan. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 9 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul 2.2.2 Daftar unit kompetensi Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum : A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Melaksanakan manajemen umum. B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu 2. Melaksanakan manajemen strategik 3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia 4. Melaksanakan manajemen aset/barang 5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi 6. Melaksanakan manajemen informasi 7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM 8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM 9. Melakukan komunikasi 10. Melaksanakan konseling 11. Melaksanakan negosiasi bisnis 12. Melakukan manajemen bisnis air minum 13. Melakukan manajemen investasi 14. Melakukan manajemen resiko 15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa 2. Melakukan hubungan masyarakat 2.2.3 Durasi pelatihan Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini adalah 7JPL. 2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan anda Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 10 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali. 2.3. Unit kompetensi yang dipelajari 2.3.1 Judul unit Judul unit kompetensi: melaksanakan manajemen sumber daya manusia 2.3.2 Kode unit Kode unit: PAM.MM02.003.01. 2.3.3 Deskripsi unit Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan manajemen sumber daya manusia. 2.3.4 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini. Tabel 2.1 Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja pada Unit Kompetensi Melaksanakan Manajemen Sumber Daya Manusia ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 01. Menganalisis kebutuhan 1.1 Rencana Strategik perusahaan yang terkait dengan organisasi kerja, target bisnis, dan SDM yang dimiliki dijelaskan sesuai dengan kebutuhan pengelolaan SDM 1.2 Kebutuhan keseluruhan SDM dari jumlah, kualifikasi dan kompetensi untuk mendukung organisasi kerja dianalisis sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku. 1.3 Kebutuhan SDM baru diidentifikasi dan dianalisis berdasar pada ketersediaan SDM yang ada dengan kebutuhan seluruhnya. 1.4 Jumlah kebutuhan dan kualifikasi SDM baru yang dibutuhkan ditetapkan berdasar pada hasil analisis Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 11 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 02. Melaksanakan rekruitment 2.1 Spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang dibutuhkan diidentifikasi dan ditetapkan dengan merefleksikan secara tepat peran jabatan tersebut dalam organisasi kerja. 2.2 Spesifikasi jabatan/pekerjaan yang dibutuhkan ditulis dengan bahasa yang jelas dan memenuhi persyaratan menurut peraturan perundangan yang berlaku dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. 2.3 Lowongan pekerjaan diiklankan sesuai dengan persyaratan kebutuhan karyawan dan kebijakan perusahaan. 2.4 Seleksi dilakukan untuk memilih calon karyawan yang melamar dengan prosedur dan materi seleksi sesuai dengan pola perekrutan yang ditetapkan perusahaan. 2.5 Hasil seleksi disampaikan kepada pelamar dan dilanjutkan dengan masa orientasi karyawan. 03. Melaksanakan penempatan SDM 3.1 Program orientasi karyawan baru dikoordinasikan dengan unit terkait dalam perusahaan yang akan menerima karyawan baru. 3.2 Program orientasi disampaikan dan didiskusikan dengan calon karyawan baru sesuai dengan potensi dari masing-masing calon karyawan. 3.3 Monitoring dan evaluasi kepada perserta program orientasi dilakukan dengan menggunakan prosedur dan format yang telah ditetapkan. 3.4 Penyesuaian penempatan dilakukan bila hasil evaluasi memperlihatkan indikasi bahwa penempatan pertama tidak sesuai dengan potensi yang bersangkutan. 04. Menyusun penggajian 4.1 Strategi remunasi/penggajian dikembangkan dengan mempertimbangkan rencana operasional perusahaan, kemampuan perusahaan dan peraturan perundangan yang terkait dan berlaku. 4.2 Struktur gaji untuk keseluruhan jabatan kerja di perusahaan disusun dan ditetapkan dengan mempertimbangkan kebutuhan hidup minimal karyawan, beban kerja, tanggungjawab dan kompetensi yang dipersyaratkan serta peraturan perundangan yang terkait dan berlaku. 4.3 Sistem penggajian yang telah ditetapkan diinformasikan kepada seluruh karyawan melalui mekanisme yang ada. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 12 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 05. Melaksanakan pembinaan 5.1 Rencana program pengembangan dan jenjang karier karyawan disusun dan ditetapkan dengan mempertimbangkan rencana strategik perusahaan, kondisi SDM yang ada serta kemampuan keuangan perusahaan. 5.2 Program pelatihan untuk pengembangan SDM disusun dan ditetapkan untuk berdasar pada hasil analisis kebutuhan jabatan dan hasil analisis gap kompetensi yang dimiliki karyawan. 5.3 Program pelatihan dilaksanakan di dalam dan di luar perusahaan sesuai dengan sumber daya yang tersedia. 06. Merumuskan jaminan sosial 6.1 Kebijakan jaminan sosial karyawan yang meliputi asuransi dan sistem pensiun dirumuskan dengan mempertimbangkan rencana stretgik perusahaan dan peraturan perundangan yang terkait dan berlaku. 6.2 Konsep kebijakan jaminan sosial karyawan yang meliputi asuransi dan sistem pensiun dibahas dalam dewan direkasi dan pihak lain yang terkait untuk memperoleh masukan dan pesetujuan 6.3 Ketetapan kebijakan asuransi dan sistem pensiun karyawan disosialisasikan kepada seluruh karyawan melalui mekanisme yang ada. 6.4 Kebijakan asuransi dan sistem pensiun dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan perundangan yang berlaku. 2.3.5 Batasan Variabel 1. Konteks variabel : Unit ini berlaku untuk menganalisis kebutuhan, melaksanakan rekruitment, melaksanakan penempatan, menyusun penggajian, melaksanakan pembinaan, dan merumuskan jaminan sosial yang digunakan untuk melaksanakan manajemen Sumber Daya Manusia. 2. Perlengkapan untuk melakukan manajemen Sumber Daya Manusia pada Pengelolaan Air Minum, mencakup: 2.1 Rencana pengembangan usaha. 2.2 Peraturan ketenagakerjaan. 2.3 Struktur Organisasi dan Tata Kerja. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 13 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul 3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan manajemen Sumber Daya Manusia pada Pengelolaan Air Minum meliputi : 3.1 Menganalisis kebutuhan; 3.2 Melaksanakan rekruitment; 3.3 Melaksanakan pemenpatan; 3.4 Menyusun penggajian; 3.5 Melaksanakan pembinaan; 3.6 Merumuskan jaminan sosial. 4. Peraturan untuk melaksanakan manajemen Sumber Daya Manusia pada Pengelolaan Air Minum adalah : 4.1 Undang-Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. 4.2 AD dan ART. 4.3 Keputusan rapat direksi. 2.3.6 Panduan Penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian : Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait : 1.1 PAM.MM01.002.01 : Melaksanakan Manajemen Umum. 2. Kondisi Penilaian : 2.1 Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan analisis kebutuhan, pelaksanaan rekruitment, pelaksanaan penempatan, penyusunan penggajian, pelaksanakan pembinaan, dan perumusan jaminan sosial pada pelaksanaan manajemen SDM. 2.2 Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan : Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 3.1 Ilmu manajemen. 3.2 Ketenagakerjaan. 3.3 Teori organisasi dan kepemimpinan 3.4 Teori pengambilan keputusan. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 14 dari 94

Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul 4. Keterampilan yang dibutuhkan : Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 4.1 Memotivasi karyawan. 4.2 Melakukan komunikasi. 5. Aspek Kritis : Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut : 5.1 Analisis kebutuhan. 5.2 Model Rekruitment. 5.3 Strategi motivasi. 2.3.7 Kompetensi Kunci Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada tabel 2.2 di bawah ini. Tabel 2.2 Kompetensi kunci dalam pencapaian unjuk kerja melaksanakan manajemen sumber daya manusia NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT 1. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi 2 2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2 3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 3 4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2 5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 2 6. Memecahkan masalah 3 7. Menggunakan teknologi 2 Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 15 dari 94

BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi pelatihan Persiapan dan perencanaan pelatihan: Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda. Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda. Permulaan dari proses pembelajaran: Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap belajar. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan anda. Pengamatan terhadap tugas praktik: Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang yang telah berpengalaman lainnya. Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan. Implementasi dan penilaian: Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda terhadap pekerjaan. Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan belajar. Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja. 3.2 Metode pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan. Belajar secara mandiri: Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 16 dari 94

bebas, anda disarankan untuk menemui pelatih setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar. Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja. Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik tertentu. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 17 dari 94

BAB IV MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 4.1 Analisis kebutuhan 4.1.1 Fungsi manajemen sumber daya manusia Tujuan dari manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah untuk meningkatkan dukungan SDM dalam usaha meningkatkan efektivitas perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pencapaian tujuan tersebut dilakukan melalui berbagai macam kegiatan yang pada garis besarnya dapat dikategorikan menjadi: 1. Persiapan dan pengadaan, terdiri dari kegiatan analisis jabatan, perencanaan SDM, perekrutan, seleksi, program orientasi dan penempatan. 2. Pengembangan (pendidikan dan pelatihan) dan penilaian. 3. Pengkompensasian dan perlindungan. 4. Hubungan kepegawaian untuk pemeliharaan kepuasan dan motivasi kerja, serta meningkatkan sinergi antara manajemen dan karyawan. Kegiatan pengelolaan SDM di dalam suatu perusahaan memiliki fungsi-fungsi yang sama dengan fungsi manajemen, yang dapat dikategorikan dalam fungsi manajerial dan fungsi operasional. 1. Fungsi manajerial, adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan aspekaspek manajerial/pengelolaan, yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. a. Fungsi perencanaan, yaitu merencanakan kebutuhan, pengadaan, pengembangan, dan pemeliharaan SDM. Termasuk dalam hal ini adalah merencanakan karir bagi para karyawan. b. Fungsi pengorganisasian, yaitu menyusun organisasi dengan membentuk struktur dan hubungannya dengan tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan. Pembentukan struktur dan hubungan tugas harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang bersangkutan. Termasuk dalam fungsi ini adalah menempatkan karyawan secara tepat. c. Fungsi pengarahan, yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efisien. Termasuk dalam hal ini adalah memotivasi karyawan agar bekerja dengan lebih baik. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 18 dari 94

d. Fungsi pengendalian, yaitu melakukan pengukuran antara kegiatan yang telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan. 2. Fungsi operasional, adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek operasional SDM di perusahaan. Meliputi rekrutmen, seleksi, penempatan, pengangkatan, pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja. Pengelolaan kompetensi SDM perusahaan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian sampai dengan evaluasi, meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Perencanaan kompetensi SDM. Perusahaan harus berpijak dari visi dan misi perusahaan, kemudian diterjemahkan ke dalam strategi fungsional yang ada. Visi dan misi perusahaan diterjemahkan ke dalam strategi pengelolaan SDM, yang kemudian diterjemahkan menjadi tuntunan kompetensi SDM yang harus dimiliki. Selanjutnya, kompetensi SDM ini harus dipetakan agar lebih mudah dalam pengelolaannya. Pemetaan kompetensi ini akan merupakan rancangan kompetensi yang hendak dibangun perusahaan, baik yang merupakan kompetensi inti (care competencies) maupun kompetensi pendukung (supporting competicies). 2. Pengorganisasian kompetensi SDM. Setelah peta kompetensi diketahui, perusahaan harus melakukan pengelompokkan atas kompetensi tersebut. Upaya pengelompokkan ini bisa dilakukan melalui penentuan bidang-bidang kompetensi inti yang merupakan tonggak perusahaan, maupun bidang kompetensi pendukung. Tentunya, hal ini akan berlainan untuk perusahaan yang berbeda. Melalui pengorganisasian ini, akan membuat lebih mudah bagi perusahaan dalam upaya pengembangan kompetensi yang lebih jauh. 3. Pengembangan kompetensi. Upaya ini dimulai dengan penilaian terhadap kompetensi yang saat ini sudah dimiliki oleh perusahaan. Kemudian kompetensi yang ada saat ini dibandingkan dengan peta kompetensi yang telah disusun, sehingga dapat diketahui gap (kesenjangan) antara kompetensi yang seharusnya dimiliki dengan kompetensi yang diharapkan. Berangkat dari kondisi ini, selanjutnya perusahaan melakukan berbagai upaya pembangunan dan pengembangan kompetensi SDM, sehingga peta kompetensi tadi dapat terisi dengan baik. 4. Perusahaan melakukan evaluasi terhadap kompetensi yang sudah dibangun dan dikembangkan tadi, untuk mengetahui sampai sejauh mana upaya yang dilakukan telah mencapai sasaran peta kompetensi yang telah disusun. Upaya evaluasi ini harus senantiasa memperhatikan perkembangan situasi yang ada, sehingga apabila Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 19 dari 94

diperlukan perusahaan harus juga melakukan berbagai penyesuaian, baik terhadap peta kompetensi maupun pengembangan kompetensi karyawan yang telah disusun. 4.1.2 Perancangan pekerjaan Pekerjaan yang baik bukan sekedar sekumpulan tugas yang harus dilakukan sebagaimana yang dihasilkan oleh informasi analisis jabatan. Pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas, kepuasan, dan mengurangi ketidakhadiran. Oleh karena itu, pekerjaan harus dirancang atau didesain secara baik. Job design is concerned with the way that tasks are combined to form complete job. Definisi yang lain mengatakan bahwa desain pekerjaan merupakan fungsi penempatan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional. Dari uraian di atas, dapat didefinisikan bahwa perancangan pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh pemegang jabatan, hak untuk mengatur pekerjaan tersebut, dan tanggung jawab dari satu paket pekerjaan. Dalam hal ini, harus ditentukan tugas-tugas yang harus diberikan, apakah keseluruhan tugas diberikan kepada satu orang ataukah dibagi-bagi kepada beberapa orang. Selanjutnya ditentukan hingga sejauh mana wewenang yang dimiliki seseorang dalam penentuan bahan yang dipakai, penentuan tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan, dan lain-lain. Melihat pada sejarah manajemen, ada beberapa pendekatan yang pernah dililakukan dalam melakukan perancangan pekerjaan, diantaranya adalah pendekatan scientific management. Pendekatan ini pada intinya menekankan bahwa pembagian kerja dengan spesialisasi tugas adalah yang terbaik, dengan asumsi bahwa pekerjaan yang sederhana mengakibatkan pemegang pekerjaan itu mudah dilatih untuk menjadi ahli, dan kemudian dengan keahliannya pemegang pekerjaan tersebut dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan efisien. Untuk mengatasi kelemahan, di mana pekerja menjadi bosan, hendaknya diberikan reward berdasarkan apa yang dikerjakan, dan dalam pelaksanaan pekerjaan harus dicari cara yang paling efektif dengan bantuan peralatan tertentu, atau metode pelaksanaannya melalui apa yang disebut studi gerak dan waktu (time and motion study). Pendekatan ini kelihatannya lebih berorientasi pada kepentingan perusahaan/organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Padahal diasumsikan bahwa desain pekerjaan yang baik juga harus mempertimbangkan kepentingan pekerja, yaitu kepuasan kerja, kemudian lingkungan di mana pekerjaan berada, yakni hal-hal atau cara-cara yang dapat diterima secara sosial atau berdasarkan nilai-nilai yang dianut oleh masyarakat. Oleh karena, dalam merancang suatu pekerjaan harus mempertimbangkan beberapa aspek, yaitu : Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 20 dari 94

1. Elemen perusahaan/organisasi. Perusahaan menginginkan semua tugas yang dilakukan dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itu, perusahaan akan menekankan pada aspek efisiensi dan efektivitas. Untuk mencapainya, perusahaan harus cenderung ke arah pendekatan mekanistik, prosedur, dan ergonomik. Pendekatan mekanistik adalah pendekatan yang menekankan pada spesialisasi yang tinggi sebagaimana halnya dengan pendekatan scientific management, yaitu memberikan cakupan pekerjaan yang rendah pada seseorang dengan harapan pelaksana menjadi sangat ahli dalam pelaksanaannya dan menjadi sangat efektif dan efisien dalam pelaksanaannya. Menentukan prosedur, yaitu pengaturan dan penentuan standar perilaku dalam pelaksanaan tugas sebagai upaya untuk meningkatkan kepastian dari hasil pekerjaannya. Pendekatan ergonomik, yaitu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman secara fisik yang dapat memudahkan pelaksanaan tugas-tugas yang efisien, atau dapat membantu gerakan-gerakan yang efektif dalam pelaksanaan pekerjaan. 2. Elemen lingkungan. Pertimbangan elemen lingkungan berkaitan dengan pertimbangan aspek-aspek kemampuan, ketersediaan karyawan, dan harapan-harapan masyarakat. Kemampuan dari karyawan akan menentukan tingkat spesialisasi yang tepat. Seorang karyawan dengan kemampuan yang rendah lebih efektif dengan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan yang mempunyai kemampuan lebih tinggi. Ketersediaan karyawan juga akan menentukan tingkat spesialisasi yang akan diterapkan. Semakin tinggi tingkat spesialisasi yang diinginkan dalam suatu proses penyelesaian suatu pekerjaan berarti meningkatkan jumlah spesialis atau pekerjaan, yang dengan sendirinya menghendaki jumlah karyawan yang lebih besar. Harapan-harapan sosial, yaitu harapan masyarakat akan lowongan pekerjaan sebagai akibat dari tingginya tingkat pengangguran, misalnya menghendaki perusahaan menciptakan banyak lowongan pekerjaan. Tingkat spesialisasi yang tinggi akan dengan sendirinya membuka lebih banyak lowongan kerja yang tersedia bagi masyarakat. Ini tentu saja perlu diperhatikan sebagai wujud tanggung jawab sosial perusahaan/organisasi atau pencapaian sasaran-sasaran sosial sebagaimana dijelaskan sebagai prinsip pelaksanaan kegiatan-kegiatan manajemen sumber daya manusia. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 21 dari 94

3. Elemen perilaku. Elemen perilaku berkaitan dengan pemberian beberapa aspek dari pekerjaan yang dapat memenuhi keinginan atau motif manusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Aspek-aspek itu dapat berkaitan dengan : a. Otonomi. Otonomi atau wewenang adalah hingga sejauh mana seseorang diberikan kebebasan untuk mengatur pekerjaannya, misalnya menentukan metode, penjadwalan pekerjaan, memilih bahan-bahan yang digunakan, dan lain-lain. Seorang pekerja dapat memiliki otonomi yang luas dalam mengatur pekerjaannya dan dapat pula memiliki otonomi yang rendah. Seorang dosen atau guru biasanya memiliki otonomi yang luas dalam melakukan pekerjaannya, tetapi seorang masinis kerata api memiliki otonomi yang rendah sebab dia harus tunduk pada prosedur dan aturan kerja yang sudah ditentukan. Tidak adanya otonomi akan mengakibatkan tidak adanya rasa tanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan yang dapat mengakibatkan unjuk kerja yang rendah pula. b. Task variety. Task variety atau variasi tugas adalah hingga sejauh mana jenis tugas yang dilakukan seseorang memerlukan keahlian yang berbeda. Seseorang dapat memiliki sedikit atau banyak jenis tugas yang membutuhkan keahlian yang berbeda. Variasi tugas yang rendah dapat mengakibatkan kebosanan, menimbulkan kejenuhan atau yang disebut dengan kelelahan mental (fatigue), semangat kerja menurun, dan unjuk kerja yang rendah. c. Task identity. Yaitu hingga sejauh mana seorang pekerja terlibat dalam penyelesaian keseluruhan proses penyelesaian satu pekerjaan. Seseorang bisa hanya berhubungan dengan sebagian proses atau keseluruhan. Rendahnya task identity mengakibatkan seseorang tidak merasakan adanya kebanggaan, pengakuan, dan perasaan berprestasi sehingga menimbulkan ketidakpuasan kerja, dan unjuk kerja yang rendah. d. Task significance. Task significance atau signifikasi tugas adalah hingga sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai arti penting bagi rekan kerja atau orang lain. Ini sesungguhnya agak sama dengan task identity yang dapat menimbulkan kebanggaan dan pengakuan atas pelaksanaan suatu pekerjaan. Seseorang harus dapat merasakan arti pentingnya tugas. Bila yang dilakukan tidak penting, maka Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 22 dari 94

dapat menimbulkan rendahnya rasa kebanggaan sehingga dapat menimbulkan kepuasan kerja yang rendah dan unjuk kerja yang rendah pula. e. Feedback. Yaitu hingga sejauh mana pelaksanaan pekerjaannya memperoleh masukan yang jelas dan cepat dalam arti sejauh mana prestasi kerja yang dilakukan. Tidak adanya feedback akan membuat orang merasa tidak ada pengarahan, bimbingan, dan motivasi untuk meningkatkan prestasi. Hubungan berbagai elemen seperti telah dijelaskan, bilamana dilihat dari pendekatan dengan sistem terbuka di mana salah satu cirinya adalah sebagai sebuah proses pengubahan masukan (input) untuk menghasilkan pengeluaran (output), dapat digambarkan seperti terlihat pada Gambar 4.1. FEEDBACK INPUT 1. Elemen organisasi 2. Elemen lingkungan 3. Elemen perilaku PROSES TRANSFORMASI Perancangan pekerjaan OUTPUT Pekerjaan yang efektif Gambar 4.1 Pendekatan Sistem dalam Perancangan Pekerjaan 4.1.3 Perencanaan sumber daya manusia 4.1.3.1 Tujuan dan manfaat perencanaan SDM Perencanaan SDM merupakan proses penentuan kebutuhan karyawan (jumlah dan kualifikasi), baik kebutuhan jangka pendek maupun kebutuhan jangka panjang, berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan laryawan yang ada. Melalui perencanaan SDM ini perusahaan dapat mengatur aset SDM seoptimal mungkin, sebagai berikut: Menciptakan langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen agar tersedia karyawan yang tepat untuk menduduki jabatan dan pekerjaan yang tepat. Menyediakan karyawan yang tepat pada jabatan yang tepat pada waktu yang tepat agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Mendapatkan dan mempertahankan kualitas SDM. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 23 dari 94

Mengatasi masalah-masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan SDM. Dalam bentuk yang lebih operasional, kegiatan ini berkaitan dengan (i) memprediksi berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ada, baik jumlah maupun kualifikasinya, (ii) berapa banyak karyawan yang tersedia, serta (iii) apa saja yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa ketersediaan (penawaran) sama dengan kebutuhan (permintaan) pada waktu yang bersamaan. Ketika diperkirakan terdapat kekurangan karyawan dibandingkan dengan kebutuhan, perusahaan secara proaktif dapat melakukan perekrutan karyawan baru, promosi, serta transfer, sehingga tidak mengganggu kegiatan perusahaan. Melalui perencanaan ini perusahaan dapat melakukan pengadaan karyawan baru secara efektif dan efisien. Efektif disini bermakna bahwa pekerjaan-pekerjaan yang sangat membutuhkan karyawan saja yang diambil dari pasar tenaga kerja, sementara pekerjaanpekerjaan yang tidak begitu membutuhkan karyawan dapat dilimpahkan kepada karyawan yang ada. Secara lebih luas dapat dikatakan bahwa perencanaan SDM yang baik akan memberikan keuntungan: 1. SDM dimanfaatkan secara lebih baik, yaitu lebih efisien dan efektif. 2. Menyesuaikan kegiatan SDM (rekrutmen, pelatihan, dll) dengan kebutuhan di masa depan secara efisien. 3. Meningkatkan efisiensi dalam penarikan karyawan baru. 4. Melengkapi informasi SDM yang dapat membantu kegiatan baik di unit SDM maupun unit lainnya dalam perusahaan. Dalam penyusunan model perencanaan SDM, perlu diperhatikan visi dan misi perusahaan, yang selanjutnya diterjemahkan menjadi strategi dan program/kegiatan manajemen SDM untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta mengembangkan budaya perusahaan yang mendorong inovasi dan fleksibilitas untuk memampukan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Untuk menentukan strategi perusahaan umumnya dilakukan analisis lingkungan dengan menggunakan analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman). Kekuatan dan kelemahan yang bersumber dari dalam (internal) adalah kecukupan dan keahlian karyawan yang ada, sehingga keberadaan SDM menjadi penentu dalam penetapan suatu strategi. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 24 dari 94

Untuk itu perlu adanya inventarisasi karyawan dalam hal-hal sebagai berikut: Jumlah karyawan yang ada. Kualifikasi dari masing-masing karyawan. Lama bekerja dari masing-masing karyawan. Kemampuan, pengetahuan, dan pendidikan masing-masing karyawan. Potensi dan bakat masing-masing karyawan. Minat dan perhatian masing-masing karyawan. Data inventarisasi ini juga berguna sebagai dasar pengambilan keputusan dalam hal promosi, program pendidikan dan pelatihan, mutasi, serta mengetahui kondisi kekurangan karyawan. 4.1.3.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia Terdapat sejumlah faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan SDM di perusahaan, yang dapat mengakibatkan perubahan terhadap kebutuhan SDM, yaitu: Faktor eksternal perusahaan. Faktor internal perusahaan. Perubahan tenaga kerja di perusahaan. 1. Faktor eksternal perusahaan. Merupakan faktor yang berada di luar kendali perusahaan, misalnya ekonomi, peraturan, politik, teknologi, dan persaingan, dimana faktor ini senantiasa mengalami perubahan. Situasi ekonomi yang sering berubah, seperti inflasi dan tingkat suku bunga yang tinggi sebagai akibat kebijakan moneter dapat mempengaruhi daya beli pelanggan, serta mempengaruhi permintaan (menurunkan pendapatan). Perubahan dalam aturan pemerintah tentang kepegawaian, misalnya perubahan jam kerja standar, lembur standar dikurangi atau ditambah, semuanya jelas akan mempengaruhi kebutuhan perusahaan terhadap SDM. Sedangkan perubahan dalam bidang teknologi seperti adanya proses yang menggunakan teknologi baru atau otomatisasi dengan menggunakan komputer, jelas akan mempengaruhi jenis tenaga kerja tertentu serta kebutuhan tenaga kerja manual akan menjadi berkurang jumlahnya. Faktor pesaing juga memiliki pengaruh terhadap perencanaan SDM. Dengan melakukan benchmark terhadap pesaing perusahaan sejenis yang lebih sukses, Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 25 dari 94

misalnya komposisi tenaga kerja, maka perusahaan harus mengubah perencanaan SDM-nya menurut kondisi yang mungkin untuk dilaksanakan. 2. Faktor internal perusahaan. Perencanaan strategi dan operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap perencanaan SDM. Contoh, jika strategi perusahaan adalah pertumbuhan atau ekspansi, maka strategi yang digunakan dalam manajemen SDM adalah strategi agresif, misal menyewa, melatih dan mempromosikan calon karyawan yang kompeten. Jika strategi perusahaan adalah pengurangan usaha, maka strategi yang ditempuh dalam manajemen SDM adalah pemberhentian sementara, pemberhentian tetap, dan pensiun dini. Sedangkan jika strategi perusahaan adalah diversifikasi usaha, maka strategi SDM yang ditempuh adalah konfigurasi karyawan baru, promosi, pelatihan dan sewa. 3. Perubahan karyawan di perusahaan. Jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan senantiasa berubah, yang secara langsung akan mempengaruhi kebutuhan karyawan. Perubahan ini terjadi akibat adanya: Karyawan yang pensiun (retirement). Karyawan yang mengundurkan diri (resignation). Pemutusan hubungan kerja (termination). Karyawan yang meninggal dunia. Jam kerja yang hilang melalui absen sengaja ataupun sakit, dan lain-lain. 4.1.3.3 Analisis kebutuhan sumber daya manusia Proses perencanaan SDM sebenarnya merupakan konsep yang sederhana yaitu bagaimana keadaan supply dan demand SDM itu sendiri. Supply atau ketersediaan SDM meliputi kuantitas, kualitas, komposisi, serta skill tenaga kerja. Sedangkan demand adalah kebutuhan tenaga kerja disesuaikan dengan volume dan beban kerja. Sesuai dengan fokus perhatian perencanaan SDM yang ditujukan pada proses peramalan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan, maka proses penentuan tersebut dilaksanakan melalui langkah-langkah sebagai berikut: 1. Analisis kebutuhan, terdiri dari: a. Analisis penyebab kebutuhan karyawan berdasar pada volume dan beban kerja dapat digali dari Renstra dan rencana operasional bisnis perusahaan. Selain itu penyebab kebutuhan karyawan juga dapat diakibatkan oleh kemajuan teknologi Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 26 dari 94

sehingga diperlukan karyawan yang mengerti teknologi tersebut, misalnya teknologi informasi. b. Peramalan kebutuhan karyawan, untuk meramalkan jumlah secara kuantitatif dan juga bobot secara kualitatif. Beberapa metode yang dapat digunakan dalam peramalan adalah: i) Teknik nominal Delphi. Dilakukan dengan menghadirkan 5 hingga 10 orang ahli yang memberikan jawaban mengenai penyebab perubahan kebutuhan karyawan pada masa yang akan datang. Dilakukan diskusi untuk memberikan peringkat pada faktor penyebab. ii) Bottom-up forecast. Perkiraan kebutuhan karyawan pada masa akan datang disusun oleh manajer divisi/departemen, berdasarkan analisis posisi yang baru, jabatan yang ditinggalkan, kerja lembur yang bisa dilakukan, dan perubahan-perubahan beban kerja. iii) Position allocation and control procedure. Kebutuhan karyawan diperkirakan berdasarkan pedoman atau aturan dari manajemen puncak (penilaian manajerial). iv) Analisis kecenderungan. Berdasarkan kecenderungan masa lalu dilakukan ekstrapolasi kebutuhan karyawan pada masa yang akan datang, dengan mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada masa yang akan datang sama dengan tingkat perubahan pada masa yang lalu. v) Indeksasi. Menghitung rasio jumlah karyawan dengan jumlah produksi pada masa yang lalu sama dengan rasio pada masa yang akan datang. Untuk PDAM umumnya yang digunakan adalah rasio jumlah karyawan terhadap jumlah sambungan. vi) Work study. Menetapkan waktu yang dipergunakan untuk suatu kegiatan dengan jumlah tenaga kerja. vii) Analisis ketrampilan atau keahlian. Menilai ketrampilan dan keahlian yang dimiliki sekarang dengan pengembangan pasar dan penggunaan teknologi baru. c. Analisis kebutuhan karyawan di masa yang akan datang, yaitu untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. 2. Analisis ketersediaan, dilakukan untuk mengetahui kuantitas dan skill dari karyawan yang dimiliki perusahaan (sumber internal). Juga dilakukan analisis pasar tenaga kerja di luar perusahaan (sumber eksternal) untuk mengetahui ketersediaan tenaga kerja yang akan direkrut. Analisis ini diperlukan untuk menentukan jumlah karyawan Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 27 dari 94

yang diperlukan berkaitan dengan rekrutmen. Bila sumber internal memadai tentunya tidak perlu dilakukan rekrutmen. a. Analisis kuantitas karyawan, dengan membandingkan jumlah karyawan yang diperlukan dengan jumlah karyawan yang tersedia untuk mengetahui kelebihan/kekurangan karyawan. b. Analisis kualitas karyawan, dalam bentuk menganalisis kemampuan (ability) karyawan terhadap tugas (job) yang sedang atau akan dilakukan. c. Analisis komposisi karyawan, untuk mengetahui apakah semua posisi telah atau belum terisi dengan memastikan adanya pensiun, pemindahan, promosi, serta keluar/dikeluarkan. Hasil analisis kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja di atas digunakan untuk merumuskan perencanaan SDM, sebagaimana digambarkan pada Gambar 4.2. Dari hasil tersebut terdapat beberapa kemungkinan, yaitu: 1. Terjadi kekurangan supply SDM (supply lebih kecil daripada demand). Program yang dapat dilakukan antara lain: Penarikan karyawan baru. Pelatihan untuk karyawan yang ada agar siap mengisi kekosongan yang ada. Perubahan cara kerja, misal meningkatkan jam kerja atau kerja lembur. Kontrak dengan pihak luar, sehingga tidak perlu melakukan penarikan karyawan baru. 2. Terjadi kelebihan supply SDM (supply lebih besar daripada demand). Program yang dapat dilakukan antara lain: Tidak akan melakukan perekrutan. Penawaran pensiun dini. Mengurangi jam kerja. 3. Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan karyawan. Perusahaan tidak melakukan tindakan apapun. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 28 dari 94

Analisis demand/kebutuhan 1. Analisis penyebab kebutuhan tenaga kerja 2. Analisis peramalan tenaga kerja 3. Analisis kebutuhan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang Analisis supply/ketersediaan 1. Analisis kuantitas tenaga kerja 2. Analisis kualitas tenaga kerja 3. Analisis komposisi tenaga kerja Perencanaan Sumber Daya Manusia Gambar 4.2 Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia 4.2 Rekrutmen 4.2.1 Pengertian rekrutmen Perekrutan diartikan sebagai proses penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi karyawan. Proses ini dilakukan dengan mendorong atau merangsang calon yang mempunyai potensi untuk mengajukan lamaran dan berakhir dengan didapatkannya sejumlah calon. Atau, dapat juga dikatakan sebagai upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu, sehingga perusahaan dapat menyeleksi orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan kerja yang ada (memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan). Jadi, sasaran akhir dan keberhasilan suatu proses perekrutan diukur dengan didapatkannya calon yang sangat baik, dan ketidakberhasilan perekrutan berarti tidak didapatkannya calon yang paling berpotensi. Berapa jumlah pelamar yang didapat sehingga dikatakan proses itu berhasil adalah sangat relatif, yang jelas lebih baik bila jumlahnya lebih banyak dibandingkan dengan jabatan yang kosong, karena bilamana semakin banyak berarti dapat dilakukan seleksi yang teliti. Perekrutan menjadi salah satu kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia, sebab merupakan awal dari kegiatan untuk mendapatkan karyawan yang tepat untuk mengisi jabatan yang kosong. Hal ini menjadi sangat penting, khususnya ketika supply sumber daya manusia terbatas, dimana hanya sedikit jumlah karyawan yang tersedia sedangkan banyak perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja tersebut, sehingga perusahaan-perusahaan dengan sendirinya akan bersaing untuk menarik calon karyawan yang terbaik dari calon yang ada. Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 29 dari 94

Perencanaan SDM sebagaimana telah dijelaskan di atas difokuskan untuk menentukan kebutuhan SDM pada masa yang akan datang, dan untuk menentukan berbagai program dan kebijakan yang akan membantu pelaksanaan perekrutan. Sebab perencanaan SDM yang baik akan menunjukkan jumlah, jenis karyawan yang dibutuhkan, kapan akan direkrut, dan apa saja langkah-langkah untuk memenuhinya. Akan tetapi, perencanaan SDM ini dapat juga menjadi hambatan, misalnya hasil perencanaan SDM menentukan bahwa perekrutan karyawan dilakukan dengan mengutamakan sumber internal untuk memenuhi kebutuhan. Hal ini akan menjadi hambatan untuk merekrut calon karyawan yang berpotensi. Kemudian, perencanaan SDM juga dapat menentukan kualifikasi karyawan yang dibutuhkan yang harus direkrut. Hambatan dalam hal ini, jika misalnya perencanaan SDM dilakukan jauh sebelum perekrutan dilaksanakan, bisa terdapat ketidaksesuaian antara persyaratan dan kenyataan karena munculnya perubahan-perubahan yang tidak dapat dikendalikan. Perekrutan memerlukan biaya, dan juga perubahan-perubahan bisa terjadi lebih cepat daripada yang sudah direncanakan. Karena itu sebelum melakukan perekrutan ada baiknya perusahaan meneliti kembali kebutuhan perusahaan dengan menganalisis kemungkinan-kemungkinan yang dapat dilakukan, seperti melakukan reorganisasi pekerjaan (reorganize work), kemungkinan kerja lembur (over time), mekanisasi pekerjaan ( mechanise the work), metode kerja yang fleksibel (stagger the hour), kerja paruh waktu (make job part time), dan kontrak kerja (sub-contract the work) sehingga rekrutmen (khususnya dari luar perusahaan) mungkin tidak perlu dilakukan. Keseluruhan langkah dan kegiatan perekrutan ditunjukkan dalam Gambar 4.3. Perencanaan SDM Penentuan jabatan yang kosong Permintaan manajer Informasi analisis jabatan Penentuan persyaratan jabatan Permintaan manajer Sumber/ metode internal/ eksternal (job posting, rekomendasi karyawan, iklan, lembaga pendidikan, dll). Sejumlah calon karyawan Gambar 4.3 Langkah-Langkah Perekrutan Judul modul : Manajemen sumber daya manusia Halaman : 30 dari 94