PANDUAN DASAR PENGGUNAAN DAN PEMBAHARUAN DATA SISTEM INFORMASI GEDUNG DAN RUANG TOR 3-5 ESTABLISHMENT of ASSET MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OLEH : DIREKTORAT PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN ASET I-MHERE PROJECT UNIVERSITAS GADJAH MADA DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 0
PENDAHULUAN Sistem informasi Gedung, Lahan dan Tata Hijau ini adalah suatu program yang berbasis aplikasi website yang memuat data-data tentang: 1. Gedung : berisi informasi tentang tata guna ruang berserta fasilitas, schedule penggunaan, dan lokasinya, Sehubungan dengan informasi yang dapat didapatkan, dalam pengoperasiannya, sistem informasi ini dilengkapi dengan login-password yang akan membedakan jenis dan wewenang dari setiap pengguna/peng-access. Sistem filter password akan muncul di tampilan awal menu sistem informasi ini. Setiap orang yang ingin menggunakan/meng-access program ini harus sudah tercantum namanya di dalam daftar pengguna. Di dalam daftar pengguna ini, administrator penuh akan memasukkan identitas dari setiap pengguna yang berupa: 1. Nama user 2. Password login 3. Kewenangan Jika seorang user melakukan login untuk meng-access data yang tersedia dalam program ini, secara otomtis program akan menyeleksi jenis dan tingkat kewenangan user tersebut sesuai dengan daftar pengguna (list of users) di dalam data base pengguna yang sudah di-input-kan oleh seorang administrator penuh. Jika nama tersebut tidak atau belum tercantum di dalam daftar pengguna ataupun antar nama pengguna dengan password yang dimasukkan tidak sesuai, maka program akan menolaknya. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 1
I. PERSIAPAN Spesifikasi komputer yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : Minimal Windows XP Internet Explorer 6 dengan active-x dwf viewer Ram 256 Mb Pentium 4 1 GHz Khusus browser internet, sistem ini belum didukung oleh fire fox dan Opera sehingga komputer dengan sistem operasi selain windows xp tidak bisa mengunakan, kalaupun dipaksakan masih bisa berjalan hanya gambar denah dan peta tidak akan muncul. Active-X dwf Viewer akan terinstall secara otomatis jika ketika mengakses pertamakali, komputer kita belum terinstall, tetapi biasanya windows akan meminta kita untuk mengkatifkan install download content dengan mengklik informations bars. Untuk petunjuk selengkapnya akan dijelaskan pada sesi memulai simgeru. II. MENGGUNAKAN SIMGERU Alamat yang digunakan adalah simgeru.ugm tanpa tanda petik atau kita bisa menulikan url nya yaitu : 10.15.19.49 Alamat tersebut kita tuliskan pada baris address dan di akhiri dengan enter Di dalam kotak inilah kita menuliskan alamat Simgeru, Deretan angka diatas diganti dengan simgeru.ugm Apabila computer kita sudah ada dwf viewernya maka halaman login user akan muncul setelah kita login maka kita sudah siap untuk memasuki system informasi, tetapi apabila belum akan muncul kotak dialog peringatan untuk menginstal dwf viewer yang akan terdownload secara otomatis, namun demikian kita perlu mengaktifkan proses install dengan klik kiri pada information bars, keterangan selanjutnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini: Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 2
kotak dialog disebelah kanan ini yang akan muncul apabila computer kita belum terinstal dwf viewer, kita klik ok dan klik lagi pada information bar kemudian klik install ActiveX Control Information bar Selanjutnya akan muncul kotak dialog Dan klik install Tunggu beberapa saat untuk proses downloading dan installing pada system. Apabila proses sudah selesai maka halaman web akan seperti gambar diatas. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 3
Ada beberapa setting keamanan computer yang tidak mengijinkan ActiveX Control berjalan di Internet explorer, untuk mengatasi ini kita lakukan langkah-langkah sebagai berikut: Klik tool menu pada bagian atas dan pilih Internet option. Pilih advance Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 4
Beri tanda centang pada item-item seperti gambar diatas Turunkan scroll bagian kanan untuk pilihan security kemudian beri tanda centang seperti gambar diatas lalu klik ok. Setelah langkah-langkah diatas di lakukan kemudian kita siap mengarungi dan menjelajahi informasi-informasi yang ada dalam system informasi ini. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 5
III. Fasilitas-Fasilitas di SIMGERU 1. Informasi tentang lokasi Unit kerja. Lokasi unit kerja dapat dilihat dari site map yang muncul ketika kita memilih unit kerka yang dimaksud seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini Setelah memilih Tata Gedung pada menu utama selanjutnya klik menu pulldown pada Unit kerja dan pilih unit kerja yang di inginkan maka sitemap berada di bagian bawah dengan menggeser toolbar sebelah kanan sehingga hasilnya seperti gambar dibawah ini. Lokasi pada sitemap yang diarsir adalah lokasi unit kerja yang dicari. Apabila mouse kita arahkan di lokasi yang diarsir akan muncul komentar tentang lokasi yang dimaksud. Bila kita klik lokasi arsiran tersebut, maka browser akan mengarahkan kita ke halaman denah unit kerja yang kita inginkan berupa denah situasi unit kerja yang lebih detail. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 6
2. Informasi tentang Denah Unit Kerja Arahkan mouse pada daerah yang diarsir akan muncul keterangan lokasi yang diarsir dan bila di klik akan mengarahkan kita ke halaman denah dari unit kerja dan begitu seterusnya. 3. Informasi tentang denah ruang dari gedung-gedung yang ada di Unit kerja Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 7
Seperti pada point 2, keterangan tentang nama gedung juga akan terlihat ketika kita mengarahkan mouse pada gedung yang diarsir. Dan bila kita klik link tersebut akan mengarahkan kita ke denah lantai gedung. Gambar denah lantai gedung (menu lantai ada pada area yang disorot biru) 4. Informasi tentang Jadwal pemakaian ruang beserta kapasitas dan fasilitas pendukung Jadwal pemakaian ruang dapat diperoleh dengan mode pencarian setelah kita memilih filterfilter yang ada seperti gambar dibawah ini dan diakhiri dengan klik tombol cari Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 8
Kotak putus-putus sebelah kiri untuk filter unit kerja, nama gedung, lokasi lantai, nama ruang, luas dan kapasitas kursi, sedangkan kotak putus-putus sebelah kanan untuk filter pencarian jadwal hari, jam serta pilihan isi dan kosong.setelah klik tombol cari akan muncul seperti dibawah ini Fasilitas ditandai dengan tanda centang 5. Informasi tata hijau berupa lokasi dan jumlah tanaman yang ada di UGM. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 9
Denah diatas didapat ketika kita berada pada mode tata hijau lalu klik denah tata hijau, bila mouse kita arahkan pada titik berwarna maka akan muncul nama-nama tanaman yang ada. Gambar diatas menunjukkan daftar nama-nama pohon yang ada pada unit kerja terpilih IV. Editing data Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 10
A. Sistem editing data gedung Untuk mengubah daftar unit kerja dapat dilakukan dengan memilih sub-menu Gedung yang ada di bawah menu Edit Data di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan berubah menjadi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5. Default data gedung akan menampilkan daftar semua gedung di semua unit kerja (Universitas Gadjah Mada) yang sudah di input-kan di dalam sistem informasi. Untuk memilih tampilan daftar gedung-gedung sesuai dengan unit kerja yang diinginkan, klik filter unit kerja kemudian pilih unit kerja yang diinginkan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6. Gambar 5. User-interface untuk sub-menu Edit Data Gedung Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 11
Gambar 6. Filter daftar gedung sesuai dengan unit kerja 1. Menambahkan Gedung a. Menambahkan gedung baru dapat dilakukan setelah filter data gedung dalam unit kerja sudah dilakukan. Misal jika kita ingin menambahkan gedung di unit kerja Jurusan Teknik Sipil, maka setelah filter unit kerja dipilih Jurusan Teknik Sipil, maka tampilan userinterface akan muncul seperti Gambar 7. b. Untuk menambahkan gedung baru pada unit kerja tersebut, klik tombol tambah, kemudian akan muncul user-interface yang memuat dialog box seperti Gambar 8. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 12
Gambar 7. User-interface hasil sortir data gedung Gambar 8. Dialog box untuk meng-update data gedung baru c. Masukkan nama gedung yang akan ditambahkan beserta jumlah lantainya kemudian klik tombol Simpan. Jika diinginkan, foto gambar tampak gedung juga bisa ditambahkan. Selanjutnya tampilan akan berubah ke use- interface yang memuat kode-kode hyperlink untuk setiap gedung pada unit kerja yang dipilih seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 13
Gambar 9. User interface yang memuat kode-kode hyperlink gedung d. Masukkan kode hyperlink tersebut ke dalam denah gedung dalam gambar AutoCAD kemudian klik updat. dialog-box untuk meng-update. 2. Mengedit data gedung a. Untuk mengubah data gedung, klik icon (edit) pada baris dari gedung yang akan diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 8 namun dengan informasi nama gedung dan jumlah lantai yang sudah terisi. b. Ubah nama dan atau jumlah lantai yang baru sesuai dengan perubahan yang diinginkan kemudian klik Update. Jika diinginkan, foto gambar tampak gedung juga bisa diubah dengan gambar foto baru dari tampak gedung dengan cara meng-upload file gambar JPG. 3. Menghapus data gedung a. Untuk menghapus data gedung, klik icon (delete) pada baris dari gedung yang akan dihapus. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 14
b. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol Ok untuk meneruskan perintah penghapusan gedung yang dimaksud atau klik tombol Cancel untuk membatalkan. B. Sistem editing data jenis ruang Untuk mengubah daftar jenis ruang dapat dilakukan dengan memilih sub-menu Jenis Ruang yang ada di bawah menu Edit Data di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan berubah menjadi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 10. Gambar 10. User-interface untuk sub-menu Data Jenis Ruang Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 15
1. Menambah data jenis ruang a. Untuk menambahkan jenis ruang, klik tombol tambah, kemudian akan muncul userinterface yang memuat dialog box seperti Gambar 11. Gambar 11. Dialog box untuk menambahkan jenis ruang b. Masukkan nama jenis ruang yang akan ditambahkan kemudian klik tombol Simpan. 2. Mengubah data jenis ruang a. Untuk mengubah data jenis ruang, klik icon (edit) pada baris dari nama jenis ruang yang akan diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 11 namun dengan informasi nama jenis ruang yang sudah terisi. b. Ubah nama jenis ruang sesuai dengan perubahan yang diinginkan kemudian klik Update. 3. Menghapus data gedung a. Untuk menghapus suatu jenis ruang, pastikan terlebih dahulu bahwa tidak ada ruangan dalam sistem informasi yang masuk dalam jenis ruang yang akan dihapus tersebut. Selanjutya klik icon (delete) pada baris dari jenis ruang yang akan dihapus. b. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol Ok untuk meneruskan perintah penghapusan gedung yang dimaksud atau klik tombol Cancel untuk membatalkan. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 16
C. Sistem editing pengguna Untuk mengubah data ruang dapat dilakukan dengan memilih sub-menu Ruang yang ada di bawah menu Edit Data di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan berubah menjadi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 12. Gambar 12. User-interface untuk sub-menu Pengguna 1. Menambah data pengguna a. Untuk menambahkan nama pengguna, klik tombol tambah, kemudian akan muncul user-interface yang memuat dialog box seperti Gambar 13. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 17
Gambar 13. Dialog box untuk menambahkan pengguna b. Masukkan ID dan password dari pengguna kemudian pilih di unit kerja mana pengguna tersebut bekerja dan level dari pengguna. Jika diinginkan nama dan email dari si pengguna juga bisa ditambahkan. c. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut ke dalam sistem informasi. 2. Mengubah data jenis ruang c. Untuk mengubah data pengguna, klik icon (edit) pada baris dari nama pengguna yang akan diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 13 namun dengan data lama pengguna yang sudah terisi. d. Ubah data pengguna sesuai dengan perubahan yang diinginkan kemudian klik Update. 3. Menghapus data gedung c. Untuk menghapus suatu pengguna klik icon (delete) pada baris dari nama pengguna yang akan dihapus. d. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol Ok untuk meneruskan perintah penghapusan gedung yang dimaksud atau klik tombol Cancel untuk membatalkan. Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 18
Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 19