FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT Pengenalan 1. Minit adalah satu rekod yang bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. 2. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan. Komponen Minit Mesyuarat 1. Aluan Pengerusi 2. Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan 3. Perkara-Perkara Berbangkit 4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan 5. Hal-Hal Lain 6. Penangguhan Format Minit 1. Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. 2. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. 3. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat. 4. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau Makluman sahaja. 5. Nama penyedia minit, penyemak dan Pengerusi atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa untuk mengesahkan dicatat. 6. Tarikh minit disediakan. Pengesahan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat 1. Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. 2. Urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima. 3. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. 4. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat. 5. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau Makluman sahaja. Disediakan oleh Bahagian Pentadbiran & Kewangan Pejabat Canselori 15 Julai 2013 G:\Mesy. JPU\JPU Khas\Pendaftar\format penulisan minit mesyuarat.doc
Tarikh : 7 Januari 2013 Masa : 2.00 Petang Tempat : Bilik Mesyuarat Eksekutif, Pejabat Canselori, Kampus Kota KEHADIRAN Bil Nama Jawatan 1. YBhg. Prof. Datuk Dr. Raduan bin Che Rose Naib Canselor/Pengerusi 2. YBhg. Prof. Dr. Roselina binti Ahmad Saufi Timbalan Naib Canselor (A&A) 3. YBhg. Prof. Madya Abdul Aziz bin Ab Latif Timbalan Naib Canselor (HEPA) 4. YBhg. Prof. Dr. Mohamad Kamal bin Harun Penolong Naib Canselor (PIK) 5. YBhg. Prof. Dr. Razli bin Che Razak Pendaftar 6. YBrs. En. Mohd Yusri bin Awang Pemangku Bendahari 7. YBrs. En. Azman bin Hashim Ketua Pustakawan 8. YBhg. Prof. Datuk Abdul Halim bin Sidek Penasihat Undang-Undang 9. YBhg. Prof. Dr. Hj Ibrahim bin Che Omar Pengarah Kampus Jeli TURUT HADIR Bil Nama Jawatan 1. YBhg. Prof. Dr. Nik Maheran binti Nik Muhammad Pengarah Pusat Hal Ehwal Korporat 2. YBrs. Tn. Haji Mohd Nor bin Jaafar Pengarah, Pusat Pembangunan Infra & Perkhidmatan 2
URUSETIA Bil Nama Jawatan 1. En. Mohd Akhmal bin Abu Bakar Penolong Pendaftar Kanan, Bahagian Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar 2. En. Mohd Norhafizan bin Muhammad Penolong Pendaftar, Bahagian Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar / Pencatat 2. Pn. Sharifah Noor Lella bt Ahmad Pembantu Tadbir (P/O), Bahagian Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar 3
1. ALUAN PENGERUSI Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummu Kitab Al-Fatihah dan ucapan terima kasih oleh YBhg. Datuk Pengerusi kepada semua ahli yang hadir. YBhg. Datuk Pengerusi seterusnya menarik perhatian ahli kepada perkara berikut: 1.1 Kehadiran Ahli Baru YBhg. Datuk Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli baru iaitu Tn. Hj. Mohd Nor bin Jaafar, Pengarah PPIP yang baru Semua pihak Mesyuarat mengambil maklum. 1.2 Format Minit Mesyuarat YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar urus setia menyediakan minit mesyuarat menggunakan format baru dengan berpandukan format minit mesyuarat Kabinet. Urusetia Format minit mesyuarat yang baru akan digunakan bermula minit mesyuarat JPU Bil. 1/2013. 1.3 Laporan dan Pembentangan Bagi Setiap Portfolio YBhg. Datuk Pengerusi meminta urus setia memasukkan dalam agenda mesyuarat agar setiap portfolio mempunyai agenda masing-masing untuk dibentangkan dalam mesyuarat akan datang. Pegawai Pengurusan Universiti & Urus setia Setiap portfolio akan membentangkan agenda masing-masing pada mesyuarat akan datang. 4
1.4 Keberadaan Pegawai Pengurusan Di Kampus Kota YBhg. Datuk Pengerusi meminta supaya Pegawai Pengurusan Tertinggi Universiti perlu berada di Kampus Kota sekurangkurangnya sekali seminggu pada hari yang ditetapkan termasuk Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah PPIP. Pegawai Pengurusan Tertinggi Universiti Mesyuarat mengambil maklum. YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar menempatkan Pembantu Tabdir (P/O) di Kampus Kota bagi mewakili Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah JPIP. Pendaftar Tindakan telah diambil oleh Pejabat Pendaftar. 1.5 Keputusan Universiti YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan bahawa setiap perbincangan di dalam mesyuarat JPU adalah sulit dan tidak boleh dihebahkan sebelum keputusan atau minit mesyuarat diedarkan. Semua pihak & Urusetia Ahli mesyuarat mengambil maklum mengenai perkara ini. Dalam hal yang sama, Pendaftar juga dalam mesyuarat Pejabat Pendaftar telah mengingatkan urusetia Mesyuarat Utama Universiti iaitu BPO supaya memastikan semua dokumen dan fail-fail mesyuarat utama Universiti diselenggara dan disimpan dengan baik. 5
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI BIL.13/2012 (KALI KE-117) Mesyuarat bersetuju mengesahkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Bil.13/2012 (kali ke-117) yang diadakan pada 7 Januari 2013 disahkan dengan beberapa pindaan; Urus Setia Pindaan minit Mesyuarat JPU Bil. 13/2012 telah dibuat. i) Minit 1.5(i), Muka Surat 4 semua pensyarah yang tidak memegang jawatan di pejabat perlu memenuhi minimum 12 jam beban pengajaran seminggu dipinda kepada semua pensyarah yang tidak memegang jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi minimum 12 jam beban pengajaran seminggu. ii) Minit 1.5 (ii), Muka Surat 4 pensyarah yang memegang jawatan di pejabat perlu memenuhi sekurang-kurangnya 6 jam beban pengajaran seminggu dipinda kepada pensyarah yang memegang jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi sekurangkurangnya 6 jam beban pengajaran seminggu. 6
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3.1 Minit 1.3, Muka Surat 4 Kepakaran dari Babson College, Amerika Syarikat melalui keahlian GCEE dalam memantapkan silibus keusahawanan Universiti. YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar teruskan untuk dapatkan kepakaran dari Babson College bagi memantapkan lagi silibus keusahawanan Universiti. Pendaftar Perbincangan lanjut akan dibuat dengan pihak Babson pada 3-11 Februari 2013 semasa lawatan kerja YBhg. Datuk Naib Canselor, YBhg. Timb. Naib Canselor (A&A) dan YBhg. Prof Pendaftar ke United Kingdom. 3.2 Minit 1.8, Muka Surat 5 Susunan Tempat Duduk Dalam Bilik Kuliah YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar semua meja dan kerusi jenis kayu ditukar kepada jenis besi (kalis air). Ini adalah untuk mengelakkan meja dan kerusi mengalami kerosakan apabila berlaku banjir. Pengarah JPIP Menyusul tindakan selanjutnya. 3.3 Minit 1.9, Muka Surat 6 - Aktiviti Pembangunan Pelajar YBhg. Datuk Pengerusi meminta untuk diadakan sesi perjumpaan dengan semua staf akademik yang terlibat dalam kelab dan persatuan yang ditubuhkan. Timbalan Naib Canselor (HEPA) Mesyuarat HEP telah menetapkan polisi penubuhan kelab dan persatuan pelajar mesti melantik sekurang-kurangnya seorang staf akademik sebagai penasihat. 7
4. LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN MENGURUS BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2012 SEHINGGA 30 OKTOBER 2012 Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Prestasi Perbelanjaan Mengurus Universiti bagi tempoh 01 Januari 2012 sehingga 31 Disember 2012 yang berjumlah RM91,839,415 iaitu 100.26% berbanding jumlah peruntukan mengurus yang diluluskan bagi tahun 2012 dan pecahannya mengikut setiap Pusat Tanggungjawab (PTj). Mesyuarat mengambil maklum. 5. KERTAS KERJA UNTUK PERBINCANGAN & KELULUSAN 5.1 Kertas Kerja JPU 1/2013 - Cadangan Penganjuran Kursus Induksi Khusus Kepada Staf Pengurusan Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan Mesyuarat mengambil maklum dan meluluskan Cadangan Penganjuran Kursus Induksi Khusus Kepada Staf Pengurusan Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan. Pendaftar Cadangan supaya menjemput YBhg. Prof, Datuk Rujhan, Ketua Pengarah JPT. YBhg. Datuk Pengerusi juga meminta agar dijemput jemputan dari luar seperti Ketua Pengarah KPT, KSU KPT atau ahli Lembaga Pengarah Universiti. Mesyuarat juga bersetuju untuk mengubah perancangan aturcara dan tajuk ceramah untuk kursus kepada tajuk yang lebih mencabar dan lebih kepada tema keusahawanan. Menyusul tindakan selanjutnya. 8
5.2 Kertas Kerja JPU 2/2013 - Cadangan Pengubahsuaian dan Menaiktaraf Ruang Perpustakaan UMK Kampus Kota Dalam Menangani Masalah Banjir dan Meningkatkan Keselesaan Pengguna Mesyuarat mengambil maklum dan YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar kertas kerja ini disatukan dengan kertas kerja dari pihak Timbalan Naib Canselor (HEPA) untuk perbincangan lanjut. Ketua Pustakawan Mesyuarat mengambil maklum. 5.3 Kertas Kerja JPU 3/2013 - Cadangan Deraf Peraturan Universiti Malaysia Kelantan (Lalu Lintas Jalan) 2012 Diambil maklum dan dipersetujui supaya kertas kerja berkenaan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) akan datang. Penasihat Undang- Undang Dalam tindakan. 6. KERTAS KERJA UNTUK MAKLUMAN 6.1 Laporan Banjir di Perpustakaan Universiti Malaysia Kelantan di Kampus Kota YBhg. Datuk Pengerusi merakam dan mengucapkan perhargaan terima kasih kepada semua staf perpustakaan yang telah bertungkus lumus menjaga harta Universiti terutama bukubuku dan sebagainya. Ketua Pustakawan Mesyuarat mengambil maklum. 9
7. HAL-HAL LAIN 7.1 Surat dari KPT Urusan Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan (LTPK) Tahun 2012. YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan dan mengingatkan ahli mesyuarat mengenai perkara ini dan iainya perlu disediakan dengan merujuk kepada jadual kerja yang telah disediakan oleh KPT. Pegawai Pengurusan Tertinggi Universiti Menyusul tindakan selanjutnya. 7.2 Pembentukan (Wujudkan potong) Kumpulan Untuk Penyediaan Kalendar dan Diari YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pengarah PHKS (PHEK) membentuk (mewujudkan-potong) kumpulan yang terdiri daripada para pensyarah UMK untuk membuat penyediaan kalendar dan diari. Ini adalah untuk memastikan tiada kesilapan yang berlaku selepas percetakan dan edaran dibuat. Pengarah PHKS (PHEK) Menyusul tindakan selanjutnya. 8. PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.05 petang dengan bacaan Surah Al-Asr. 10
Disediakan oleh : Disemak oleh:......... MOHD NORHAFIZAN BIN MUHAMMAD MOHD AKHMAL BIN ABU BAKAR PENOLONG PENDAFTAR PENOLONG PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI (PENYEDIA MINIT) TARIKH: TARIKH : Disahkan oleh:... PROF. DR. RAZLI BIN CHE RAZAK PENDAFTAR (SETIAUSAHA) TARIKH: 11