Bab 2 Tinjauan Pustaka 2.1 Penelitian Terdahulu Penelitian yang membahas sistem informasi persediaan telah banyak dipublikasikan, salah satunya adalah penelitian yang berjudul Perancangan dan Implementasi Sistem Persediaan Berbasis Client Server ( Studi kasus: PD Karunia Motor Bandar Lampung). Dalam penelitiannya dipaparkan bahwa dalam sebuah usaha retail berskala kecil, salah satu penerapan teknologi informasi yang dapat dan sering digunakan adalah dalam hal persediaan yang berbasis komputer. Penggunaan teknologi ini untuk meningkatkan pengolahan data dalam hal waktu, biaya, juga pengurangan resiko dalam operasional dan tingkat kesalahan. Pengolahan data menjadi sebuah kendala tersendiri apabila dilakukan dengan proses manual. Seperti kesalahan pencatatan, pengumpulan, dan pencarian data. Hal ini dapat mengurangi kecepatan dan menghambat kinerja pengolahan data, yang memerlukan semua jenis informasi yang sangat cepat dan akurat dalam sistem operasional usaha. Aplikasi ini dibangun dengan sarana client server dan dijadikan sebuah aplikasi desktop menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Acces sebagai database (Saputra, 2010). Dalam penelitian yang dilakukan Yuita (2004) memaparkan manajemen persediaan bahan mentah pada PT. Tripilar Betonmas Salatiga. Manajemen persediaan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam proses operasi suatu perusahaan. Manajemen 9
10 persediaan sangat penting artinya karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi dan pada akhirnya akan mempengaruhi laba. Sebaliknya jika persediaan terlalu sedikit dapat menyebabkan pemesanan ulang yang terlalu sering dan biaya pengadaan persediaan kembali akan menjadi tinggi. Berapa junlah yang harus dipesan dan kapan harus memesan merupakan masalah utama yang harus dijawab dalam manajemen persediaan. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk membantu PT. Tripilar Betonmas Salatiga dalam meningkatkan efisiensi persediaan bahan mentahnya. Dalam penelitian ini konsep yang digunakan adalah efisiensi persediaan. Penelitian Yuita (2004) tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa dalam manajemen persediaan pada bahan mentah dibutuhkan suatu konsep efisiensi persediaan. Dari tinjauan pustaka yang diuraikan, penelitian ini dilakukan dengan objek penelitian yang berbeda yaitu pada Apotek Budi Asih Banjarmasin. Adapun kelebihan dari penelitian ini adalah disertakan laporan mengenai analisis pengolahan data penjualan barang sehingga mempermudah apotek untuk mengetahui barang yang termasuk kategori fast moving, slow moving dan slow moving. 2.2 Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud yang sama (Jogiyanto, 2001).
11 Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Jogiyanto, 2001). Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2001). 2.3.1 Komponen Sistem Informasi Pada dasarnya komponen sistem informasi merupakan gambaran dari sistem informasi yang sedang berjalan menurut John Burch dan Garry Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebutkan dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok database, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran. Berikut penjelasan dari keenam komponen sistem informasi (Burch dan Grundnitski, 1986): 1. Blok Masukan (Input) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input termasuk metode- metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan. 2. Blok Model Blok model adalah informasi yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi
12 data input dan data yang tersimpan dibaris data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan sarana dan alat dalam sistem informasi teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyiapkan dan mengakses data, menghasilakan output mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Blok database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam database untuk keperluan penyedia informasi lebih lanjut. 6. Blok kendali Blok kendali membantu dalam mengendalikan sistem yang sewaktu-waktu terjadi suatu masalah. 2.3.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu (Jogiyanto,2003) :
13 1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. 3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3 Persediaan Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut (Rudianto, 2009). Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan diguanakan dalam proses produksi (SAK No. 14, 2007). 2.4 Manajemen Persediaan Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan (Basu, 1995). Menurut Jusup (1987) persediaan adalah barang atau bahan yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan
14 maksud untuk dijual kembali baik secara langsung maupun melalui proses produksi dalam siklus operasi normal perusahaan. Sementara itu menurut Harsono (1984) Persediaan dapat diartikan sebagai barang atau bahan yang harus ada sebelum diperlukan yang meliputi raw material, material in process, supplies inventory dan final goods. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut maka persediaan bahan dalam penelitian ini didefinisikan sebagai sejumlah bahan atau barang yang harus disediakan oleh perusahaan dalam satu periode waktu proses produksi yang meliputi bahan baku dan bahan penolong (supplies inventory) dengan jumlah dan jenis tertentu, sehingga perusahaan terhindar dari resiko kehabisan bahan. Manajemen persediaan pada hakekatnya adalah suatu cabang dari usaha manajemen perusahaan yang disertai dengan kebijakan untuk menentukan persediaan perusahaan disesuaikan dengan tujuan. Usaha manajemen tersebut dilaksanakan dengan merencanakan, melaksanakan dan mengawasi persediaan dalam jangka waktu tertentu (Magge & Boddman, 1982). Manajemen persediaan menurut Lock dan Farrow (2000) adalah pengelolaan berbagai aktifitas dalam perencanaan, pembelian, pengangkutan dan penanganan bahan yang diperlukan dalam organisasi. Bahan di sini diartikan sebagai keseluruhan barang atau jasa yang diperoleh dari luar perusahaan untuk menghasilkan produk akhir yang siap dijual.
15 2.5 Akuntansi Persediaan Perusahaan dagang memiliki fungsi utama menjual barang dagangan (persediaan) yang dimilikinya, maka pencatatan dan perlakuan akuntansi terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan akan berpengaruh langsung terhadap keseluruhan proses akuntansi di perusahaan tersebut. Di dalam melakukan pencatatan aktivitas perusahaan dagang, terdapat dua metode yang dapat digunakan yaitu (Rudianto, 2009): 1. Metode periodik adalah metode yang digunakan untuk mencatat hal- hal yang berkaitan dengan persediaan barang dagangan di dalam perusahaan dagang, dimana persediaan dicatat dan dihitung pada awal dan akhir periode akuntansi saja untuk menentukan harga pokok penjualannya. Metode ini paling banyak dipakai oleh perusahaan yang frekuensi transaksinya tinggi. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP): Persediaan awal xxx Pembelian xxx Barang tersedia dijual xxx Persediaan akhir xxx HPP xxx + -
16 Untuk menentukan harga beli sebagai dasar menentukan nilai persediaan yang dimiliki perusahaan pada satu periode, terdapat tiga metode yaitu: Metode FIFO (First In First Out) Dalam metode ini, barang yang masuk lebih dahulu akan dikeluarkan lebih dahulu. Sehingga yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian terakhir. Metode LIFO (Last In First Out) Dalam metode ini, barang yang masuk paling akhir akan dikeluarkan paling awal. Sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian awal periode. Metode Rata-Rata (Average) Dalam metode ini barang yang dikeluarkan maupun barang yang tersisa, dinilai berdasarkan harga rata- rata. Sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang memiliki nilai rata- rata. 2. Metode perpetual adalah metode yang digunakan untuk mencatat hal- hal yang berkaitan dengn persediaan barang dagangan di dalam perusahaan dagang, di mana persediaan dicatat dan dihitung secara detail, baik pada waktu dibeli maupun dijual. Metode ini lebih cocok digunakan di dalam perusahaan yang memiliki frekuensi transaksi tidak terlalu tinggi tetapi nilai per transaksinya besar.
17 2.6 Klasifikasi Persediaan Gudang seperti kegunannya secara umum merupakan suatu tempat untuk meyimpan benda, benda yang disimpan di dalam gudang ini disebut sebagai persediaan atau inventory, berdasarkan aliran arus barang, persediaan diklasifikasikan menjadi tiga yaitu (Warman, 2004): 1. Barang fast moving, merupakan barang-barang dengan aliran yang sangat cepat atau dengan kata lain barang fast moving ini akan berada di dalam gudang dalam waktu yang sangat singkat. 2. Barang medium moving, merupakan barang-barang yang aliran barangnya sedang-sedang saja, yang berarti tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Biasanya barang ini akan berada di gudang dalam waktu yang relatif lebih lama jika dibanding dengan barang-barang fast moving. 3. Barang slow moving, merupakan barang-barang dengan aliran barang yang sangat lambat, sehingga biasanya barang-barang yang slow moving ini akan tersedia di gudang dalam jangka waktu yang yang lebih lama dibandingkan barang medium moving. Aliran barang ini harus sangat diperhatikan dalam menjalankan manajemen persediaan. Dengan memperhatikan kecepatan aliran barang tersebut diharapkan alinea barang yang ada di gudang menjadi lancar. Untuk barang fast moving dijaga agar persediaan di gudang tidak kehabisan sehingga tidak mengecewakan konsumen, sedangkan untuk barang slow moving dijaga agar tidak terjadi penumpukan barang yang tidak perlu di gudang.
18 Kategori Aliran Barang Fast Moving Medium Moving Slow Moving Tabel 2.1 Model Base Aliran Barang Apotek Budi Asih Kriteria Jumlah Barang Terjual 40% Total Persediaan Jumlah Barang Terjual 21% s/d 39% Total Persediaan Jumlah Barang Terjual 20% Total Persediaan Umur Barang 45 Hari 119 Hari 150 Hari Tabel 2.1 menunjukan model base aliran barang yang diterapkan pada Apotek Budi Asih. Model base adalah suatu model yang mereprensetasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif atau perhitungan secara matematik sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permaslahan, komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada, dan hal-hal yang terkait lainnya (Marcus, 2009). Kriteria pengelompokan sesuai dengan jenisnya adalah sebagai berikut: Jumlah Barang Terjual (0.4 * Jumlah Persediaan) masuk ke dalam kategori fast moving. Jumlah Barang Terjual (0.21 * Jumlah Persediaan) dan Jumlah Barang Terjual (0.39 * Jumlah persediaan) masuk ke dalam kategori medium moving. Jumlah Barang Terjual (0.2 * Jumlah Persediaan) masuk ke dalam kategori slow moving. 2.7 Kadaluarsa Obat Kadaluarsa obat dapat diartikan sebagai waktu yang menunjukan batas akhir suatu obat masih memenuhi syarat baku. Obat yang telah melebihi batas kadalurasanya, akan mengalami
19 penguraian unsur-unsur kimianya yang dapat terlihat melalui perubahan warna, rasa, bau, kekentalan (untuk sirup), kekerasan (untuk tablet), sehingga tidak lagi dapat memenuhi syarat baku yang ditetapkan di dalam Pharmakope Indonesia. Obat yang tidak memenuhi syarat baku dilarang untuk diedarkan dan digunakan oleh masyarakat (Umar, 2010).