BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Menurut James A. Hall (2011 : 6) Sistem adalah kelompok dari dua orang atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan menurut Mulyadi (2008 : 2) Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian sistem dari berbagai ahli dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari berbagai komponen yang berhubungan satu sama lain yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu melalui tahap input, proses, dan output Pengertian Data dan Informasi Menurut Mardi (2011 : 5) Informasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data, meliputi hasil gabungan, analisis, penyimpulan, dan pengolahan sistem informasi komputerisasi. 10

2 Selanjutnya menurut Samiaji Saroso (2009 : 12) Informasi adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat keputusan. Dari beberapa definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, serta digunakan untuk pengambilan keputusan Pengertian Akuntansi Menurut Firdaus A. Dunia (2005 : 3) Akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem informasi yang memberikan laporan kepada berbagai pemakai atau pembuat keputusan mengenai aktivitas bisnis dari suatu kesatuan ekonomi. Sementara Menurut Rudianto (2012 : 4) Akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi suatu perusahaan. Ditinjau dari beberapa definisi tersebut, akuntansi dipandang sebagai suatu proses, seni, dan seperangkat pengetahuan yang pada dasarnya mengarah pada suatu aktivitas atau kegiatan dalam akuntansi itu sendiri. 11

3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mardi (2011 : 4) Sistem Informasi Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan di bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya. Sedangkan menurut Samiaji Saroso (2009 : 13) Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mngumpulkan mencatat, meyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan. Dari pendapat yang dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa suatu sistem harus melalui tahap-tahap tertentu sehingga menghasilkan informasi mengenai akuntansi perusahaan tersebut Pengertian Persediaan Menurut Hery (2008 : 224) Persediaan barang dagang adalah barang dagangan yang dimiliki oleh perusahaan dan sudah langsung dalam bentuk siap untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal perusahaan sehari-hari. 12

4 Sementara menurut Firdaus A. Dunia Persediaan dapat didefinisikan sebagai aktiva berwujud yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan dan yang diperoleh untuk diproses lebih dulu dan dijual. Dengan demikian Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode waktu tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan yang menunggu penggunannya dalam suatu proses produksi Jenis Persediaan a. Bahan baku Bahan baku adalah barang-barang yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi. Sebagian bahan baku diambil langsung dari sumber aslinya. Namun yang lebih sering terjadi, bahan baku dibeli dari perusahaan lain yang merupakan barang jadi dari sisi pemasok. b. Barang Dalam Proses Barang dalam proses adalah barang yang masih dalam tahap penyelesaian untuk menyelesaikan produk tersebut, masih membutuhkan pengerjaan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini terdiri atas tiga komponen biaya : 13

5 1. Bahan Baku Langsung, yaitu biaya bahan baku yang secara tidak langsung dapat diidentifikasi dalam barang yang diproduksi. 2. Tenaga Kerja Langsung, yaitu tenaga kerja yang secara langsung dapat diidentifikasikan dengan barang yang diproduksi. 3. Overhead Pabrik, yaitu bagian dari overhead pabrik yang dibebankan atas barang yang diproduksi. c. Barang Jadi Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi dan menunggu untuk dijual. Setelah produk selesai diproduksi, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari akun persediaan barang dalam proses ke akun persediaan barang jadi Sistem Pencatatan Persediaan a. Sistem Pencatatan Periodik Dengan sistem periodik, pembelian barang dagangan akan dicatat dengan menggunakan akun pembelian bukan akun persediaan barang dagangan seperti yang dilakukan pada sistem pencatatan perpetual. Dengan sistem periodik, akunakun berikut ini secara terpisah (masing-masing) akan 14

6 digunakan : potongan pembelian, retur pembelian, dan penyesuaian harga beli, dan ongkos angkut. Metode atau sistem periodik dalam mencatat barang dagangannya, pada setiap akhir periode akuntansi setelah dilakukan perhitungan fisik atas besarnya persediaan barang dagangan yang ada,bagian akuntansi akan membuat ayat jurnal penyesuaian untuk mencatat besarnya persediaan akhir yang ada digudang. Ayat jurnal penyesuaian yang perlu dibuat adalah sebagai berikut: Persediaan awal Dr. Ikhtisar Laba Rugi Kr. Persediaan Barang Dagangan Persediaan Akhir Dr. Persediaan Barang dagangan Kr. Ikhtisar Laba Rugi b. Sistem Pencatatan Perpetual Dalam sistem perpetual, catatan mengenai harga pokok dari masing-masing barang dagangan yang dibeli maupun yang dijual dicatat secara terperinci. Sistem pencatatan ini akan secara terus menerus menunjukkan berapa besarnya saldo persediaan barang dagangan yang ada di gudang untuk masingmasing jenis persediaan. 15

7 Dengan sistem pencatatan perpetual, harga pokok dari barang yang dijual ditentukan setiap kali penjualan terjadi. Yang perlu diperhatikan dalam mencatat transaksi barang dagangan dengan menggunakan metode atau sistem perpetual ini adalah bahwa akun pembelian, dan akun ongkos angkut tidak akan pernah digunakan. Seluruh akun-akun tersebut digantikan dengan akun persediaan barang dagangan. Perbedaan pencatatan sistem periodik dengan sistem perpetual adalah sebagai berikut : Sistem Pencatatan Periodik Sistem Pencatatan Perpetual Pembelian Dr.Pembelian Dr.Persediaan Kr.Utang usaha Kr. Utang usaha Retur Pembelian dan Penyesuaian Harga Beli Dr. Utang usaha Dr. Utang usaha Kr. Retur pembelian Kr. Persediaan 16

8 Biaya Angkut FOB Shipping Point FOB Shipping Point Jika dibayar langsung oleh pembeli Dr. Biaya angkut Kr. Kas Dr. Persediaan Jika ditalangi oleh penjual Kr. Kas Dr. Biaya angkut Kr. Utang usaha FOB Destination Point Dr. By. angkut keluar FOB Destination Point Kr. Kas Dr. By. angkut keluar Kr. Kas Potongan Pembelian Dr. Utang usaha Dr. Utang usaha Kr. Kas Kr. Kas Kr. Pot pembelian Kr. Persediaan Penjualan Dr. Piutang usaha Dr. Piutang usaha Kr. Penjualan Kr. Penjualan Dr. HPP Kr. Persediaan 17

9 Retur Penjualan Dr. Retur penjualan Dr. Retur Penjualan Kr. Piutang usaha Kr. Piutang usaha Dr. Persediaan Kr. HPP Potongan Penjualan Dr. Kas Dr. Kas Dr. Pot penjualan Dr. Pot penjualan Kr. Piutang usaha Kr. Piutang usaha 18

10 Metode Penilaian Persediaan a. FIFO Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan awal masuk akan dijual terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir dinilai dengan persediaan yang terakhir masuk. b. LIFO Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan terakhir masuk akan dijual terlebih dahulu sehingga persediaan akhir dinilai dan dilaporkan berdasarkan nilai persediaan yang awal masuk. c. Average Menurut metode Average (rata-rata), harga pokok penjualan didasarkan pada biaya rata-rata selama periode tersebut. Hasil perhitungan nilai persediaan dengan menggunakan metode rata-rata, selalu berada ditengah-tengah. 19

11 2.3. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Aktivitas Bisnis Siklus Pembelian (Persediaan) Aktivitas utama pertama dalam siklus pembelian (persediaan) adalah melakukan pesanan pembelian. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal adalah mengidentifikasi apa, kapan, berapa banyak yang dibeli, dan mengidentifikasi dari pemasok mana bahan baku akan dibeli. Dengan Diagram Arus Data pada (gambar 1) menyajikan Gambaran umum berbagai aktivitas yang membentuk sistem pemrosesan pembelian ini dijelaskan dalam tahapan berikut ini : 1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha. 2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih, memasok, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha. 3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim di toko atau gudang. 4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan. 20

12 5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dari pemasok. 6. Buku besar menentukan informasi ringkasan dari utang usaha dan pengendali persediaan. Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan. 21

13 (Gambar 1) Diagram Arus Data untuk Sistem Pembelian James A. Hall (2011 : 319) Pemasok 1 Tinjau Kembali Catatan Catatan Persediaan Pemasok 2 Beli Persediaan Catatan tentang pemasok 3 Terima Barang 5 Siapkan Utang Dagang Utang Dagang 6 Perbarui buku besar Akun Pengendalian 4 Simpan Perbarui catatan Catatan Persediaan 22

14 Flowchart Pembelian Berbasis Komputer James A. Hall (2011 : 338) 23

15 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, baik pembelian lokal maupun impor. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk 24

16 menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan Sistem Pengendalian Internal Fungsi sistem informasi akuntansi adalah membantu perusahaan melakukan pengendalian internal secara ketat terhadap kegiatan pengeluaran, khususnya pada kegiatan pembelian dan pengeluaran kas. Pada aktivitas ini pengendalian bertujuan untuk: a. Mengawasi setiap aktivitas bisnis, apakah telah diotorisasi dengan benar dan jelas. b. Semua aktivitas bisnis adalah kejadian yang benar-benar terjadi, bukan transaksi yang direkayasa. c. Semua bentuk kejadian transaksi yang valid dan telah diotorisasi harus dicatat secara benar. d. Menjaga dari risiko kehilangan atau pencurian terhadap aset perusahaan dalam bentuk kas, persediaan barang, dan data perusahaan lainnya. 25

17 Dalam pelaksanaanya, siklus pengeluaran pembelian dan pengeluaran kas perlu diperhatikan bentuk pengamanan dan pengendaliannya. Bentuk pengamanan yang dilakukan adalah melakukan pemisahan tugas pada pegawai. Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian antara lain : a. Otorisasi Transaksi Subsistem Pembelian, bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secara terus-menerus. Proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. Subsistem Pengeluaran Kas, Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar, untuk memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan, staff administrasi bagian pengeluaran seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. b. Pemisahan Pekerjaan Pemisahan Pengendalian Persediaan dari Gudang, bagian pengendalian persediaan mencatat secara terperinci berbagai aktiva tersebut, sementara bagian gudang harus menyimpannya. 26

18 Pemisahan Bagian Buku Besar dan Utang Usaha dengan Pengeluaran Kas, catatan yang mengendalikan aktiva adalah buku pembantu utang usaha dan akun kas di buku besar. c. Supervisi Inspeksi Aktiva, memeriksa serta menghitung barang yang diterima akan melindungi perusahaan dari pesanan yang tidak lengkap dan barang yang rusak. Supervisi adalah hal yang sangat penting dalam bagian ini untuk memastikan bahwa staff administrasi bekerja dengan baik dalam melakukan kewajiban tersebut. Pencurian Aktiva, prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk terjadinya pencuri persediaan dalam transit. d. Catatan Akuntansi Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menulusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. 27

19 e. Pengendalian Akses Akses Langsung, perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke nernagai area yang berisi persediaan dan kas. Akses Tidak Langsung, perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. f. Verifikasi Independen Verifikasi Independen oleh Bagian Utang Usaha, tiap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staff administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban. Verifikasi Independen oleh Bagian Buku Besar, staff administrasi bagian buku besar memverifikasi bahwa kewajibantotal yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas. 28