Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagangan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata Bergerak pada PT. Distribusi Indonesia Jaya

Transkripsi

1 Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagangan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata Bergerak pada PT. Distribusi Indonesia Jaya Rahimah 1, Wiwiek Nurkomala Dewi 2, Rahmat Dea Handika 3 1,3 Program Studi Sistem Informasi Komputerisasi Akuntansi STMIK CIC Jl. Kesambi 202 Cirebon Program Studi Manajemen Informatika STMIK CIC Jl. Kesambi 202 Cirebon rahiemah.rahiem@gmail.com, 2 wiwiek_dewi@yahoo.com, 3 rahmat_deahandika@yahoo.com Abstrak - PT. Distribusi Indonesia Jaya merupakan perusahaan distributor yang menjual barang-barang costumer good. Metode penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan studi kasus, tahapan yang dilakukan adalah observasi dan wawancara. Untuk menginputkan data yang diperlukan selanjutnya dilakukan analisis dan perancangan sistem menggunakan tools Flowchart, Diagram kontek, DFD, dan ERD. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, sedangkan databasenya menggunakan Microsoft Access. Aplikasi ini dibuat untuk menghitung harga pokok persediaan barang dengan menggunakan metode Rata-rata bergerak. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Akuntansi untuk perhitungan harga pokok persediaan barang yang terdiri dari fungsi untuk menangani prosedur-prosedur yaitu prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang, prosedur retur penjualan, dan prosedur pelaporan persediaan. Fungsi-fungsi dari aplikasi yang telah dibuat telah disesuaikan dengan prosedur akuntansi yang diberlakukan di PT. Distribusi Indonesia Jaya saat ini. Kata Kunci : Perusahaan Retail, Persediaan Barang Dagang, Harga Pokok Penjualan, Metode Rata-rata Bergerak, Retur Penjualan Abstract - PT. Distribution Indonesia Jaya is a distributor company that sells costumer good. The research method used in this study is a descriptive case study method, the steps being taken are observation and interview. Input data required for further analysis and system design using flowchart tools, context diagram, DFD, and ERD. The p rogramming language used is Microsoft Visual Basic 6.0, while the database using Microsoft Access. This application is made for calculating the cost of inventory using the moving average method. The results of this study is an application of Accounting Information Systems for the calculation of the cost of inventory consists of functions for handling procedures are procedures receipt of goods, expenditure procedures, procedures sales returns, and inventory reporting procedures. The functions of the applications that have been made have been adapted to the accounting procedures applied in the PT. Distribution Indonesia Jaya. Keywords : Retail Company, Merchandise Inventory, Cost of Sales, Moving-average Method, Sales Retur I. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini telah mendorong manusia pada kehidupan yang lebih baik, terlebih lagi dengan adanya komputer di mana hal tersebut semakin meningkatkan efisiensi dan kualitas dalam bekerja. Teknologi komputer akan memudahkan penggunanya untuk melakukan pengolahan data yang dapat menghemat waktu dan hasil informasi yang diperoleh akan sangat memuaskan, berguna, dan bermanfaat bagi perusahaan atau instansi yang menggunakannya. PT. Distribusi Indonesia Jaya merupakan perusahaan distribusi yang mendistribusikan barang costumer goods kepada konsumen. Konsumen yang dimaksud adalah toko-toko retail maupun toko-toko yang ada di pasar tradisional. Sistem penjualan yang diterapkan pada PT. Distribusi Indonesia Jaya yaitu dengan memasarkan produk ke konsumen melalui salesman. Sebagai 5 perusahaan distributor maka kegiatan utama dari perusahaan adalah penerimaan dan pengeluaran barang. Saat ini PT. Distribusi Indonesia Jaya menerapkan proses pemesanan barang masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara penulisan melalui catatancatatan daftar pemesanan barang, sehingga pencatatan yang terjadi akan sangat menyita waktu dan tenaga bagi bagian yang mengerjakannya. Selain itu, cara tersebut dapat memungkinkan terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang bisa dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab, seperti barang yang dicatat tidak sesuai dengan barang yang ada di lapangan, atau catatan laporan barang bisa saja hilang atau rusak. Aplikasi yang telah dibuat oleh penulis dalam makalah ini yaitu penerimaan dan pengeluaran barang beserta perhitungan harga pokok persedian dengan metode Rata-rata Bergerak. Asumsi penggunaan metode ini adalah penerapan harga pokok barang tidak

2 terlalu tinggi dibandingkan dengan penggunaan metode lainnya, misalnya FIFO (First In First Out) dan LIFO (Last In First Out). Pertimbangan lain dengan penggunaan metode Rata-rata Bergerak ini adalah barang yang dijual merupakan barang yang memiliki tanggal expired. II. KAJIAN PUSTAKA A. Aplikasi Menurut Jogiyanto, dalam bukunya Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output [1]. B. Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu [4]. Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu [1]. C. Akuntansi Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut [3]. D. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelola perusahaan [4]. E. Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah organisasi yang terdiri dari metode, formulir-formulir dan catatancatatan yang terkoordinasikan untuk mengumpulkan dan melaporkan mengenai data keuangan (financial) [5]. Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis [2]. F. Metode Pencatatan Persediaan Barang Dagangan Dalam mencatat persediaan barang dagangan ada 2 (dua) metode yang digunakan, antara lain : 1) Metode Mutasi Persediaan (perpetual inventory method) : Metode mutasi persediaan atau sering disebut dengan metode perpetual ini cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Biasanya yang menggunakan sistem pencatatan persediaan dengan metode perpetual adalah untuk perusahaan-perusahaan besar yang menjual barang dagangannya ataupun yang mendistributorkan barang dagangannya karena harga pokok produk dan penentuan bahan baku sangat diperhitungkan secara detail. 2) Metode Persediaan Fisik (physical inventory method) : Metode persediaan fisik cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan. Metode ini cocok untuk perusahaan yang tidak begitu besar. 3) Penilaian Persediaan Barang Dagangan dengan Metode Rata-rata Bergerak : Penilaian persediaan dilakukan untuk menentukan nilai persediaan barang dagangan yang akan dilaporkan dalam neraca. Hal ini disebabkan perbedaan harga beli persediaan maupun terjadinya perubahan harga pada waktu penyusunan neraca. Dalam sistem perpetual terdapat beberapa metode penilaian persediaan, salah satunya menggunakan metode rata- rata bergerak. Harga rata-rata per unit pada metode ini ditetapkan dengan membagi harga perolehan barang yang tersedia dijual dengan jumlah unit yang tersedia dijual, segera setelah suatu transaksi pembelian terjadi. Misal, pada tanggal 6 Mei, perusahaan membeli 3200 unit dengan harga per unit Rp 820. Sebelumnya, perusahaan mempunyai saldo persediaan 1800 unit dengan harga per unit Rp 850. Maka harga perolehan barang tersedia dijual menjadi Rp 830,8 (Rp : Rp ) dengan jumlah tersedia dijual 5000 unit. Harga rata-rata per unit setelah transaksi pembelian ini adalah Rp 830,8. Jika terjadi penjualan, harga pokok yang digunakan adalah harga pokok dari hasil metode rata-rata bergerak tersebut dan setelahnya akan memunculkan harga pokok penjualan yang baru. III. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM A. Diagram Konteks (Context Diagram) Di dalam sebuah sistem persediaan, diagram konteks merupakan gambaran prosedur secara global yang menjelaskan tentang aliran input, proses, dan output data-data yang diperlukan. Sales Supervisor Sales Manager Barang Keluar SOP Laporan Pembelian Laporan Retur Retur Jual Nota Retur Order Pembelian Supplier Barang Masuk Nota Penjualan Laporan Penjualan SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. DISTRIBUSI INDONESIA JAYA Estimasi Barang Masuk Estimasi Barang Keluar Rekening Barang Masuk Rekening Barang Keluar Kepala Gudang Kartu Gudang Masuk Kartu Gudang Keluar Buku Besar Retur Buku Besar Keluar Buku Besar Masuk Jurnal Umum Retur Jurnal Umum Keluar Jurnal Umum Masuk Rekening Retur Kartu Persediaan Retur Kartu Persediaan Keluar Kartu Persediaan Masuk Gambar 1. Diagram Konteks Persediaan Barang Dagangan Manager Administrasi 6

3 B. DFD Level 0 Penerimaan Barang Gambar 2, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai dengan Kepala Gudang melakukan pengecekan persediaan barang dagang pada data tabel master barang apabila persediaan barang sudah mencapai batas minimum. Kemudian Area Sales Supervisor akan melakukan pembelian barang dagang yang nantinya akan menghasilkan laporan pembelian. Setelah terjadi pembelian barang dagang, bagian Kepala Gudang dapat melihat arus masuk barang dagang tersebut. Bagian Manager Administrasi dapat melihat data barang masuk yang dihasilkan dari data pembelian yang akan menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan kartu persediaan. saat Area Sales Manager yang menerima data retur. Kemudian menginputkannya pada tabel retur yang akan menghasilkan nota retur dan laporan retur barang. Bagian Manager Administrasi dapat melihat data barang masuk yang dihasilkan dari data pembelian yang akan menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan kartu persediaan. Gambar 3. DFD level 0 Pengeluaran Barang Gambar 2. DFD level 0 Penerimaan Barang C. DFD Level 0 Pengeluaran Barang Gambar 3, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai dengan Kepala Gudang akan melakukan pengecekan persediaan barang dagang pada data tabel master barang. Apabila persediaan barang cukup untuk melakukan penjualan, bagian Area Sales Manager akan melakukan penjualan barang dagang yang nantinya akan menghasilkan nota penjualan dan laporan penjualan. Setelah terjadi penjualan barang, bagian gudang dapat melihat arus keluar barang dagang. Bagian Manager Adminisrasi dapat melihat data barang keluar yang dihasilkan dari data penjualan yang akan menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan kartu persediaan. D. DFD Level 0 Retur Penjualan Gambar 4, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai IV. Gambar 4. DFD level 0 Retur Penjualan HASIL DAN PEMBAHASAN A. Form Menu Utama Form menu utama digunakan untuk memilih menumenu aplikasi yang dapat digunakan sesuai dengan tugas bagian gudang. Menu-menu tersebut terdapat beberapa menu dalam form ini. Menu setup berisi 7

4 logout, ubah password dan exit. Menu master berisi master barang, master customer, master supplier, kode rekening. Menu pembelian berisi transaksi masuk. Sedangkan menu penjualan berisi transaksi keluar dan transaksi retur penjualan. Menu laporan berisi kartu gudang, kartu persediaan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan retur, jurnal umum, dan buku besar. B. Form Kode Rekening Form kode rekening adalah form yang digunakan untuk menginput data-data nama perkiraan yang ada dalam perusahaan ini. User dapat menginputkan nama perkiraan baru dengan menekan tombol new kemudian mengisi kode account, nama account, dan saldo kemudian menyimpannya dengan menekan tombol save. Gambar 6. Form Master Barang D. Form Laporan Kartu Gudang Form kartu gudang adalah form yang digunakan untuk menampilkan kartu gudang yang berasal dari master barang. Kartu gudang ini berisi kuantitas barang yang masuk dan keluar dari gudang. Untuk melihat barang yang ada di kartu gudang atau mencetak kartu gudang user harus menentukan periode tanggal dan memilih barang yang akan ditampilkan pada kartu gudang, kemudian user dapat menekan tombol lihat untuk melihat data pada tabel atau user dapat menekan tombol cetak untuk mencetak laporan kartu gudang. Gambar 5. Form Kode Rekening C. Form Master Barang Form master barang digunakan untuk menginput data barang yang digunakan oleh bagian Area Sales Supervisor. Pada form ini user dapat menyimpan, menghapus, atau mengubah data barang. Untuk menyimpan jenis barang yang baru user harus menginputkan nama barang kemudian memilih jenis barang. Dalam pilihan jenis ada tiga jenis barang diantaranya kacang, kopi, dan permen. Kemudian user juga memilih satuan barang tersebut yang terbagi menjadi dua jenis satuan yaitu piece atau dus. User dapat menginputkan harga beli dan persentase laba yang ditentukan oleh peraturan perusahaan kemudian data tersebut akan disimpan pada tabel master barang. User juga dapat mengedit dan menghapus data barang tersebut dari tabel master barang. Gambar 7. Form Laporan Kartu Gudang E. Form Laporan Kartu Persediaan Form kartu persediaan adalah form yang digunakan untuk menampilkan laporan kartu persediaan yang berasal dari master barang berupa kuantitas barang yang masuk dan keluar dari gudang serta harga pokok penjualan barang tersebut. Untuk menampilkan data barang pada kartu persediaan maka user harus menentukan periode kartu persediaan kemudian memilih jenis barang pada tombol cari barang kemudian menekan tombol lihat untuk menampilkan data pada tabel yang tersedia atau mencetak data dengan menekan tombol cetak. Gambar 8. Form Laporan Kartu Persediaan 8

5 F. Form Laporan Pembelian Form laporan pembelian digunakan untuk menampilkan data transaksi pembelian yang telah terjadi di perusahaan. Untuk menampilkan data laporan pembelian, user harus menentukan periode laporan kemudian user dapat melihat laporan dengan menekan tombol lihat atau tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut. G. Form Retur Penjualan Form retur jual adalah form yang digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan dan mencetak nota retur. User dapat mencari nama customer yang mereturkan barang dengan menekan tombol cari customer yang kemudian akan menampilkan list transaksi penjualan yang isinya adalah semua catatan penjualan yang terjadi di perusahaan. Kemudian user dapat menentukan tanggal terjadinya retur dan mengisi kolom keterangan dengan alasan mengapa barang tersebut direturkan. Setelah itu user dapat memilih barang yang direturkan dan menginputkan jumlah retur kemudian user dapat menekan tombol tambah untuk menambahkan retur dan tombol save untuk menyimpan transaksi retur, dan transaksi tersebut akan tersimpan pada tabel retur jual header dan tabel retur jual detail.user juga dapat mencetak data transaksi retur tersebut dengan menekan tombol print. V. KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil analisis dan perancangan sistem yang telah penulis lakukan, maka penulis dapat membuat kesimpulan dan saran sebagai berikut : 1) Aplikasi yang telah dibuat dapat diterapkan di PT. Distribusi Indonesia Jaya karena fungsi-fungsi di dalam aplikasi telah disesuaikan dengan prosedur yang diterapkan perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan terkait dengan persediaan barang dagangan karena penyajian laporan yang dihasilkan lebih cepat dibandingkan dengan sistem pencatatan secara manual. 2) Sistem persediaan dalam aplikasi ini telah menggunakan metode rata-rata bergerak sehingga memudahkan dan mempercepat dalam perhitungan harga pokok barang dagang sedangkan untuk pelaporan keuangan perusahaan telah diterapkan metode pencatatan perpetual. 3) Fungsi aplikasi kartu gudang yang digunakan oleh bagian gudang dapat berfungsi untuk mengontrol arus keluar masuknya barang, sehingga meminimalisir kecurangan terhadap keluar masuknya barang 4) Perlu ditambahkan fungsi spesifikasi untuk retur penjualan dan untuk pemusnahan barang retur di catatan akuntansinya dengan menambahkan form pemusnahan barang retur yang diinput secara periode pada saat terjadinya pemusnahan barang retur. 5) Penambahan grafik pada laporan penjualan dan laporan pembelian untuk memudahkan manager administrasi melihat naik atau turunnya penjualan dan pembelian yang terjadi di perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Gambar 9. Form Retur Penjualan V. PENGUJIAN SISTEM [1] Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D., Pengenalan Komputer, Edisi 3, ANDI Yogyakarta, [2] Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, AMP YKPN, [3] S.R,Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Rineka Cipta Jakarta,2005. [4] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat, [5] Hall, James A., Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1, Salemba Empat, Aplikasi yang dibuat perlu diuji kesesuaiannya dengan yang diharapkan sehingga perlu dilakukan pengujian terhadap sistem tersebut. Metode pengujian yang digunakan adalah Black Box. Metode Black Box merupakan metode pengujian yang akan menguji fungsionalitas dari aplikasi dengan memperhatikan input dan output yang dihasilkan oleh aplikasi. Sebelum melakukan pengujian dilakukan identifikasi hal yang akan diuji dan rencana pengujiannya. Hal ini dilakukan supaya perangkat lunak yang dibuat dapat terukur berdasarkan imput yang dimasukan dan keluaran yang diharapkan. 9