SISTEM KEARSIPAN PADA DEPARTEMEN ADMINISTRASI UMUM DAN LOGISTIK PT PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO)TBK MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 OLEH HARIPA DEWI SIAHAAN NIM 1105092098 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat dan karunianya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 (D3) di Politeknik Negeri Medan. Penulisan tugas akhir ini berpedoman pada pengalaman dan pengamatan yang diperoleh penulis selama satu bulan melaksanakan praktik kerja lapangan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis menerima bimbingan dan arahan baik secara langsung maupun tidak langsung. Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Alemina, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing 1 yang memberikan arahan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 6. Ika Mary Pasaribu, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing 2 yang memberikan arahan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Seluruh Dosen dan Staf Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. i
8. Bapak Sukarman selaku Kepala Departemen Administrasi Umum PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. 9. Bapak Andi Firdaus selaku staf bagian kearsipan PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. 10. Seluruh Staf PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. Teristimewa I. Siahaan, Ayahanda penulis dan S. Harahap, Ibunda penulis yang selalu mendoakan dan memberikan motivasi baik secara materil maupun moril kepada penulis dan seluruh teman-teman AB-6E terkhusus untuk Evi Yanti Manihuruk, Inovia Sinaga, Barita Simangunsong, Hotni Mariana Purba dan Santi Sianipar yang telah mendukung dan memotivasi dalam setiap kondisi yang penulis hadapi selama penyusunan tugas akhir ini. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis sangat mengaharapkan kritik dan saran yang membangun sebagai bahan masukan bagi penulis untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Semoga dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya. Medan, Agustus 2014 Penulis, Haripa Dewi Siahaan 1105092098 ii
ABSTRAK Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan kembali. Sedangkan kearsipan adalah proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu susunan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat dan tepat ditemukan saat dibutuhkan. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka. Jenis datanya adalah data primer dan data sekunder. Data dianalisis dengan analisis deskriptif. Berdasarkan data yang sudah dianalisis dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan adalah berdasarkan sistem masalah (subject filing system), asas penyimpanan arsip ialah asas kombinasi, peralatan yang digunakan adalah map, box arsip, rak, dan lemari arsip dan prosedur penyimpanan arsip ialah pemeriksaan, penyortiran, penentuan indeks, penentuan kode dan menyimpan arsip. Kata Kunci : Arsip, Sistem Kearsipan iii
ABSTRACT Archives are texts or documents as the memory center of all activities of the organizations in which the records are maintained and saved as good as possible in a systematic in the space provided for easy found when needed again. While the archive is the process of classifying and arranging records in a systematic and logical arrangement, and store it in a safe place so that the file can be found quickly and accurately when needed. The purpose of this final project is to know the archival system at the Department of General Administration and Logistics PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. Data collection by observation, interviews, and literature. Type of data is the primary data and secondary data. Data were analyzed with descriptive analysis. Based on the data that has been analyzed can be concluded that the archival system that is used in the Department of General Administration and Logistics PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan is based on a subject filing system, the principle is the principle of a combination of archival storage, the equipment used is a Map, archive Boxes, Racks and Cabinets Archives and archival storage procedures are inspection, sorting, index determination, determination of the code and save the file. Keywords: Archives, Filing Systems iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR....i ABSTRAK......iii ABSTRACT..... iv DAFTAR ISI..... v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 2 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan... 5 2.2 Tujuan Kearsipan... 6 2.3 Fungsi dan Peranan Kearsipan... 8 2.4 Azas Kearsipan... 10 2.5 Peralatan Kearsipan... 12 2.6 Perosedur Penyimpanan Arsip... 16 2.7 Sistem Kearsipan... 17 BAB 3 METODE PENELITIAN... 29 3.1 Cara Pengumpulan Data... 29 3.2 Jenis Sumber Data... 30 v
3.3 Teknik Analisis Data... 31 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 32 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 32 4.1.1 Sejarah PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk... 32 4.1.2 Struktur Organisasi... 33 4.1.3 Visi, Misi dan Logo Perusahaan... 34 4.2 Sistem Kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan... 37 4.2.1 Azas Penyimpanan Arsip... 41 4.2.2 Peralatan Arsip... 41 4.2.3 Prosedur Penyimpanan Arsip... 42 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 45 5.1 Simpulan... 45 5.2 Saran... 46 DAFTAR PUSTAKA... 47 LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap pekerjaan atau kegiatan bisnis, baik itu di sektor pemerintahan maupun swasta memerlukan suatu data dan informasi untuk mendukung kelancaran aktivitas perusahaan terutama dalam pencapaian tujuan di perusahaan tersebut. Salah satu sumber data dan informasi itu terdapat pada arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan warkat atau dokumen yang disusun dan disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang berfungsi sebagai sumber informasi dan alat pengingat. Dalam suatu perusahaan, arsip tersebut diperlukan untuk keperluan intern dan ekstern. Untuk keperluan intern, arsip tersebut digunakan sebagai penyajian informasi dan data baik kepada karyawan maupun bagi pimpinan. Sedangkan untuk keperluan ekstern yaitu membantu pelayanan terhadap pelanggan atau masyarakat. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan maka penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan sembarangan melainkan diperlukan sistem kearsipan yang baik dan benar sebagai bahan otentik untuk digunakan baik dimasa sekarang maupun yang akan datang. Sistem kearsipan yang baik dan benar adalah yang mudah dilaksanakan, praktis, ekonomis, mudah dimengerti dan apabila arsip tersebut diperlukan, dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Apabila sistem yang digunakan tidak tepat, maka arsip tersebut akan sulit ditemukan dan menghabiskan tenaga dan waktu yang lama sehingga akan mengganggu aktivitas pekerjaan. Selain dengan adanya sistem penyimpanan 1
2 yang baik dan benar, juga diperlukan peralatan penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Meskipun arsip berperan penting bagi suatu perusahaan atau organisasi, betapa masih banyak perusahaan yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak tertata dengan baik dan kurangnya pemeliharaan terhadap arsip tersebut. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik dalam memilih judul mengenai Sistem Kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah penulisan tugas akhir ini adalah Bagaimana sistem kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan 1.4 Manfaat penulisan Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan 2. Sebagai bahan masukan kepada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan.
3 3. Sebagai bahan informasi bagi pembaca khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan. 1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip dan kearsipan, tujuan kearsipan, fungsi dan peranan kearsipan, azas penyimpanan kearsipan, peralatan kearsipan, prosedur penyimpanan arsip serta sistem kearsipan. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan tentang cara pengumpulan data yang digunakan seperti penelitian kepustakaan, penelitian lapangan melalui wawancara dan observasi, jenis-jenis sumber data yaitu data primer dan data sekunder, serta teknik analisis data yang digunakan adalah analisa deskriptif. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, makna logo perusahaan, visi dan misi perusahaan, azas penyimpanan kearsipan, peralatan kearsipan, prosedur penyimpanan arsip serta sistem kearsipan pada Departemen Administrasi Umum dan Logistik PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan.
4 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan, serta saran yang mungkin diperlukan dalam memperbaiki kekurangan-kekurangan dalam perusahaan terutama dalam hal kearsipan.