SISTEM INFORMASI MANAJEMEN A. Latar Belakang Saat ini dunia yang kita tempati berada dalam genggaman revlusi teknlgi dan revlusi infrmasi, mulai dari internet, peningkatan kemampuan micrprcessr, kmputer server yang kapasitasnya semakin tinggi dan canggih, memri berharga murah, media penyimpanan digital dan jaringan berpita lebar telah merubah banyak hal yang selama ini kita ketahui. SIM telah menjadi bagian yang tak terpisahkan bagi rganisasi- rganisasi yang sudah maju, khususnya pada tingkat manajemen sebagai pengambil keputusan begitu juga perencanaan, realisasi, evaluasi dan hasil pemeriksaan. SIM yang efektif akan memberikan lapran yang tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya yang diperlukan manajemen dalam mencapai tujuannya. Sistem yang dipergunakan pada saat ini sebagian besar masih sistem tingkat dasar SIM karena terdiri atas hardware, sftware dan definisi kebutuhan manajemen yang jelas dalam rganisasi ditingkat perasinal, fungsinal dan strategis. Definisi umum SIM adalah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan infrmasi, guna mendukung fungsi perasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam rganisasi (Grdn Davis). Definisi SIM lainnya adalah metde frmal dalam menyediakan infrmasi yang tepat, akurat dan yang dibutuhkan manajemen, untuk prses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi perencanaan, perasinal dan pengendalian dapat dilaksanakan secara efektif (James Stner). Dalam pengertian lain Sistem Infrmasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem infrmasi yang diperlukan bagi manajemen untuk menghasilkan kebijakan dan keputusan dalam mencapai tuluan rganisasi atau pryek. Agar infrmasi yang dihasilkan dari penyelenggaraan SIM dapat bermanfaat, maka akurasi data dan ketepatan wakfu penyampaian infrmasi menjadi penting karena mempengaruhi kualitas dan ketepatan pengambilan keputusan dan kebijakan pimpinan manajemen.
Sistem Infrmasi Manajemen yang berdasarkan kmputer adalah manajemen infrmasi, yaitu sebuah rganisasi untuk merancang, memelihara dan menglah sistem- sistem dan prsedur-prsedur yang diperlukan. Dalam hal ini sistem kmputer terdiri atas: 1.Input 2.Sarana Penglah (prcessr): kalkulasi, kntrl, lgika 3.Penyimpanan (strage): intern (memry,sementara), Externs (catatan) 4.Prsedur atau prgram untuk memberi instruksi kepada penglah 5.Output B. Fungsi SIM Dalam Perusahaan 1. Perencanaan Dengan tersedianya SIM akan dapat menyediakan data yang diperlukan untuk dapat mengambil tindakan yang cepat dan mudah apabila terjadi masalah dengan penjadwalan/scheduling. Fungsi-fungsi perencanaan yang telah tersedia dan jauh lebih berkembang, memungkinkan perusahaan untuk dapat mengurangi biaya-biaya prduksi serta meningkatkan prduktifitas, dengan cara menghindari terjadinya kekurangan stk barang, meningkatkan ketepatan pengiriman barang, serta meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam menyusun jadwal kebutuhan stk. Kemudahan untuk menganalisa kebutuhan barang dan menyajikan infrmasi secara grafikal dan bertingkat (berdasarkan pada sumber dan pemenuhan kebutuhan), untuk membuat kmitmen yang cepat dan akurat mengenai pengiriman barang dengan memanfaatkan fungsi "Available T Prmise (ATP)" dan fungsi "Capable t Prmise (CTP)". Membuat dan melakukan perubahan terhadap perencanaan material sesuai dengan kebutuhan, meningkatkan pengntrlan terhadap biaya prduksi dan mengefisiensikan pengaturan sumber daya dengan cara memanfaatkan fungsi-fungsi yang fleksibel untuk mengatur "Bill Of Material"/struktur barang/stk, serta memberlakukan perubahan spesifikasi tehnis prduk tanpa harus kehilangan kntrl terhadap perasinal prduksi dan menilai dampak pengaruh dari perubahan spesifikasi
tehnis terhadap seluruh perasinal perusahaan. Ringkasnya dalam perencanaan SIM berfungsi untuk : Merencanakan stk secara instant/cepat sekali dengan fungsi "Dynamic MRP (Material Requirement Plan)" Memeriksa ketersediaan stk dan memberikan kmitmen untuk mengirim barang melalui pemanfaatan fungsi-fungsi "Available T Prmise (ATP)" dan "Capable T Prmise (CTP)" Menganalisa Kebutuhan barang secara grafik dan bertingkat Membuat "Bill f Material" secara visual Membuat dan Mengatur Operasi/Prses setiap barang secara fleksibel Melacak dan mengntrl setiap perubahan spesifikasi tehnis 2. Manajemen Stk barang Dalam manajemen stk barang, SIM dapat : Mengntrl Stk barang Mengatur Pengadaan Barang Mengatur Pengiriman dan Penerimaan Barang Melacak infrmasi mengenai lkasi dan banyaknya barang Melakukan penyesuaian terhadap hasil pemeriksaan secara fisik jumlah stk barang dengan metde "Cycle Cunting" per sebagian barang atau metde "Physical Inventry" untuk seluruh barang Memprses Transaksi stk Menganalisa dan mengatur infrmasi mengenai biaya prduksi Pengaturan yang efektif untuk barang jadi, barang setengah jadi dan bahan baku merupakan suatu hal yang sangat penting dalam seluruh perasinal perusahaan. SIM memberikan sistem pengaturan barang yang handal dan terstruktur serta keseluruhan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pengntrlan secara akurat terhadap setiap transaksi stk, biaya prduksi yang terjadi serta pemakaian barang. Mulai dari pengadaan barang baku sampai pada pendistribusian barang jadi, SIM
memungkinkan untuk dapat mengatur infrmasi-infrmasi yang penting dari setiap barang dengan berbagai atributnya yang tercantum dalam "Kartu Stk". Akses secara instan/cepat terhadap data yang terjadi secara real-time (sesuai dengan waktu terjadinya) memungkinkan perusahaan untuk dapat memeriksa dan melacak tingkat jumlah stk menurut barang, lkasi barang, kelmpk prduk dan transaksi stk yang telah terjadi hanya dengan meng"klik" sebuah tmbl. Menyederhanakan transaksi barang yang terjadi sehari-hari dan meningkatkan prduktifitas para pemakai sistem (user) dengan memafaatkan fungsi-fungsi yang dapat secara tmatis menjalankan pekerjaanpekerjaan yang seringkali dilakukan. 3. Manajemen Keuangan / Akunting Fungsi SIM dalam manajemen keuangan antara lain sebagai berikut : Membuat budget dan memnitr aliran dana Memprses hutang dan piutang dagang Memasukkan transaksi-transaki pada buku besar Me-Reknsialisasikan perkiraan-perkiraan keuangan. Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja, dan prduksi SIM dapat menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai dan fleksibel untuk menangani keuangan dan akunting. Memungkinkan perusahaan untuk dapat menelusuri dan mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam perusahaan secara aman dan akurat. Transaksi keuangan akan semakin mudah dan kemampuan untuk mengakses secara cepat data-data keuangan, baik secara rekapitulasi/ringkasan sampai dengan pada level detil transaksi secara "Drill-Dwn". Mengatur, menangani dan memprses hutang dan piutang dagang perusahaan. Menelusuri dan melacak semua kegiatan akunting. Memudahkan untuk membuat lapran Neraca Keuangan, budget, dan Lapran keuangan lainnya.
4. Menangani Pembelian SIM dapat Menangani seluruh aktifitas pembelian, mulai dari menyeleksi pemask/supplier sampai pada memasukkan data penawaran, memasukkan rder pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi/qc. Mengrganisasikan dan mengatur infmasi mengenai pemask/supplier secara mendetail Mengatur harga pembelian dan matrik penawaran dari supplier Memasukkan data rder pembelian Membuat Order Pembelian secara tmatis (meng-knversikan) dari rencana pembelian yang secara tmatis dibuat leh sistem sesuai dengan kebutuhan Menerima dan menginspeksi penerimaan barang yang dikirim leh supplier 5. Prduksi SIM memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal prduksi untuk membantu perusahaan dalam menangani prses-prses yang terjadi pada barang setengah jadi (wip) dan meningkatkan prduktifitas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas "Labr-Saving", yang memungkinkan pengntrlan lebih besar terhadap perasinal prduksi dan jadwal/schedule prduksi. Dengan cepat rencana "Order Prduksi" dapat diknversikan menjadi "Order Prduksi". Memaksimalkan efisiensi prduksi dengan fungsi "Backflushing", "Finite and Infinite Lading", "Frward and Backward Scheduling". Pengaturan tenaga kerja dan kapasitas peralatan dapat lebih baik dilakukan melalui penerapan mdul "Shp Flr Cntrl". Mdul ini memungkinkan untuk membuat jadwal prduksi dan melakukan prses "What If" untuk dapat mengidentifikasikan secara cepat dan mencegah terjadinya jadwal prduksi yang knflik. Data mengenai prduksi telah terintegrasi dengan data akunting, sehingga biaya prduksi yang terjadi dapat segera ditelusuri/dilacak secara akurat.
Membuat dan memeriksa rder-rder prduksi Perencanaan dan penjadwalan perasinal prduksi Memnitring status dari prduksi Mengatur barang dan kapasitas peralatan/mesin Menjanjikan waktu untuk pengadaan barang jadi Mengecek waktu dan kehadiran karyawan C. Prinsip prinsip Sistem Infrmasi Manajemen Free text Query Pada prinsipnya fungsi ini memberikan kemudahan kepada para pemakai dalam mengakses dan mendapatkan infrmasi yang ada didalam Data Bank. Dengan pendekatan ini pemakai diibaratkan akan mempunyai jangkauan langsung kepada infrmasi tanpa harus melalui pihak ketiga (langsung). Dalam hal ini pemakai akan memutuskan sendiri kriteria infrmasi apa yang dibutuhkan secara interaktif dengan memilih kriteria infrmasi yang tersedia dilayar kmputer dan mengkmbinasikan kriteria tersebut untuk mendapatkan infrmasi yang sesuai dengan yang diinginkannya. Grafikal Sesuai dengan kelebihan dari Persnal Kmputer, tampilan yang akan dihadapi pemakai dibentuk dengan menggunakan tampilan grafis yang atraktif, baik bagi fasilitas pemasukan dan penyajian data, akan tersedia dalam bentuk grafik, sehingga lebih
intuitif dan mudah bagi pemakai dalam mengperasikan aplikasi. Hal ini diharapkan akan mendrng pemakai untuk menggunakan aplikasi lebih lanjut. Pull Dwn Menu Sesuai dengan pendekatan kemudahan pengenalan infrmasi, manusia lebih mudah mengingat nama dibandingkan dengan kde. Untuk hal tersebut, sistem ini dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan infrmasi dengan bentuk tekstual, dibandingkan dengan sistem kde, sehingga pemakai aplikasi, khususnya pemakai entri data, dalam memasukan dan melengkapi infrmasi yang dibentuk, akan dengan mudah memilih infrmasi tersebut dengan daftar nama atau uraian yang ditampilkan dilayar, tanpa harus mengetahui kde apa yang digunakan berhubungan dengan hal tersebut. Diharapkan dengan fasilitasdan pendekatan ini kesalahan pemasukan data akan dapat dikurangi sampai tingkat yang minimum. Drill Dwn Facility Untuk memahami permasalahan atau menganalisa infrmasi, dibutuhkan ketajaman infrmasi yang diketahui. Berdasarkan hal tersebut, sistem haruslah memungkinkan pemakai untuk membuka infrmasi dengan lebih rinci. Berdasarkan kumpulan infrmasi yang dimiliki, pemakai dapat menyaring kriteria yang dipilihnya. Setelah itu pemakai dapat menampilkan infrmasi tersebut dilayar dengan
menggunakan fasilitas Display. Berdasarkan infrmasi yang telah ditampilkan, pemakai bisa membngkar infrmasi lebih lanjut untuk melihat hal yang lebih rinci dari suatu jenis infrmasi. Cnthnya adalah bila pemakai menampilkan infrmasi prduk, maka dengan menyentuh klm prduk tersebut bisa melihat sistem pengerjaan prduk, dan hal hal lain tentang prduk tersebut. Text Image Dalam menglah infrmasi pada kebutuhan diperlukan tampilan gambar yang dapat membantu merepresentasikan infrmasi tersebut dengan lebih baik. Dengan fasilitas ini pemakai dimungkinkan untuk menggabungkan text dan image sekaligus. Sebagai cnth, dalam menampilkan infrmasi serang persnel, dapat pula ditampilkan ft wajah dari persnil tersebut. Dengan menggunakan metda Drill Dwn dapat pula dilihat flder dari persnil tersebut secara langsung, tanpa harus berpindah-pindah menu terlebih dahulu. Lapran Umum/Ad Hc Sebagaimana dibutuhkan, selain pemilihan psi secara lansung, tetapi harus tersedia juga fasilitas untuk mencetak dalam bentuk bentuk lapran yang berhubungan dengan infrmasi yang dimiliki, seperti lapran bidata dan sebagainya. Disamping itu untuk kriteria dari lapran yang berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan pemakai, pemakai dapat menggunakan fasilitas khusus untuk dapat menghubungkan basis data yang ada dengan sftware yang umum digunakan pemakai, seperti Excel, Java, Web
. Sehingga pemakai dapat mengambil fasilitas data dan membentuk lapran sesuai dengan yang diinginkannya, dan fasilitas yang dikuasainya.