BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Meningkatnya tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang bermutu, rumah sakit perlu meningkatkan kemampuan manajemennya dengan meningkatkan pengelolaan sumber daya yang ada secara berdaya guna dan berhasil guna. Salah satu sumber daya rumah sakit yang terpenting adalah persediaan farmasi, karena merupakan komponen penting biaya operasional rumah sakit selain upah. Persediaan farmasi dalam standarisasi proses bisnis dalam rumah sakit, diatur oleh instalasi farmasi yang dinaungi oleh rumah sakit itu sendiri. Standarisasi pada setiap instalasi farmasi untuk tiap-tiap rumah sakit pun berbeda-beda, tergantung dari bagaimana instalasi farmasi itu sendiri untuk memenuhi tugas dan tanggung jawabnya dalam mengatur aktivitas didalam industri kesehatan. Salah satu instalasi farmasi dalam memenuhi kebutuhannya adalah dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan farmasi sebagai distributor yang barangnya didapat dari pemasok dari dalam maupun luar negeri. Rumah Sakit Harapan Bunda merupakan salah satu industri kesehatan swasta yang sedang menghadapi tuntutan akan pelayanan kesehatan yang bermutu upaya menghadapi persaingan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda merupakan peran penting dalam menghadapi tuntutan dalam menghadapi persaingan tersebut. Pengaruh ketersediaan dalam memenuhi kebutuhanan obat-obatan merupakan patokan penting dalam industri kesehatan agar tetap produktif. Untuk mencapai tahap tersebut, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda tentunya harus memiliki pengelolaan yang baik agar biaya total yang dikeluarkan tetap ekonomis dengan mengetahui frekuensi pemesanan yang paling optimal tanpa harus mengalami kekurangan persediaan yang disebabkan prediksi jumlah pemesanan yang kurang tepat. Kekurangan persediaan (out of stock) akan menyebabkan pelayanan medis menjadi tidak maksimal, permintaan tidak terpenuhi, keluhan para pasien yang menjadikan nama baik perusahaan menurun di mata masyarakat. Untuk jenis produk obat yang permintaannya banyak, hal itu sangat perlu diatasi dan diatur pengelolaannya karena sangat riskan permintaan tidak terpenuhi untuk beberapa kasus Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda. 1
2 Menurut Suciati, Suci dan Adisasmito, Wiku. 2006 Analysis of Drugs Planning Based on ABC Critical Index in Pharmacy Unit dalam jurnalnya membahas bahwa obat dimasukkan dalam 3 kelompok dari proses permintaan pemesanan terbsesar sampai terkecil, dimana Obat Kelompok A dengan permintaan pemesanan sebesar 70%, Obat Kelompok B dengan permintaan pemesanan sebesar 20%, dan Obat Kelompok C dengan permintaan pemesanan sebesar 10% dari total keseluruhan yaitu 100%. Instalasi Farmasi harus mempunyai tolak ukur dalam perhitungan pengendalian persediaan, khususnya pada obat dengan Obat Kelompok A karena arus permintaannya sering dan sulit untuk dikendalian, dimana dalam prosesnya harus mengetahui kuantitas pemesanan yang tepat agar arus permintaan dapat optimal kepada distributor farmasi. Maka dari itu diperlukannya analisa peramalan dengan metode yang tepat untuk memperkirakan permintaan pada periode berikutnya. Hasil peramalan diperlukan dalam merumuskan perhitungan analisa metode persediaan yang paling sesuai digunakan dimasa mendatang pada produk obat yang permintaannya diatas 70% yaitu obat dengan Obat Kelompok A. Dalam pelaksaan pengendalian persediaan obat yang dilakukan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda, aktivitas pada proses bisnis instalasi farmasi harus saling terintegrasi dengan baik. Dalam menjaga integrasi yang baik, aktivitas pada proses bisnis harus dibuat se-efektif dan se-efisien mungkin. Integrasi yang kurang baik pada proses bisnis Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda dapat dilihat dari integrasi internal antar divisi yang pencatatannya masih dikelola sendiri-sendiri, proses dokumentasi yang kurang tertata, dan Teknologi Informasi yang seakan terpisah dari instalasi farmasi yang menjadikan aksesibilitas yang minim dilakukan instalasi farmasi sendiri dalam memenuhi kebutuhan pencatatan farmasi dimasa lampau. Menurut Mettler, Tobias dan Rohner, Peter. 2009 E-Procurement in Hospital Pharmacies: An Exploratory Multi-Case Study from Switzerland dalam jurnalnya membahas bahwa penerapan e-procurement menghemat biaya persiapan dan transmisi permintaan pembelian kertas dan faktur dan memungkinkan memerintahkan sistem untuk terikat langsung ke sistem produksi, sehingga mengurangi pengeluaran biaya berlebih, memakan waktu kesalahan dari entri data manual. Sesuai dengan pembahasan jurnal dan kaitannya dengan integrasi proses bisnis agar lebih maksimal dalam melakukan pegendalian persediaan, maka Instalasi
3 Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda memerlukan rancangan sistem khusus dengan bantuan Teknologi Informasi. Dari uraian yang menjelaskan perhitungan manajemen mengenai pengendalian persediaan dan peningkatan integrasi proses bisnis agar menjadi lebih baik, diupayakan sistem informasi dapat mengatasi permasalahan pada implementasi e-procurement dengan kriteria yang sudah dijelaskan, maka penulis tertarik untuk mengangkat tulisan ini yang akan di analisa lebih lanjut. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah dikemukakan di atas, dapat diambil perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana metode peramalan yang tepat digunakan IFRS Harapan Bunda untuk memperkirakan permintaan pada periode berikutnya? 2. Berapa frekuensi pemesanan, safety stock, dan re-order point yang paling tepat bila membandingkan perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), dan Minimum-Maximum Inventory (Min- Max) setelah mengetahui hasil peramalan? 3. Bagaimana pemanfaatan e-procurement dalam meningkatkan integrasi proses bisnis IFRS Harapan Bunda? 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan, penulis dapat mengidentifikasi ruang lingkup dalam rancangan aplikasi e-procurement di Rumah Sakit Harapan Bunda yang mencakup: 1. Proses bisnis instalasi farmasi dalam naungan Rumah Sakit Harapan Bunda dengan objek obat-obatan, tidak diluar kriteria tersebut. 2. Periode data untuk analisa pada Januari 2013 Desember 2013 dengan mengambil 1 sampel produk sebagai penelitian. 3. Perancangan sistem e-procurement yang mencakup aktivitas keluar masuknya obat dan kebutuhan obat sesuai yang dipesan kepada pemasok untuk memenuhi ketersediaan. 4. Tidak membahas keamanan dan detil proses pembayaran.
4 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penulisan ini adalah untuk: 1. Untuk mengetahui proses procurement dalam pengendalian persediaan obat IFRS Harapan Bunda. 2. Untuk merancang sistem e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan. Manfaat dari penulisan ini adalah untuk: 1. Mengetahui metode yang paling cocok dalam mengatasi permasalahan yang dimiliki. 2. Mengimplementasikan solusi e-procurement yang tepat dalam mengatasi kendala di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Harapan Bunda. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian penulisan ini antara lain: 1.5.1 Metode Pengumpulan Data 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, dan menelaah data dan informasi dari berbagai media seperti media cetak dan media elektronik seperti internet. 2. Survey Lapangan Metode penelitian lapangan merupakan metode yang dilakukan peneliti dengan cara meneliti langsung pada bagian farmasi di Rumah Sakit Harapan Bunda untuk mendapatkan data yang diperlukan dengan cara: a. Wawancara (Interview) Wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan pada bagian farmasi untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. b. Pengamatan (Observation) Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap objek yang diteliti dari rumah sakit tersebut.
5 c. Studi Dokumentasi (Review Documentation) Studi dokumentasi merupakan proses penelusuran terhadap dokumen-dokumen bagian farmasi di Rumah Sakit Harapan Bunda yang dijadikan sebagai temuan-temuan atau bukti-bukti audit dalam proses penelitian yang dilakukan. 1.5.2 Metode Analisa Metode analisa proses bisnis yang digunakan dalam mengidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan dan mengidentifikasi kebutuhan informasi adalah dengan menggunakan kebutuhan analisa: Peramalan (Forecasting) Peramalan yang dilakukan dengan menggunakan metode: o Moving Averages o Weight Moving Averages o Exponential Smoothing o Exponential Smoothing with Trend o Linear Regression o Naive Method Metode Persediaan Metode persediaan yang dilakukan dengan menggunakan metode: o Economic Order Quantity (EOQ) o Economic Order Interval (EOI) o Minimum-Maximum Inventory (Min-Max) 1.5.3 Metode Perancangan Metode perancangan proses bisnis yang digunakan dalam membuat rancangan yang diusulkan sesuai analisa yang telah dilakukan dengan menggunakan kebutuhan perancangan: Perancangan Sistem Proses perancangan dalam menganalisa untuk membuat suatu sistem yang baru, untuk memperbaharui atau menggantikan sistem yang lama atau yang telah ada. Metode perancangan sistem yang akan digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), sebagai berikut:
6 o Activity Diagram o Event Table o Usecase Diagram o Usecase Description o Domain Model Class Diagram o First Cut Class Diagram o Statechart Diagram o System Sequence Diagram o Three Layer Sequence Diagram o Updated Design Class Diagram o Package Diagram o User Interface o Navigation Diagram Peracancangan Arsitektur Proses perancangan dalam menganalisa untuk menentukan jaringan yang paling cocok untuk digunakan dalam melakukan implementasi sistem. Perancangan Implementasi Proses perancangan dalam menganalisa untuk menentukan langkahlangkah kegiatan penjadwalan bila melakukan implementasi sistem. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut: 1. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang dari sebuah penelitian yang terdiri atas latar belakang penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan dalam melakukan penelitian ini. 2. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai ringkasan singkat yang menjadi kerangka teori dalam membahas analisa dalam pengendalian persediaan dan perancangan e- Procurement IFRS Harapan Bunda yang digunakan untuk menyelesaikan masalah.
7 3. BAB 3 ANALISA PROSEDUR BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum mengenai Rumah Sakit Harapan Bunda berserta proses bisnis yang sedang berjalan pada instalasi farmasi. Bab ini juga membahas analisa dalam menghitung pengendalian persediaan. 4. BAB 4 PERANCANGAN E-PROCUREMENT Bab ini berisi mengenai rancangan sistem yang diusulkan dan dibuat untuk melengkapi kekurangan pada proses bisnis di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Harapan Bunda. 5. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi berupa simpulan dan saran yang merupakan penutup dari hasil analisa dan perancangan pada penulisan yang dibuat.