GARIS PANDUAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN KOMPUTER DAN PERALATAN ICT GUNASAMA BAGI UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG DILULUSKAN OLEH TARIKH MESYUARAT ICT COUNCIL BILANGAN 2/2007 19 APRIL 2007 PINDAAN SEMULA DILULUSKAN MESYUARAT ICT COUNCIL BIL 1/2008 4 JANUARI 2008
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN KOMPUTER DAN PERALATAN ICT GUNASAMA BAGI UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG 1.0 Tujuan Mendapatkan kelulusan ICT Council bagi garis panduan penyediaan kemudahan komputer dan peralatan ict gunasama bagi Universiti Malaysia Pahang 2.0 Latarbelakang Kemudahan ICT merupakan salah satu elemen yang penting dalam menyokong aktiviti pentadbiran, pengajaran & pembelajaran, penyelidikan dan sebagainya.bagi tujuan ini Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi (PTMK) adalah berperanan dalam memastikan peralatan yang dibuat secara perolehan mengikut spesifikasi yang ditetapkan supaya dapat menyokong pengoperasian Universiti. 3.0 Peralatan ICT Gunasama Dalam pengurusan peralatan ICT gunasama, terma rujukan Pekeliling Bendahari 1/2007 digunapakai bagi Perkara 10.0 Peruntukan untuk pembelian peralatan /barangan gunasama membawa maksud: 10.1 Semua peruntukkan pembelian peralatan /barangan gunasama telah ditetapkan seperti berikut : a. Komputer b. Printer c. LCD Projektor 10.2 Ini adalah untuk mengelakkan berlaku pemecahan kecil pembelian peralatan yang termasuk di bawah ketegori peralatan/barangan gunasama boleh dirujuk di lampiran tersebut. 3.1 Komputer i. Penyediaan komputer berpusat di bawah PTMK sepenuhnya ii. Pemberian komputer kepada staf adalah dengan nisbah 1 komputer : 1 staf. Sehubungan itu setiap staf hanya akan diperuntukkan satu unit komputer sahaja samada Desktop / Laptop. Sebarang penambahan bilangan komputer untuk kegunaan individu mestilah mendapat kebenaran melalui Naib Canselor. iii. Pemberian komputer akan diberikan mengikut keutamaan skop kerja agar pengagihan dapat di optimumkan mengikut keperluan dan sumber yang ada.
iv. Semua staf layak diberi kemudahan desktop bagi tujuan pentadbiran, pengajaran dan pembelajaran dan penyelidikan v. Laptop hanya diberikan kepada pengurusan tertinggi ( Naib Canselor, Timbalan-timbalan Naib Canselor,Pengarah-pengarah, Timbalan-timbalan Pengarah, Dekan-dekan, Timbalan-timbalan Dekan, Ketua-ketua Jabatan, Timbalan-timbalan ketua Jabatan) manakala bagi Jabatan atau Fakulti akan diberikan untuk tujuan gunasama dengan nisbah 1 laptop : 8 staf vi. Sebarang Penambahan di luar nisbah yang ditentukan, mestilah mendapat kebenaran dari Pengarah PTMK dengan disokong oleh Dekan atau Ketua Jabatan vii. viii. ix. Bagi tujuan menaiktaraf spesifikasi komputer, kebenaran bertulis mestilah dibuat kepada Pengarah PTMK dan disokong oleh Ketua Jabatan atau Dekan. Jabatan atau fakulti tidak dibenarkan membuat sebarang perubahan spesifikasi tanpa pengetahuan PTMK kerana ia memberi kesan kepada proses perlupusan peralatan tersebut. Penyediaan komputer bagi bagi tujuan kegunaan makmal untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran akan dipusatkan sepenuhnya dibawah PTMK. Ini bagi memastikan peruntukkan Universiti dapat diuruskan dengan lebih baik dan efisien. Penyediaan spesifikasi komputer akan diutamakan berdasarkan keperluan setiap fakulti bagi memastikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran berjalan lancar. Pembelian komputer bagi tujuan penyelidikan boleh dibuat melalui RMC dan mendapat kelulusan spesifikasi dari PTMK. x. Sebarang permohonan komputer atas apa-apa sahaja kegunaan seperti staf, makmal atau bilik kuliah & dewan kuliah, aktiviti pelajar, ruang gunasama jabatan / fakulti dan sebagainya mestilah mendapat kelulusan mesyuarat ICT. 3.2 Printer i. Penyedian printer adalah berpusat di bawah PTMK sepenuhnya. ii. Peruntukkan pembelian adalah berdasarkan nisah 1 printer : 10 staf iii. Bagi peruntukkan printer warna, setiap Jabatan/Fakulti akan dibekalkan dengan 1 printer warna. iv. Sebarang penambahan di luar nisbah yang ditentukan, mestilah mendapat kebenaran Pengarah PTMK dengan disokong oleh Dekan atau Ketua Jabatan v. Penggunaan nisbah printer yang ditentukan tidak tertakluk kepada kritikal unit yang diperakukan oleh Naib Canselor dan penggunaan Dekan /Ketua Jabatan. vi. Nisbah penyediaan printer akan dipertimbangkan bagi mana-mana unit di bawah jabatan dan fakulti yang melibatkan kekangan dari segi lokasi
sebagai contoh bangunan atau tingkat yang berbeza.ia tertakluk kepada kebenaran Pengarah PTMK dengan diperakukan oleh Ketua Jabatan / Dekan. 3.3 LCD Projektor i. Bagi semua bilik mesyuarat Jabatan/Fakulti/Pusat, pihak PTMK akan menempatkan LCD Pojektor secara tetap MANAKALA: ii. Sebarang penggunaan portable LCD projektor perlu dipinjam dari Unit Bantuan Pengguna PTMK (Helpdesk) bagi penggunaan selain dari bilikbilik yang mempunyai kemudahan tersebut atau yang melibatkan penggunaan di luar kawasan Universiti. 4.0 Bidang Tanggungjawab 4.1 Penyelenggaraan Peralatan i. Semua peralatan ICT gunasama yang dibeli oleh PTMK adalah di bawah tanggungjawab PTMK sepenuhnya. ii. PTMK tidak akan bertanggungjawab dari segi penyelenggaraan dan khidmat sokongan bagi mana-mana peralatan yang dibeli bukan di bawah nama PTMK. 4.2 Penggunaan peralatan i. Pengguna adalah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap penggunaan peralatan ICT yang telah diberikan. ii. Jika berlaku kerosakan peralatan ICT:- a) Kos kerosakan hendaklah ditanggung oleh pengguna jika kerosakan tersebut disebabkan oleh kecuaian semasa tempoh penggunaan. b) Pengguna adalah bertanggungan terhadap kerosakan yang berpunca daripada kecuaian secara langsung atau tidak langsung; c) Pengguna adalah bertanggungjawab untuk membuat pembayaran sekiranya berlaku kerosakkan yang berpunca daripada kecuaian pengguna berdasarkan laporan yang diterima daripada pusat servis komputer. d) Jika pengguna gagal membuat bayaran, tindakan surcaj dan tatatertib boleh dikenakan. Prosedur pembayaran adalah sepertimana prosedur pembayaran kewangan.
iii. Jika berlaku kehilangan peralatan ICT:- a) Jika kehilangan berlaku semasa di dalam milikan dan pengawasan pengguna tersebut, pemakluman hendaklah dibuat oleh pengguna dengan kadar segera dan mengikut Tatacara Menguruskan Kehilangan Harta di Universiti Malaysia Pahang. 5.0 Kaedah perolehan kemudahan komputer 5.1 Penyewaan Komputer i. Penyewaan komputer dibuat bagi kemudahan yang bersifat ruang gunasama seperti dewan kuliah, bilik kuliah,makmal (fakulti & jabatan), bilik latihan dan mana-mana ruang yang dikenalpasti sebagai gunasama. ii. Penyelenggaraan akan dilakukan oleh kontraktor yang memberi penyewaan. iii. Lebih bersifat tetap dari segi kedudukan dan tidak berubah-ubah. iv. Tidak memerlukan proses perlupusan dan tiada kos insurans. 5.2 Pembelian i. Pembelian komputer dibuat bagi komputer yang akan diberikan kepada staf dan gunasama jabatan /fakulti ii. Universiti akan mempunyai aset sendiri (hak milik). iii. Komputer yang telah dilupuskan masih boleh memberi faedah kepada universiti sama ada dari segi komponen dalamannya atau ia boleh dihadiahkan kepada sekolah-sekolah dan sebagainya. Kesimpulan Diharap dengan adanya garis panduan ini akan memastikan pengurusan aset ICT Universiti menjadi lebih tersusun dan sistematik. Di samping itu juga, semua staf hendaklah mematuhi garis panduan ini supaya amalan bersifat ketelusan dapat dilaksanakan. Disediakan oleh : Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi (PTMK) Universiti Malaysia Pahang