SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART KENDARAAN BERMOTOR PADA TOKO ENJOY MOTOR LAMPUNG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rissa Restiana 10.12.4848 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEM OF VEHICLE SPAREPARTS SELLING AT ENJOY MOTOR SHOP LAMPUNG SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART KENDARAAN BERMOTOR PADA TOKO ENJOY MOTOR LAMPUNG Rissa Restiana Anggit Dwi Hartanto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Inventory in the company, understanding or process depending on the type of the company. If the company belongs to a group of manufacturing companies means inventory will be managed inventory includes finished products, products in process inventory inventory of raw materials, auxiliary materials and other supplies. Whereas if the firm belongs to a group trading company, then managed inventory alone is only one kind of motor vehicle spare parts inventory of merchandise which is the motor vehicle spare parts purchased and then resold. From that sense, it can be concluded that the management of inventory depending on the type of company. So that inventory management can be said to be possessed only limited purchase and then used for dayto-day activities. While it can be concluded that the inventory management / inventory records made when purchasing motor vehicle spare parts and spending alone. The application of the proposed new system provides benefits in improving company performance and meet the elements of a good internal control system in the company so many errors and problems that can be solved previously common. Besides sales and inventory systems are designed to function provides motor vehicle spare parts inventory information (reports) and required sales management to evaluate the performance of the company and make policy and strategy for the development of the company. This application includes the process of recording incoming motor vehicle spare parts, automobile spare parts out / taking of motor vehicle spare parts, supplier data and the data of motor vehicle spare parts, making the required reports regarding motor vehicle spare parts inventory in shop Enjoy Motor. The research method used is the waterfall. The purpose of this research is to make sales and inventory application. Software used to build the information system is a Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000. Keywords : Information systems, Sales, Spare Parts, Visual Basic 6.0, SQL Server 2000
1. Pendahuluan Toko Enjoy Motor salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang penjualan sparepart kendaraan bermotor. Salah satu masalah dalam sistem penjualan pada Toko Enjoy Motor adalah lambatnya pencarian stok barang dan pendataan transaksi serta rekap laporan transaksi yang sudah terjadi, karena masih dilakukan secara manual dengan menggunakan nota sebagai bukti transaksi dan pencarian stok dilakukan dengan melihat stok yang ada digudang saat ini sehingga memungkinkan adanya kesalahan ketika melihat stok yang tersedia digudang. Selain itu seringkali laporan manual hasil transaksi hilang karena hanyaa berupa lembaran kertas dan tidak ada backup data transaksi yang sudah terjadi. Maka dari itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pendataan penjualan sparepart kendaraan bermotor pada Toko Enjoy Motor Lampung sehingga informasi mengenai penjualan yang sudah terjadi maupun stok barang lebih akurat dan cepat dalam penyajiannya. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantungan sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Ciri pokok sistem menurut Gaspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsure-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Sementara itu Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. 1
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi penjualan pada Toko Enjoy Motor, Penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat. Berdasarkan dari pengamatan penulis mengenai analisis sistem yang berjalan mengenai sistem penjualan Toko Enjoy Motor ini belum efisien dan juga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menginputkan data, kemungkinan adanya laporan sistem penjualan yang tidak efisien dan membutuhkan waktu yang lama, dikarenakan proses penjualan ini sangat lambat dan masih manual penulis mencoba membuat sistem informasi penjualan Toko Enjoy Motor untuk memberikan informasi yang terkomputerisasi dan dapat mempercepat dalam pencariannya. 3.2 Konsep Penjualan Penjualan merupakan suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Beberapa ahli menyatakan sebagai ilmu dan sebagai seni, adapula yang memasukkannya kedalam masalah etika dalam penjualan. Pada pokok istilah penjualan dapat diartikan sebagai berikut : menjual adalah ilmu dan seni untuk mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang dan jasa yang ditawarkan. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan upaya perusahan untuk memulai memiliki sistem baik yang lama maupun untuk memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Dengan adanya aplikasi penjualan ini nantinya pemilik dan karyawan tidak lagi direpotkan dengan semua yang berhubungan dengan masalah penjualan Toko Enjoy Motor. 3.4 Flowchart Sistem flowchart merupakan diagram aliran yang menggambarkan suatu sistem logika komputer yang digunakan proses pengolahan data. Adapun flowchart sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : 2
Gambar 3.1 Flowchart yang diusulkan 3.5 DFD (Data Flow Diagram) Untuk mendukung perancangan sistem penjualan penulis menggambarkan data flow diagram pada Toko Enjoy Motor untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. 3
Gambar 3.2 DFD (Data Flow Diagram) 4
4. Implementasi Dan Perancangan 4.1 Implementasi Implementasi merupakan tahapan penerapan dari perancangan yang telah dibuat. 4.2 Pembahasan Pembahasan merupakan tahapan ketika penelitian diimplementasikan yang meliputi pembahasan kode program dan pengujian program. 4.3 Blackbox Testing Blackbox testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan yang disebutkan dalam spesifikasi. Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasilnya dari unit itu sesuai dengan proses yang inginkan. 4.4 Whitebox Testing Whitebox testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Salah satu contoh whitebox testing adalah saat pemilik login salah memasukkanpassword maka akan muncul pesan password salah untuk mengatasi hal tersebut maka perlu dibuat validasi beberapa kondisididalam program yang menentukan layak atau tidaknya validasidata pada kolom tersebut. 4.5 Pemeliharaan Untuk menjaga agar sistem yang telah dibuat lebih terjaga, berikut ini beberapa tips yang perlu dilakukan : 1. Lindungi komputer server dengan memasang antivirus dan firewall 2. Scan komputer server dank lien minimal 1 minggu sekali 3. Update antivirus secara teratur 4. Backup database minimal 1 minggu sekali untuk mengantisipasi ketika terjadi kerusakan terhadap komputer maka sistem sudah memiliki backup data. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya : 5
1. Untuk membangun sebuah sistem informasi penjualan sparepart kendaraan bermotor pada Toko Enjoy Motor Lampung dibutuhkan langkah mengidentifikasi masalah, mencari landasan teori yang berkaitan, melakukan analisis dan perancangan, melakukan implementasi,melakukan pengujian program. 2. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan penyajian informasi. Selain itu juga banyaknya kesalahan pada pengolahan data. Dengan adanya sistem baru keterlambatan penyajian informasi dan kesalahan dalam pengolahan data dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang disampaikan menjadi lebih akurat. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang telah berjalan selama ini tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung proses pengolahan data menjadi lebih efisien. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya sistem informasi penjualan yang sudah terkomputerisasi jika digunakan pada Toko Enjoy Motor antara lain : a. Dapat menghemat waktu untuk pencatatan data b. Dapat menyajikan informasi cepat dan akurat 5.2 Saran Untuk perkembangan yang lebih baik bagi peneliti selanjutnya, maka beberapa saran berikut perlu dilakukan : 1. Diharapkan bagi peneliti selanjutnya untuk mengembangkan aplikasi penjualan sparepart Toko Enjoy Motor ini agar menjadi lebih baik dikemudian hari. Yaitu dengan lebih memahami kebutuhan dari pengguna sistem dan mampu menentukan sistem yang seperti apa yang lebih cocok dan dapat diterapkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk itu dibutuhkan pemahaman tentang teori sistem basis data, konsep pemrograman, konsep pengembangan sistem, dan konsep analisis yang lebih baik. 2. Diharapkan bagi peniliti selanjutnya bisa menambahkan sistem penyimpanan data setiap 10 menit, untuk mengantisipasi jika terjadi mati listrik sewaktu-waktu. 3. Diharapkan bagi peneliti selanjutnya bisa menambahkan form untuk data pelanggan. 4. Dengan sistem baru ini, pemakai juga disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan 6
masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik. Demikian saran penulis dalam pembuatan sistem informasi penjualan sparepart pada Toko Enjoy Motor. Penulis mengharapkan agar kiranya teman-teman dan para pembaca dapat memberikan saran serta kritik yang sifatnya membangun dalam upaya penyempurnaan sistem informasi ini nantinya. Semoga aplikasi ini dapat berguna dan bermanfaat sebaik-baiknya. 7
DAFTAR PUSTAKA Alfatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Kolter, Philip and Keller Lanne, Kevin.2008. Manajemen Pemasaran. Jakarta : Penerbit Erlangga 8