KONSEP SISTEM INFORMASI

Konsep Sistem Informasi Pertemuan 4 Sistem Informasi Fungsional 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Keuangan 3. Sistem Informasi Manufaktur 4. Sistem Informasi Pemasaran 5. Sistem Informasi SDM Pokok Bahasan 1

Sistem Informasi Fungsional Sistem informasi yg ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan Sistem Informasi Pemasaran Fungsi Pemasaran Functional Information Systems Represent Functional Physical Systems Sistem Informasi Fungsional Sistem Informasi Manufaktur Fungsi Manufaktur Sistem Informasi Keuangan Fungsi Keuangan Sistem Informasi Akuntansi Fungsi Akuntansi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Fungsi SDM Sistem Fisik Perusahaan 2

Sistem Informasi Fungsional Sistem Informasi Akuntansi menyediakan informasi yang merekam & melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam perusahaan. Sistem Informasi Keuangan menyediakan informasi yg mencakup semua transaksi keuangan dan kontrol terhadap sumber daya keuangan Sistem Informasi Manufaktur Sistem informasi yg mendukung perencanaan, kontrol dan penyelesaian masalah yg berhubungan dengan produk/jasa yg dihasilkan oleh perusahaan Sistem Informasi Pemasaran menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas pemasaran. Misal : manajemen penjualan, promosi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Fungsional (lanj.) menyediakan informasi yang dipakai oleh aktivitas manajemen personalia. Mis: informasi gaji, kinerja pegawai, dll 3

Sistem Informasi Akuntansi 1. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Wilkinson, 2000: Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan 4

Sistem Informasi Akuntansi Dapat disimpulkan bahwa : 1. Sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, mengolongkan,mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan. 2. SIA lebih berorientasi pada data daripada yang bersifat historis 3. Pemakai informasi keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi adalah pihak dalam perusahaan, terutama manajemen dan pihak luar yang berkepentingan terhadap perusahaan. Information Data Accounting Information System Environment Data processing software Database Manajemen Model SIA Input physical resources Transform Output physical resources Environment 5

Proses SIA : Pemrosesan Transaksi Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan kegiatan operasional, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: Penjualan produk atau jasa Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier Penerimaan kas Pengeluaran kas Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan Proses SIA : Pemrosesan Informasi Tujuan kedua sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan 6

5 Tugas dasar SIA Pengumpulan Data Manipulasi / Pemrosesan Data Pengklasifikasian Pengurutan Penghitungan Pengihtisaran Manajemen Data Pengendalian Data Penyiapan Dokumen 5 Tugas dasar SIA Pengumpulan Data memasukkan data transaksi melalui formulir Men-sahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. 7

5 Tugas dasar SIA Pemrosesan Data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: Pengklasifikasian / menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. Menyalin data ke dokumen atau media lain. Mengurutkan, atau menyusun data menurut karaktersitiknya. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. Melakukan penghitungan. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif. Membandingkan data utk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada. Manajemen Data Penyimpanan Pemutakhiran Pemunculan kembali Pengendalian Data Tujuan : untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data untuk menjamin bahwa datayang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Penyiapan Dokumen Pengintepretasian Pelaporan 5 Tugas dasar SIA 8

Karakteristik SIA Melaksanakan tugas yang diperlukan Berpegang pada prosedur yang relatif standar Manangani data secara rinci Berfokus pada historis Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal Pemakai SIA Internal Users pemilik, manajemen, dan semua level dalam organisasi Pemakai kategori internal users akan memanfaatkan informasi akuntansi untuk pertanggungjawaban dan membuat keputusan External Users with direct financial interest investor dan kreditor atau investor dan kreditor potensial menggunakan informasi akuntansi untuk menilai prestasi keuangan perusahaan dan pembuatan keputusan investasi dan kredit external users with indirect financial interest agen pemerintah, organisasi buruh, perencana ekonomi, konsultan,pelanggan, dan masyarakat digunakan untuk menilai pertanggungjawaban entitas bisnis terhadap lingkungannya 9

SISTEM INFORMASI KEUANGAN 2. Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Keuangan Menyediakan informasi kepada orang atau sekelompok orang, baik di dalam maupun di luar perusahaan, mengenai masalah keuangan perusahaan Informasinya disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan saran dari sistem pakar Data keuangan berasal dari sumber internal dan eksternal 10

Model SIK Input subsystems subsistem Informasi akuntansi Sumber internal Subsistem Audit internal Sumber eksternal Subsistem Intelijen keuangan Database Output subsystems Susbsistem peramalan Subsistem Manajemen dana Subsistem pengendalian Data Information pemakai D-21 Sub Sistem Keuangan Subsistem Intelijen Berfungsi untuk mengidentifikasi sumber-sumber terbaik bagi keuangan dari pemegang saham, dan masyarakat keuangan. Tujuannya adalah untuk menambah dana (modal) perusahaan Subsistem Audit Berfungsi untuk memeriksa/ melakukan auditing/ analisis terhadap catatan keuangan yang ada di dalam perusahaan (internal) untuk menguji kebenarannya Audit Keuangan (oleh auditor internal dan eksternal) Audit Operasional memeriksa efektifitas prosedur Subsistem Informasi Akuntansi Berupa sistem informasi akuntansi keuangan perusahaan 11

Sub Sistem Keuangan Subsistem Peramalan & Perencanaan Berfungsi untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan & proyeksi dalam bisnis. Juga untuk menganalisis alternatif lain dalam pendanaan Dapat menggunakan : Kuantitatif melibatkan perhitungan/ model matematika, misal: dengan regresi Non Kuantitatif dengan penafsiran subyektif Teknik : * konsensus panel : sekelompok pakar berdiskusi langsung * metode delphi : sekelompok pakar memberikan analisis tertulis * sistem rapat elektronik (EMS = electronic meeting system) sbg pendekatan GDSS, diskusi antar pakar melalui berbagai macam alat elektronik Sub Sistem Keuangan Subsistem Manajemen Dana Berfungsi untuk mengelolah aset seperti kas & saham dengan manfaat tinggi dan resiko kecil. Salah satu tugasnya adalah memberikan saran untuk membeli/ menjual saham Memastikan arus masuk pendapatan lebih besar daripada arus keluar biaya Memastikan kondisi yang stabil sepanjang tahun Subsistem Pengendalian Melakukan evaluasi atas dampak keuangan thd pengeluaran modal untuk mengendalikan anggaran operasi selama tahun berjalan untuk memenuhi tujuan operasional perusahaan (proses penganggaran, laporan anggaran, rasio) 12

Tipe Auditing Audit Keuangan akurasi catatan Audit Operasional efektifitas prosedur Pengendalian yg memadai Efisiensi Ketaatan pd kebijakan perusahaan Audit Kesesuaian Rancangan Sistem Pengendalian Internal Kontribusi auditor internal pada CBIS tergantung pada : D-25 Internal Auditor Pengetahuan dan keahlian yang dimiliki (tidak selalu terkait dengan akuntansi) Sikap manajemen puncak thd audit D-26 13

1. 2. Model peramalan Ramalan penjualan Manajemen puncak Ramalan penjualan Yg disetujui Proses Penganggaran 4. Kebutuhan keuangan Manajer keuangan Anggaran Keuangan yg diminta 3. Kebutuhan sdm manajer sdm Anggaran sdm yg diminta 5. Model perencanaan Sumber daya Kebuthuan jasa informasi Manajer jasa informasi Anggaran Jasa informasi yg diminta Manajemen puncak Anggaran operasi terkhir Kebutuhan manufaktur Manajer manufaktur Anggaran manufaktur yg diminta Kebutuhan pemasaran Example Budget Report Manajer pemasaran Anggaran pemasaran yg diminta BUDGET REPORT AS OF JANUARY 31 MIDWEST REGION CURRENT MONTH YEAR-TO-DATE ITEM BUDGET ACTUAL DOLLARS BUDGET ACTUAL DOLLARS SALARIES $23,500 $22,000 $1,500- $59,000 $54,250 $4,750- TRAVEL 8,250 9,000 750+ 23,500 28,100 4,600+ ENTERTAINMENT 1,400 1,635 235+ 4,200 5,100 900+ TELEPHONE 200 85 115+ 600 225 375+ RENT 535 535 0 1,605 1,605 0 FURNITURE 0 0 0 420 505 85+ SUPPLIES 625 410 215-1,875 1,320 555- MISC. 400 620 220+ 1,200 1,963 765+ TOTAL $34,910 $34,285 625- $92,400 $93,070 670+ D-27 D-28 14

User dari SIK Subsystem Funds User Forecasting Management Control Vice-president of finance Other executives Controller Manager of accounting Manager of financial planning Director of budgets Other functional managers D-29 SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR 3. Sistem Informasi Manufaktur 15

Sistem Informasi Manufaktur Merupakan sistem informasi yang digunakan utk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanan & pengendalian proses produksi. Sebagai Sistem Fisik Komputer pada Manufaktur Berbagai aplikasi untuk kontrol mesin di area produksi Computer-Aided Design - CAD Computer-Aided Manufakturing CAM Robotic Sebagai Sistem Informasi Reorder Point (ROP) System Material Requirements Planning MRP Manufakturing Resource Planning MRP II Just In Time JIT 16

CAD (Computer-Aided Design) Melibatkan komputer untuk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. Awalnya pada industri dirgantara, mobil, hingga struktur rumit lainnya CAM (Computer-Aided Manufacturing) Melibatkan komputer dalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti : ban berjalan 17

Robotik Alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Contoh : robot industrial pada industri mesin ROP (reorder point) Merupakan sistem informasi manufaktur yang paling sederhana Suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali (reorder point). 18

MRP (Material Requirements Planning) suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi MRP melakukan analisa thd penjadwalan produksi dan kebutuhan material (kuantitas (jumlah), kapan diperlukan (tanggal)) Components: 1. Sistem Penjadwalan Produksi Menjadwal produksi yang harus dilakukan 2. MRP system Kebutuhan material utk memproses sejumlah unit yang dibutuhkan. 3. Capacity requirements planning system memastikan produksi terjadwal sesuai dengan kapasitas pabrik 4. Sistem Pelepasan Pesanan mencetak laporan pelepasan dan pemesanan File Pesanan Pelanggan File Ramalan Penjualan File Persediaan Barang Jadi File Kapasitas Produksi 1. Sistem Penjadwalan Produksi Daftar Bahan Baku Jadwal Produksi Induk File Persediaan Bahan Baku MRP System 3. Capacity requirements planning 2. Material requirements planning system Lap. Perencanaan Lap. Kinerja Lap. Pengecualian Perubahab Pesanan terencana Jadwal Pesanan Terencana Sistem Pembelian Laporan Pelepasan Pesanan 4. Sistem Pelepasan Pesanan Laporan Pelepasan Pesanan Sistem Pengendalian Lantai Kerja C-38 19

MRP II (Manufacture Resource Planning) Merupakan pengembangan dari MRP yg diaplikasikan untuk seluruh area manufaktur Keuntungan Efisiensi penggunaan sumber daya Perencanaan prioritas yg lebih baik Peningkatan layanan pelanggan Semangat kerja pegawai meningkat Manajemen informasi yg lebih baik Entry Pesanan Sistem Informasi eksekutif Material requirements planning Sistem Informasi Fungsional lain MRP II System Penerimaan Penagihan Pembelian Piutang Buku Besar Hutang 20

JIT (Just-in-time) suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau tepat pada waktunya (just in time). Kelemahannya adalah pada fasilitas produksi salah satu fasilitas produksi macet dpt menimbulkan shortage cost yg besar Terdiri dari: Subsistem Input Informasi Akuntansi Model Sistem Informasi Manufaktur Menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur. Bentuk data input berupa terminal yg ditempatkan di beberapa bagian kerja Subsistem Rekayasa Industri Terdiri dr para industrial engineer, yg mempelajari proses produksi agar lebih efisien Subsistem Intelijen Manufaktur Menyediakan data bagi perusahaan, yg berasal dari luar lingkungan perusahaan 21

Sistem Informasi Manufaktur Subsistem output Input subsystems Internal sources Subsistem Produksi Proses transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi Subsistem Persediaan Menggunakan formula matematika untuk menentukan volume aktifitas produksi dari bahan mentah, proses produksi hingga barang jadi Subsistem Kualitas memantau arus material, dimulai dari pemasok, melalui proses produksi, hingga ke pelanggan Subsistem Biaya Mengukur dan mengendalikan biaya dari kegiatan produksi melalui umpan balik informasi Accounting information system Industrial engineering system Environmental sources Manufacturing intelligence subsystem Model System Manufacturing D A T A B A S E Output subsystems Production subsystem Inventory subsystem Quality subsystem Cost subsystem Data Information Users C-44 22

Accounting Information System [AIS] Mengumpulkan data melalui terminal pengumpulan data Data tentang sumber daya manufaktur (man, material, dan machine) merupakan data penting produksi Manajemen menggunakan seluruh data tersebut untuk memonitor aktifitas dalam sistem produksi C-45 Industrial Engineering Subsystem industrial engineer mempelajari operasional manufaktur dan membuat rekomendasi utk meningkatkan kegiatan manufaktur. Tugasnya antara lain adalah melakukan pengaturan standar industri, yaitu salah satu unsur yg penting utk menetapkan management by exception di area manufaktur (misalnya: berapa lama waktu yg digunakan untuk proses produksi) C-46 23

Manufacturing Intelligence Subsystem Memungkinkan manajemen mengetahui perkembangan terakhir sumber-sumber pekerja, material dan mesin Informasi pekerja Formal Informal Informasi Pemasok Pemilihan pemasok untuk penyediaan material Pengumpulan informasi ttg data pemasok : Quisioner (produksi & kualitas pemasok) Analsis finansial (neraca, rugi & laba) Observasi Digunakan untuk: C-47 Production Subsystem Mengatur proses produksi sehari-hari Mendukung manager dalam menyediakan fasilitas produksi, pengambilan keputusan utk mendirikan dan penentuan lokasi pabrik baru C-48 24

Inventory Subsystem Management manufaktur bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan barang dalam proses. Kuantitas pemesanan yg baik dipengaruhi oleh : Biaya pemeliharaan Biaya pembelian Kuantitas pemesanan ekonomis (Economic Order Quantity-EOQ) menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta mengidentifikasi biaya kombinasi terendah Kuantitas manufaktur ekonomis (Economic manufacturing quantity-emq) menteimbangkan biaya penyimpanan persediaan dengan biaya ketidak-efisienan produksi. Quality Subsystem Kontrol kualitas hrs dilakukan pd setiap proses produksi Beberapa pendekatan Total quality management (TQM) Six Sigma Lean Six Sigma dll C-50 25

Cost Subsystem Sistem penentuan biaya untuk proses produksi Laporan periodik atau khusus Subsystem User Inventory Quality Production Cost Vice president of manufacturing Other executives Plant Superintendent Manager of planning and control Manager of Engineering Manager of quality control Director of purchasing Manager of inventory control Other managers User Manufacturing Information System C-51 C-52 26

SISTEM INFORMASI PEMASARAN 4. Sistem Informasi Pemasaran Pemasaran Terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi yg memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan (william M. Pride & O.C Ferrell) 27

Marketing Strategic Marketing mix Product Promotion Place Price Kotler s 3 information flows Informasi pemasaran internal 17-55 Evolusi Konsep Sistem Informasi Pemasaran Informasi yg dikumpulkan dan berputar di dalam perusahaan Intelijen pemasaran Informasi yg mengalir dari lingkungan ke perusahaan Komunikasi pemasaran Informasi yg mengalir dari perusahaan ke lingkungan 17-56 28

Kotler s Information Flows Internal marketing information Firm Marketing intelligence Marketing communications Sistem Informasi Pemasaran Environment Suatu sistem berbasis komputer yg bekerjasa sama dengan sistem informasi fungsional lain utk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yg berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan 17-57 29

Model SI Pemasaran Subsistem Input Berasal dari sistem informasi akuntansi yg melakukan pengumpulan data untuk menjelaskan transaksi pemasaran. Selain itu juga mencakup Subsistem intelijen pemasaran dan Subsistem penelitian pemasaran Subsistem Output Subsistem produk Subsistem tempat Subsistem promosi Subsistem harga Subsistem Bauran (Mix) Input subsystems Accounting information system Internal sources Marketing research subsystem Environmental sources Marketing intelligence subsystem MKIS Model D A T A B A S E Data Output subsystems Product subsystem Place subsystem Promotion subsystem Price subsystem Integratedmix subsystem Information Users 17-60 30

SI Akuntansi Menyediakan data pesanan penjualan Bentuk data Laporan Periodik Laporan khusus Model matematika dan sistem pakar Subsistem Penelitian Pemasaran Data Primer data yg berasal dari perusahaan data dari sales) Survey Observasi Interview Pengujian terkendali (mis: Data Sekunder data yg berasal dari orang/perusahaan lain Mailing list Statistik penjualan 31

Subsistem Intelijen Pemasaran Mengumpulkan data pesaing secara etis Mengumpulkan data pelanggan Subsistem Produk Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) Menelusuri penjualan suatu produk mulai dari pengenalan produk, perkembangan, dewasa, dan penurunan Saluran distribusi Subsistem Tempat Produk/materi, uang, dan saluran informasi mengalir melalui saluran distribusi Dua pendekatan komunikasi Informasi umpat balik & umpan maju Electronic Data Interchange (EDI) komunikasi yg dilakukan oleh masing-masing komputer milik perusahaan,retailer dan konsumer 32

Subsistem Promosi Agen Periklanan Penjualan secara personal Sales promosi Subsistem Harga Penentuan harga berdasarkan biaya Penentuan harga berdasarkan Permintaan Penggunaan Sistem Informasi Pemasaran oleh Manajer Perusahaan besar menggunakan komputer sebagai alat pemasaran Untuk mempelajari keinginan dan kebutuhan konsumen Menformulakan bauran pemasaran Melihat seberapa jauh bauran pemasaran diterima oleh konsumen 33

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA 5. Sistem Informasi SDM Kegiatan Utama SDM Perekrutan dan Penerimaan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Data Penghentian dan Administrasi Tunjangan 34

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang berisi sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi tersebut pada pemakai Model SI SDM Input subsystems Accounting information system Subsistem Penelitian sumber daya manusia Susbsistem Intelijen sumber daya manusia HRIS Database Output subsystems Subsystem Perencanaan Angkatan kerja Subsystem perekrutan Subsystem Manajemen Angkatan kerja Subsystem tunjangan Subsystem benefit Subsystem Pelaporan lingkungan Data Information Users 35

Accounting Information Subsystem 2 Tipe data 1. Personnel -- name, birth date, sex, marital status, education, skills, etc. 2. Accounting -- hourly rate or monthly salary, taxes, insurance deductions, etc. Examples: E-71 Human Resources Research Subsystem Job analyses and evaluations Succession studies Grievance studies E-72 36

Human Resources Intelligence Subsystem Mengumpulkan data yg berhubungan dgn sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan : Pemerintah pemerintah menyediakan data dan informasi yg membantu perusahaan dalam menerapkan aturan pekerja Pemasok sumber tenaga kerja Serikat Pekerja mengatur kontrak antara serikat pekerja dan perusahaan Masyarakat Global menyediakan sumber daya lokal spt perumahan, pendidikan, dll. Masyarakat keuangan informasi ekonomi untuk perencanaan personil Pesaing Work Force Planning Subsystem Memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang Aplikasi operasional: Bagan organisasi Peramalan gaji Job analysis/evaluation Planning Pemodelan angkatan kerja 37

Recruiting Subsystem Penelusuran Pelamar Pencarian internal Penilaian kinerja Pelatihan Pengendalian posisi Relokasi Skills/competency Suksesi Kedisiplinan E-75 Work Force Management Subsystem E-76 38

Compensation Subsystem Peningkatan penghargaan Gaji Kompensasi eksekutif Bonus Kehadiran Tunjangan tetap Laporan tunjangan Pemberian saham Pemrosesan klaim Benefits Subsystem E-77 E-78 39

Environmental Reporting Subsystem Adalah laporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah E-79 Users of HRIS HR director Other executives Compensation/benefits manager HR planning manager Employee/labor relations manager EEO/AAP manager Recruiting & selection dvlpmnt mgr Training manager Manager of accounting Payroll manager Other managers Recruiting 40