BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Uraian Teoretis Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu oganisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan (Sutabri, 2005: 42). Sistem informasi umumnya menyediakan tiga jenis informasi, yaitu: 1. Informasi pengumpulan data (Score-keeping information) adalah informasi berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan, berguna bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi kinerja para personilnya. 2. Informasi pengarahan perhatian (Attention-directing information) adalah informasi yang membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalahmasalah menyimpang yang terjadi di dalam perusahaan, berguna bagi manajemen tingkat menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di dalam perusahaan. 3. Informasi pemecahan masalah (Problem-solving information) adalah informasi yang berguna bagi manajer tingkat atas untuk mengambil keputusan dalam 6

2 memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Informasi ini biasanya dihubungkan dengan pengambilan keputusan yang tidak berulang dan situasi yang membutuhkan analisis manajemen tingkat atas. Untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh setiap tingkat manajemen, dibutuhkan informasi yang tepat dan sesuai. Untuk setiap tingkat manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula. Karakteristik informasi ini antara lain: 1. Kepadatan Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, kepadatan informasi yang diperlukan adalah yang terperinci dan kurang padat karena digunakan untuk pengendalian operasi, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, kepadatan informasi yang diperlukan adalah yang lebih tersaring, ringkas, dan padat. 2. Luas Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, luas informasi yang diperlukan adalah yang terfokus pada suatu masalah tertentu karena digunakan untuk tugas yang lebih khusus, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, luas informasi yang diperlukan adalah yang lebih luas cakupannya karena digunakan untuk tugas yang lebih umum. 3. Frekuensi Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diperlukan adalah rutin karena digunakan untuk tugas yang polanya terstruktur dan berulangulang dari waktu ke waktu, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi 7

3 tingkatannya, frekuensi informasi yang diperlukan adalah tidak rutin atau mendadak (ad hoc) karena digunakan untuk tugas yang polanya lebih tidak terstruktur dan waktunya tidak tentu. 4. Waktu Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah yang bersifat historis karena digunakan untuk pengendalian operasi dan pemeriksaan tugas-tugas rutin yang sudah terjadi, sedangkan untuk manajemen tingkat tinggi, informasi yang dibutuhkan adalah yang lebih bersifat masa depan, seperti prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan. 5. Akses Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah yang berulang setiap periode sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi dalam bentuk laporan periodik dan dapat diakses secara offline, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, informasi yang dibutuhkan tidak memiliki periode tetap sehingga diperlukan akses secara online untuk mengambil informasi kapanpun dibutuhkan. 6. Sumber Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, sumber informasi yang diperlukan adalah bagian internal perusahaan karena digunakan untuk tugas yang lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, sumber informasi yang diperlukan adalah bagian eksternal perusahaan karena digunakan untuk tugas yang lebih berorientasi 8

4 pada perencanaan strategik yang berhubungan dengan eksternal perusahaan Sistem Informasi Pemasaran Menurut Kotler (2009), sistem informasi pemasaran adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk. Sistem informasi pemasaran menyediakan informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas pemasaran perusahaan. Dalam sistem informasi pemasaran, terdapat input dan output. Setiap output subsistem menyediakan informasi mengenai elemen penting atau elemen penentu (critical element) dalam bauran pemasaran (marketing mix). Bauran pemasaran terdiri dari empat bagian utama yang harus dikelola oleh manajemen agar sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen, serta menguntungkan bagi perusahaan. Beberapa karakteristik sistem informasi pemasaran,yaitu: 1. Sistem informasi pemasaran meliputi detail transaksi penjualan hari demi hari, memanajemenkan dan mengontrol operasi pemasaran, serta merencanakan penjualan dan berbagai strategi di masa yang akan datang. 2. Sistem informasi pemasaran berhubungan dengan pasar dan produk saat ini, serta rencana-rencana yang menyangkut pasar dan produk di masa yang akan datang. 3. Sistem informasi pemasaran bergantung pada TPS (transaction processing system), MIS (management information system), dan DDS (decision making and decision support system). 9

5 4. Sistem informasi pemasaran dapat dibagi menjadi dua subsistem, yaitu subsistem penjualan dan subsistem pemasaran. Subsistem penjualan mencatat data mengenai transaksi penjualan per hari, seperti nama pelanggan, jumlah item, jumlah yang dipesan, jenis pembayaran, dan alamat pengepakan yang kemudian diolah menggunakan TPS (transaction processing system). Subsistem pemasaran memfokuskan pada perencanaan dan pengawasan, serta bergantung pada MIS dan DDS. 5. Dengan sistem informasi pemasaran, data dihasilkan oleh sistem penjualan yang menyediakan informasi tentang kondisi produk dan tugas dari staf penjualan. 6. DDS membantu dalam perencanaan masa depan perusahaan dengan membimbing dalam berbagai aspek pekerjaan, seperti meramalkan penjualan, menentukan harga, merancang strategi promosi, dsb. 7. Sistem informasi pemasaran juga dapat disusun dalam beberapa subsistem yang meliputi : a. Subsistem order entry b. Subsistem customer profile c. Subsistem product management d. Subsistem sales forecasting e. Subsistem advertising f. Subsistem market research Sistem informasi ini memberi dukungan dalam penyediaan informasi untuk pemasaran. Ada lima kelompok informasi penting dalam bidang pemasaran, 10

6 yaitu produk, promosi, harga, tempat, dan gabungan dari keempat hal tersebut. Informasi produk menyangkut produk yang dijual dan produk-produk kompetitor. Informasi promosi menyangkut cara, media, dan waktu promosi yang dilakukan. Informasi harga menyangkut harga produk, termasuk harga dari produk kompetitor. Dan, informasi gabungan merupakan informasi tentang strategi terintegrasi yang melibatkan keempat hal tersebut (Nugroho, 2008: 136). Tabel 2.1 Sistem Informasi yang Diperlukan Menurut Tingkat Manajemen Tingkat Atas Tingkat Menengah Tingkat Bawah Perencanaan produk Perencanaan promosi Perencanaan saluran distribusi Penentuan harga Perkiraan penjualan Sumber : Nugroho (2008: 136) berikut: Analisis pangsa pasar Analisis distribusi Analisis profitabilitas produk Analisis penjualan dan tren Analisis kinerja tenaga pemasaran Analisis penganggaran dan pengeluaran Pesanan konsumen Penagihan Pemenuhan back order Penjualan menurut produk, tempat, salesman Kotler (2009) mendefinisikan tiga jenis informasi pemasaran sebagai 1. Inteligensi Pemasaran (Marketing Intelligence) adalah informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan. 2. Informasi Pemasaran Internal (Internal Marketing Information) adalah informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan. 3. Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) adalah informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan. 11

7 Model sistem informasi pemasaran yang sering dikenal dengan Marketing Information System (MIS) merupakan suatu model dasar untuk mengorganisasikan semua sistem informasi fungsional. Data Sumber: McLeod (2008: 243) Informasi Gambar 2.1 Model Sistem Informasi Pemasaran Model sistem informasi pemasaran terdiri dari subsistem output dan subsistem input (McLeod, 2008: 242). Setiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem sebagai bagian dari marketing mix. Ada lima bagian, yaitu: 1. Subsistem produk (Product subsystem), yang menyediakan informasi mengenai produk-produk perusahaan. 12

8 2. Subsistem lokasi (Place subsystem), yang menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahan. 3. Subsistem promosi (Promotion subsystem), yang menyediakan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan. 4. Subsistem harga (Price subsystem), yang membantu manajer untuk mengambil keputusan harga. 5. Subsistem bauran terintegrasi (Integrated-mix subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas. Subsistem input terdiri dari tiga bagian, yaitu: 1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction processing system), yang mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan, lalu memasukkannya ke dalam basis data. 2. Subsistem riset pemasaran (Marketing research subsystem), yang mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus. 3. Subsistem intelegensi pemasaran (Marketing intelligence subsystem), yang mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran Pengambilan Keputusan Keputusan adalah suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar dengan cara menganalisis kemungkinan-kemungkinan dari 13

9 alternatif tersebut bersama konsekuensinya. Setiap keputusan akan menentukan pilihan terakhir, yang dapat berupa tindakan atau opini. Semuanya bermula dari keperluan untuk melakukan sesuatu, tetapi belum mengetahui apa yang harus dilakukan. Keputusan dapat dikategorikan dalam tiga jenis, yaitu: 1. Keputusan terstruktur, yang merupakan keputusan yang bersifat rutin atau berulang sehingga lebih mudah diperhitungkan sebelumnya. Keputusan jenis ini terutama berada pada wewenang manajemen tingkat bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang 2. Keputusan setengah terstruktur, yang merupakan keputusan yang sebagian bersifat rutin atau berulang dan sebagian lagi tidak. Keputusan jenis ini lebih rumit dan membutuhkan perhitungan dan analisis yang terperinci. Contoh: keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi 3. Keputusan tidak terstruktur, yang merupakan keputusan yang tidak bersifat rutin atau berulang, dapat dikatakan tidak selalu terjadi. Keputusan jenis ini berada pada wewenang manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan jenis ini tidak mudah didapatkan dan tidak banyak tersedia, juga umumnya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan jenis ini. Contoh: keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain 14

10 Berikut ini adalah tipe-tipe keputusan dan teknik-teknik pembuatan keputusan yang dapat membantu manajer dalam memecahkan masalah permasalahan perusahaan. Tabel 2.2 Tipe-tipe Keputusan dan Teknik-teknik Pembuatan Keputusan Tipe-tipe Keputusan Terprogram: Keputusankeputusan rutin dan berulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya. Tidak terprogram: Keputusan-keputusan sekali pakai, dengan struktur yang kurang bagus. Kebijaksanaan ditangani dengan proses pemecahan masalah umum. Sumber : Simon dalam Sutabri (2005: 55) Teknik-teknik Pembuatan Keputusan Tradisional 1. Kebiasaan 2. Kegiatan rutin: prosedur-prosedur pengoperasian standar 3. Struktur organisasi: -Pengharapan umum - Sistem tujuan -Saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik 1. Kebijakan intuisi dan kreativitas 2. Coba-coba (Trial and error) 3. Seleksi dan latihan para pelaksana Modern 1. Teknik-teknik riset operasi: Analisis matematika modelmodel simulasi komputer 2. Pengolahan data elektronik Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada: 1. Latihan membuat keputusan 2. Penyusunan program-program komputer heuristik Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan (Sutabri, 2005: 129). Tujuannya adalah untuk menjelaskan paham pengambilan keputusan yang penting dan kemudian juga mengenai hubungan antara teori tersebut untuk merancang sistem informasi (Sutabri, 2005: 130). 15

11 Tabel 2.3 Tahap Proses Pengambilan Keputusan dan Penjelasannya Tahap Proses Pengambilan Keputusan Pemahaman Perancangan Pemilihan Sumber : Simon dalam Sutabri (2005: 55) Penjelasan Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan. Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan Penelitian Terdahulu Idri Yanti (2006), Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Proses Pengambilan Keputusan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Tujuan penelitian adalah untuk mengevaluasi kinerja sistem informasi manajemen dalam mencegah terjadinya kesalahan pengambilan keputusan dan memahami penerapan sistem informasi manajemen dalam perusahaan. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode analisis deskriptif dan deduktif. Hasil penelitian menunjukkan sistem informasi manajemen sangat berperan dalam proses pengambilan keputusan strategis, fungsional, dan rutin. Selain itu, pimpinan dapat mengetahui dengan lebih jelas mengenai kondisi perusahaan dan orang-orang di dalamnya, serta lebih terbantu dalam pengawasan kegiatan perusahaan. 16

12 Mukhtar (2008), Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan oleh Direktur di BLU RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan oleh direktur di BLU-RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen. Penelitian dilakukan dengan metode analisis deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan penerapan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan oleh direktur masih kurang baik. Pelaksanaan sistem informasi manajemen selama ini masih mengalami hambatan, seperti kurangnya sumber daya manusia yang berhubungan dengan pengolahan data, pendanaan, perangkat komputer, dan keadaan politik yang belum stabil Kerangka Berpikir Permasalahan yang terjadi di UD Teguh Jaya adalah kurang terintegrasinya sistem informasi pemasaran dari tingkat bawah ke tingkat atas sehingga berpengaruh terhadap kegiatan pengambilan keputusan perusahaan. Dinyatakan dalam wawancara awal terhadap direktur dan manajer UD Teguh Jaya bahwa terdapat masalah-masalah teknis, seperti pencatatan data yang kurang jelas, sistem penyimpanan informasi yang kurang tersusun dengan baik, kurangnya sumber daya manusia yang memadai dalam mendukung sistem informasi perusahaan, terutama sistem informasi pemasaran, sehingga menyebabkan pengambilan keputusan perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Hal ini dapat berdampak pada tujuan jangka panjang dan kelangsungan hidup perusahaan jika tidak segera ditangani dengan baik. 17

13 Sistem informasi pemasaran memberikan gambaran jelas mengenai kondisi pemasaran perusahaan pada masa lalu dan masa kini. Sehingga, sistem informasi pemasaran dapat membantu seluruh tingkatan manajerial dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan masalah pemasaran perusahaan pada masa yang akan datang. Pada tingkat atas, ini termasuk keputusan mengenai perencanaan produk, perencanaan promosi, perencanaan saluran distribusi, penentuan harga, dan perkiraan penjualan. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seluruh tingkatan manajerial menentukan arah jalannya perusahaan pada masa yang akan datang. Setiap perusahaan pasti menginginkan perkembangan yang positif dan signifikan dalam tujuan jangka panjangnya, sehingga dibutuhkanlah sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan perusahaan yang sangat krusial, yaitu pengambilan keputusan. Dalam hal ini, yang akan dibahas adalah sistem informasi pemasaran yang dapat menjadi dasar pengambilan keputusan bagi manajer perusahaan, terutama dalam bidang pemasaran. Penelitian ini menggunakan tiga jenis metode analisis, yaitu analisis kualitatif, analisis data di lapangan model Miles dan Huberman, dan triangulasi metode. 18

14 Gambar 2.2 Kerangka Berpikir 19