PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM & STRATEGI PENGEMBANGANNYA. Oleh : Arvian Triantoro

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN DAN ANALIS & STRATEGI PENGEMBANGANNYA Oleh : Arvian Triantoro

2 Latar Belakang : Adanya perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis Perubahan teknologi Peningkatan proses bisnis Keunggulan kompetitif Perolehan produktivitas Pertumbuhan Penciutan

3 Sistem Informasi Akuntansi Pengolahan Pesanan Penjualan Penagihan Piutang Penerimaan Kas Buku Besar Pelaporan Keuangan Sistem Pemrosesan Transaksi Penjualan Analisis Penjualan Sistem Pemrosesan Transaksi Pengeluaran dan Penerimaan Kas Utang Pengeluaran Kas Sistem Pelaporan dan Pemrosesan Buku Besar Pembelian Pembayaran Gaji Pemrosesan Sediaan Pencatatan Kehadiran Sistem Pemrosesan Transaksi Pembelian Sistem Pemrosesan Transaksi Penggajian 3

4 Sistem Informasi Keuangan Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem Audit Internal Subsistem Pemrosesan Transaksi Basis Data Subsistem Peramalan dan Perencanaan Keuangan Subsistem Manajemen Dana Subsistem Pengendalian Keuangan 4

5 Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan bisnis suatu entitas, dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991: 14). Fokus Business reporting& Financial reporting Informasi Operasi (IO) Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) 5

6 Sistem informasi dan Teknologi Informasi Yang dicoba untuk dilakukan sistem Data terformat, teks, gambar, suara, dan video Informasi Tujuan Prosedur kerja Orang Orang yang memasukkan, memproses, dan menggunakan data Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi informasi Teknologi informasi 6

7 PENGEMBANGAN Terdiri dari lima tahapan : Analisis Sistem. Dalam tahapan ini dilakukan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membeli atau membangun sebuah sistem yang baru. Perancangan konseptual. Di tahapan ini peruasahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain beserta alternatifnya (beli software, outsourcing, mengembangkan sendiri ) Perancangan fisik. Dalam tahapan ini perusahaan menjabarkan lebih lanjut hasil yang diperoleh dari perancangan konsep kedalam perancangan rinci yang nantinya akan digunakans ebagai dasar untuk membuat dan menguji program komputer. Implementasi dan Konversi/ Perubahan. Tahap ini adalah tahap terpenting sekaligus paling kompleks dalam tahapan siklus. Karena dalam tahapan ini semua elemen terintegrasi secara lengkap. Sehingga diperlukan perencanaan yang matang, dan dikerjakan secara konsisten dan ketat. Operasi dan pemeliharaan. Setelah sistem baru terpasang, maka sistem ini akan selalu dipantau untuk mendeteksi sekaligus menyempurnakan jika ada kecacatan dalam sistem.

8 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI ANALISIS KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

9 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan ANALIS KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

10 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan Tujuan : Menyelidiki setiap aktivitas penyusunan untuk menentukan persoalan yang harus dipecahkan Melakukan studi kelayakan awal Membuat proposal KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN ANALIS

11 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan Tujuan : Mempelajari sistem sekarang untuk memperoleh pemahaman tentang cara kerja sistem tersebut KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI ANALIS OPERASI & PEMELIHARAAN

12 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan Tujuan : Melaksanakan analisis kelayakan secara mendalam, khususnya yang berhubungan dengan manfaat dan pengorbanan ekonomi KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN ANALIS

13 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan KONSEP ANALIS Tujuan : Mengidentifikasi FISIK kebutuhan informasi para pemakai IMPLEMENTASI & KONVERSI Menentukan sistem baru tujuan OPERASI & PEMELIHARAAN

14 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Investigasi awal Survei Sistem Studi Kelayakan ANALISIS Persyaratan (Informasi & Sistem) Laporan ANALIS KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI Tujuan : Menyerahkan berbagai temuan selama tahap analisis sistem kepada manajemen OPERASI & PEMELIHARAAN

16 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI ANALISIS Evaluasi alt. desain Spesifikasi KONSEP rancangan LAPORAN KONSEP FISIK IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

17 Contoh alternatif Rancangan : Pertimbangan Rancangan Konfigurasi saluran komunikasi Saluran komunikasi Jaringan komunikasi Media penyimpanan data Struktur penyimpanan data Organisasi file dan akses Media input Pengolahan data Frekuensi output Media Output Output tercetak Pemrosesan Pemroses Perolehan softaware Pemrosesan Transaksi Frekuensi up date Alternatif Rancangan Point to point, multidrop, line sharing Saluran telepon, kabel coax, serat optik, microwave Terpusat, tersebar, terdistribusi, lokal Pita, disket, hard disk, hard copy File atau database Acak atau urut Entry langsung, OCR, MICR, POS, EDI atau suara Dilakukan sendiri atau outsourcing Seketika, per jam, perhari, minggu atau per bulan CRT, hard copy, suara, atau turnaround document Formulir atau kertas kososng Manual, kelompok atau seketika PC, komputer mini, atau komputer mainframe Beli jadi, buat sendiri, atau beli dan dimodifikasi Kelompok atau online Seketika, per jam, perhari, minggu atau per bulan

19 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI ANALISIS KONSEP FISIK Output File & database Input FISIK Program Prosedur Pengendalian IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

21 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI Penyusunan & Pengujian program ANALISIS Penyelesaian dokumentasi Perencanaan Implementasi Lokasi dan uji Coba hardware KONSEP KONVERSI Pilih & training karyawan FISIK Pengujian sistem IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

23 SIKLUS PENYUSUNAN INFORMASI ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS KONSEP DISELIDIKI SELAMA TAHAP PENGKAJIAN FISIK PASCA IMPLEMENTASI ADALAH?????? IMPLEMENTASI & KONVERSI OPERASI & PEMELIHARAAN

24 FAKTOR PERTANYAAN Tujuan Apakah sistem baru membantu organisasi mencapai misi dan tujuannya? Kepuasan Apakah para pemakai terpuaskan dengan sistem tersebut? Perubahan atau perbaikan apa yang mereka harapkan? Manfaat Seberapa besar para pemakai memperoleh manfaat dari sistem baru tersebut? Apakah manfaat yang diharapkan terpenuhi? Biaya Apakah biaya yang terjadi sesuai dengan biaya yang diharapkan akan terjadi? Reliabilitas Apakah sistem baru dapat dipercaya? Apakah sistem baru telah gagal? jika ya, apa penyebab kegagalan tersebut? Akurasi Apakah sistem baru menghasilkan data yang akurat dan lengkap? Ketepatan Apakah sistem baru menghasilkan informasi tepat awaktu? Kecocokan Apakah perangkat keras, perangkat lunak, data dan prosedur yang baru cocok dengan sistem yang ada? Pengendalian Apakah sistem terlindungi dari kesalahan yang tidak disengaja, kecurangan dan gangguan? Kesalahan Apakah sistem memiliki prosedur untuk menangani kesalahan? jika ya, apakah prosedur tersebut cukup memadai? Pelatihan Apakah personil sistem dan pemakai cukup terlatih untuk mendukung dan menggunakan sistem baru? Komunikasi Apakah komunikasi sistem memadai? Perubahan organisasi Apakah perubahan organisasi yang disebabkan oleh sistem baru memberikan manfaat atau tidak? Dokumentasi Dokumentasi sistem cukup lengkap dan akurat?

25 STRATEGI PENGEMBANGAN Latar belakang : SIA Permintaan atas sumber daya dan pengembangan begitu banyak sehingga proyek SIA dapat terlambat beberapa tahun SIA yang baru didesain tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya. Masalah ini terungkap ketika sistem digunakan, sehingga diperlukan susun ulang sistem. Proses pengembangan dapat memakan awaktu yang begitu lama hingga sistem tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. para pemakai tidak dapat menspesifikasikan kebutuhan mereka dengan tepat Perubahan atas SIA sering kali sulit untuk dibuat setelah persyaratan telah ditetapkan menjadi spesifikasi.

26 Agar pengembangan SIA berjalan baik, harus mengacu pada tujuan SIA, yaitu : Kemanfaatan Ekonomis Daya andal Ketersediaan Ketepatan waktu Informasi yang dihasilkan oleh sistem harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan Sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi lainnya Servis Pelanggan Kapasitas Praktis Fleksibilitas Daya telusur Daya audit Keamanan Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang Sistem harus mduah digunakan Sistem harus mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi dilingkungan sistem Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya Hanya personil yang berhak saja yang dapat mengakses atau diijinkan mengubah data sistem

27 cara yang dapat dilakukan organisasi untuk mengembangkan SIA nya : 1. Membeli Software, yang dapat dilakukan melalui cara ini diantaranya : Pembelian software dan SDLC Memilih vendor Mendapatkan hardware dan software Mengevaluasi proposal dan memilih sistem

28 2. Pengembangan sistem oleh Departemen Sistem Informasi Diantaranya melalui EUC (End User Computing. Manfaat EUC : Kreasi, pengendalian dan implementasi oleh pemakai sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai ketepatan waktu membebaskan sumber daya manusia kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan Risiko EUC : Kesalahan logika dan pengembangan Pengujian aplikasi yang tidak memadai Sistem yang tidak efisien Sistem yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan kurang baik Ketidaksesuaian sistem Duplikasi sistem dan data serta pemborosan sumber daya Peningkatan biaya

29 3. Outsourcing adalah mengontrak perusahaan luar untuk menangani semua bagian data aktivitas pemrosesan organisasi Manfaat 1. Solusi untuk bisnis dan SI 2. Memungkinkan perusahaan menggunakan dengan lebih baik aset dan sumber daya langka miliknya 3. memberikan akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih 4. dapat menurunkan biaya SI 5. Menghasilkan pengembangan sistem yang lebih cepat dan efisien 6. Membantu meniadakan puncak kepadatan dan kejarangan penggunaan sistem 7. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan Kelemahan a. Kontrak outsource tidak terlalu fleksibel karena jangka waktunya b. Perusahaan dapat kehilangan kendali atas sistem dan data mereka. c. Peruashaan dapat kehilangan pandangan atas kebutuhan informasinya dan bagaimana sistem tersebut dapat memberikan perusahaan keunggulan kompetitif d. Merupakan hal yang mahal dan susah untuk membalik keputusan outsourcing dan mengganti hardware, software dan orang-orangnya e. Banyak tujuan dan manfaat outsourcing yang tidak pernah terwujud f. Layanan yang diberikan oleh beberapa pihak pemberi layanan kurang baik

30 cara untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan SIA 1. Rekayasa Teknis Proses Bisnis (Business Process Reengineering) 2. Prototype 3. Alat Pembuatan Software dengan bantuan komputer (computer aided software engineering CASE)

31 Pihak yang terlibat : Manajemen. Peran manajemen ini meliputi : Menetapkan syarat informasi yang dibutuhkan oleh organiasasi Membantu analis sistem dengan melakukan analis biaya-manfaat Menugaskan staf kunci untuk terlibat dalam penyusunan sistem Mengalokasikan dana Akuntan. Meliputi : Menentukan kebutuhan informasi dan syarat sistem dan mengkomunikasikannya kepada penyusun sistem Menjadi anggota tim penyusun sistem dan tim pendamping Berperan aktif dalam perancangan sistem pengawasan dans ecara periodik memantau dan menguji sistem untuk menjamin bahwa sistem pengawasan dapat diterapkan dan berfungsi dengan baik Komite Pengarah. Komite ini beranggotakan lintas fungsional dan divisi, terdiri atas kepala bagian akuntansi dan manajer unitunit pemakai. Tugs pokoknya adalah mengarahkan SIA, menjamin keterlibatan manajemen puncak, memudahkan koordinasi dan keterpaduan kegiatan sistem informasi sehingga meningkatkan kesesuaian tujuan.

32 Pihak yang terlibat : Tim Penyusun Sistem. Tugas pokok tim ini adalah : Membuat perencanaan Memantau pelaksanaan pekerjan Mengkomunikasikan kemajuan pekerjaan kepada manajemn puncak Melakukan komunikasi aktif dengan para pemakai Analis Sistem dan Programmer. Tugas poko analis dan programmer adalah : Analis sistem : Mempelajari sistem yang ada, merancang sistem baru dan membuat spesifikasi program komputer Programmer : Menulis program komputer baru sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan oleh analis sistem.