SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK NEGERI 3 WONOSARI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ermavita Gustantyara 11.02.7903 kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
THE PAYMENT SYSTEM INFORMATION SMK NEGERI 3 WONOSARI SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK NEGERI 3 WONOSARI Ermavita Gustantyara Anggit Dwi Hartanto Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMK Negeri 3 Wonosari an educational institution located in the tawarsari street, Wonosari. SMK has a variety of important data one of which is the payment data spp. From these data SMK still do in a way that is simple, with the data recorded in the general ledger, so that the data generated are less effective and accurate also the magnitude of potential error in entering the data and report the data. With the concomitant development of increasingly sophisticated technology, supported by the ability of the computer, many organizations are using it as a means of data processing accurately, quickly and accurately. On the other hand by using computer data processing, presentation of information will be easier to use. Therefore, the information systems needed to assist in data processing student payments spp. The purpose of this application is simply to facilitate the processing of data into computerized. As well as helping the school to serve students spp payments more quickly. Keywords : systems, information, payment
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi komputer begitu cepat merambah ke segala bidang kegiatan, sehingga memungkinkan kemudahan pelayanan serta pengolahan data begitu cepat. Komputer adalah suatu peralatan elektronik yang dirancang untuk mengolah data, dan sumber informasi yang dapat digunakan untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan suatu keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Pada SMK Negeri 3 Wonosari proses pembayaran SPP dan administrasi lainnya masih dilakukan dengan manual atau dengan cara yang lebih sederhana. Karena dalam setiap transaksi pembayaran, karyawan harus mencari data siswa di buku besar, kemudian mencatat transakasi pada kolom-kolom yang telah tersedia. Dengan adanya hal tersebut, maka sebuah sistem informasi khususnya sistem administrasi siswa sangat diperlukan. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Pengertian Sistem Pembayaran Sistem pembayaran adalah sistem yang mencakup seperangkat aturan, lembaga dan mekanisme yang digunakan untuk melaksanakan pemindahan dana. Sistem pembayaran merupakan sistem yang berkaitan dengan pemindahan sejumlah nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Media yang digunakan untuk pemindahan nilai uang tersebut sangat beragam, mulai dari penggunaan alat pembayaran yang sederhana sampai pada penggunaan sistem yang kompleks dan melibatkan berbagai lembaga berikut aturan mainnya. 2.3 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hunbungan antar proses beserta instruksinya. Gmbaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedengkan hubungan antar proses digambarkan denga garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flochart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. No Simbol Nama Simbol Keterangan 1. Document Dokumen atau report yang ditulis oleh tangan 2. Terminal Start point dan end point 3. Computer processing Proses yang dijalankan menggunakan bantuan komputer
4. Document atau processing flow Penghubung berupa garis lurus dengan anak panah 5. File Arsip Data 6. Magnetic disk Data store untuk database 7. Manual operation Proses yang dilakukan manual Gambar 2.1 Simbol Flowchart 2.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram atau Diagram alir data adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem yang akan dikembangakan. Kemudian DFD dikembangakan menjadi DFD level 0, dan dari level 0 dikembangkan lagi menjadi DFD level 1 dan seterusnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci. Berikut adalah sismbol-simbol yang digunakan : Entitas berupa orang, kejadian, atau benda dimana data akan dikumpulkan. Untuk menjadi suatu entitas, suatu objek harus menampilkan beberapa kali event. Berfungsi untuk mendeskripsikan karakter entitas (Atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawah). Simbol aliran data, menggambarkan aliran data. Simbol file, menggambarkan tempat data disimpan. Gambar 2.2 Simbol DFD 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam DFD. Entity Relationship Diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antardata. Entity Relationship Diagram menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
1. Entitas Adalah sebuah objek yang informasinya dapat direkan dan keberadaannya dapat dibedakan dengan objek yang lainnya. 2. Atribut 3. Relasi atau hubungan Adalah sifat/karakteristik yang melekat dalam sebuah entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan elemen lainnya. Menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda. 2.6 Software Yang Digunakan 1. Microsoft Visual Basic 6.0 Gambar 2.3 Tampilan Microsoft Visual Basic 6.0 2. Microsoft SQL Server 2000 Gambar 2.4 Querry Analyzer
3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Berdirinya SMK Negeri 3 Wonosari Berawal dari rasa keprihatinan berbagai pihak, baik Pemerintah Daerah maupun lapisan masyarakat, tentang keterbatasan daya tampung sekolah yang tidak memadai atau tidak sebanding dengan persentase pertambahan penduduk usia sekolah, juga adanya ketetapan Pemerintah Daerah bahwa akan menambah jumlah SMK dari pada SMA dengan persentase 60 : 40, sekaligus didorong oleh kenyataan bahwa ada gedung sekolah eks. SMEA Wonosari (sekarang SMKN 1 Wonosari) yang sudah tidak digunakan lagi, maka masyarakat bersama-sama dengan pihak yang berkompeten menyepakati untuk mendirikan sebuah sekolah setingkat dengan SMA yang diprakarsai oleh kepala SMKN 2 Wonosari. Pada tahun ajaran 1999/2000 maka dibukalah pendaftaran siswa baru yaitu SMK dengan Program Keahlian Elektronika Komunikasi. Angkatan I mampu menampung 2 kelas. Penyelenggaraan, Pengelolaan, tugas, wewenang dan tanggung jawab masih menggabung dengan SMKN 2 Wonosari. Bertepatan tanggal 20 Oktober 1999 maka telah diterbitkan keputusan menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI NO.291 / 0 / 1999 tentang pembukaan dan penegerian sekolah tahun pelajaran 1998/1999, maka SMK Program Keahlian Elektronika Komunikasi yang berkedudukan di Wonosari Gunungkidul telah resmi menjadi lembaga Pendidikan dengan nama SMK Negeri 3 Wonosari hingga sekarang. 3.2 Visi Misi dan Tujuan SMK Negeri 3 Wonosari 1. Visi SMK Negeri 3 Wonosari Mewujudkan SMK yang berkualitas dan Mandiri 2. Misi SMK Negeri 3 Wonosari a. Menghasilkan tamatan yang ber-imtaq dan ber-iptek sehingga mampu menghadapi era globalisasi. b. Mengoptimalkan sumber daya manusia dalam era persaingan bebas. c. Mengembangkan kurikulum berbasis lingkungan hidup. 3. Tujuan a. Mengembangkan pola pikir dan tindakan warga sekolah yang mencerminkan budaya kerja dan dilandasi nilai-nilai religius. b. Mempersiapkan peserta didik yang cakap, mampu bekerja mandiri atau mengisi pasar kerja DU/DI sebagai tenaga kerja tingkat menengah, sesuai dengan kompetensi program keahliannya. c. Membekali peserta didik agar mampu memilih karier, ulet, dan gigih dalam berkompetisi, beradaptasi di lingkungan kerja dan mengembangkan sikap profesional dalam bidang keahliannya. d. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni agar mampu mengembangkan diri di kemudian hari baik dalam hidup secara mandiri maupun melanjutkan pendidikan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi. e. Menciptakan iklim kerja yang bersih, aman, dan dinamis.
3.3 Struktur Organisasi SMK Negeri 3 Wonosari Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Negeri 3 Wonosari
4. PEMBAHASAN 4.1 Konteks Diagram Gambar 4.1 Konteks Diagram 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Gambar 4.2 Relasi tabel
4.3 Manual Program 4.3.1 Sistem input a. Form Login Gambar 4.3 Form Login b. Form Siswa Gambar 4.4 Form Siswa
c. Form Kelas Gambar 4.5 Form Kelas d. Form Jurusan Gambar 4.6 Form Jurusan
e. Form BIaya Gambar 4.7 Form Biaya f. Form Transaksi Gambar 4.8 Form Transaksi Pembayaran SPP
4.3.2 Sistem Output a. Laporan Data Siswa Gambar 4.9 Laporan Data Siswa b. Laporan Data Kelas Gambar 4.10 Laporan Data Kelas
c. Laporan Data Jurusan Gambar 4.11 Laporan Data Jurusan d. Laporan Data Biaya Gambar 4.12 Laporan Data Biaya
e. Laporan Data Transaksi Pembayaran SPP Gambar 4.13 Laporan Data Transaksi Pembayaran 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan hingga penyelesaian pembuatan Sistem Informasi Pembayaran SPP SMK Negeri 3 Wonosari, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Untuk membuat Sistem Informasi Pembayaran SPP SMK Negeri 3 Wonosari, penulis menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya. 2. Langkah yang digunakan dalam membuat sistem ini adalah identifikasi masalah, pengumpulan data, tahapan desain, dan implementasi. 3. Sistem Informasi Pembayaran SPP SMK Negeri 3 Wonosari dapat memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul, diantaranya : a. Data yang diolah dalam sistem ini diantaranya : Data Siswa, Data Kelas, Data Jurusan, Data Biaya, dan Data Pembayaran yang dapat dilakukan dengan lebih mudah, sehingga mengurangi terjadinya kesalahan saat penginputan data. b. Sistem ini menghasilkan Laporan Data Siswa, Laporan Data Kelas, Laporan Data Jurusan, Laporan Data Biaya, Laporan Data Pembayaran, Laporan Kwitansi Pembayaran yang lebih rapi dan cepat sehingga memperkecil terjadinya keterlambatan dalam pembuatan laporan. c. Data tidak berbentuk arsip sehingga mempermudah dalam proses pencarian, pengecekan serta perbaikan data.
5.2 Saran Dalam pembuatan Sistem Informasi Pembayaran SPP SMK Negeri 3 Wonosari, penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan yang sudah selayaknya dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengembangan selanjutnya, sehingga menjadi lebih baik. Beberapa saran ingin disampaikan penulis, diantaranya : 1. Pada sistem ini belum terdapat file duplikat (back up) data untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data. 2. Pada sistem ini hanya dilakukan sistem pembayaran spp saja, sehingga untuk pembayaran lain-lain belum bisa dilakukan dalam sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, M.Kom. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolan Basis Data.Yogyakarta :Andi Offset. Sunyoto, Andy. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset. Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi Offset.