BAB II PERENCANAAN KINERJA Pada penyusunan Laporan Akuntabilias Kinerja ini, mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. 2.1 Perencanaan Strategis Sebelum dan Setelah Reviu Rencana Strategis Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung adalah merupakan dokumen yang disusun melalui proses sistimatis dan berkelanjutan serta merupakan penjabaran dari pada Visi dan Misi Kepala Daerah yang terpilih dan terintegrasi dengan potensi sumber daya alam yang dimiliki oleh Daerah yang bersangkutan, dalam hal ini Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung. Rencana Strategis Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung yang ditetapkan untuk jangka waktu 5 ( lima ) tahun yaitu dari tahun 2013 2018 ditetapkan dengan Surat Keputusan Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung Nomor Tahun tentang Penetapan Rencana Strategis Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung Tahun 2013-2018. Penetapan jangka waktu 5 tahun tersebut dihubungkan dengan pola pertanggung jawaban Walikota terkait dengan penetapan / kebijakan bahwa Rencana Strategis Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung dibuat pada masa jabatannya, dengan demikian akuntabilitas penyelenggaraan Pemerintah daerah akan menjadi akuntabel. Renstra Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung tersebut ditujukan untuk mewujudkan visi dan misi daerah sebagaimana telah ditetapkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Bandung Tahun 2013-2018. Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 8.
Disamping itu pula, Renstra Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung diharapkan dapat mewujudkan sinkronisasi dengan Renstra Arsip Nasional RI, Nasional RI, Bappenas dan Badan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai suatu sistem perencanaan pembangunan nasional. Penyusunan Renstra Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung telah melalui tahapan - tahapan yang simultan dengan proses penyusunan RPJMD Kota Bandung Tahun 2013-2018 dengan melibatkan stakeholders pada saat dilaksanakannya Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang) RPJMD, Forum SKPD, sehingga Renstra Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung merupakan hasil kesepakatan bersama antara Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung dan stakeholder. A. Visi Visi adalah gambaran kondisi ideal yang diinginkan pada masa mendatang oleh pimpinan dan seluruh staf Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung. Visi tersebut mengandung makna bahwa Kota Bandung dengan potensi, keragaman dan kompleksitas masalah yang tinggi, harus mampu dibangun menuju Bandung sebagai Kota Jasa yang Bermartabat serta Unggul, Nyaman dan Sejahtera, Bandung Bermartabat. Visi Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung Tahun 2013-2018 adalah : Terwujudnya Kantor dan Arsip Daerah sebagai Pusat Baca dan Pusat Penyelenggaraan Kearsipan Kota Bandung. Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 9.
B. Misi Dalam rangka pencapaian Visi Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung Tahun 2013-2018 tersebut diatas ditetapkan 4 (empat) Misi, yaitu : 1. Mewujudkan Minat Baca ; 2. Mewujudkan Penyelenggaraan Kearsipan; 3. Meningkatkan Pelayanan Kepada ; 4. Mewujudkan Kinerja yang Akuntabel. C. Tujuan dan Sasaran Dalam rangka implementasi atau penjabaran dari misi, ditetapkan tujuan dan sasaran yang merupakan sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu, yaitu satu sampai lima tahun kedepan dalam tahun 2013-2018. Berdasarkan hasil reviu dengan Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan & RB), berikut merupakan Tujuan Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung hasil Reviu. Tabel 2.1 TUJUAN TUJUAN (sebelum reviu) 1. Meningkatkan Minat Baca 2. Meningkatkan Penyelenggaraan Kearsipan 3. Meningkatkan Pelayanan Kepada 4. Terwujudnya Kinerja Yang Akuntabel TUJUAN (setelah reviu) 1. Meningkatkan Budaya Baca 2. Meningkatkan Penyelenggaraan Kearsipan 3. Meningkatkan Pelayanan Kepada 4. Terwujudnya Kinerja Yang Akuntabel Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 10.
Berdasarkan hasil reviu dengan Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan & RB), berikut merupakan Sasaran Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung hasil Reviu. Tabel 2.2 Sasaran Sebelum Dan Setelah Hasil Reviu SASARAN (sebelum reviu) 1. Meningkatnya jumlah pemustaka 2. Meningkatnya Jumlah Koleksi 3. Meningkatnya Jumlah Wilayah Terbina 4. Meningkatnya Jumlah SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku 5. Meningkatnya SDM Pengelola Kearsipan 6. Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 7. Meningkatnya Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi SASARAN (setelah reviu) 1. Meningkatnya Minat Baca 2. Meningkatnya Keanekaragaman 3. Meningkatnya Kualitas Kelurahan 4. Meningkatnya Pengelolaan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah 5. Meningkatkan Aksesibilitas Retrieval Arsip 6. Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 7. Meningkatnya Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi Keterkaitan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung adalah sebagai berikut: Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 11.
Tabel 2.3 Keterkaitan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Visi Misi Tujuan Sasaran Terwujudnya Kantor dan Arsip Daerah sebagai Pusat Baca dan Pusat Penyelenggara an Kearsipan Kota Bandung 1. Mewujudkan Minat Baca ; 2. Mewujudkan Penyelenggara an Kearsipan; 3. Meningkatka n Pelayanan Kepada ; 1. Meningkatkan Budaya Baca 2. Meningkatkan Penyelenggara an Kearsipan 3. Meningkatkan Pelayanan Kepada 1. Meningkatnya Minat Baca 2. Meningkatnya Keanekaragaman 3. Meningkatnya Kualitas Kelurahan 4. Meningkatnya Pengelolaan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah 5. Meningkatkan Aksesibilitas Retrieval Arsip 6. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayan publik 4. Mewujudkan Kinerja yang Akuntabel 4. Terwujudnya Kinerja yang Akuntabel 7. Meningkatnya kapasitas akuntabilitas birokrasi dan kinerja Tabel 2.4 Sasaran, Indikator, Target dan Program KAPUSARDA Kota Bandung Hasil Reviu No Sasaran Indikator Kinerja Satuan Target Pogram 1 1.1 Meningkatnya Minat Baca 1.1.1 Persentase pemustaka pertahun % 0.30 1. Program peningkatan Sistem Administrasi 2. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi dan Budaya Baca 1.2 Meningkatnya Keanekaragaman 1.2.1 Jumlah Koleksi 1.2.2 Jumlah Koleksi Eksemplar 59.078 Judul 24.466 1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 12.
No Sasaran Indikator Kinerja Satuan Target Pogram dan Budaya Baca 1.3 Meningkatnya Kualitas Kelurahan 1.3.1 Prosentase Kelurahan yang Aktif % 53.64 1. Peningkatan Kualitas Layanan Informasi dan Budaya Baca 2 2.1 Meningkatnya Pengelolaan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah 2.1.1 Persentase Jumlah SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku % 36.70 1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi 2.2 Meningkatkan Aksesibilitas Retrieval Arsip 2.2.1 Retrieval arsip Menit 30 1. Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 2. Pemeliharaan Rutin Berkala sarana dan prasarana Kearsipan 3 3.1 Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 3.1.1 Indeks Kepuasan (IKM) Layanan Nilai 70.75 1. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana 2. Peningkatan Kualitas Layanan Informasi dan Budaya Baca 3.1.2 Indeks Kepuasan (IKM) Layanan Kearsipan Nilai - Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 4 4.1 Meningkatnya Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi 4.1.1 Nilai evaluasi AKIP 4.1.2 Prosentase Temuan BPK/ Inspektorat yang Ditindaklanjuti Nilai 62.72 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran % 100 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 13.
D. Strategi dan Arah Kebijakan Untuk mewujudkan sasaran yang hendak dicapai harus dipilih strategi yang tepat agar sasaran tersebut dapat tercapai. Strategi Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung mencakup penentuan kebijakan, program dan kegiatan. Kebijakan pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati pihak-pihak terkait dan ditetapkan oleh yang berwenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk bagi setiap kegiatan agar tercapai kelancaran dan keterpaduan dalam upaya mencapai sasaran yang telah ditentukan. Program adalah kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Kegiatan merupakan penjabaran lebih lanjut dari suatu program sebagai arah dari pencapaian sasaran kinerja yang memberikan kontribusi bagi pencapaian tugas pokok dan fungsi. Kegiatan berdimensi waktu tidak lebih dari satu tahun. Kegiatan merupakan aspek operasional/kegiatan nyata dari suatu rencana kinerja yang berturut-turut diarahkan untuk mencapai sasaran. Adapun penjelasan lebih rinci kebijakan dan program untuk pencapaian sasaran adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan layanan dan kualitas sarana dan prasarana perpustakaan, melalui strategi: a. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan; b. Mengembangkan pelayanan perpustakaan keliling selain jam kerja (moment car free day dan gelar baca di taman-taman Kota Bandung) c. Peningkatan kualitas pelayanan informasi perpustakaan dan budaya baca; 2. Meningkatkan penambahan koleksi bahan pustaka melalui strategi: a. Melaksanakan pengadaan koleksi bahan pustaka. Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 14.
3. Meningkatkan pembinaan dan pengawasan perpustakaan melalui strategi: a. Melaksanakan pembinaan pengelolaan perpustakaan di Kota Bandung 4. Meningkatkan pembinaan/penyuluhan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku, melalui strategi: a. Melaksanakan penyuluhan penyelenggaraan kearsipan SKPD b. Memberikan penghargaan terhadap SKPD yang telah melakukan pengelolaan arsip secara baik 5. Mengembangkan sistem manajemen pengelolaan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, melalui strategi: a. Melaksanakan sistem administrasi kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi b. Menyelamatkan dan melestarikan dokumen/arsip daerah c. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan 6. Mewujudkan pelayanan prima, melalui strategi: a. Memberikan pelayanan perpustakaan dan kearsipan secara prima b. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan 7. Meningkatkan laporan keuangan tepat sasaran dan tepat waktu, melalui strategi: a. Melakukan peningkatan pelayanan administrasi perkantoran b. Peningkatan sarana dan prasarana aparatur c. Peningkatan disiplin aparatur d. Peningkatan kapasitas sumber daya aparatur e. Melaksanakan peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 15.
2.2 Indikator Kinerja Utama (IKU) Sebelum dan Setelah Reviu Salah satu upaya untuk memperkuat akuntabilitas dalam penerapan tata pemerintahan yang baik di Indonesia diterbitkannya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/09/M.PAN/5/2007 tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah, Indikator Kinerja Utama merupakan ukuran keberhasilan dari suatu tujuan dan sasaran strategis instansi pemerintah. Pemerintah Kota Bandung telah menetapkan Indikator Kinerja Utama untuk tingkat Pemerintah Daerah dan masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah melalui Keputusan Walikota Bandung Nomor : 060/267-Bag.Orpad/2014 tentang Indikator Kinerja Utama RPJMD Kota Bandung 2013-2018. Upaya untuk meningkatkan akuntabilitas, Pemerintah Kota Bandung juga melakukan reviu terhadap Indikator Kinerja Utama, baik tingkat Pemerintah Daerah maupun tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah, dalam melakukan reviu dengan memperhatikan capaian kinerja, permasalahan dan isu-isu strategis yang sangat mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi. Adapun penetapan target Indikator Kinerja Utama Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung tahun 2014 adalah sebagai berikut: Tabel 2.5 Target Indikator Kinerja Utama Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung (SEBELUM REVIU) No. 1. 2. SASARAN Meningkatnya Minat Baca Meningkatnya Keanekaragaman Bahan Pustaka Indikator Kinerja Utama (SEBELUM REVIU) Prosentase jumlah pemustaka (Usia 10-59) Jumlah Koleksi Indikator Kinerja Utama (SETELAH REVIU) Prosentase Pemustaka Pertahun Jumlah Koleksi Bahan Pustaka Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 16.
No. 3. 4. 5. SASARAN Meningkatnya Kualitas Kelurahan Meningkatnya Pengelolaan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Meningkatkan Aksesibilitas Retrieval Arsip Indikator Kinerja Utama (SEBELUM REVIU) Jumlah Prosentase Jumlah SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Indikator Kinerja Utama (SETELAH REVIU) Prosentase Kelurahan yang Aktif Prosentase SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku Retrieval Arsip 6. 7. Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Meningkatnya Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi (IKM) (IKM) Layanan (IKM) Layanan Kearsipan Nilai evaluasi AKIP - Prosentase Temuan Pengelolaan Anggaran BPK/ Inspektorat yg ditindaklajuti - Tabel 2.6 Target Indikator Kinerja Utama dan Target Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung No. 1. 2. 3. SASARAN Meningkatnya Minat Baca Meningkatnya Keanekaragaman Bahan Pustaka Meningkatnya Kualitas Kelurahan Indikator Kinerja Utama Prosentase Pemustaka Pertahun Jumlah Koleksi Prosentase Kelurahan yang Aktif Satuan Target Prosentase 0.30% Judul 24.466 Eksemplar 59.078 Prosentase 53,64 % Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 17.
No. SASARAN Indikator Kinerja Utama Satuan Target 4. Meningkatnya Pengelolaan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Prosentase SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku Prosentase 45,57% 5. Meningkatkan Aksesibilitas Retrieval Arsip Retrieval Arsip Menit 30 6. Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik (IKM) Layanan (IKM) Layanan Kearsipan Kategori Kategori 70.75 - Tabel 2.7 Indikator Kinerja Utama dan Formulasi No. IKU FORMULASI 1. Prosentase Pemustaka Pertahun 2. Jumlah Koleksi Bahan Pustaka 3. Persentase Kelurahan yang Aktif 4. Prosentase SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku 5. Retrieval Arsip 6. (IKM) Layanan (Permenpan No. 16. Tahun 2004) dan (Kepmenpan No. 25 Tahun 2004) 7. (IKM) Layanan Kearsipan (Permenpan No. 16. Tahun 2004) dan (Kepmenpan No. 25 Tahun 2004) Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 18.
2.3 Perjanjian Kinerja Hasil Reviu Kemenpan RB Perjanjian Kinerja merupakan bagian dari rencana kinerja tahunan yang menjadi bagian terpenting bagi pimpinan instansi di lingkungan Pemerintahan Daerah karena merupakan wahana proses yang akan memberikan perspektif mengenai apa yang diinginkan untuk dihasilkan. Perencanaan kinerja yang dilakukan oleh instansi akan dapat berguna untuk menyusun prioritas kegiatan yang dibiayai dari sumber dana yang terbatas. Dengan perencanaan kinerja tersebut diharapkan fokus dalam mengarahkan dan mengelola program atau kegiatan instansi akan lebih baik, sehingga diharapkan tidak ada kegiatan instansi yang tidak terarah. Penyusunan Penetapan Kinerja Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung mengacu pada dokumen Renstra Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung Tahun 2013-2018, dokumen Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2018, dokumen Rencana Kerja (Renja), dan dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). Berdasarkan hasil Reviu dengan Kemenpan & RB, berikut merupakan Perjanjian Kinerja Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung : Tabel 2.8 Perjanjian Kinerja Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung (SETELAH REVIU) NO. SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA SATUAN TARGET (1) (2) (3) (4) (5) 1. Prosentase Meningkatnya Minat Baca Pemustaka Pertahun Prosentase 0.30 % 2. Meningkatnya Keanekaragaman Bahan Pustaka Jumlah Koleksi Judul Eksemplar 24.466 Judul 59.078 Eksemplar Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 19.
NO. 3. 4. 5. 6. SASARAN STRATEGIS Meningkatnya Kualitas Kelurahan Meningkatnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintah Daerah Meningkatnya Aksesibilitas Retrieval Arsip Terwujudnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik INDIKATOR KINERJA Prosentase Terbina Prosentase SKPD Yang Menerapkan Pengelolaan Arsip Secara Baku SATUAN TARGET Prosentase 53.64% Prosentase 45,57% Retrieval Arsip Menit 30 (IKM) Layanan Perpustakaa (IKM) Layanan Kearsipan Nilai 70.75 Nilai Nilai evaluasi AKIP Nilai 62.72-7. Meningkatnya Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi Prosentase Temuan Pengelolaan Anggaran BPK/ Inspektorat yg ditindaklajuti Prosentase 100 % 1. Program Peningkatan Sistem Administrasi 2. Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana 3. Program Peningkatan Kualitas Layanan Informasi dan Budaya Baca : RP. 73.200.000 (APBD Kota Bandung) : Rp. 20.900.000 (APBD Kota Bandung) : Rp. 1.091.070.000 (APBD Kota Bandung) 4. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan : Rp. 56.650.000 (APBD Kota Bandung) 5. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 6. Program Pemeliharaan Rutin Berkala sarana dan prasarana Kearsipan : Rp. 62.350.000 (APBD Kota Bandung) : Rp. 47.750.000 (APBD Kota Bandung) 7. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kearsipan : Rp. 85.000.000 (APBD Kota Bandung) 8. Program Penunjang (NON URUSAN) : RP. 2.413.975.000 (APBD Kota Bandung) Kantor dan Arsip Daerah Kota Bandung 20.