BAB II RENCANA STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA

Transkripsi

1 Badan dan Kearsipan Provinsi BAB II RENCANA STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA Rencana Strategis atau yang disebut dengan RENSTRA merupakan suatu proses perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu berisi visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi yang dilaksanakan melalui kebijakan dan program Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi. Penyusunan Rencana Strategis atau RENSTRA Badan dan Kearsipan Provinsi berdasarkan RENSTRA atau Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemerintah Provinsi Jawa Timur tahun , Undang-Undang Nomor 8 Tahun 999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 385) dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 006 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 464 ). RENSTRA Pemerintah Provinsi merupakan perencanaan jangka panjang dan bersifat global yang perlu dijabarkan dalam perencanaan yang lebih mikro, operasional, dan berjangka pendek dalam satu tahunan berupa RENSTRA Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi. A. RENCANA STRATEGIS TAHUN Badan dan Kearsipan Provinsi dibuat berdasar pada RENSTRA Pemerintah Provinsi Tahun dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun yang ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur tanggal 0 Mei 009 nomor 38 Tahun 009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Tahun

2 Badan dan Kearsipan Provinsi. VISI DAN MISI Badan dan Kearsipan Provinsi dituntut untuk meningkatkan kinerja dan kualitas Sumber Daya Manusia Aparatur (SDMA) dan kearsipan yang diharapkan dapat menjawab tuntutan globalisasi informasi dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan dan pembangunan. Berdasarkan Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 999 seperti tersebut diatas, maka Badan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur perlu menetapkan visi dan misi sebagai instrument pembangun kesamaan dan kesepahaman langkah dalam merencanakan pelaksanaan pembangunan dan kearsipan di Provinsi dalam kurun waktu lima tahun ke depan (009-04). Visi dan misi Badan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diharapkan dapat memainkan peran yang lebih menentukan dalam dinamika perubahan dan pembangunan yang strategik, sehingga dapat mengemban tugas pokok dan fungsi ke depan yang lebih baik. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, maka visi Badan dan Kearsipan Provinsi untuk lima tahun ke depan dirumuskan sebagai berikut : Membaca dan Tertib Arsip 04 Penjelasan Visi Membaca diartikan bahwa Badan dan Kearsipan Provinsi berkeinginan untuk turut serta dalam upaya mewujudkan tercapainya masyarakat adil makmur dan mencerdaskan kehidupan bangsa, dengan menyediakan bahan-bahan pustaka sebagai sumber ilmu pengetahuan dan informasi yang mudah diakses oleh segala lapisan masyarakat hingga ke pelosok. Minat baca masyarakat juga perlu terus dipacu dengan menyediakan bahan pustaka yang tepat dan berguna bagi pengembangan diri masyarakat tersebut. Diharapkan, hal ini akan berpengaruh pada pola pikir serta perubahan taraf hidup, yang pada gilirannya akan membantu masyarakat dalam membangun kesejahteraannya. 8

3 Badan dan Kearsipan Provinsi Tertib Arsip diartikan bahwa Badan dan Kearsipan Provinsi sebagai instansi pemerintah berkeinginan untuk turut mendorong tercapainya pemerintahan yang bersih dan berwibawa. Karena itu pemberdayaan arsip sebagai sumber informasi faktual dan peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang didukung oleh SDM profesional, sarana prasarana memadai dan sistem kearsipan yang aplikatif dan efektif, sehingga mampu memperlancar kinerja pemerintah. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan yang merupakan penjabaran dari visi yang telah ditetapkan. Untuk mewujudkan visi pembangunan Badan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka ditetapkan Misi sebagai berikut : a. Mewujudkan masyarakat gemar membaca b. Mewujudkan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi.. TUJUAN Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis. Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan visi dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan Badan dan Kearsipan Provinsi sebagai berikut : a. Meningkatkan sumber daya di b. Meningkatkan pengembangan dan pelestarian bahan pustaka tercetak/non cetak c. Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat di d. Meningkatkan SDM pengelola kearsipan dan sistem tertib administrasi kearsipan di e. Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna. 9

4 Badan dan Kearsipan Provinsi Tabel :. Matriks Hubungan antara Misi dan Tujuan MISI TUJUAN INDIKATOR KINERJA UTAMA Mewujudkan masyarakat gemar membaca I Meningkatkan Sumber Daya di SDM Pengelola Desa II Meningkatkan Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka Tercetak/Non Cetak Koleksi (Tercetak) Koleksi (Non Cetak) /e-book III Meningkatkan Gemar dan Budaya Baca Masyarakat di 3 Jumlah Pemustaka Bahan Pustaka yang dibaca pengunjung Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Mewujudkan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi IV V Meningkatkan SDM Pengelola Kearsipan dan Sistem tertib Administrasi Kearsipan di Meningkatkan Upaya Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang Bernilai Guna SDM Pengelola Kearsipan Unit kerja yang sudah Menerapkan Sistem Kearsipan Khasanah Arsip Statis arsip yang diperbaiki 3. S A S A R A N Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan oleh Pemerintah Provinsi dalam kurun waktu 5 (lima) tahun ( ), dapat dirumuskan berdasarkan tujuan yang ada, yaitu : Tujuan-I : Meningkatkan Sumber Daya di. Sasarannya adalah () jumlah pengelolaan. Tujuan-II : Meningkatkan Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka Tercetak/Non cetak. Sasarannya adalah : () Koleksi. 0

5 Badan dan Kearsipan Provinsi Tujuan-III: Meningkatkan Gemar dan Budaya Baca Masyarakat di Jawa Timur. Sasarannya adalah : () Meningkatnya Kunjungan Layanan. Tujuan-IV : Meningkatkan SDM Pengelola Kearsipan dan Sistem tertib Administrasi Kearsipan di. Sasarannya adalah : () Pengembangan jumlah SDM Kearsipan dan meningkatnya Sistem tertib administrasi yang digunakan oleh unit kerja. Tujuan-V : Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna. Sasarannya adalah : () Meningkatnya Penyelamatan dan Pelestarian Arsip. 4. INDIKATOR KINERJA UTAMA Badan dan Kearsipan Provinsi menetapkan Indikator Kinerja Utama sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/9/M.PAN/5/007 tentang pedoman umum penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah yang ingin dicapai selama kurun waktu 5 (lima) tahun adalah sebagai berikut :. SDM Pengelola (orang). desa /kelurahan () 3. Koleksi Tercetak (buku) dan Non cetak (e-book) 4. Jumlah Pemustaka (orang), buku yang dibaca(buku), Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) 5. SDM Pengelola Kearsipan (orang) 6. unit kerja yang menerapkankan sistem kearsipan (unit kerja)

6 Badan dan Kearsipan Provinsi 7. khasanah arsip statis (berkas) 8. arsip yang diperbaiki Tabel :. Matriks Hubungan antara Tujuan, dan Sasaran TUJUAN SASARAN Uraian Indikator Uraian Indikator I Meningkatnya Sumber Daya di SDM Pengelola Meningkatnya pengelolaan SDM Pengelola Desa/Kelurahan desa/kelurahan II Meningkatkan Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka Tercetak/Non Cetak Koleksi Tercetak Koleksi Non Cetak Meningkatnya Koleksi Koleksi (Tercetak) Koleksi e - Book III Meningkatkan Gemar dan Budaya Baca Masyarakat di Pengunjung Meningkatnya Kunjungan Layanan Jumlah Pemustaka Bahan Pustaka yang Dibaca Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat IV Meningkatkan SDM Pengelola Kearsipan dan Sistem tertib Administrasi Kearsipan di. SDM Pengelola Kearsipan Unit Kerja yang Menerapkan Sistem Kearsipan Pengembangan SDM Kearsipan dan Sistem Tertib Administrasi SDM Pengelola Kearsipan Unit Kerja yang Menerapkan Sistem Kearsipan V Meningkatkan upaya penyelamatan, pelestarian arsip yang bernilai guna Khasanah Arsip Statis Meningkatnya Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Khasanah Arsip Statis Arsip yang Diperbaiki

7 5. PROGRAM DAN KEGIATAN Badan dan Kearsipan Provinsi Untuk mendukung kelancaran dan tercapainya kesinambungan pelaksanaan program pembangunan bidang dan kearsipan, maka dilaksanakan program atau kegiatan sebagai berikut : a. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Pengembangan minat dan budaya baca Penyediaan bantuan pengembangan dan minat baca di daerah Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca Penyediaan bahan pustaka umum daerah sarana prasarana Pembinaan di Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat baca dan kebiasaan baca masyarakat Konservasi koleksi dan deposit b. Program Perbaikan Sistem Administrasi kearsipan Penyusunan program kerja Menyusun/menyempurnakan peraturan pedoman standar pelaksanaan kearsipan Pembinaan/orientasi tata kearsipan Penilaian jabatan fungsional arsiparis Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka kearsipan Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam bimtek pengamanan dan penyelamatan arsip Pemilu c. Program Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Daerah Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika Akusisi arsip statis/permanen dari badan pemerintah, swasta dan perorangan Pemeliharaan dan pengamanan arsip statis 3

8 Badan dan Kearsipan Provinsi Penyusutan arsip inaktif Pengolahan arsip inaktif Pengamanan arsip Pemilu d. Program Kualitas Pelayanan Informasi (Kearsipan) Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip Sosialisasi kearsipan Pelayanan informasi kearsipan 6. STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN Strategi adalah cara mencapai tujuan dan sasaran. Konsep dan kerangka strategi manajemen Badan dan Kearsipan Provinsi disusun atas dasar permasalahan dan isu-isu strategis nasional yang ada dan dengan memperhatikan sasaran-sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Provinsi. Secara kontekstual dan konseptual, penyusunan kerangka strategi diorientasikan atas dasar pendekatan terhadap aspek internal dan aspek eksternal.. Strategi pendekatan eksternal Strategi ini digunakan untuk merespon permasalahan-permasalahan maupun isu-isu strategis yang ada dan disusun sebagai berikut : a. Implementasi upaya pemberdayaan masyarakat miskin yang langsung menyentuh rakyat melalui kerjasama antara pemerintah kabupaten/kota dan lembaga dan kearsipan di daerah. b. Melengkapi pelaksanaan upaya pemberdayaan masyarakat miskin di bidang pendidikan bekerjasama dengan Dinas Pendidikan di provinsi dan daerah. c. Pelaksanaan upaya peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas melalui peran bekerjasama dengan pemerintah kabupaten/kota, lembaga dan kearsipan di daerah serta dinas pendidikan provinsi/daerah. 4

9 . Strategi pendekatan internal Badan dan Kearsipan Provinsi Strategi ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan eksternal di atas dan dirumuskan sebagai berikut: a. Memberikan dukungan operasional dan administratif melalui perencanaan dan koordinasi integratif kepada seluruh bidang-bidang teknis yang ada di lingkungan Badan dan Kearsipan Provinsi dalam mengimplementasikan program kerja b. Memobilisasi sumberdaya internal serta mengembangkan jaringan informasi dan system komputerisasi yang mempunyai aksesbilitas tinggi terhadap berbagai sumber data dan kebutuhan untuk peningkatan efisiensi, produktivitas dan efektivitas kerja. Mengacu pada strategi pembangunan tahun 009 s.d 04, agar mampu mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas dan berkesinambungan serta secara bersamaan dapat meningkatkan kualitas kehidupan yang lebih baik (dual track strategi). Berikut ini beberapa upaya penjabaran strategi dan prioritas pemerintah provinsi yang terkait dan mempunyai relevansi dengan tugas pokok dan strategi dari Badan dan Kearsipan Provinsi, yaitu : a. Upaya mewujudkan pemenuhan hak-hak dasar masyarakat yang akan ditempuh melalui : kesejahteraan masyarakat miskin dan mengurangi angka pengangguran akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas akses masyarakat terhadap informasi publik b. Untuk terpenuhinya hak-hak dasar masyarakat perlu didukung dengan reformasi birokrasi melalui peningkatan kualitas pelayanan publik. Dalam membuat kebijakan dan program mengacu pada tujuan, sasaran, dan strategi. Kebijakan merupakan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh yang berwenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam pengembangan ataupun pelaksanaan 5

10 Badan dan Kearsipan Provinsi program/kegiatan guna tercapainya kelancaran dan keterpaduan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, serta visi dan misi instansi pemerintah. Beberapa arah kebijakan berikut ini akan menjadi acuan dan pertimbangan dalam upaya melaksanakan misi, tujuan dan sasaran dilingkup tugas Badan dan Kearsipan Provinsi adalah : a. Membangun sistem administrasi kearsipan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan penyediaan pedoman kearsipan dalam bentuk regulasi, meliputi : - Menyusun peraturan / pedoman sistem kearsipan - Mengembangkan kearah sistem administrasi kearsipan digital - Optimalisasi pelatihan - pelatihan SDM kearsipan baik pejabat fungsional arsiparis maupun pengelola arsip b. Optimalisasi akuisisi, perbaikan dan alih media arsip bernilai guna meliputi : - Akuisisi arsip statis baik di instansi Pemerintah, BUMN/D, Orsospol/ Ormas, Swasta maupun Perorangan - Meningkatkan preservasi dan alih media arsip statis - Mengelola dan merawat arsip statis maupun inaktif c. Optimalisasi pelayanan dan sosialisasi kearsipan yang dilakukan dengan berbagai metode sosialisasi, seperti : - Pameran arsip - Promosi jasa kearsipan - Penerbitan naskah sumber dan bulletin kearsipan - Pelayanan informasi arsip d. Menyelenggarakan tugas pelayanan dengan melakukan optimalisasi SDM dan pelayanan publik; e. Meningkatkan fasilitas layanan dan mengembangkan koleksi bahan pustaka serta memfasilitasi pengembangan semua jenis guna meningkatkan minat baca di masyarakat, seperti : 6

11 Badan dan Kearsipan Provinsi - Publikasi dan promosi dengan memberikan penyuluhan ke sekolah-sekolah, masyarakat, PKK/organisasi kemasyarakatan lainnya, melakukan pameran, penyelenggaraan bedah buku ataupun lomba-lomba minat baca. - Pembinaan teknis semua jenis mulai sekolah, Umum, instansi/khusus, pondok pesantren, rumah ibadah dan sebagainya. B. RENCANA KINERJA TAHUNAN (RKT) TAHUN 04 Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) berisikan perencanaan yang global dengan penjabaran hanya sampai kepada Program hingga perlu dioperasionalisasikan dengan perencanaan yang lebih mikro sampai penjabaran terakhir pada kegiatan-kegiatan namun masih dalam satu rangkuman dari seluruh perencanaan pembangunan baik untuk Kementrian / Lembaga di Pusat dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Daerah, perencanaan yang lebih mikro tadi disebut dengan Rencana Kerja Perangkat (RKP) di Pusat dan RKPD di Daerah. Sehingga pada akhirnya RKP yang diamanahkan oleh Undangundang Nomor 5 Tahun 004 dirancang untuk Pemerintah Pusat, dan RKPD yang diamanahkan oleh Undang-undang Nomor 3 Tahun 004 dirancang untuk Pemerintah Daerah, di telah ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Nomor 5 Tahun 00 tentang Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) Provinsi Tahun 04. Penyusunan RKT berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PERMENPAN & RB) Nomor : 9 Tahun 00 Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Rencana kerja Badan dan Kearsipan Provinsi dapat dilihat pada tabel Rencana Kinerja Tahun 04 dibawah ini: 7

12 Badan dan Kearsipan Provinsi Tabel :.3 Rencana Kinerja Tahun 04 Badan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur TUJUAN SASARAN INDIKATOR KINERJA TARGET (%) Meningkatkan Sumber Daya di Meningkatkan Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka Tercetak Meningkatnya pengelolaan Meningkatnya Koleksi SDM Pengelola desa/kelurahan Koleksi Koleksi e Book Meningkatkan Budaya Baca Masyarakat di 4. Meningkatkan SDM Pengelola Kearsipan dan Sistem Tertib Administrasi Kearsipan di 5. Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna 3 Meningkatnya Kunjungan Sarana Layanan 4 Pengembangan SDM Kearsipan dan Sistem tertib Administrasi 5 Meningkatnya Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Jumlah Pemustaka 30 Bahan Pustaka yang Dibaca Pengunjung 5 3 Nilai IKM 78,50 SDM 60 Pengelola Kearsipan Unit Kerja yang Menerapkan Sistem Kearsipan Khasanah Arsip Statis 5 Arsip yang Diperbaiki 0 5 C. PERJANJIAN KINERJA Rencana Kinerja Tahunan Badan dan Kearsipan Provinsi Tahun 04 yang telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan, program dan sasaran di tahun 04 menjadi tumpuan bagi Badan dan Kearsipan Provinsi untuk mewujudkan kinerja Output ataupun Outcome yang ditetapkan dalam Penetapan Kinerja Badan dan Kearsipan Provinsi Tahun 04 berdasarkan pada Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi yang ditindaklanjuti dengan Surat 8

13 Badan dan Kearsipan Provinsi Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor SE/3/M.PAN//004 tentang Penetapan Kinerja. Pada tanggal 3 Desember 00 muncul Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 9 Tahun 00 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah yang menjadikan Penetapan Kinerja sebagai komitmen kinerja Gubernur dinyatakan dalam Perjanjian Kinerja. Penetapan Kinerja Badan dan Kearsipan Provinsi Tahun 04 dijadikan acuan untuk mengukur Kinerja Badan dan Kearsipan Provinsi Tahun 04 dan melaporkannnya dalam LAKIP. Tabel :.4 Penetapan Kinerja Tahun 04 Badan dan Kearsipan Provinsi Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target (%) Program Anggaran. Meningkatnya pengelolaan Meningkatnya koleksi 3. Meningkatnya kunjungan sarana layanan SDM pengelola (orang) desa / kelurahan koleksi (buku) koleksi e-book (File) Jumlah pemustaka (orang) Koleksi yang dibaca (buku) - Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) ,50 Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan 9

14 Badan dan Kearsipan Provinsi Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target (%) Program Anggaran 4. Meningkatnya sistem tertib administrasi dan pengembangan SDM kearsipan 5. Meningkatnya penyelamatan dan pelestarian arsip SDM pengelola kearsipan (orang) unit kerja yang menerapkan sistem kearsipan (Unit kerja) khasanah arsip statis (berkas) arsip yang diperbaiki (berkas) ,9 6,69 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah