BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada dunia perindustrian, perencanaan produksi sangat dibutuhkan baik untuk perusahaan yang menghasilkan produk mapun jasa, perencanaan ini sangatlah dibutuhkan karena akan menghasilkan penentuan-penentuan tindakan atau aktivitas pada periode-periode mendatang, yang sudah pasti sangat diperkirakan terutama dari aspek ekonominya, yang dalam hal ini keuntungan dan kerugian yang akan diperoleh apabila perencanaan tersebut dilakukan. Salah satu dari perencanan produksi adalah perencanaan agregat. Pada beberapa perusahaan, apakah itu perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur, selalu memerlukan perencanaan agregat. Tanpa adanya perencanaan agregat para pengusaha pada suatu waktu akan dihadapkan pada keadaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini bisa terjadi karena tidak selamanya barang-barang atau jasa tersedia setiap saat, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya bisa dia dapatkan. Jadi perencanaan agregat sangat penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan suatu barang maupun jasa. Dalam suatu kegiatan produksi agar target produksi dapat tercapai dan tidak ada hambatan-hambatan yang dapat mengganggu kelancaran produksi tersebut, maka diperlukan perencanaan produksi yang tepat dan akurat sesuai dengan kondisi serta situasi pada kenyataan dilapangannya. Untuk mengatasi masalah ini maka setiap perusahaan membutuhkan suatu pengendalian perencanaan agregat yang baik. Kegitan
2 pengendalian perencanaan agregat yang digunakan harus dapat mengatur kelangsungan proses produksi di perusahaan. Maksud dari perencanaan agregat disini adalah suatu perencanaan proses produksi yang mengatur kapan dan berapa banyak produk harus di produksi. Pada prinsipnya perencanaan agregat mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi atau menghasilkan barang-barang. Perencanaan agregat memungkinkan produk-produk dihasilkan tidak akan berlebihan atau kekurangan. Oleh karena itu bisa dibilang perencanaan produksi merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus akan digunakan dalam membantu perencanaan produksi perusahaan. bersangkutan. Di SPBU No. 34.45.222 sekarang ini masih menggunakan sistem peramalan permintaan yang sifatnya intuitif atau berdasarkan pengalaman dilihat dari permintaan bulan-bulan sebelumnya. Sehingga kadang-kadang sering terjadi salah perkiraan jumlah yang harus disediakan, sehingga di tangki sering terjadi kelebihan persediaan. Ini semua menimbulkan biaya yang tidak sedikit yang akhirnya menyebabkan terjadinya penurunan laba perusahaan. Setelah dilakukan penelitian serta pengamatan langsung di lapangan baik berdasarkan data manajemen, maupun kenyataan pada saat proses terjadi teridentifikasi beberapa permasalahan yang terjadi pada SPBU No. 34.45.222 antara lain sebagai berikut : - Perencanaan produksi yang dilakukan hanya untuk 1 periode mendatang, dan hanya berdasarkan data 1 periode sebelumnya.
3 - Perusahaan mengalami penumpukan atau kekurangan bahan bakar pada tangki dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan. - Customer satisfaction sangat rendah ketika terjadi kekurangan bahan bakar pada tangki karena kebutuhan konsumen tidak terpenuhi. Berdasarkan beberapa identifikasi permasalah diatas, dirumuskan permasalahan yang terjadi pada SPBU No. 34.45.222 diutamakan karena perencanaan produksi yang dilakukan sangat tidak sesuai dengan memnungkinkan adanya penambahan biaya baik dari segi stock maupun dari segi back order. Maka dibutuhkanlah suatu pengendalian perencanaan produksi yang dapat menjamin kelangsungan proses produksi. Untuk mengetahui dengan jelas bagaimana sistem perencanaan agregat yang dijalan SPBU No. 34.45.222, maka sebuah penelitian yang mencakup aspek-aspek yang terkait didalam pelaksanaan sistem perencanaan agregat ini dirasa perlu dilakukan. Oleh karena itu dicoba untuk menguraikan beberapa metode perhitungan untuk peramalan dan perencanaan agregat yang selanjutnya akan mencoba untuk merancang suatu sistem informasi yang siap diterapkan langsung di perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Dalam menulis skripsi ini agar tujuan lebih terarah dan jelas maka ruang lingkupnya akan dibatasi sebagai berikut : 1. Objek penelitian hanya diarahkan pada perencanaan produksi langsung. 2. Penelitian akan dibatasi untuk perencanaan agregat untuk bahan bakar jenis Premium dan Solar
4 3. Data penjualan yang digunakan untuk bahan bakar jenis Premium dan Solar diperoleh dari pihak perusahaan mulai dari periode 1 pada bulan Januari 2006 sampai dengan periode 24 pada bulan Juni 2006 minggu kedua. 4. Menggunakan empat macam metode peramalan yaitu Metode Double Moving Averag, Metode Double Eksponential Smoothing Satu Parameter, dan Metode Dekomposisi. 5. Hal-hal diluar dugaan seperti bencana alam, perang, dan lain-lain dianggap tidak akan terjadi di masa yang akan datang, sehingga tidak mempengaruhi permintaan akan produk dimasa yang akan datang. 6. Menggunakan metode perencanaan agregat yaitu : metode North West Corner (NWC) yang dibandingkan dengan metode Least Cost (LC) serta Metode Vogel s Approximation Method (VAM). 7. Total cost hanya dihitung dari segi biaya pesan (yang diakumulasikan dari biaya pesan sebelum pajak, PPn, biaya migas, PPh), dan biaya simpan yang didapatkan dari biaya perawatan tangki dan mesin Noozle yang dilakukan setiap 6 bulan sekali tapi dibebankan pada setiap minggunya. 8. Tidak membahas masalah biaya dan pengukuran efisiensi waktu dari semua aspek perencanaan tata letak fasilitas. 9. Tidak membahas masalah perancangan tata letak atau ruangan untuk antisipasi perubahan dimasa yang akan datang. 10. Perancangan sistem informasi yang baru adalah merupakan pengembangan dan perbaikan dari yang telah berjalan.
5 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penulisan : 1. Menghitung permintaan konsumen beberapa periode mendatang dengan metode peramalan yang sesuai dengan data penjualan perusahaan agar dapat memberikan hasil peramalan yang lebih baik dan akurat. 2. Menghitung rencana produksi beberapa periode mendatang dengan metode perencanaan agregat yang efektif dan efisien untuk SPBU No. 34.45.222. 3. Memilih metode peramalan dan perencanaan agregat yang sesuai dengan perusahaan dan berorientasi pada minimalisasi biaya yang dikeluarkan. 4. Membuat suatu metode sistem informasi yang mendukung proses pengendalian perencanaan produksi di perusahaan. 5. Membuat suatu aliran informasi mengenai perencanaan agregat dan bagaimana cara mengendalikannya berdasarkan sisfo yang dibuat. 1.3.2 Manfaat Manfaat dari penulisan : 1. Perusahaan mendapatkan metode peramalan yang tepat dan akurat serta perencanaan agregat yang baik., sehingga dapat meminimalisasikan biaya-biaya yang dikeluarkan terkait dengan perencanaan produksi. 2. Perusahan mendapatkan suatu metode sistem informasi yang efektif sehingga proses pengendalian perencanaan produksi dapat dilakukan baik. 3. Penilitian ini dapat bermanfaat bagi SPBU No. 34.45.222, sebagai masukkan dan pertimbangan dalam membuat kebijakan-kebijakan di masa mendatang.
6 1.4 Metodologi 1.4.1 Studi Pendahuluan Studi pendahuluan merupakan tahap awal dalam penelitian, yang dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi SPBU, proses produksi yang berlangsung, dan mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Penelitian pendahuluan dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dari perusahaan, brainstorming dengan pihak manajemen perusahaan dan melakukan pengamatan langsung di lapangan. 1.4.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Setelah melakukan penelitian pendahuluan, maka dilihat permasalahan yang terjadi pada perusahaan yang berpengaruh terhadap proses produksi yang berlangsung. Kemudian permasalahan yang terjadi ditelusuri akar penyebabnya. Penelusuran ini dilakukan dengan mengamati secara langsung di tempat penelitian dan juga dilakukan wawancara dengan pihak perusahaan, kemudian melakukan brainstorming dengan pihak perusahaan mengenai apa saja yang menjadi akar penyebab masalah utama yang harus diselesaikan terlebih dahulu, sehingga dengan menyelesaikan akar permasalahan ini maka penyebab-penyebab lainnya yang lebih besar secara tidak langsung dapat diminimalisasi. 1.4.3 Studi Kepustakaan Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari buku-buku, artikel, jurnal, thesis dan referensi-referensi yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi perusahaan. Tujuan melakukan studi pustaka adalah untuk dapat memahami konsep-konsep dasar
7 dan memperoleh teori-teori yang cukup dan dapat digunakan dalam melakukan penelitian selanjutnya sehingga dapat memecahkan masalah yang ada didalam perusahaan. 1.4.4 Pengumpulan Data Data-data yang dikumpulkan pada pengumpulan data ini adalah data perusahaan. Pengumpulan data dilakukan dengan cara metode pengamatan langsung di lapangan, wawancara dan mengumpulkan data historis perusahaan. Data perusahaan yang dikumpulkan adalah : 1. Data umum perusahaan 2. Identifikasi area yang harus diperhatikan 3. Identifikasi proses entry yang harus diperhatikan 1.4.5 Pengolahan Data Pengolahan data merupakan proses setelah pengumpulan data perusahaan dimana pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung dalam perusahaan, wawancara dan pengumpulan data historis perusahaan. Proses pengolahan data tersebut meliputi : 1. Menetapkan strategi objective 2. Menetapkan pengukuran 3. Menetapkan fungsi dari pengukuran 4. Menetapkan ukuran strategi
8 1.4.6 Analisa dan Perancangan Sistem Agregat Proses analisa dan perancangan sistem agregat dilakukan dengan cara melakukan analisa dan perhitungan kepada seluruh elemen-elemen yang ada pada perusahaan yang terkait dengan sistem perencanaan agregat. Dimana metode yang digunakan untuk merancancang perencanaan agregat dilakukan dengan menggunakan metode transportasi yang dalam hal ini menggunakan metode North West Corner (NWC) yang dilanjutkan dibandingkan dengan menggunakan metode Least Cost (LC). Setelah itu akan menghasilkan perkiraan pembiayaan yang terjadi selama kurun periode tertentu. Setelah tahap analisa dan perancangan sistem agregat dilakukan, maka hasil analisa tersebut dipakai untuk sebagai dasar pembuatan program, Setelah program selesai terakhir dilakukan ujicoba dan implementasi pada sistem sebenarnya. Seluruh tahap analisa dan perancangan sistem agregat serta rancangan pembuatan sistem dapat dilihat pada gambar 1.1
9 Mulai Analisis Sistem Berjalan Penelitian Pendahuluan Identifikasi dan Perumusan Masalah Pengumpulan Data : - Data Umum Perusahaan Analisis dan Perancangan SI : - Problem Domain Analysis +System Definition + Class Diagram + State Diagram - Application Domain Analysis + Use Case Diagram + Sequence Diagram + Navigation Diagram - Component Design + Component Diagram - Architecture Design + Deployment Diagram - Data Permintaan - Data Sumber Daya - Data Waktu Baku Perancangan Database Pembuatan Program Pengolahan Data : Pengujian Program - Peramalan Permintaan : + Plot Data Permintaan + Uji Metode Peramalan : # Metode Double Moving Average # Metode Eksponential Smoothing # Metode Regresi Linear + Pemilihan Metode Terbaik : # MAE # MSE # MAPE - Perhitungan Biaya : + Biaya Pesan + Biaya Simpan - Perhitungan Perencanaan Agregat : + Menggunakan Metode Transportasi aturan North West Corner (NWC) + Menggunakan Metode Transportasi aturan Least Corner (LC) + Perbandingan aturan NWC dan LC Apakah Program Mengalami Kesalahan? tidak Kesimpulan dan Saran ya Selesai Gambar 1.1 Diagram Alir Pemecahan Masalah