MUKA SURAT : 1/ 19 PROSEDUR DAN PERALATAN PK.PPAS(S)06 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH NORHALIDZA MOHD NOR Penolong Pegawai Tadbir 01/02/2010 DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan 01/02/2010 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/02/2010
NO. PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 2/ 19 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan 02/07/2010 28, 29 11 Penambahan tindakan Pengarah 02/07/2010 9 18 Lampiran 4, 5, 6 Pengarah 01/09/2011 1.1(i) 7 Penambahbaikan Pengarah 01/09/2011 12 9 Penambahan tindakan Pengarah 01/09/2011 Carta Aliran A 13 Penambahbaikan Pengarah 01/09/2011 Carta Aliran E 17 Penambahan tindakan Pengarah 01/09/2011 Lampiran 4 Penambahbaikan Pengarah
MUKA SURAT : 3/ 19 KANDUNGAN MUKASURAT 1. Objektif 4 2. Skop 4 3. Rujukan 4 4. Definisi 5 5. Singkatan 6 6. Tindakan dan Tanggungjawab 7 11 7. Carta Aliran 12-17 8. Rekod Kualiti 18 9. Lampiran 19
MUKA SURAT : 4/ 19 1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pelenggaraan bangunan, kemudahan-kemudahan dan peralatan pejabat/perpustakaan dapat dijalankan dengan cekap serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan. 2. SKOP 2.1. Prosedur ini digunapakai oleh Unit Penyelenggaraan PPAS di dalam merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja/perkhidmatan berikut: a) Kerja-kerja baikpulih dan pengubahsuaian bangunan. b) Penyelenggaraan kemudahan dan peralatan. c) Penyelenggaraan pengangkutan dan telekomunikasi. d) Kebersihan dalam dan luar bangunan. e) Keindahan lanskap. 3. RUJUKAN 3.1. MK. PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008 Seksyen 6.3 Infrastruktur. Seksyen 6.4 - Persekitaran Seksyen 7.2.1 Penentuan Keperluan-keperluan Berkaitan Penghasilan/ Penyampaian Perkhidmatan. 3.2. Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan 3.3. Garis Panduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) 3.4. Dasar Pemuliharaan Sumber Perpustakaan
MUKA SURAT : 5/ 19 4. DEFINISI 4.1. Penyelenggaraan Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam proses pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan, kemudahan, peralatan bagi tujuan memastikan bangunan, kemudahan dan peralatan berkenaan sentiasa berkeadaan baik, berfungsi dan selesa apabila digunakan. 4.2. Kemudahan-kemudahan Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, tempat letak kereta, kawasan awam, lif penumpang, ruang bacaan, bekalan elektrik, air, alat hawa dingin, kenderaan pejabat serta kemudahan / peralatan yang berkaitan. 4.3. Peralatan Bermaksud peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin faksimili, mesin pencetak, perabot pejabat / perpustakaan. 4.4. Pusat Perkhidmatan Merujuk kepada perkhidmatan perpustakaan pusat, daerah, cawangan, pekan, desa dan perpustakaan bergerak di seluruh Selangor.
MUKA SURAT : 6/ 19 5. SINGKATAN PPAS TP KS KB PPT PA PP KEW/P - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor - Timbalan Pengarah - Ketua Seksyen - Ketua Bahagian - Penolong Pegawai Tadbir - Penolong Akauntan - Pembantu Perpustakaan - Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 7/ 19 6. DAN TANGGUNGJAWAB A. KEPERLUAN PERKHIDMATAN 1. Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan :- 1.1 Bangunan i. pembersihan, lanskap, bekalan elektrik, air, lif dan hawa dingin, kawalan serangga perosak/ anai-anai 1.2 Peralatan i. perabot pejabat/perpustakaan, mesin faksimili, mesin fotostat dan mesin pencetak. 1.3 Kemudahan Lain i. Kenderaan pejabat dan telekomunikasi. Semua KB 2. Sediakan laporan keperluan kerja-kerja penyelenggaraan untuk kelulusan Pengarah. B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN 3. Terima aduan kerosakan melalui Borang Aduan Kerosakan atau melalui telefon/ surat. PPT/PP 4. Kemukakan dan bincang aduan kerosakan dengan KB KEW/P.
MUKA SURAT : 8/ 19 5. Beri maklumbalas aduan kepada pengadu dalam tempoh sekurang-kurangnya dua (2) hari dari tarikh terima aduan. PP 6. Buat pemeriksaan ke atas aduan dan kenalpasti jenis kerosakan. 7. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan kerja-kerja membaikpulih. KB KEW/P /PPT 8. Kemukakan laporan aduan dan bincang dengan Pengarah untuk kelulusan. 9. Buat urusan sebutharga. Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur Perolehan. KB KEW/P /PA 10. Pantau dan tentukan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan dijalankan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan. PPT/ PP
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 9/ 19 11. Sahkan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan setelah berpuashati dengan mutu kerja. KEW/P / PPT 12. Maklum kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan yang telah siap kepada pengadu. C. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL/ PENGUBAHSUAIAN 13. Terima arahan Pengarah atau permohonan KB untuk kerja-kerja pengubahsuaian yang diperlukan. KB KEW/P 14. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan. 15. Arahkan KB KEW/P untuk laksanakan kerja-kerja pengubahsuaian mengikut peraturan yang ditetapkan. Pengarah 16. Pantau dan tentukan kerja-kerja pengubahsuaian dijalankan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan. PPT/ PP
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 10/ 19 D. PELANTIKAN KONTRAKTOR 17. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian. KB KEW/P 18. Buat pelantikan kontraktor / syarikat jika perolehan terus. KB KEW/P / PPT 19.Keluarkan sebutharga kepada sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui sebutharga KB KEW/P / PA 20.Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta pelantikan kontraktor. Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur Perolehan. E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA 21.Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan penyelenggaraan secara harian/mingguan dan bulanan. PPT/ PP 22. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 11/ 19 23. Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari masa ke semasa mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan. 24. Terima laporan kerja daripada kontraktor dan sahkan kerjakerja penyelenggaraan yang dijalankan. 25. Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor, semak dan sahkan Semua Peg. Berkenaan PPT 26. Majukan invois dan laporan pengesahan kerja kepada KEW/P untuk pembayaran. F. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN 27. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk mengukur bacaan kelembapan dan suhu. (Pastikan pelan lantai disediakan) PPT/ PP 28. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk mengukur pencahayaan dan haba. 29. Untuk operasi di PPAS bacaan suhu adalah di antara 18-26 C. Manakala bagi kelembapan menggunakan Dasar Pemuliharaan Sumber PNM sebagai panduan iaitu 50%-55% RH. 30. Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 31. Memastikan peralatan yang digunakan dipelihara, dipantau, diselenggara dan dikalibrasi 2 tahun sekali.
MUKA SURAT : 12/ 19 7. CARTA ALIRAN KERJA A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN MULA PPT/PP - Terima aduan kerosakan. - Kemukakan dan bincang dengan KB KEW/P. PP - Beri maklumbalas dalam tempoh 2 hari dari tarikh terima aduan. - Periksa dan kenalpasti jenis kerosakan. KB KEW/P / - PPT Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan kerja baikpulih. - Kemukakan laporan untuk kelulusan Pengarah. A
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 13/ 19 A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN (Sambungan) A KB KEW/P / - PA Buat urusan sebut harga PPT/ PP - Pantau kerja pembaikan Tidak Mengikut spesifikasi? Ya KEW/P/ - PPT Sahkan kerja pembaikan - Maklumkan kerja siap kepada pengadu TAMAT
MUKA SURAT : 14/ 19 B. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL /PENGUBAHSUAIAN MULA KB KEW/P - Terima arahan pengarah atau permohonan dari KB - Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan. Pengarah - Arahkan KB KEW/P laksanakan kerja pengubahsuaian mengikut peraturan yang ditetapkan. PPT/PP - Pantau dan tentukan kerja pengubahsuian dilakukan mengikut spesifikasi TAMAT
MUKA SURAT : 15/ 19 C. PERLANTIKAN KONTRAKTOR MULA KB KEW/P - Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian. KB KEW/P - PPT Buat perlantikan kontraktor /syarikat jika perolehan terus. KB KEW/P / - PA Keluarkan sebutharga kepada sekurangkurangnya 5 kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui sebutharga Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta perlantikan kontraktor mengikut Prosedur Perolehan. TAMAT
MUKA SURAT : 16/ 19 D. PEMANTAUAN KERJA-KERJA MULA PPT - Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan secara harian/mingguan /bulanan. - Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan. Semua Peg - Berkenaan Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari masa ke semasa. Tidak Mengikut spesifikasi? Ya PPT - Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor, semak dan sahkan. - Majukan invois dan pengesahan kerja kepada KEW/P untuk pembayaran. TAMAT
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011 MUKA SURAT : 17/ 19 E. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN MULA PPT - Kenalpasti ruang bacaan untuk ukur kelembapan/ cahaya. - Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang dalam MKSP. - Kalibrasi peralatan 2 tahun sekali TAMAT
MUKA SURAT : 18/ 19 8. REKOD KUALITI TEMPOH BIL REKOD LOKASI SIMPANAN 8.1 Fail Penyelenggaraan PA 6/1 KEW/P 5 7 tahun 8.2. Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga. PA 5/23 KEW/P 5 7 tahun 8.3. Fail Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan. PA 4/14 KEW/P 5 7 tahun 8.4. Fail Aduan /Maklumbalas Aduan Kerosakan PA6/19 KEW/P 5 7 tahun 8.5. Fail Aduan Kerosakan PA 6/19.1 KEW/P 5 7 tahun 8.6 Buku Aduan Kerosakan PA 6/15.1 KEW/P 5 7 tahun 8.7 Fail Pembekal Berdaftar PA 6/15.1 KEW/P 5-7 tahun
NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 02/07/2010 MUKA SURAT : 19/ 19 9. LAMPIRAN BIL. JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN 9.1 Contoh Borang Aduan Kerosakan PPAS(Am)410 9.2 Contoh Borang Penyelenggaraan Kenderaan PPAS(K)301 Lampiran 1 Lampiran 2 9.3 Contoh Surat Maklumbalas Aduan Kerosakan PPAS(Am) 414 Lampiran 3 9.4 Contoh Borang Pengukuran Suhu dan Kelembapan di Ruang Bacaan Pengguna PPAS (Am) 416 9.5 Contoh Borang Pemantauan Serangga Perosak (Anai-anai) PPAS (Am) 415 Lampiran 4 Lampiran 5 9.6 Contoh Senarai Peralatan yang dibuat Kalibrasi di PPAS Lampiran 6