PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK MADRASAH DI BAWAH NAUNGAN KEMENTERIAN AGAMA R.I (APLIKASI VERVAL PD KEMENAG) http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id
APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK MADRASAH FITUR APLIKASI Berikut adalah penjelasan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi verifikasi validasi peserta didik : HOME Tampilan awal aplikasi Verval PD Kemenag. DASHBOARD Menampilkan dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara data siswa di menu referensi dan menu residu baik menurut jumlah maupun persentase siswa. SEKOLAH Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN. Data ditampilkan sesuai dengan kewenangan user (jabatan saat registrasi di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan/SDM, baik itu Madrasah, Kabupaten/Kota, Propinsi, atau Pusat). Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 2
REFERENSI Menampilkan data siswa per madrasah yang sudah memiliki NISN dan dilengkapi juga dengan tombol UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi ke menu residu. RESIDU Menampilkan data siswa per sekolah yang belum diverifikasi NISN-nya dan harus dikelola oleh operator verval PD Kemenag. Fungsi untuk pengajuan NISN baru dan pengelolaan NISN berada di menu ini, melalui tombol MATCH dan NOT-MATCH. EDIT DATA Fasilitas untuk mengajukan perubahan NISN dan juga merubah identitas siswa (nama dan tanggal lahir). Pengajuan perubahan dilakukan oleh operator Kemenag Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan dari madrasah. Data yang bisa diedit adalah data siswa yang sudah masuk ke dalam data referensi Verval PD Kemenag. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 3
KONFIRMASI DATA Fasilitas untuk mengupdate/memperbaharui database arsip NISN PDSP (laman arsip NISN http://nisn.data.kemdikbud.go.id), agar data referensi hasil Verval PD Kemenag bisa dicek oleh siswa atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN. APPROVAL Menampilkan data siswa-siswa yang diajukan perubahan NISN atau nama dan tanggal lahir (EDIT DATA). Setiap pengajuan perubahan NISN oleh operator Kemenag Kabupaten/Kota memerlukan persetujuan (approval) terlebih dahulu dari Admin PDSP. Sedangkan setiap pengajuan perubahan nama dan tanggal lahir, memerlukan persetujuan (approval) dari Kanwil Kemenag Provinsi. Oleh karena itu, Operator Kanwil Kemenag Provinsi harus melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung secara cermat dan teliti. SYSTEM (Logout) Menu untuk keluar dari Aplikasi Verval PD Kemenag (logout). Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 4
PENGGUNAAN APLIKASI Sebelum melakukan verifikasi validasi data peserta didik, mohon disiapkan data siswa setiap madrasah (NISN, Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Tempat Lahir dan Nama Ibu), dikelompokan berdasarkan Kelas. Tahapan awal pelaksanaan verifikasi validasi peserta didik : 1. Buka laman web : http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id/ sampai terbuka halaman login seperti gambar berikut ini : 2. Masukan username, password dan capcha (kode unik) kemudian klik Log In. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 5
3. Sebelum melakukan login, pastikan bahwa operator sudah mendaftarkan diri di laman jaringan pengelola data/sdm : http://sdm.data.kemdikbud.go.id/, dan telah disetujui oleh Admin PDSP. 4. Setelah login, maka akan terlihat tampilan beranda seperti di bawah ini : Menu Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 6
1. Referensi a. Klik pada menu Referensi, setelah itu kan terlihat tampilan di bawah ini : Klik Referensi Nama Kabupaten/Kota Daftar Siswa Daftar Nama Kecamatan Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 7
b. Kliklah tanda yang ada di sebelah kiri nama Kabupaten/Kota dan Kecamatan, kemudian tanda tersebut akan berubah menjadi, dan akan terlihat detailnya (Daftar Nama Kecamatan dan Daftar Nama Madrasah), seperti gambar di bawah ini : Klik pada bagian segitiga di sebelah kiri nama kecamatan Daftar madrasah di bawah kecamatan Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 8
c. Pilih salah satu Madrasah, maka akan terlihat tabel data di sebelah kanan terisi oleh data siswa pada madrasah yang dipilih (data siswa diambil dari database EMIS semester ganjil TP 2014/2015), seperti gambar berikut ini : Klik Nama Madrasah Daftar siswa yang sudah memiliki NSN Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 9
2. Residu (Verval NISN) a. Klik menu Residu, setelah itu kan terlihat tampilan seperti gambar di bawah ini : Klik Segitiga di sebelah kiri nama Kecamatan Daftar Siswa pada Database EMIS Hasil Pencarian Data Arsip NISN PDSP Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 10
b. Pada bagian kiri akan terlihat nama Kabupaten/Kota dan daftar nama Kecamatan, kliklah tanda di sebelah kiri nama Kecamatan yang dimaksud, kemudian tanda tersebut akan berubah menjadi, dan akan muncul daftar nama madrasah, seperti gambar di bawah ini : Daftar Nama Madrasah Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 11
c. Pilih salah satu nama Madrasah yang siswanya akan diverval, maka akan terlihat tabel data di sebelah kanan terisi oleh data siswa pada madrasah yang dipilih. Pilih Madrasah Daftar Nama Siswa yang akan diverval Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 12
d. Pada tabel sebelah kanan, pilihlah nama siswa yang akan divalidasi NISN-nya. Saat diklik, secara otomatis akan dilakukan pencarian dan pencocokan oleh sistem melalui 5 Langkah Pencarian (dengan 5 Metode). Apabila pada salah satu Pencarian ditemukan data yang diindikasikan sama, maka diperlukan verifikasi oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan melakukan klik pada nama hasil pencarian yang diindikasikan sama tersebut. Pada proses ini diperlukan kehati-hatian dan ketelitian, karena pada proses ini akan diputuskan apakah siswa yang bersangkutan sudah memiliki NISN atau belum. Jika diputuskan ada data yang diindikasikan sama (Match) berarti siswa tersebut dianggap sudah memiliki NISN, dan selanjutnya variabel data siswa pada database Arsip NISN PDSP akan diupdate dengan data yang ada pada database EMIS (kecuali data NISN). Jika diindikasikan tidak ada data yang sama (Not Match), berarti siswa tersebut dianggap belum memiliki NISN, dan oleh karenanya sistem akan membuatkan NISN baru untuk siswa yang bersangkutan. Pencarian bisa saja dimulai dari metode 1 atau langsung ke metode 5, atau diantara 1-4 (tergantung tingkat kecocokan data siswa pada database EMIS dengan database Arsip NISN PDSP). Pencocokan bisa dilihat dari NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir Siswa. Untuk Nama Ibu mungkin saja kosong pada database Arsip NISN PDSP. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 13
Pada contoh di sini kita akan melakukan verifikasi validasi data terhadap siswa yang bernama Abdullah Isnanini Ilyas di MAS Al Isyad Tengaran. e. Kliklah nama Abdullah Isnanini Ilyas pada daftar siswa. Lalu sistem akan mencari dengan Pencarian 1 (Metode ke-1). Hasilnya akan terlihat pada bagian bawah daftar siswa. Pilih Nama Siswa yang akan diverval Hasil Pencarian Otomatis (Pencarian 1 / Metode ke-1) Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 14
f. Cermati daftar nama siswa pada tabel data siswa hasil pencarian. Pastikan apakah ada data siswa yang diindikasikan sama dengan data siswa yang dicari. Ingat proses ini memerlukan kehati-hatian dan ketelitian dari operator kemenag kabupaten/kota. Cermati dan bandingkan data NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir serta Nama Ibu (nama ibu bisa saja kosong). g. Jika tidak ditemukan klik tombol Search Next untuk melakukan pencarian 2 (metode ke-2). Selanjutnya lakukan langkah seperti pada poin f. Pencarian 2 (Metode ke-2) Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 15
h. Jika tidak ditemukan klik tombol Search Next untuk melakukan pencarian 3 (metode ke-3). Selanjutnya lakukan langkah seperti pada poin f. Pencarian 3 (Metode ke-3) Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 16
i. Jika tidak ditemukan klik tombol Search Next, untuk melakukan pencarian 4 (metode ke-4). Selanjutnya lakukan langkah seperti pada poin f. Pencarian 4 (Metode ke-4) Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 17
j. Jika tidak ditemukan klik tombol Search Next, untuk melakukan pencarian 5 (metode ke-5). Selanjutnya lakukan langkah seperti pada poin f. Pencarian 5 (Metode ke-5) Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 18
k. Apabila pada salah satu pencarian (1 sampai 5) ditemukan data yang diindikasikan sama, maka kliklah nama pada bagian bawah (tabel siswa hasil pencarian), lalu klik tombol Match. Jika diindikasikan tidak ada yang sama (cocok), maka klik tombol Not Match, maka secara otomatis sistem akan membuatkan NISN bagi siswa tersebut dan NISN tersebut akan masuk ke dalam Referensi dan Arsip NISN PDSP. Sedangkan pada menu Residu sudah tidak akan muncul. Jika diindikasikan sebagai siswa yang sama, klik Match, Lakukan dengan hati-hati dan teliti. Jika tidak, klik Not Match Klik pada nama yang terindikasi sebagai siswa yang sama, dapat dilihat dari NISN, Nama, Tanggal Lahir, Tempat Lahir dan Nama Ibu Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 19
3. Contoh Hasil Pencarian : Pencarian ke 5. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 20
Pencarian ke 4. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 21
Catatan : 1. Jika merasa kesulitan, Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota dapat meminta bantuan pihak madrasah untuk melakukan proses verifikasi dan validasi (verval) peserta didik madrasah yang bersangkutan melalui Aplikasi Verval PD Kemenag dengan login menggunakan akun Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota. Namun dalam pelaksanaannya, dimohon agar kerahasiaan akun Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota (password) dapat tetap terjaga. 2. Pada saat melakukan verval peserta didik, pihak madrasah diminta untuk menyiapkan daftar siswa secara lengkap sesuai dengan format pendataan EMIS sebagai acuan pelaksanaan verval. 3. Sampai dengan disusunnya panduan penggunaan aplikasi Verval PD Kemenag ini, fitur Edit Data, Konfirmasi Data dan Approval belum dapat diakses karena masih dalam proses penyiapan oleh tim PDSP Kemendikbud. Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 22
PEMBAGIAN HAK AKSES OPERATOR & DIAGRAM ALUR VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK MADRASAH DI BAWAH NAUNGAN KEMENTERIAN AGAMA (VERVAL PD KEMENAG) http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id
HAK AKSES APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK UNTUK KEMENAG http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id HAK AKSES OPERATOR MADRASAH 1. Operator madrasah harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Untuk aplikasi Verval PD Kemenag, operator madrasah bisa melihat data siswa siswa yang sudah memiliki NISN. HAK AKSES OPERATOR KEMENAG KABUPATEN/KOTA 1. Operator Kemenag Kabupaten/Kota harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator Kemenag Kabupaten/Kota yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Hak akses sebagai operator Verval PD Kemenag hanya diberikan pada 1 (satu) akun saja di setiap Kabupaten/Kota, dan akan diberikan akses untuk dapat : a) Mengelola data referensi Verval PD Kemenag; b) Mengembalikan data siswa dari referensi ke residu (Un Match); c) Menentukan NISN yang akan digunakan oleh siswa (Match) melalui hasil pencarian dari database arsip NISN PDSP; d) Membuat NISN baru (Not Match) untuk siswa yang belum memiliki NISN atau jika NISN sebelumnya tidak sesuai dengan yang ada di arsip NISN; e) Mengajukan perubahan (Edit) NISN, nama, dan tanggal lahir siswa; f) Melakukan konfirmasi data pada setiap data referensi hasil Verval PD Kemenag untuk memperbaharui database arsip NISN PDSP, sehingga data referensi Verval PD Kemenag menjadi sama dengan data di database Arsip NISN PDSP dan bisa dicek oleh siswa, orang tua atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN PDSP (http://nisn.data.kemdikbud.go.id). 3
HAK AKSES APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK UNTUK KEMENAG http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id HAK AKSES OPERATOR KANWIL KEMENAG PROVINSI 1. Operator Kanwil Kenenag Provinsi harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator Kanwil Kemenag Provinsi yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan Aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Hak akses sebagai operator Verval PD Kanwil Kemenag Provinsi hanya diberikan pada 1 (satu) akun saja di setiap Kanwil, dan akan diberikan akses untuk dapat : a) Menyetujui perubahan nama dan tanggal lahir siswa yang diajukan oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota (approval). b) Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN berdasarkan wilayahnya. c) Melihat data siswa siswa yang sudah memiliki NISN. HAK AKSES STAF KEMENAG KABUPATEN/KOTA, STAF KEMENAG PROVINSI, DAN STAF KEMENAG PUSAT 1. Staf Kemenag harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Staf yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Untuk aplikasi Verval PD Kemenag, setiap staf akan diberikan akses untuk : a) Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN berdasarkan wilayahnya; b) Melihat data siswa siswa yang sudah memiliki NISN. HAK AKSES ADMIN PDSP 1. Memiliki akses ke menu yang sama dengan operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota, untuk memeriksa efektivitas dan aktivitas dari menu dan fungsi fungsi pada aplikasi Verval PD Kemenag (proses debugging). 2. Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN; 3. Menyetujui/menolak pengajuan perubahan NISN yang diajukan oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota. 4
HAK AKSES APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK UNTUK KEMENAG http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id PENGGUNA HOME SEKOLAH SYSTEM Operator Madrasah. OPERATOR VERVAL PD KEMENAG KABUPATEN/KOTA HOME REFERENSI RESIDU EDIT DATA KONFIRMASI DATA SYSTEM Staf Kemenag Kabupaten/Kota yang ditunjuk untuk mengelola aplikasi Verval PD Kemenag sebagai operator kabupaten/kota, sesuai dengan SK penunjukkan dari instansi yang bersangkutan. OPERATOR VERVAL PD KANWIL KEMENAG PROVINSI HOME DASHBOARD SEKOLAH APPROVAL SYSTEM Staf Kanwil Kemenag Provinsi yang ditunjuk untuk mengelola aplikasi Verval PD Kemenag sebagai operator provinsi, sesuai dengan SK penunjukkan dari instansi yang bersangkutan. SUPERVISI HOME DASHBOARD SEKOLAH SYSTEM Staf Kemenag Kabupaten/Kota (selain Operator), Staf Kemenag Propinsi, Staf Kemenag Pusat, dst. ADMIN (PDSP) HOME DASHBOARD REFERENSI RESIDU APPROVAL SYSTEM Staf PDSP yang ditunjuk sebagai admin. 5
HAK AKSES APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK UNTUK KEMENAG http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id HOME Tampilan awal aplikasi Verval PD Kemenag. DASHBOARD SEKOLAH REFERENSI RESIDU EDIT DATA KONFIRMASI DATA APPROVAL SYSTEM Menampilkan dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara data siswa di menu referensi dan menu residu baik menurut jumlah maupun persentase siswa. Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN. Data ditampilkan sesuai dengan kewenangan user (jabatan saat registrasi di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan/SDM, baik itu Madrasah, Kabupaten/Kota, Propinsi, atau Pusat). Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN dan dilengkapi juga dengan tombol UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi ke menu residu. Menampilkan data siswa per sekolah yang belum diverifikasi NISN nya dan harus dikelola oleh operator verval PD Kemenag. Fungsi untuk pengajuan NISN baru dan pengelolaan NISN berada di menu ini, melalui tombol MATCH dan NOT MATCH. Fasilitas untuk mengajukan perubahan NISN dan juga merubah identitas siswa (nama dan tanggal lahir). Pengajuan perubahan dilakukan oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan dari madrasah. Data yang bisa diedit adalah data siswa yang sudah masuk ke dalam data referensi Verval PD Kemenag. Fasilitas untuk mengupdate/memperbaharui database arsip NISN PDSP (laman arsip NISN http://nisn.data.kemdikbud.go.id), supaya data referensi hasil Verval PD Kemenag bisa dicek oleh siswa atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN. Menampilkan data siswa siswa yang diajukan perubahan NISN atau nama dan tanggal lahir (EDIT DATA). Setiap pengajuan perubahan NISN oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota memerlukan persetujuan (approval) terlebih dahulu dari Admin PDSP. Sedangkan setiap pengajuan perubahan nama dan tanggal lahir, memerlukan approval dari Kanwil Kemenag Provinsi. Oleh karena itu, Operator Verval PD Kanwil Kemenag Provinsi harus melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung secara cermat dan teliti. Menu untuk keluar dari aplikasi Verval PD Kemenag (logout). 6
DIAGRAM VERIFIKASI VALIDASI NISN KEMENAG Verifikasi Validasi Data Peserta Didik Matching Data A NISN, nama, tempat & tanggal lahir berbeda Sinkronisasi Data Siswa Cek NISN, Nama, Tempat & Tanggal Lahir Data Residu C Pilih data siswa yang akan divalidasi Data EMIS Terindikasi siswa yang berbeda Terindikasi siswa yang berbeda Terindikasi siswa yang berbeda Terindikasi siswa yang sama Pencarian 1 Pencarian 2 Pencarian 3 Pencarian 4 Sinkronisasi Data NISN NISN, nama, tempat & tanggal lahir sama Data Referensi masuk kembali ke Residu Terindikasi siswa yang sama Terindikasi siswa yang sama Terindikasi siswa yang sama Terindikasi siswa yang berbeda Terindikasi siswa yang sama Pencarian 5 Terindikasi siswa yang berbeda Tidak Sesuai Arsip NISN Sesuai B Data Referensi Buat NISN Baru Data Residu masuk ke Data Referensi Ubah Data Arsip NISN Data Terindikasi Sama Data Terindikasi Berbeda Batal Tidak Ya Proses dimulai Proses berakhir E Konfirmasi Data Ya Tidak 7
DIAGRAM EDIT DATA MADRASAH/ LEMBAGA Mengajukan Usulan Perubahan NISN, Nama & Tanggal Lahir Dokumen Pendukung OPERATOR KEMENAG PROVINSI Dokumen Pendukung OPERATOR KEMENAG KAB./KOTA NISN Periksa Dokumen Pendukung D Sesuai Edit Data NISN sudah digunakan siswa lain Tidak Sesuai Nama & Tanggal Lahir Ditolak Ubah Data Nama & Tanggal Lahir Arsip NISN KEMENAG PUSAT Sinkronisasi Data NISN Cek NISN, Nama, Tempat & Tanggal Lahir Data EMIS NISN belum digunakan siswa lain PDSP Periksa Dokumen Pendukung Ubah Data NISN Ditolak Persetujuan Periksa Dokumen Pendukung Status Permohonan Disetujui Persetujuan Ditolak Ubah Data Ubah Data Disetujui 8